Скористатися декретною відпусткою та отримати виплати допомоги по вагітності та пологам можуть не тільки працівниці підприємств, але й самозайняті жінки-підприємці. Як оформити декретну відпустку ФОП, отримати виплату декретних, оподаткувати допомогу по вагітності пологам ФОП та періоду декретної відпустки, приклади документів – у огляді.
Декретна відпустка для підприємця
Жінка-підприємець, якщо вона сплачувала страхові внески, має право на отримання допомоги по вагітності та пологам з Пенсійного фонду України (далі – ПФУ, або Фонд) як і звичайні працівниці (ст. 19 Закону про загальнодержавне соцстрахування від 23.09.1999 р. № 1105). Адже вона сплачувала єдиний соціальний внесок (ЄСВ) «за себе», перебуваючи на єдиному податку чи загальній системі. Отримати виплати з Фонду вона має право незалежно від того, чи буде оформляти відпустку в податковій, чи ні, і незалежно від системи оподаткування. До 2023 року виплатою декретних займався Фонд соціального страхування (ФСС), а з 2023 року це робить ПФУ.
Увага: жінка-підприємець має право отримати декретні виплати з ПФУ та може звільнитися від сплати єдиного податку (1-2 група), якщо у неї немає найманих працівників.
Тепер щодо самої відпустки у підприємиці. Уточнимо спочатку терміни, адже для підприємця період лікарняного по вагітності та пологам не зовсім правильно називати відпусткою, так як самозайняті особи не підпадають під КЗпП та існуючий Закон про відпустки від 15.11.1996 р. № 504. Однак у податковому законодавстві закріпився для даної ситуації термін «відпустка» і тут він означає звільнення від сплати єдиного податку на даний період. Дане право підприємця визначене п. 295.5 ПКУ. Правильно було б назвати звільненням від сплати єдиного податку.
Ще одна деталь: у згаданому п. 295.5 кодексу податківці «заховали» декрет під «хворобу, яка триває 30 і більше календарних днів». Хай це вас не бентежить. Звичайно, вагітність – це не хвороба, але залишимо вживання такої лексики на совісті авторів кодексу. Податківці під п. 295.5 ПКУ у своїх консультаціях підводять будь-яку тимчасову непрацездатність, включаючи й вагітність та пологи.
Право на таку податкову відпустку поширюється тільки на підприємців 1 та 2 групи єдиного податку, які не мають найманих працівників. А що тоді 3 група та загальносистемники? Їм звільнення не потрібно, так як у тих періодах, коли вони отримують нульові доходи, вони й так сплачують нульовий податок (єдиний податок або ПДФО + військовий збір). Щоправда є один нюанс: отримати звільнення від сплати єдиного податку можна гарантовано лише на повні місяці декрету (з 1-го по останнє число місяця). Останній місяць, якщо він неповний, то єдиний податок треба уже платити у повному обсязі. Щодо першого – якщо лікарняний був відкритий до 20-го числа місяця. Це так, тому що якоїсь пропорційної сплати єдиного податку лише за дні «роботи» підприємця у ПКУ не передбачено.
Очевидно, що звільнення від сплати єдиного податку для ФОП 1-2 групи не треба з квітня 2022 року, коли діє загальне звільнення від єдиного податку під час дії воєнного стану. Однак з 01 липня 2023 року воно має бути скасоване і тоді можна скористатися звільненням на підставі п. 295.5 ПКУ.
Коли надається декретна відпустка ФОП та яка її тривалість
Тривалість декретної відпустки для ФОП така ж сама, як і для всіх і становить 126 календарних днів, які поділяються на 70 календарних днів до умовного дня пологів та 56 календарних днів після умовного дня пологів. Визначає, коли піти у відпустку та зареєструвати лікарняний по вагітності та пологах з типом причини «2» (вагітність і пологи) лікар за місцем нагляду за вагітною. Зверніть увагу, що номери причин непрацездатності у е-лікарняних відрізняються від таких у паперових (у паперових для вагітності та пологів був код «8»). Також додатково може бути зареєстрований ще один лікарняний з таким же самим типом причини на 14 днів у разі ускладнених пологів (виписується він як продовження попереднього, кесарів розтин ускладненням не вважається).
Увага: 126 – звичайна тривалість декретної відпустки, 140 – якщо ускладнені пологи.
