Працівник, що повернувся з відрядження, має надати документи, що підтвердять його витрати. Повний перелік цих документів закон не регламентує. Тому перевірте їх за нашою пам’яткою.
Працівники мають право на відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями. Це правило поширюється і на бюджетні медзаклади, і на комунальні некомерційні підприємства (КНП).
Для відшкодування витрат на відрядження медичних працівників потрібні підтвердні документи. Зв’язок поїздки з госпдіяльністю доведуть:
- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю медзакладу;
- договір чи контракт;
- інші документи, що встановлюють або засвідчують намір встановити цивільно-правові відносини;
- документи про участь відрядженого в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).
Але цього замало, а вичерпного переліку підтвердних документів про витрати на відрядження законодавство не містить. Ми склали такі переліки для основних видів витрат: на проїзд, проживання, добові особисті потреби, супутні послуги. Врахували норми витрат та обмеження для бюджетників. Користуйтеся, щоб формувати авансові звіти*.
* Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
Із січня 2023 року дотримуйте нових гарантій в оплаті праці медичних, фармацевтичних працівників і фахівців із реабілітації. Аналіз змін — у статті.
Добові на відрядження
Добові для бюджетних медзакладів і КНП різняться:
| Місце відрядження | Бюджетні медзаклади | КНП |
| У межах України | Без харчування від сторони, що приймає | 300 грн | ≤ 0,1від розміру мінзарплати
на 1 січня поточного року. З 01.01.2023: 6700 грн × 0,1 = 670 грн |
| Приймаюча сторона надає безоплатне харчування | Одноразове | 80% (240 грн) |
| Дворазове | 55% (165 грн) |
| Триразове | 35% (105 грн) |
| відрядження за кордон 2023 | 40-80 дол. США, залежно від країни відрядження
(дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98) | 80 євро |
Добові витрати підтвердять:
| Місце відрядження | Документи |
У межах України
До безвізових країн | Наказ про відрядження та відповідні первинні документи |
| До країн із візовим режимом | Наказ про відрядження та документальні докази того, що особа перебувала у відрядженні — відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання тощо |
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ ▶️
Якщо немає первинних документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні за кордоном, до авансового звіту додайте:
Експерт роз’яснить особливості оплати праці й надання відпусток сімейним лікарям — сумісникам. Матимете рішення, як не порушити права на оплату фактично виконаної роботи. Визначите тривалість щорічної відпустки. З’ясуєте, чи можна надавати відпустки за основною і сумісною посадами в різні періоди та чи має право сумісник на інші види відпусток
Витрати на проїзд
Компенсуйте відрядженим працівникам витрати на проїзд та супутні транспортні послуги, як-от:
- проїзд до місця відрядження і назад, у т. ч. на орендованому транспорті;
- проїзд за місцем відрядження;
- бронювання квитків;
- користування постільною білизною;
- паркування, стоянку та оренду авто.
Відшкодовуйте транспортні витрати за умови, що працівник підколов до авансового звіту:
- транспортні квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції;
- електронні квитки;
- документи на послуги з перевезення багажу;
- документи, що підтверджують оренду авто, користування послугами камери схову, платними залами очікування;
- паркувальні талони тощо.
Якщо працівник придбав квитки, але відрядження не відбулося, він має їх повернути. Щоб компенсувати ці витрати, відряджений повинен надати:
- документ про повернення квитків на потяг;
- лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначені —
– ПІБ відрядженого;
– вартість перельоту;
– сума повернутих коштів;
– сума комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з поверненням частково використаного квитка; - документ на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитків на автобус із зазначенням суми повернутих коштів, комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з його поверненням — їх складе компанія-продавець (п. 12 розд. ІІ Інструкції про відрядження).
Проживання
Добові норми витрат на найм приміщення:
| Місце відрядження | Бюджетні медзаклади | КНП |
| У межах України | 900 грн | Законодавство не встановлює. Компенсуйте в повному розмірі на підставі підтвердних документів |
| За кордон | 35-250 дол. США, залежно від країни відрядження (дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98) |
Відшкодовуйте відрядженим працівникам витрати на готелі:
- бронювання;
- проживання;
- харчування та побутові послуги, включені до готельних рахунків.
Для бюджетників діють обмеження. Вони мають право відшкодовувати:
- за бронювання — не більш як 50% вартості місця за одну добу;
- за побутові послуги готелю — максимум 10% від суми добових.
Щоб отримати компенсацію, працівники мають долучати до авансових звітів оригінали підтвердних документів, як-от:
- рахунки з готелів або інших суб’єктів господарювання, які надають послуги з проживання й розміщення фізосіб;
- підтвердження бронювання;
- розрахункові документи про оплату проживання — чеки РРО, квитанції.
Початок року для бухгалтера — час, коли він готує і подає звітність за минулий рік, зокрема фінансову. Добірка з 10 пам’яток допоможе не проґавити важливе у безлічі справ
Інші витрати
Це можуть бути як основні, так і супутні витрати на відрядження. Підтвердять супутні витрати оригінали документів, наведених у Таблиці.
| Витрати | Документи |
| Оформлення закордонного паспорта, візи | – Квитанція про сплату необхідних платежів
– Закордонний паспорт з прізвищем відрядженого та візою (ксерокопія) |
| Обов’язкове страхування | – Страхові поліси
– Квитанція про оплату |
| Зняття готівки у банкоматі чи розрахунок платіжною карткою | – Чеки банкомата
– Квитанції платіжного термінала
– Товарні чеки, чеки РРО, розрахункові квитанції |
| Обмін валюти тощо | – Квитанції банку про обмін валюти
– Документи, оформлені за правилами відповідної держави |
Отже, всі витрати відрядженого мають бути підтверджені. Тому завдання номер один для працівників, яких направили у службову поїздку, — зібрати всі підтвердні документи. Щоб вони змогли упоратися з ним, роздрукуйте їм Пам’ятку. Тоді відряджені точно знатимуть, які папери зібрати, а бухгалтерія зможе без проблем компенсувати їм витрати.
