Найбільш повсякденна операція у бухгалтерському обліку? Мабуть, це облік розрахунків, адже придбання товарів, робіт, послуг відбувається мало не щодня. Які рахунки використовуються, облік податкового кредиту з ПДВ, як впливає система оподаткування на розрахунки та в якій формі їх можна проводити, розрахунки в іноземній валюті – це питання даного огляду.
✅ ВСІ ОНЛАЙН КАЛЬКУЛЯТОРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ✅
Бухгалтерські рахунки для обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками зазвичай ведеться з використанням чотирьох бухгалтерських рахунків, які пропонує Інструкція до Плану рахунків бухгалтерського обліку, яка затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 296 (далі – Інструкція № 291). Їх наведено у таблиці нижче.
РАХУНКИ ДЛЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ |
Рахунок | Назва | Призначення в бухгалтерському обліку |
Зобов’язання за розрахунками з постачальниками та підрядниками |
Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
631 | Розрахунки з вітчизняними постачальниками | Ведеться основна маса розрахунків з постачальниками і підрядниками. Облік ведеться не тільки за розрахунками з придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), але й придбання робіт, послуг, основних засобів, інших необоротних активів. Зазвичай вони пов’язані з основною діяльністю підприємства. Тут же ведеться облік розрахунків з підрядниками |
632 | Розрахунки з іноземними постачальниками | Аналогічний субрахунку 631, але використовується для обліку розрахунків з іноземними постачальниками і підрядниками, тобто нерезидентами. Залишок за ним на дату балансу змінюється не тільки з причини розрахунків, але й з причини курсових різниць – уся сума заборгованості, яка має погашатися в іноземній валюті, перераховується за курсом НБУ за правилами НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» |
68 «Розрахунки за іншими операціями» |
685 | Розрахунки з іншими кредиторами | Даний рахунок зазвичай використовується підприємствами для: - обліку придбання ТМЦ, робіт, послуг некомерційного характеру (наприклад, закупівля певних подарунків в рамках благодійної діяльності, послуг та ТМЦ для бази відпочинку, яку утримує підприємство тощо). Цей некомерційний варіант використання субрахунку передбачений і Інструкцією № 291;
- обліку розрахунків з оренди (придбання послуг оренди);
- розрахунків з оплати комунальних послуг, послуг зв’язку;
- розрахунків з постачальниками, яких існує необхідність відділити від основних поставок, які ведуться за субрахунком 631.
В цілому даний рахунок є альтернативою субрахунку 631 і вони в багатьох випадках є взаємозамінні |
686 | Розрахунки за операціями з переказу* | субрахунок призначений для обліку розрахунків за операціями надання платіжних послуг надавачами фінансових платіжних послуг |
Дебіторська заборгованість постачальників і підрядників |
371 | Розрахунки за виданими авансами | Ведеться облік заборгованості постачальника (підрядника) з отриманої попередньої оплати. Як правило, за субрахунком 371 ведеться облік розрахунків авансів за товарами, роботами та послугами, які входять до основної діяльності підприємства та час постачання очікується більше одного дня |
377 | Розрахунки з іншими дебіторами | на даному субрахунку ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами», наприклад: - розрахунки за операціями, пов’язаними із здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи);
- усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків за виплатами працівникам та з підзвітними особами). Через підзвітних осіб зокрема можуть відбуватися й розрахунки з постачальниками та підрядниками;
- інші розрахунки. Наприклад, це може бути та ж ситуація, що й при використанні субрахунку 685 – необхідність частину розрахунків від основних поставок. Інший варіант – облік авансу, за яким постачання відбувається «на місці» або окремих операцій в межах одного дня, наприклад розрахунки з митними брокерами, оплата послуг нотаріуса
|
* це новий субрахунок, який був введений до Плану рахунків з лютого 2024 року (наказ Мінфіну від 10.01.2024 № 10) |
Окрім наведених рахунків може ще використовуватися субрахунок 682 «Внутрішні розрахунки». Це ситуація, коли постачальником або підрядником є дочірнє (асоційоване) підприємство (не плутаємо з філіалами).