Лікарняний (він же – е-лікарняний) – це головний документ в оформленні виплат з Фонду та податкової відпустки, з якого все починається. Якщо жінка-підприємець окрім підприємницької діяльності ще й десь працює, то їй доведеться оригінал цього листка тимчасової непрацездатності віддати на роботу. У такому разі обов’язково слід зняти копію та завірити за місцем роботи (підпис керівника + печатка). Далі він знадобиться, як мінімум у 2-х місцях – ПФУ і податкова.
Як оформити декрет для ФОП
Тепер у таблиці нижче прослідкуємо крок за кроком, що треба зробити, які документи зібрати та куди з ними йти.
| АЛГОРИТМ ДІЙ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ДЕКРЕТНОЇ ВІДПУСТКИ ТА ВИПЛАТ З ФОНДУ для ФОП |
| Крок | Що робимо | Строки | Необхідні пояснення/документи |
| Для отримання коштів з Фонду: |
| 1 | Отримуємо підтвердження реєстрації е-лікарняного | Здійснює лікар | Існує Інструкція МОЗ від 13.11.2001 № 455, де рекомендовано лікарю надавати лікарняний у загальному випадку з 30-го тижня вагітності. Листок виписується одразу на 126 календарних днів. Якщо буде продовження через складні пологи – дадуть ще один листок на 14 днів після пологів. Якщо підприємиця ніде не працює й займається тільки підприємницькою діяльністю, то на лицьовій стороні має бути написано у полі «місце роботи» ПІБ особи (повністю). Можна також зліва додати абревіатуру «ФОП» |
| 2 | Перевіряємо реєстрацію е-лікарняного у системі | Після отримання SMS-сповіщення про реєстрацію е-медичного висновку | Здійснити перевірку можна у електронному кабінеті на сайті Пенсійного фонду. Потрібно виписати всі необхідні дані для подальшого заповнення документів: номер е-лікарняного, дати початку та закінчення непрацездатності. Перевірити слід на всяк випадок правильність власних даних – ПІБ, ІПН |
| 3 | Складаємо рішення щодо призначення матеріального забезпечення (уповноважений – це сама ФОП) | 3 робочих дні з дня набуття е-лікарняного статусу «Готовий до сплати» (це має статися через 7 днів з дати відкриття е-лікарняного)* | З 2023 року це довільна форма, але можна за основу взяти форму протоколу рішення уповноваженого з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. При цьому термін «уповноважений з соцстрахування» у рішенні можна не вживати, так як з 2023 року їх немає (оновлена ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). 3-денний термін для ФОП є досить умовний, так як вона сама собі призначає лікарняні, але тягнути не треба. Однак між датою рішення та датою заяви-розрахунку має бути не більше 5 днів |
| 4 | Звертаємося до ДПС за місцем реєстрації з заявою за місцем обліку для отримання довідки про сплату ЄСВ. Альтернатива: готуємо квитанції про сплату ЄСВ за 12 місяців розрахункового періоду | Після реєстрації е-лікарняного | ДПС має надати довідку безкоштовно. Підстава для звернення – п. 1 ч. 1 ст. 6 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464. Довідка потрібна для підтвердження відсутності боргу з ЄСВ (лист ФСС з ТВП від 27.04.2016 р. № 5.2-32-659***). Для отримання довідки до ДПС слід подати заяву у довільній формі ** (приклад є наприкінці консультації). Заява може бути письмова або ж електронна. Форми такої заяви у Електронному кабінеті немає, тому її слід спершу роздрукувати (написати), підписати, відсканувати та відправити до ДПС через функцію листування в Електронному кабінеті. Якщо виявиться борг, то його слід сплатити та отримати довідку заново. Рекомендуємо спершу замість довідки подати до Фонду копії квитанцій про сплату ЄСВ, адже вони згадуються як альтернативний варіант у згаданому листі Фонду і це буде швидше й простіше |
| 5 | Подаємо до ДПС податкову декларацію з позначкою «Довідково» | До подачі документів до Фонду | Тип форми «Звітна» і додатковою робиться позначка «Довідкова». У декларації слід показати суму ЄСВ, яка була сплачена у 2023 році до настання страхового випадку. У полі «місяць» такої декларації вказують номер місяця, у якому настав страховий випадок |
| 6 | Проводимо розрахунок декретних та складаємо довідку у довільній формі | Після оформлення рішення страхувальника | Розрахунок краще оформити довідкою довільної форми, де викласти арифметику, як була отримана сума допомоги (приклад складеного розрахунку наведено нижче) |
| 7 | Відвідуємо банк, щоб відкрити в ньому спецрахунок | На даний спецрахунок у банку будуть потім зараховані декретні виплати з Фонду. Якщо підприємиця уже має такий відкритий спецрахунок (наприклад, на нього він уже отримував лікарняні з Фонду), то даний крок пропускаємо. У деяких банках така послуга називається «Картка для соцвиплат». На відміну від звичайного підприємницького рахунку (UA********000002600**********) даний рахунок має вигляд (UA********000002604**********) |
