Як знищити первинні документи, якщо перевірку податковим органом вже проведено
Яким чином підприємство може знищити первинну документацію, яка втратила своє практичне значення? Планова податкова перевірка підприємства відбулась, акт перевірки не оскаржувався.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Відповідно до пункту 44.1 Податкового кодексу України (ПК) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання цих документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПК).
У разі ліквідації платника податків такі документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 №41 (далі — Перелік №41).
Згідно з пунктом 1.4 Переліку №41 він є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.
Відповідно до пункту 2.12 Переліку №41 примітки, що застосовуються в ньому, коментують і уточнюють строки зберігання документів.
Так, примітка «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях» уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.
Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими організаціями, але не може бути менше одного року.
Відповідно до пункту 3.1 Переліку №41 для організації роботи з проведення експертизи цінності документів організації створюють постійно діючі експертні комісії.
Такі комісії організацій спільно з архівними підрозділами і службами діловодства визначають порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводять експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням.
Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Згідно з пунктом 3.6 Переліку №41 знищення документів проводиться після затвердження акта керівником організації, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за Переліком №41 вичерпані.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації (п. 3.7 Переліку №41).
Згідно з пунктом 6 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 №1004, заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Якщо ж експертизою дійсно встановлено, що документи не мають цінності, то їх можна знищити, передавши на переробку як макулатуру відповідній організації.
Зверніть увагу, що відповідно до частини 1 Переліку №41 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записах, облікових регістрах (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.), зберігаються три роки за умови завершення перевірки органами ДПС, а для бюджетних установ і для госпрозрахункових підприємств, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії, а у разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