Щодо розділення в обліку постачальників і підрядників – у цьому немає ніякої потреби, так як підрядник – це той же постачальник. Здебільшого так називають виконавців будівельних контрактів.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Субрахунок 631 чи 685: у чому різниця
Звертаємо увагу, що використання субрахунків 631 і 685 ніде детально не визначено, тому на практиці залежить від облікової політики та традицій, які склалися на певному підприємстві. Можливі варіанти наведено у таблиці нижче.
ВІДМІННОСТІ у ВИКОРИСТАННІ В ОБЛІКУ СУБРАХУНКІВ
631 «РОЗРАХУНКИ З ВІТЧИЗНЯНИМИ ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ»
та 685 «РОЗРАХУНКИ З ІНШИМИ КРЕДИТОРАМИ» |
Субрахунки обліку розрахунків | Варіант 1
(як в Інструкції № 291) | Варіанти «як зручно»* |
Варіант 2 | Варіант 3** |
631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» | облік розрахунків з усіма вітчизняними постачальниками, підрядниками, як за ТМЦ, так і за всіма роботами, послугами | - облік розрахунків з постачань ТМЦ для виробничих потреб;
- розрахунки з підрядниками за будівельними контрактами;
- придбання основних засобів та інших необоротних активів
| облік лише розрахунків за ТМЦ |
685 «Розрахунки з іншими кредиторами» | розрахунки лише за некомерційними операціями | - для обліку комунальних послуг, послуг зв’язку, Інтернет;
- для обліку оренди;
- облік постачання для цілей офісу
| облік розрахунків за роботами та послугами |
*бажано їх прописати в наказі про облікову політику; ** такий підхід пов’язаний з тим Планом рахунків, який існував в Україні ще в 90-ті роки, коли розрахунки за послугами були на окремому рахунку. Звідти така логіка поділу рахунків для обліку розрахунків з постачальниками частиною підприємств була перенесена вже на План рахунків з Інструкції № 291 |
Є й ще один варіант: деякі підприємства на субрахунку 685 ведуть облік розрахунків за всіма роботами, послугами, а на субрахунку 631 – лише розрахунки за ТМЦ.
Таких варіантів використання, як 2 і 3 з таблиці вище, Інструкція № 291 не має. Крім того, субрахунок 685 входить до групи «Розрахунки за іншими операціями», тобто іншими, аніж розрахунки з постачальниками та підрядниками. Якщо ж дивитися на саму назву субрахунку 631, то передбачається, що він може використовуватися за розрахунками з усіма постачальниками, у т.ч. й робіт і послуг. Отже, якщо слідувати Інструкції № 291, то тоді розрахунки за комунальні послуги та інші слід вести все ж таки на субрахунку 631 (варіант 1).
Увага: Субрахунок 631 досить універсальний і може використовуватися для розрахунків з усіма постачальниками, у т.ч. й робіт, послуг
Однак та ж сама Інструкція № 291 згадує для субрахунку 685 облік «інших операцій». Які саме не уточнює. Через це віднесення комунальних чи інших послуг на субрахунок 685 не можна розглядати як якесь порушення, бухгалтер підприємства може бачити їх як ті самі «інші операції». Користуйтеся тим способом поділу рахунків який зручний для конкретного підприємства. Для надійності такий варіант обліку краще закріпити на рівні наказу про облікову політику.
У якій формі дозволені розрахунки з підрядниками
Якщо підприємство перебуває на загальній системі оподаткування (податок на прибуток), то над даним питанням задумуватися не треба – форма розрахунків може бути будь-яка (готівкова, безготівкова, бартер).
Однак, якщо підприємство – єдинник (3 група), то розрахунки у негрошовій формі заборонені (п. 291.6 Податкового кодексу України, далі – ПК). Тоді забути слід про бартер, розрахунки векселями. Тільки розрахунки готівкою або безготівкові, у тому числі з використанням електронних грошей (платіжна картка – це теж безготівкова форма розрахунку). Порушення загрожує сплатою податку за ставкою 15% з проведеної операції, а також втратою права перебування на спрощеній системі. Спрощенці можуть розраховуватися тільки готівкою або у безготівковій формі (у тому числі з використанням електронних грошей). Однак винятком є група 4 єдиного податку (сільськогосподарська) – їм дозволено усі форми розрахунків.
