Коллективным договором для работников предусмотрен ряд дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе в случае смерти родных по крови или браку. Как датировать приказы о предоставлении этих отпусков? Будет ли правомерно издание приказа постфактум? Выясним далее
Оформление отпуска по смерти родственника
Согласно пункту 9 части первой статьи 25 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) в случае смерти родных по крови или по браку работникам, по их желанию, в обязательном порядке предоставляется отпуск без сохранения заработной платы:
- отпуск по смерти близкого родственника: в случае смерти мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер — продолжительностью до 7-ми календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно;
- отпуск по смерти родственника: в случае смерти других родных — продолжительностью до 3-х календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно.
Внимание: в табеле учета использования рабочего времени дни указанного отпуска обозначаются как «дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке» (буквенный код «ДБ»).
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Согласно статье 9-1 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ), статье 69 Хозяйственного кодекса Украины, частью второй статьи 4 Закона об отпусках предприятия, учреждения, организации (далее — организация) в пределах своих полномочий и за счет собственных средств могут устанавливать дополнительные по сравнению с законодательством, трудовые и социально-бытовые льготы для работников, в т. ч. другие виды отпусков.
Следовательно, если работодатель имеет финансовую возможность, отпуск по смерти родственника может быть и оплачиваемым. Основаниями для предоставления оплачиваемых дополнительных отпусков могут служить не только скорбные события, но и радостные – рождение детей, заключение брака и т.д.
В соответствии с статьи 7 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993 № 3356-XII взаимные обязательства сторон по регулированию производственных, трудовых и социально-экономических отношений, в частности режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха, устанавливаются в коллективном договоре. В этом документе определяют и условия предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков, в частности:
- категории лиц, имеющих право на дополнительные отпуска (скажем, муж, жена которого только что родила ребенка);
- степень родства (для предоставления отпуска при смерти родственника);
- документы, на основании которых предоставляется дополнительный отпуск (заверенная копия листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами жены; справка органа, осуществляющего регистрацию актов гражданского состояния о дате регистрации брака; свидетельство о рождении ребенка, о браке, о смерти; документ, что подтверждает родственную связь и т.п.);
- срок, после которого работник теряет право на отпуск;
- сроки, в течение которых работник имеет предоставить заявление и документы, подтверждающие право на тот или иной дополнительный отпуск.
Конечно, когда происходят трагические события в семье работника, то ему не до своевременного и надлежащего оформления отпуска, не говоря уже о подаче вместе с заявлением подтверждающего документа — свидетельства (копии свидетельства) о смерти. Но все равно нужно документировать предоставление дополнительного отпуска. Рассмотрим типичные ситуации.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Ситуация 1
Работник сообщил работодателю о необходимости оформить отпуск в связи со смертью родственника, однако подтверждающих документов пока предоставить не может. Предлагаем два способа решения:
- предоставляем работнику отпуск без сохранения заработной платы с согласия сторон (ст. 26 Закона об отпусках); по возвращении работника и предоставлении подтверждающих документов отменяем приказ об отпуске; издаем приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска по смерти родственника;
- работник подает работодателю заявление о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска по смерти родственника; после возвращения работника и предоставления подтверждающих документов на основании предварительно поданного заявления «сегодняшней» датой издаем приказ об отпуске.
Конечно, работодатель должен сам выбрать приемлемый для него вариант. По нашему мнению, последний из предложенных более практичный, а потому рассмотрим его подробнее.
Внимание: оформление отпусков постфактум должно быть исключением. Эту практику не следует распространять на другие виды отпусков, ведь обычно работник до начала отпуска может предоставить заявление и документы, подтверждающие право на него. В данном случае (в случае смерти родственника работника) издание приказа об отпуске после того, как работник использовал его, оправдано.
В статьях 22 Закона об отпусках и 127 КЗоТ представлен перечень случаев, когда работодатель может произвести отчисления из заработной платы работников для покрытия их задолженности. Поэтому не рекомендуем выдавать приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска по смерти близкого родственника только на основании заявления, даже если работник в заявлении укажет, что он обязуется в первый рабочий день после отпуска предоставить копию подтвердительного документа. Особенно это касается случаев, когда коллективным договором предусмотрено предоставление материальной помощи работнику при смерти родственника.
В соответствии со статьей 21 Закона об отпусках заработная плата работникам за все время отпуска выплачивается до ее начала, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором. Поэтому целесообразно в коллективном договоре предусмотреть сроки выплаты отпускных. Если сроки в колдоговоре не указаны, следует, чтобы работник отметил заявление на выплату отпускных вместе с ближайшей заработной платой. Также не помешает, чтобы работник указал в заявлении срок, когда он обязуется предоставить копию свидетельства о смерти:
Работодатель на заявлении отмечает резолюцию:
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
После возвращения работника на работу и предоставления копии свидетельства о смерти, на основании предварительно оформленного заявления работодатель выдает приказ о предоставлении отпуска с даты, указанной в заявлении работника.
Внимание: приказ регистрируем текущей датой, а не днем, когда работник подал заявление о предоставлении отпуска.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Ситуация 2
Работник получил трагическое известие по окончании рабочего дня или в выходной день.
В этих обстоятельствах сложно передать заявление об отпуске в организацию, особенно если на похороны нужно ехать в другой город. Безусловно, работник должен уведомить доступные средства непосредственного руководителя или лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени об отсутствии на работе. Это может быть телефонный звонок или копия заявления об отпуске, отправленная на мессенджер. Целесообразно, чтобы эта обязанность работника была зафиксирована в Правилах внутреннего трудового распорядка организации.
После возвращения на работу работник должен составить заявление о предоставлении отпуска и предъявить свидетельство о смерти (копии), на основании которых работодатель выдаст соответствующий приказ текущей датой.
Отметим: в обеих ситуациях до издания приказа об отпуске дни отсутствия обозначают в табеле учета использование рабочего времени как «отсутствие по невыясненным причинам» (буквенный код «НЗ»), а затем корректируют отметки на «другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, сделками» (буквенный код «ИС»). Этот порядок предусмотрен типовой формой № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденный приказом Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489.