| 8 | Складаємо заяву-розрахунок до Фонду | Насьогодні тимчасово, до затвердження ПФУ власних документів, діє форма Заяви-розрахунку з постанови ФСС від 19.07.2018 № 12. У загальному випадку її можна заповнити й у електронному вигляді через веб-портал послуг ПФУ у своєму електронному кабінеті, але у ситуації декрету для ФОП доведеться користуватися паперовою формою – так як все одно доведеться подати чимало паперових документів (див. наступний крок) |
| 9 | Подаємо пакет документів до Фонду | 5 робочих днів з дати рішення страхувальника | Зробити це доведеться в паперовій формі, так як у Фонд подається ціла низка документів, а саме: - заява-розрахунок (до неї слід додати й електронний варіант на певному носії – Фонд не уточнює вид такого носія);
- довідка з ДПС про сплату ЄСВ (або копію платіжок про сплату ЄСВ за розрахунковий період (12 попередніх місяців)) (лист ФСС з ТВП від 27.04.2016 р. № 5.2-32-659***);
- копія паспорта;
- копія трудової книжки;
- копія номера облікової картки платника податку (ідентифікаційний код);
- письмове повідомлення про відкриття окремого спецрахунку для фінансування матеріального забезпечення. Його може замінити заява на перерахування коштів на картку для соцвиплат – дають у деяких банках при оформленні картки;
- копія витягу з ЄДР (підтверджує, що жінка є підприємцем на момент подачі заяви-розрахунку, можна отримати на сайті Мін’юсту);
- крім того, можна додати довідку-розрахунок допомоги по вагітності та пологам (форма довільна).
Також з собою захопіть на всяк випадок роздрукований примірник е-лікарняного та рішення страхувальника про виплату (вони залишаться у ФОП) |
| Після подачі документів: |
| 10 | Чекаємо на рішення Фонду | 3 робочих дні (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105) | Може бути й відмова через неправильно подані документи тощо. Якщо ФОП ще й працює, то відмовляти через це не повинні. В тім 10-денний термін часто порушується через проблеми з казначейством, тому отримання виплати може затягнутися |
| 11 | Після отримання коштів виводимо гроші зі спецрахунку. | Після зарахування коштів з Фонду | Напряму зі спецрахунку кошти витрачати не можна, тому необхідно їх вивести з нього. На підприємницький рахунок (UA********000002600**********) також не треба, так як у єдиноподатників одразу виникне об’єкт оподаткування (це те ж саме, що поповнити рахунок власними коштами). Можна зняти готівкою з соціальної картки або перевести на свій рахунок як фізичної особи (непідприємницький, UA********000002620**********). Сама сума допомоги, якщо її вивели з рахунку «правильно», до доходу підприємця не включається (є роз’яснення ДПС у Полтавській області) |
| Після отримання коштів з Фонду: |
| 12 | Подаємо повідомлення про виплату до Фонду | Упродовж місяця з дня отримання допомоги з Фонду | Рекомендуємо рахувати цей місяць саме з дня зарахування з Фонду на спецрахунок, а не дня зняття коштів. За неподачу протягом 3-х місяців повідомлення Фонд може прийти з перевіркою |
| * п. 1 Розділу ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234 (в редакції наказу МОЗ від 28.09.2021 р. № 2086); ** форма заяви з наказу Мінфіну від 03.09.2018 № 733 на отримання Довідки про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи – не підходить, так як вона подається на довідку про відсутність податкового боргу у визначених законом ситуаціях. Формально це інша довідка, тому органи ДПС не приймають у декретниць заяви за даною формою; *** ФСС з ТВП = Фонд соціального страхування з тимчасової непрацездатності, який діяв ще до ФСС. Так як ПФУ ще своїх роз’яснень з цього приводу не напрацював, то використовуємо такі від колишніх ФСС і ФСС з ТВП, які раніше займалися виплатами декретних |
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Як провести нарахування допомоги по вагітності та пологах ФОП у 2023 році
Тепер щодо самого розрахунку суми декретних. ФОП сплачує ЄСВ у сумі, яку визначає сам (як на спрощеній, так і на загальній системах оподаткування). Зазвичай це мінімальний ЄСВ, який становить 22% від суми мінімальної зарплати:
- січень-вересень 2022 – 1430 грн (=6500 грн×0,22). Умовний дохід – 6500 грн;
- жовтень-грудень 2022 –1474 грн (=6700×0,22). Умовний дохід – 6700 грн;
- січень-грудень 2023 – 1474 грн (=6700×0,22). Умовний дохід – 6700 грн.
