Відшкодування витрат на відрядження: норми та документи для медзакладів

UA RU
Автор
керівник видавничої групи «Головбух-Держзакупівлі»
Працівник, що повернувся з відрядження, має надати документи, що підтвердять його витрати. Повний перелік цих документів закон не регламентує. Тому перевірте їх за нашою пам’яткою.

 

Працівники мають право на відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями. Це правило поширюється і на бюджетні медзаклади, і на комунальні некомерційні підприємства (КНП).

Для відшкодування витрат на відрядження медичних працівників потрібні підтвердні документи. Зв’язок поїздки з госпдіяльністю доведуть:

  • запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю медзакладу;
  • договір чи контракт;
  • інші документи, що встановлюють або засвідчують намір встановити цивільно-правові відносини;
  • документи про участь відрядженого в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).

Але цього замало, а вичерпного переліку підтвердних документів про витрати на відрядження законодавство не містить. Ми склали такі переліки для основних видів витрат: на проїзд, проживання, добові особисті потреби, супутні послуги. Врахували норми витрат та обмеження для бюджетників. Користуйтеся, щоб формувати авансові звіти*.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Добові на відрядження

Добові для бюджетних медзакладів і КНП різняться:

Місце відрядження Бюджетні медзаклади КНП
У межах України Без харчування від сторони, що приймає 300 грн ≤ 0,1від розміру мінзарплати
на 1 січня поточного року. З 01.01.2023: 6700 грн × 0,1 = 670 грн 
Приймаюча сторона надає безоплатне харчування Одноразове

80%

(240 грн)

Дворазове

55%

(165 грн)

Триразове

35%

(105 грн)

відрядження за кордон 2023 40-80 дол. США, залежно від країни відрядження
(дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98)
80 євро

 

Добові витрати підтвердять:

Місце відрядження Документи
У межах України
До безвізових країн
Наказ про відрядження та відповідні первинні документи
До країн із візовим режимом Наказ про відрядження та документальні докази того, що особа перебувала у відрядженні — відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання тощо

 

Відшкодування витрат на відрядження: норми та документи для медзакладів

СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ ▶️

Якщо немає первинних документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні за кордоном, до авансового звіту додайте:

Витрати на проїзд

Компенсуйте відрядженим працівникам витрати на проїзд та супутні транспортні послуги, як-от:

  • проїзд до місця відрядження і назад, у т. ч. на орендованому транспорті;
  • проїзд за місцем відрядження;
  • бронювання квитків;
  • користування постільною білизною;
  • паркування, стоянку та оренду авто.

Відшкодовуйте транспортні витрати за умови, що працівник підколов до авансового звіту:

  • транспортні квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції;
  • електронні квитки;
  • документи на послуги з перевезення багажу;
  • документи, що підтверджують оренду авто, користування послугами камери схову, платними залами очікування;
  • паркувальні талони тощо.

Якщо працівник придбав квитки, але відрядження не відбулося, він має їх повернути. Щоб компенсувати ці витрати, відряджений повинен надати:

  • документ про повернення квитків на потяг;
  • лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначені —
    – ПІБ відрядженого;
    – вартість перельоту;
    – сума повернутих коштів;
    – сума комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з поверненням частково використаного квитка;
  • документ на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитків на автобус із зазначенням суми повернутих коштів, комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з його поверненням — їх складе компанія-продавець (п. 12 розд. ІІ Інструкції про відрядження).

Проживання

Добові норми витрат на найм приміщення:

Місце відрядження

Бюджетні медзаклади

КНП

У межах України

900 грн

Законодавство не встановлює. Компенсуйте в повному розмірі на підставі підтвердних документів

За кордон

35-250 дол. США, залежно від країни відрядження (дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98)

Відшкодовуйте відрядженим працівникам витрати на готелі:

  • бронювання;
  • проживання;
  • харчування та побутові послуги, включені до готельних рахунків.

Для бюджетників діють обмеження. Вони мають право відшкодовувати:

  • за бронювання — не більш як 50% вартості місця за одну добу;
  • за побутові послуги готелю — максимум 10% від суми добових.

Щоб отримати компенсацію, працівники мають долучати до авансових звітів оригінали підтвердних документів, як-от:

  • рахунки з готелів або інших суб’єктів господарювання, які надають послуги з проживання й розміщення фізосіб;
  • підтвердження бронювання;
  • розрахункові документи про оплату проживання — чеки РРО, квитанції.

Інші витрати

Це можуть бути як основні, так і супутні витрати на відрядження. Підтвердять супутні витрати оригінали документів, наведених у Таблиці.

Витрати

Документи

Оформлення закордонного паспорта, візи

– Квитанція про сплату необхідних платежів
– Закордонний паспорт з прізвищем відрядженого та візою (ксерокопія)

Обов’язкове страхування

– Страхові поліси
– Квитанція про оплату

Зняття готівки у банкоматі чи розрахунок платіжною карткою

– Чеки банкомата
– Квитанції платіжного термінала
– Товарні чеки, чеки РРО, розрахункові квитанції

Обмін валюти тощо

– Квитанції банку про обмін валюти
– Документи, оформлені за правилами відповідної держави

Отже, всі витрати відрядженого мають бути підтверджені. Тому завдання номер один для працівників, яких направили у службову поїздку, — зібрати всі підтвердні документи. Щоб вони змогли упоратися з ним, роздрукуйте їм Пам’ятку. Тоді відряджені точно знатимуть, які папери зібрати, а бухгалтерія зможе без проблем компенсувати їм витрати.

 


Безплатний вебінар для бухгалтерів

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді