Колективним договором для працівників передбачено низку додаткових оплачуваних відпусток, зокрема у разі смерті рідних по крові або по шлюбу. Як датувати накази про надання цих відпусток? Чи буде правомірним видання наказу постфактум? З’ясуємо далі
Оформлення відпустки у зв’язку зі смертю родича
Відповідно до пункту 9 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) у разі смерті рідних по крові або по шлюбу працівникам, на їх бажання, в обов’язковому порядку надається відпустка без збереження заробітної плати:
- відпустка у зв'язку зі смертю близького родича: у разі смерті чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчерки), братів, сестер — тривалістю до 7-ми календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;
- відпустка в зв'язку зі смертю родича: у разі смерті інших рідних — тривалістю до 3-х календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад.
Увага: у табелі обліку використання робочого часу дні означеної відпустки позначають як «додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку» (буквений код «ДБ»).
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Згідно зі статтею 9-1 Кодексу законів про працю України (КЗпП), статтею 69 Господарського кодексу України, частиною другою статті 4 Закону про відпустки підприємства, установи, організації (далі — організація) у межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників, у т. ч. інші види відпусток.
Отже, якщо роботодавець має фінансову можливість, відпустка в разі смерті родича може бути й оплачуваною. Підставами для надання оплачуваних додаткових відпусток можуть слугувати не лише скорботні події, а й радісні — народження дітей, укладення шлюбу тощо.
Відповідно до статті 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 № 3356-XІІ взаємні зобов’язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, зокрема режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку, встановлюються у колективному договорі. У цьому документі визначають і умови надання додаткових оплачуваних відпусток, зокрема:
- категорії осіб, що мають право на додаткові відпустки (скажімо, чоловік, дружина якого щойно народила дитину);
- ступінь спорідненості (для надання відпустки у разі смерті родича);
- документи, на підставі яких надається додаткова відпустка (засвідчена копія листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами дружини; довідка органу, що здійснює реєстрацію актів цивільного стану про дату реєстрації шлюбу; свідоцтво про народження дитини, про шлюб, про смерть; документ, що підтверджує родинний зв’язок тощо);
- строк, після якого працівник втрачає право на відпустку;
- строки, протягом яких працівник має надати заяву і документи, що підтверджують право на ту чи ту додаткову відпустку.
Звісно, коли стаються трагічні події в родині працівника, то йому не до вчасного й належного оформлення відпустки, не кажучи вже про подання разом із заявою підтвердного документа — свідоцтва (копії свідоцтва) про смерть. Але ж однаково потрібно документувати надання додаткової відпустки. Розглянемо типові ситуації.
Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою
Ситуація 1
Працівник повідомив роботодавця про потребу оформити відпустку у зв’язку зі смертю родича, проте підтвердних документів наразі надати не може. Пропонуємо два способи вирішення:
- надаємо працівнику відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки); після повернення працівника та надання підтвердних документів скасовуємо наказ про відпустку; видаємо наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку зі смертю родича;
- працівник подає роботодавцю заяву про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку зі смертю родича; після повернення працівника та надання підтвердних документів на підставі попередньо поданої заяви «сьогоднішньою» датою видаємо наказ про відпустку.
Звісно, роботодавець має сам обрати прийнятний для нього варіант. На нашу думку, останній із запропонованих є більш практичним, а тому розглянемо його детальніше.
Увага: оформлення відпусток постфактум має бути винятком. Цю практику не варто поширювати на інші види відпусток, адже зазвичай працівник до початку відпустки може надати заяву і документи, що підтверджують право на неї. В означеному випадку (у разі смерті родича працівника) видання наказу про відпустку після того, як працівник використав її, є виправданим.
У статтях 22 Закону про відпустки та 127 КЗпП наведено перелік випадків, коли роботодавець може здійснити відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості. Тому не рекомендуємо видавати наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку зі смертю близького родича тільки на підставі заяви, навіть якщо працівник у заяві зазначить, що він зобов’язується у перший робочий день після відпустки надати копію підтвердного документа. Особливо це стосується випадків, коли колективним договором передбачено надання матеріальної допомоги працівнику у разі смерті родича.
Відповідно до статті 21 Закону про відпустки заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до її початку, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Тому доцільно в колективному договорі передбачити терміни виплати відпускних. Якщо терміни в колдоговорі не означені, варто, щоб працівник наголосив у заяві на виплаті відпускних разом із найближчою заробітною платою. Також не завадить, аби працівник зазначив у заяві термін, коли він зобов’язується надати копію свідоцтва про смерть:
Роботодавець на заяві зазначає резолюцію:
СКАЧАТИ ПРИКЛАД
Після повернення працівника на роботу та надання копії свідоцтва про смерть, на підставі попередньо оформленої заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки з дати, зазначеної у заяві працівника.
Увага: наказ реєструємо поточною датою, а не днем, коли працівник подав заяву про надання відпустки.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Ситуація 2
Працівник отримав трагічну звістку після закінчення робочого дня або у вихідний день.
За цих обставин складно передати заяву про відпустку до організації, особливо якщо на похорон треба їхати в інше місто. Безумовно, працівник має повідомити доступними засобами безпосереднього керівника або особу, відповідальну за ведення табелю обліку робочого часу про відсутність на роботі. Це може бути телефонний дзвоник або копія заяви про відпустку, надіслана на месенджер. Доцільно, аби цей обов’язок працівника був зафіксований у Правилах внутрішнього трудового розпорядку організації.
Після повернення на роботу працівник має скласти заяву про надання відпустки та пред’явити свідоцтво про смерть (копію), на підставі яких роботодавець видасть відповідний наказ поточною датою.
Наголосимо: в обох ситуаціях до видання наказу про відпустку дні відсутності позначають у табелі обліку використання робочого часу як «відсутність із нез’ясованих причин» (буквений код «НЗ»), а відтак коригують позначки на «інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами» (буквений код «ІВ»). Цей порядок передбачено типовою формою № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженою наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.