Однак з березня 2022 усі ФОП могли не сплачувати ЄСВ Таке звільнення поширюється на весь час дії воєнного стану та 12 місяців після його завершення. При несплаті ЄСВ немає й страхового стажу за дані місяці, тому вони не враховуються у розрахунку декретних. Якщо у розрахунковому періоді взагалі немає сплаченого ЄСВ (страхового стажу), то нараховуємо декретні на основі їхнього мінімального розміру (220,11 грн, див. нижче).
Таким чином, дохід ФОП у розрахунковому періоді становить щомісяця не більше мінімалки. Нам треба спочатку знайти середньоденну зарплату за розрахунковий період.
Що таке розрахунковий період? Це 12 місяців, які передують настанню страхового випадку. Наприклад, жінка йде у декрет у лютому 2023 року. Отже, таким періодом буде лютий 2022 року – січень 2023 року.
Крім того є ще два обмеження щодо середньоденної зарплати з п. 2 і п. 14 Порядку розрахунку середньої, постанова КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі – Порядок № 1266):
- вона не може бути меншою мінімалки, яка діє на час настання страхового випадку;
- не може бути більшою максимальної бази ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду.
Однак мінімальна зарплата протягом року лише зростає і в перші місяці розрахункового періоду вона або менша, або дорівнює мінімальній зарплаті місяця виходу у декрет. Виходить, що в усіх ФОП, які платять мінімальний ЄСВ у розрахунковому періоді, середньоденний дохід завжди виходить рівним або меншим за мінімальний, а значить середньоденна для будь-якого такого підприємця, якщо місяць виходу в декрет:
- січень-грудень 2023 року – 220,11 грн (=6700/30,44).
Що таке 30,44? Це середня кількість днів у місяці, яка використовується в розрахунках за Порядком № 1266.
Виходить, що для ФОП, який сплачував мінімальні внески та йде у декрет у:
- у січні-грудні 2023 року – 27733,86 грн (=220,11×126).
Увага: у січні-грудні 2023 року мінімальні декретні 27733,86 грн
Винятком є лише ті ФОП, які платили ЄСВ більше мінімального.
Оподаткування декретних у ФОП 2023
Щодо податків/обов’язкових внесків на саму суму допомоги з Фонду, яку отримує на спецрахунок жінка:
- ПДФО – не сплачується (пп. 165.1.1 ПКУ);
- військовий збір – також не сплачується (так як не платиться ПДФО);
- ЄСВ – теж не сплачується.
Увага: з декретних податки не сплачуються, а у підприємців не сплачується навіть ЄСВ з декретних.
Несплата ЄСВ відрізняє виплату декретних підприємцю від виплати декретних найманим працівникам. Податківці це пояснюють тим, що ФОП визначає базу сплати ЄСВ самостійно, але не менше мінімалки. Виходить, що виплати, які він отримує з соцфонду просто не впливають на цю базу й ЄСВ не платиться (також лист ДФС від 11.07.2017 № 1127/Р/99-99-13-02-02-14/ІПК). Однак, якщо ФОП є посередником у виплаті декретних найманим працівникам, то у такому разі усе відбувається стандартно – з нарахуванням і сплатою ЄСВ на суму допомоги.
Сплата податків ФОП у декретній відпустці
Є ще один нюанс по підприємцях: сплата ЄСВ «за себе» та податків продовжує здійснюватися, тобто:
- ЄСВ «за себе» і далі треба сплачувати;
- єдиний податок 1 і 2 групи треба платити;
- єдиний податок 3 групи (у т.ч. спецгрупи 2%) та ПДФО, військовий збір по загальній системі оподаткування сплачуються в залежності від наявності оподатковуваного доходу.