Увага: вимоги пунктів 291.5-291.6 ПК не поширюють на платників єдиного податку третьої групи - електронних резидентів (е-резидентів).
Також, якщо у розрахунках потрібно використовувати РРО (касовий апарат), то пам’ятаємо, що платіж з банківської картки вважається розрахунковою операцією, яка може потребувати РРО на рівні з готівкою. Наприклад, це продаж технічно складних товарів, які потребують гарантійного обслуговування (незалежно від системи оподаткування постачальника).
Увага: проведення розрахунків може потребувати РРО (касового апарату).
У законах пишуть одне, у роз’ясненнях — інше, а в Telegram-каналах посадовців узагалі складно розібратися. Тож у повсякденному житті бухгалтер мусить не лише застосовувати знання з обліку, а й розв’язувати задачі подекуди з вищої бухгалтерії. Розберімо свіженькі з РРО-галузі
Розрахунки з постачальниками та ПДВ, який включений у ціну
При розрахунках з постачальниками за умови, що обидві сторони є платниками ПДВ у покупця виникає право на податковий кредит, тобто сума ПДВ у вартості придбаних товарів, робіт, послуг зменшує зобов’язання за цим податком перед бюджетом. При цьому діють такі правила, які взаємодоповнюють один одного:
- податковий кредит можна визнати лише при реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН (п. 198.6 ПК);
- право на податковий кредит виникає за правилом першої події: на дату здійсненого авансу (попередньої оплати) або на дату отримання товарів, результатів робіт, послуг (п. 198.2 ПК).
Виходить, що якщо було перераховано аванс, то за умови проходження реєстрації податкової накладної покупець отримує право на податковий кредит.
Увага: перерахований постачальнику аванс дає лише право на податковий кредит. Однак його можна визнати лише, коли постачальник зареєструє податкову накладну.
При імпорті товарів відбувається сплата «імпортного» ПДВ. Щодо імпорту послуг, діють правила пп. 186.2 ПК та 186.3 ПК. При цьому після сплати «імпортного» ПДВ у платника ПДВ виникає право на податковий кредит.
Бухгалтерський облік ПДВ при розрахунках з постачальниками та підрядниками
Уже давно (з серпня 2019 року) скасована Інструкція з бухгалтерського обліку податку на додану вартість, яка була затверджена наказом Мінфіну від 01.07.1997 № 141 (далі – Інструкція з обліку ПДВ). Однак ніяких роз’яснень чи нових інструкцій податкова не видала. Крім того, бухгалтерські проведення у даній інструкції у цілому відповідають нинішнім правилам бухгалтерського обліку у НП(С)БО, діючому Плану рахунків та Інструкції № 291. Через це скасування Інструкції з обліку ПДВ ніяк на цей облік не вплинуло, у т.ч. й за розрахунками з постачальниками.
За потреби для вирішення проблемних питань в обліку можна орієнтуватися на згадану Інструкцію з обліку ПДВ як довідковий документ. Так як посилатися на цю інструкцію як на нормативний документ через втрату чинності не можна, то всі спірні питання, які пов’язані з відображенням на бухгалтерських рахунках обліку ПДВ за розрахунками з постачальниками та підрядниками, іншими операціями, можна врегулювати у наказі про облікову політику підприємства.
