експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Допомогу з тимчасової непрацездатності (далі — лікарняні) призначайте на підставі листка непрацездатності, сформованого на основі медвисновку (далі — е-лікарняний).
Е-лікарняний вважають виданим за сім днів після дати, коли його закрили (п. 3 розд. II Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженому наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234). Тоді він набуває статусу «готовий до сплати (виданий)», і за ним можна призначати лікарняні.
Тож маєте часовий проміжок між датами, коли:
настала тимчасова непрацездатність і почали табелювати неявку працівника за цією причиною;
нарахуєте і виплатите лікарняні.
Додатково врахуйте, що тимчасова непрацездатність — поважна причина, через яку цей період слід вилучити з розрахунку середньої зарплати, коли обчислюєте лікарняні. Це зумовлює особливості відображення лікарняних в Об’єднаній звітності (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4). Вони не змінилися у зв’язку зі зміною квартального періоду звітування на місячний.
Як показувати лікарняні в Додатку Д1 Об’єднаної звітності
Лікарняні в Додатку Д1 показуйте за особливим правилами.
1. Оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності коштом підприємства і лікарняні від ПФУ покажіть за той місяць, у якому їх нарахували, згідно з розрахунковою (розрахунково-платіжною) відомістю. При цьому виплату лікарняних за перші п’ять днів коштом підприємства не виокремлюйте.
2. Лікарняні покажіть у рядку окремо від зарплатий інших виплат. Ідентифікуйте їх у графі 08 за окремими кодами застрахованих осіб (КЗО):
29 — для осіб, на лікарняні яких нарахували ЄСВ за ставкою 22%;
36 — для осіб з інвалідністю, для яких діє ставка 8,41%.
3. Розподіліть суми лікарняних за місяцями, за дні яких їх нарахували. Тобто сформуйте окремі рядки для лікарняних, що припадають на дні відповідного місяця.
У Додатку Д1 допускається декілька записів, якщо протягом звітного місяця нарахували працівникові виплати за поточний і минулі періоди, зокрема, через наявний е-лікарняний (п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4).
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Наприклад, за квітень 2025 року працівникові нарахували зарплату і лікарняні, що припали на дні квітня. Тоді у графі 08 Додатка Д1 сформуйте два рядки із сумами зарплати за КЗО 1 і лікарняних за КЗО 29. Якщо за цей самий місяць окрім зарплати, нарахуєте лікарняні за дні березня і квітня, заповніть три рядки: додаєте ще рядок із сумою лікарняних за дні березня — КЗО 29 у графі 08.
4. До графи 10 запишіть дані про місяць і рік, за дні якого нарахували лікарняні. Навіть якщо проґавили е-лікарняний, скажімо, за 26—28 березня 2025-го та оплачуєте його із запізненням у червні, у графі 10 за червень зазначте 032025 — місяць, на який припадають суми лікарняних.
5. У графі 12 покажіть кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що припали на місяць, який записали у графі 10. Неважливо, чиїм коштом оплатили лікарняний чи оплатили його взагалі. У цій графі фіксують саме тривалість періоду тимчасової непрацездатності у відповідному місяці.
Коли у звітному місяці є рядки із зарплатою і лікарняними одного працівника, графу 14 із кількістю календарних днів перебування у трудових відносинах заповніть у тому рядку, в якому записали суму зарплати. Якщо за місяць нарахували лише лікарняні, заповніть у цьому рядку графи 12 і 14.
6. Коли оплатили е-лікарняний, що його відрили після 04.04.2025 внутрішньому сумісникові, покажіть окремими рядками суми лікарняних за основним місцем роботи і за сумісництвом. У графі 21 заповніть ознаку наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні).
Перехідний лікарняний в Об’єднаній звітності: приклад
Як показувати лікарняні в Додатку 4ДФ Об’єднаної звітності
З метою оподаткування ПДФО податківці прирівнюють лікарняні до зарплати. Тому в Додатку 4ДФ показуйте їх у загальній сумі нарахованої зарплати за звітний місяць з ознакою доходу 101.
Лікарняні відобразіть у тому місяці, в якому нарахували, незалежно від того, в яких місяцях тривав лікарняний.
Якщо виплачуєте лікарняні разом із зарплатою без порушення строків виплати, суми у графах «нараховано» та «виплачено (перераховано)» збігатимуться (3а = 3; 4а = 4; 5а = 5). Наприклад, за березень 2025 року нарахували зарплату і лікарняні, що їх виплачуєте впродовж квітня 2025-го. Тоді суми нарахованої та виплаченої зарплати і лікарняних будуть однакові.
Коли лікарняні від ПФУ отримали несвоєчасно і виплатили вже наступного місяця за тим, коли мали виплатити, включіть їх у місяці:
нарахування — до нарахованих сум (графи 3а, 4а, 5а);
виплати — до виплачених (перерахованих) сум (графи 3, 4, 5).