Сам лише факт наявності лікарняного не звільняє підприємицю від податків. Щодо воєнного стану, то діють загальні правила щодо можливості несплати ЄСВ та єдиного податку.
Увага: податкові канікули звільняють лише від плати єдиного податку, але ЄСВ слід платити.
По 3-й групі та по загальносистемникам загалом проблем ніяких. Якщо жінка вирішила відійти від підприємницьких справ, то вона просто не отримує доходу й податки не сплачує, окрім ЄСВ (але це не звільняє її від подачі звітності). А от щодо 1 і 2 групи є можливість оптимізуватися на час декрету, а це становить повних 4 місяці. Тут є аж 3 варіанти:
- скористатися правом на відпустку від сплати єдиного податку: правом на відпустку зі звільненням від сплати єдиного податку на підставі п. 295.5 ПКУ. По цьому варіанту необхідно написати заяву у довільній формі в органі ДПС за місцем обліку (пп. 298.3.2 ПКУ). Є тут тільки два нюанси (з роз’яснення ДПС 107.12 ЗІР). По-перше, щоб не сплачувати податок за місяць початку декрету необхідно, щоб е-лікарняний був зареєстрований до 20-го дня місяця. По-друге, у місяці виходу з декрету (коли закінчиться 126-й день) єдиний податок доведеться уже платити. І є одне виключення: дане право працює тільки якщо немає найнятих працівників і воно не звільняє від сплати ЄСВ «за себе» по місяцях податкових канікул;
- тимчасово перейти на 3 групу єдиного податку або загальну систему (повернутися назад у ДПС дадуть з наступного року). У такому разі якщо не буде доходу, то й не буде податку, але все одно буде мінімальний ЄСВ «за себе»;
- взагалі знятися з реєстрації як ФОП. Застерігаємо, що це робити необхідно лише після отримання виплати з Фонду. У такому разі гроші назад уже ніхто не забере. А от якщо знятися раніше, то виплати обріжуть по день зняття з реєстрації (тобто порахують не 126 днів, а менше!). Потім можна буде знову зареєструватися. Це єдиний спосіб який позбавляє обов’язку сплачувати ЄСВ «за себе» у декретні місяці.
Увага: знятися з реєстрації як ФОП – це єдиний спосіб уникнути сплати одночасно й єдиного податку, і ЄСВ.
Звітність ФОП у декретній відпустці 2023
Перебування на податкових канікулах (декретній відпустці) не позбавляє ФОП від обов’язків подачі податкової звітності та звіту з ЄСВ:
- Декларація про майновий стан і доходи – до 9 лютого наступного за звітним року (для загальносистемників);
- Декларація з єдиного податку – до 1 березня (29 лютого – якщо високосний) наступного за звітним року (1 і 2 група);
- Декларація з єдиного податку – щокварталу впродовж 40 днів (для 3 групи);
- Декларація з єдиного податку 3 групи на період дії воєнного стану – щомісяця впродовж 20 днів (для спецгрупи 2%).
Однак усі ці звіти декретниця може надсилати з дому у електронному вигляді через електронний кабінет, попередньо оформивши кваліфікований електронний підпис.
Отримання допомоги з Фонду у звітності ФОП (декларація з єдиного податку, декларації про майновий стан і доходи) не відображається, так як це не є його підприємницьким доходом та має звільнення по оподаткуванню ПДФО та військовим збором.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Приклад розрахунку та подачі документів до Фонду 2023
Приклад. ФОП 2 групи єдиного податку Литвиненко Г.І. йде у декретну відпустку. Е-лікарняний зареєстрований на 126 календарних днів з початком 15 лютого 2023 року та кінцем 20 червня 2023 року. ЄСВ в розрахунковому періоді (лютий 2022-січень 2023) підприємиця сплачувала у мінімальному розмірі.
Увага: у е-лікарняних вагітність і пологи має код типу непрацездатності «2». Однак у постанові ФСС від 19.07.2018 № 13 ці бланки не оновлені й там містяться старі коди (код «8»).
Ми наводимо зразки заповнення таких документів:
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
- довідка про розрахунок допомоги (довільна форма);
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
- повідомлення про виплату.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
Також:
- заява до ДПС на отримання довідки про сплату з ЄСВ:
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»
