Найбільш повсякденна операція у бухгалтерському обліку? Мабуть, це облік розрахунків, адже придбання товарів, робіт, послуг відбувається мало не щодня. Які рахунки використовуються, облік податкового кредиту з ПДВ, як впливає система оподаткування на розрахунки та в якій формі їх можна проводити, розрахунки в іноземній валюті – це питання даного огляду.
Фінзвітність за таксономією МСФЗ: де брати інформацію для складання
На яких рахунка вести облік розрахунків
Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками зазвичай ведеться з використанням чотирьох бухгалтерських рахунків, які пропонує Інструкція до Плану рахунків з наказу Мінфіну від 30.11.1999 р. № 296 (далі – Інструкція № 291). Їх наведено у таблиці нижче.
РАХУНКИ ДЛЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ |
Рахунок | Назва | Призначення в бухгалтерському обліку |
Зобов’язання по розрахунках з постачальниками та підрядниками |
Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
631 | Розрахунки з вітчизняними постачальниками | Ведеться основна маса розрахунків з постачальниками і підрядниками. Облік ведеться не тільки по розрахунках з придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), але й придбання робіт, послуг, основних засобів, інших необоротних активів. Зазвичай вони пов’язані з основною діяльністю підприємства. Тут же ведеться облік розрахунків з підрядниками. |
632 | Розрахунки з іноземними постачальниками | Аналогічний субрахунку 631, але використовується для обліку розрахунків з іноземними постачальниками і підрядниками, тобто нерезидентами. Залишок по ньому на дату балансу змінюється не тільки з причини розрахунків, але й з причини курсових різниць – уся сума заборгованості, яка має погашатися в іноземній валюті, перераховується за курсом НБУ за правилами НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». |
68 «Розрахунки за іншими операціями» |
685 | Розрахунки з іншими кредиторами | Даний рахунок зазвичай використовується підприємствами для: - обліку придбання ТМЦ, робіт, послуг некомерційного характеру (наприклад, закупівля певних подарунків в рамках благодійної діяльності, послуг та ТМЦ для бази відпочинку, яку утримує підприємство тощо). Цей некомерційний варіант використання субрахунку передбачений і Інструкцією № 291;
- обліку розрахунків з оренди (придбання послуг оренди);
- розрахунків по оплаті комунальних послуг, послуг зв’язку;
- розрахунків з постачальниками, яких існує необхідність відділити від основних поставок, які ведуться по субрахунку 631.
В цілому даний рахунок є альтернативою субрахунку 631 і вони в багатьох випадках є взаємозамінні. |
Дебіторська заборгованість постачальників і підрядників |
371 | Розрахунки за виданими авансами | Ведеться облік заборгованості постачальника (підрядника) з отриманої попередньої оплати. |
Окрім наведених рахунків може ще використовуватися субрахунок 682 «Внутрішні розрахунки». Це ситуація, коли постачальником або підрядником є дочірнє (асоційоване) підприємство (не плутаємо з філіалами).
Щодо розділення в обліку постачальників і підрядників – у цьому немає ніякої потреби, так як підрядник – це той же постачальник. Здебільшого так називають виконавців будівельних контрактів.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Субрахунок 631 чи 685: у чому різниця
Звертаємо увагу, що використання субрахунків 631 і 685 ніде детально не визначено, тому на практиці залежить від облікової політики та традицій, які склалися на певному підприємстві. Можливі варіанти наведено у таблиці нижче.
Субрахунки обліку розрахунків | Варіант 1 (як в Інструкції № 291) | Варіанти «як зручно»* |
Варіант 2 | Варіант 3** |
631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» | облік розрахунків з усіма вітчизняними постачальниками, підрядниками, як по ТМЦ, так і по всіх роботах, послугах | - облік розрахунків з постачань ТМЦ по виробництву;
- розрахунки з підрядниками по будівельних контрактах;
- придбання основних засобів та інших необоротних активів.
| облік лише розрахунків за ТМЦ |
685 «Розрахунки з іншими кредиторами» | розрахунки лише по некомерційним операціям. | - для обліку комунальних послуг, послуг зв’язку, Інтернет;
- для обліку оренди;
- облік постачання для цілей офісу.
| облік розрахунків за роботами та послугами |
*бажано їх прописати в наказі про облікову політику; ** такий підхід пов’язаний з тим Планом рахунків, який існував в Україні ще в 90-ті роки, коли розрахунки за послугами були на окремому рахунку. Звідти така логіка поділу рахунків була перенесена частиною підприємств уже на План рахунків з Інструкції № 291. |
Є й ще один варіант: деякі підприємства на субрахунку 685 ведуть облік розрахунків за всіма роботами, послугами, а на субрахунку 631 – лише розрахунки за ТМЦ.
Таких варіантів використання, як 2 і 3 з таблиці вище, Інструкція № 291 не має. Крім того, субрахунок 685 входить до групи «Розрахунки за іншими операціями», тобто іншими, аніж розрахунки з постачальниками та підрядниками. Якщо ж дивитися на саму назву субрахунку 631, то передбачається, що він може використовуватися по розрахунках з усіма постачальниками, у т.ч. й робіт, послуг. Отже, якщо слідувати Інструкції № 291, то тоді розрахунки за комунальні послуги та інші слід вести все ж таки на субрахунку 631 (варіант 1).
Увага: Субрахунок 631 досить універсальний і може використовуватися для розрахунків з усіма постачальниками, у т.ч. й робіт, послуг
Однак та ж сама Інструкція № 291 згадує для субрахунку 685 облік «інших операцій». Які саме не уточнює. Через це віднесення комунальних чи інших послуг на субрахунок 685 не можна розглядати як якесь порушення, бухгалтер підприємства може бачити їх як те саме «інше». Користуйтеся тим способом поділу рахунків який зручний для конкретного підприємства. Для надійності такий варіант обліку краще закріпити на рівні наказу про облікову політику.
