провідний експерт з податкового обліку Експертус Головбух, канд. екон. наук, Київ
Майже кожному підприємству у процесі діяльності доводиться придбавати пальне у великих чи малих обсягах. Хтось скромно заправляє автомобіль директора, інші закуповують пальне оптом, щоб забезпечити роботу власних автопарків. Від цього залежать можливі шляхи придбання пального, відповідно, й способи обліку. Саме про це й поговоримо.
Для більшості підприємств авто на АЗС заправляє підзвітна особа. Оплатити залите у бак пальне можна як готівкою, так і корпоративною платіжною карткою (КПК) через платіжний термінал.
Незалежно від того, розрахувалася підзвітна особа за пальне готівкою чи оплатила за допомогою КПК, вона має підтвердити купівлю чеком реєстратора розрахункових операцій (РРО), що їй видасть оператор АЗС. Реквізити в чеку різнитимуться залежно від способу оплати.
Окрім того, підзвітна особа складає на такі придбання авансовий звіт.
А от акцизної накладної на пальне, продане через колонку на АЗС, оператор не надає. Адже за новими нормами (пп. «а» п. 231.3 ПКУ) у цій ситуації особа, яка реалізує пальне, зобов’язана скласти акцизну накладну тільки в одному примірнику.
Одержувач, використовуючи таке пальне, також не оформлює акцизної накладної, і в системі електронного адміністрування пального ця інформація не відображається. Це підтвердили і податківці (ІПК ДПС від 20.11.2019 № 1452/6/99-00-04-02-06-15/ІПК).
Працівник може придбати пальне власним коштом а потім надати авансовий звіт, за яким йому компенсують понесені витрати. Але цей спосіб може бути проблемним, про що свідчать численні роз’яснення офіційних органів, зокрема, Узагальнююча податкова консультація щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором суми доходу, виплаченого роботодавцем працівнику за товари (роботи, послуги), що були придбані таким працівником за рахунок власних готівкових коштів, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181.
Суб’єкт господарювання має підтвердити за допомогою первинних документів факт витрачання пального. Раніше цю функцію виконували подорожні листи, але тепер їх застосовувати не обов’язково. Утім, наразі їх все-таки можна використовувати, аби підтвердити обсяг витраченого пального (листи Держстату від 23.07.2013 № 05.2-8/107, від 09.04.2013 № 18.1-25/Т-26-13/26, Держпідприємництва від 16.08.2013 № 7443/0/20-13, ГУ Міндоходів у Сумській області від 19.06.2013 № 1244/10/11-009). Інформацію про використання пального можуть також містити інші документи, наприклад, звіт про витрачання пального, що склав працівник.
Порада: витрати пального фіксуйте у подорожніх листах або звітах про витрачання пального.
Податківці наполягають, що підтверджувати факт витрачання пального мають товарно-транспортні накладні (ТТН). Але форма ТТН, наведена у додатку 7 до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 № 363, такої інформації не містить.
Під смарт-карткою (паливною карткою) розуміють пластикову картку із вмонтованим мікроконтролером, що слугує носієм та обробником інформації. За допомогою такої картки ініціюють переказ коштів та/або виконання службових операцій.
Таке визначення містив пункт 2.1 розділу 2 Правил національної системи масових електронних платежів, затверджених постановою Правління НБУ від 10.12.2004 № 620 (втратили чинність із 26.09.2017).
На практиці застосовують два види паливних карток:
1. «Літрові» паливні картки — підтверджують повноваження представників покупця отримати у продавця попередньо оплачене пальне відповідної кількості, марки і виду. Такі картки видають на окремий вид пального: дизельне паливо, бензин А-92, А-95 тощо.
Увага:«літрові» паливні картки фіксують ціну на пальне.
За цими картками покупець перераховує постачальникові попередню оплату за певну кількість пального за фіксованою ціною, яка надалі не змінюється. Після оплати постачальник передає покупцеві картки (картку) за плату або у безоплатне користування (відповідно до умов договору). Перш ніж видати смарт-картки, постачальник зараховує на їх умовні рахунки відповідну кількість оплаченого пального. Тобто на цю дату пальне переходить у власність покупця. Попередньо оплачене пальне залишається у постачальника на відповідальному зберіганні. Під час заправки на АЗС його передають покупцеві.
2. «Грошові» паливні картки — за їх допомогою ініціюють переказ коштів з умовного рахунку платника, відкритого на АЗС, в оплату отриманого пального.
У цьому випадку постачальник відкриває рахунок, на якому обліковує грошові кошти, що перерахував клієнт як попередню оплату за пальне. Ціну не фіксують. Покупець придбаває пальне за цінами, встановленими на АЗС на момент відвантаження.
Увага:«грошові» паливні картки ціну на пальне не фіксують.
«Отоварити» такі картки можна пальним будь-якої марки. Щоб отримати пальне, водій пред’являє на АЗС смарт-картку, з якої списують вартість отриманого пального. У власність покупця пальне переходить в момент заправки автомобіля.
У такому разі автомобілі заправляють на підставі договору між підприємством і постачальником. На АЗС видачу пального фіксують у спеціальних відомостях. Список автомобілів, що мають заправлятися за відомостями, надають постачальникові під час укладення договору.
Майте на увазі, що на практиці такий спосіб не поширений.
На підставі Відомостей за формою № 16-НП постачальники не рідше ніж один раз на місяць (періодичність визначають у договорі), виписують зведені відомості-рахунки кожному споживачеві. У них зазначають марки нафтопродуктів і ціни, чинні протягом місяця (пп. 10.3.2.2 Інструкції № 281). На підставі цих відомостей-рахунків проводять остаточні розрахунки у безготівковій формі. Під час укладення договору покупець зазвичай сплачує безготівковий аванс.
У бухобліку придбане за відомостями пальне обліковуйте за загальними правилами безготівкового придбання пального. Пальне оприбутковуйте на підставі відомостей-рахунків і чеків РРО. Решту облікових операцій виконуйте у загальному порядку.
