Відповідь
Зразки документів про відрядження
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів держвлади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59).
При цьому інші підприємства та організації зазначений документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Днем вибуття у відрядження вважають день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважають поточну добу, а з 0 години і пізніше — наступну доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховують час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (п. 7 розд. І Інструкції № 59).
Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства беруть до уваги затримку у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.
За ці дні працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).
З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).
Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформлюють відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачують зарплату, не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.
Не є доходом платника-фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат. Зокрема, на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у тому числі на орендованому транспорті (абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України; далі — ПК).
Фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому підпункту «а» підпункту 170.9.1 ПК витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
При цьому, будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника включають дохід, отриманий платником як додаткове благо у вигляді вартості суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника, крім тих, що обов’язково відшкодовують згідно із законом за рахунок бюджету або звільняють від оподаткування згідно з розділом ІV ПК (пп. «г» пп. 164.2.17 ПК).
Отже, не є доходом у вигляді додаткового блага платника-фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд, за умови наявності та належним чином оформлених транспортних квитків, що засвідчують вартість цих витрат.
ЗІР, категорія 103.17
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