Подання електронної звітності давно стало звичною справою для багатьох бухгалтерів. Адже електронне звітування має багато переваг, здебільшого у плані економії часу. Але є й особливості, про які треба пам’ятати. Також розповімо про те, яких технічних помилок може припуститися платник податку, коли складає звіт
У якій формі дозволені розрахунки
Якщо підприємство перебуває на загальній системі оподаткування (податок на прибуток), то над даним питанням задумуватися не треба – форма розрахунків може бути будь-яка (готівкова, безготівкова, бартер).
Однак, якщо підприємство – єдиноподатник (3 група), то розрахунки у негрошовій формі заборонені (п. 291.6 ПКУ). Тоді забути слід про бартер, розрахунки векселями. Тільки розрахунки готівкою або безготівкові, у тому числі з використанням електронних грошей (платіжна картка – це теж безготівкова форма розрахунку). Порушення загрожує сплатою податку за ставкою 15% з проведеної операції, а також втратою права перебування на спрощеній системі. Спрощенці можуть розраховуватися тільки готівкою або у безготівковій формі (у тому числі з використанням електронних грошей). Однак винятком є 4 група єдиного податку (сільськогосподарська) – їм дозволено усі форми розрахунків.
Увага: вимоги пунктів 291.5-291.ПК не поширюють на платників єдиного податку третьої групи - електронних резидентів (е-резидентів).
Також, якщо у розрахунках потрібно використовувати РРО (касовий апарат), то пам’ятаємо, що платіж з банківської картки вважається розрахунковою операцією, яка може потребувати РРО на рівні з готівкою. Наприклад, це продаж технічно складних товарів, які потребують гарантійного обслуговування (незалежно від системи оподаткування постачальника).
Увага: проведення розрахунків може потребувати РРО (касового апарату).
Розрахунки з постачальниками та ПДВ
При розрахунках з постачальниками за умом, що обидві сторони є платниками ПДВ у покупця виникає право на податковий кредит, тобто сума ПДВ у вартості придбаних товарів, робіт, послуг зменшує зобов’язання по цьому податку перед бюджетом. При цьому діють такі правила, які взаємодоповнюють один одного:
- податковий кредит можна визнати лише при реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН (п. 198.6 ПКУ);
- право на податковий кредит виникає за правилом першої події: на дату здійсненого авансу (попередньої оплати) або на дату отримання товарів, результатів робіт, послуг (п. 198.2 ПКУ).
Виходить, що якщо було перераховано аванс, то за умови проходження реєстрації податкової накладної покупець отримує право на податковий кредит.
Увага: перерахований постачальнику аванс дає лише право на податковий кредит. Однак його можна визнати лише, коли постачальник зареєструє податкову накладну.
Ще з серпня 2019 року не діє Інструкція з бухгалтерського обліку податку на додану вартість (наказ Мінфіну від 01.07.1997 р. №141). Однак ніяких роз’яснень чи нових інструкцій податкова не видала. Отже, в обліку ПДВ по розрахунках постачальниками відображаємо тими ж самими бухгалтерським проведеннями, що й раніше.
При імпорті товарів відбувається сплата імпортного ПДВ. Щодо імпорту послуг, діють правила пп. 186.2, 186.3 ПКУ.
Проводки з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками будуть такими:
ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ |
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
Перша подія – отримання товару |
1 | Отримано товар від постачальника | 281 | 631 | 8000,00 |
2 | Відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної постачальником | 6442* | 631 | 1600,00 |
3 | Нараховано податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | Оплата товару постачальнику | 631 | 311 | 9600,00 |
Перша подія – сплата авансу постачальнику |
1 | Перерахування попередньої оплати за товар постачальнику | 371 | 311 | 9600,00 |
2 | Відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної постачальником | 6442 | 6441** | 1600,00 |
3 | Нарахований податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | Отримано товар від постачальника | 281 | 631 | 8000,00 |
5 | Відображено розрахунки з постачальником у частині ПДВ | 6441 | 631 | 1600,00 |
6 | Взаємозалік заборгованостей з постачальником | 631 | 371 | 9600,00 |
Оплата послуг оренди на місяць |
1 | Сплачений аванс за оренду постачальнику даної послуги | 371 | 311 | 12000,00 |
2 | Відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної орендодавцем | 6442 | 6441 | 2000,00 |
3 | Нарахований податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної орендодавцем | 6411 | 6442 | 2000,00 |
4 | Відображена вартість послуги оренди після підписання акта приймання-передачі послуги | 92 | 685 | 10000,00 |
5 | Відображено розрахунки з орендодавцем у частині ПДВ | 6441 | 685 | 10000,00 |
6 | Взаємозалік заборгованостей з орендодавцем | 685 | 371 | 12000,00 |
Облік розрахунків з підрядником |
1 | Підрядник здійснив ремонтні роботи, підписано акт виконаних робіт | 23 | 631 | 8000,00 |
2 | Відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної підрядником | 6442* | 631 | 1600,00 |
3 | Нараховано податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної підрядником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | Оплата виконаних робіт підряднику | 631 | 311 | 9600,00 |
* 6442 – такий субрахунок часто використовують для обліку податкового кредиту, коли право на нього виникло, а податкової накладної ще немає; **6441 – такий субрахунок використовують для обліку податкового кредиту при сплачених авансах. |