З НП(С)БО та Інструкції № 291 можна виділити такі загальні правила обліку ПДВ:
- у платників ПДВ даний податок не включається до первісної вартості придбаних товарів, робіт і послуг, а визнається у складі податкового кредиту з ПДВ, який відображається за Дт субрахунку 641 «Розрахунки за податками» (як непрямий податок, див. зокрема п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси»);
- визнати податковий кредит з ПДВ за Дт субрахунку 641 «Розрахунки за податками» платник ПДВ може лише за умови реєстрації податкової накладної постачальником чи підрядником. До визнання податкового кредиту сума ПДВ обліковується з використанням відкритих аналітичних рахунків до транзитного субрахунку 644 «Податковий кредит»;
- у неплатників ПДВ сума податку, який сплачений у ціні придбаних товарів, робіт, послуг включається до первісної вартості таких товарів, робіт, послуг як непрямий податок, який не відшкодовується покупцю (наприклад, той же п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси»);
- у платників ПДВ, якщо товари, роботи, послуги придбаваються для використання у діяльності, яка не є об’єктом оподаткування чи звільнена від ПДВ, то при придбанні спочатку визнається податковий кредит, а потім – компенсуюче податкове зобов’язання з ПДВ. Сума такого компенсуючого податкового зобов’язання відноситься до складу витрат платника податку (у раніше згаданій Інструкції з ПДВ для цього пропонувався субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності», що у цілому не суперечить вимогам НП(С)БО 16 «Витрати» та Інструкції № 291.
Бухгалтерські проведення з обліку ПДВ розглянемо далі в обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Проводки з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками будуть такими, як у таблиці нижче.
ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ |
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
Перша подія – отримання товару |
1 | отримано товар від постачальника | 281 | 631 | 8000,00 |
2 | відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної постачальником | 6442* | 631 | 1600,00 |
3 | нарахований податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | сплата товару постачальнику | 631 | 311 | 9600,00 |
Перша подія – сплата авансу постачальнику |
1 | перерахування попередньої оплати за товар постачальнику | 371 | 311 | 9600,00 |
2 | відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної постачальником | 6442 | 6441** | 1600,00 |
3 | нарахований податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної постачальником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | отримано товар від постачальника | 281 | 631 | 8000,00 |
5 | відображено розрахунки з постачальником у частині ПДВ | 6441 | 631 | 1600,00 |
6 | відображений взаємозалік заборгованостей з постачальником | 631 | 371 | 9600,00 |
Оплата послуг оренди на місяць |
1 | сплачений аванс за оренду постачальнику даної послуги | 371 | 311 | 12000,00 |
2 | відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної орендодавцем | 6442 | 6441 | 2000,00 |
3 | нарахований податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної орендодавцем | 6411 | 6442 | 2000,00 |
4 | відображена вартість послуги оренди після підписання акта приймання-передачі послуги | 92 | 685 | 10000,00 |
5 | відображено розрахунки з орендодавцем у частині ПДВ | 6441 | 685 | 10000,00 |
6 | відображений взаємозалік заборгованостей з орендодавцем | 685 | 371 | 12000,00 |
7 | адміністративні витрати віднесені на фінансовий результат операційної діяльності | 791 | 92 | 10000,00 |
Облік розрахунків з підрядником |
1 | підрядник здійснив ремонтні роботи, підписано акт виконаних робіт | 23 | 631 | 8000,00 |
2 | відображено право на податковий кредит до реєстрації податкової накладної підрядником | 6442* | 631 | 1600,00 |
3 | нараховано податковий кредит з ПДВ після реєстрації податкової накладної підрядником у ЄРПН | 6411 | 6442 | 1600,00 |
4 | сплата виконаних робіт підряднику | 631 | 311 | 9600,00 |
Облік розрахунків «на місці» або окремих операцій за попередньою оплатою |
1 | попередня сплата послу митного брокера та переказ йому коштів на сплату ПДВ та мита | 377 | 311 | 21500,00 |
2 | сума ПДВ віднесена до податкового кредиту | 641.1 | 377 | 20000,00 |
3 | сума мита включена до первісної вартості товарів | 281 | 377 | 500,00 |
4 | вартість послуг брокера віднесена до первісної вартості товарів | 281 | 377 | 1000,00 |
* 6442 – такий субрахунок часто використовують для обліку податкового кредиту, коли право на нього виникло, а податкової накладної ще немає;
**6441 – такий субрахунок використовують для обліку податкового кредиту при сплачених авансах |
