Відшкодування витрат на відрядження: норми та документи для медзакладів

Працівники мають право на відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями. Це правило поширюється і на бюджетні медзаклади, і на комунальні некомерційні підприємства (КНП).

Для відшкодування витрат на відрядження медичних працівників потрібні підтвердні документи. Зв’язок поїздки з госпдіяльністю доведуть:

• запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю медзакладу;
• договір чи контракт;
• інші документи, що встановлюють або засвідчують намір встановити цивільно-правові відносини;
• документи про участь відрядженого в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).

Але цього замало, а вичерпного переліку підтвердних документів про витрати на відрядження законодавство не містить. Ми склали такі переліки для основних видів витрат: на проїзд, проживання, добові особисті потреби, супутні послуги. Врахували норми витрат та обмеження для бюджетників. Користуйтеся, щоб формувати авансові звіти*.

^{* Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.}

Підвищена оплата праці медикам на територіях бойових дій у 2026 році

Уряд зберіг у Програмі медичних гарантій на 2026 рік розміри підвищеної оплати праці для медичних працівників на територіях бойових дій. Однак винятків із цього пакету медичних послуг побільшало. З’явилася також мотиваційна доплата для екстренки.

Як отримати додаткові кошти від НСЗУ

Добові на відрядження для медзакладу

Добові для бюджетних медзакладів і КНП різняться:

Добові витрати підтвердять:

СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ ▶️

Якщо немає первинних документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні за кордоном, до авансового звіту додайте:

• ксерокопію закордонного паспорта відрядженого з позначками про перетин кордону, завірену відділом кадрів або головбухом;
• довідку Головного центру обробки спецінформації Державної прикордонної служби України про перетин відрядженим державного кордону України із зазначенням —
  – пункту пропуску;
  – дати та часу перетину кордону;
  – серії, номера, типу та назви паспортного документа (абз. 5 п. 17 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція про відрядження).

Як оплачувати працю та надавати відпустку сімейному лікарю — суміснику

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ

Витрати на проїзд

Компенсуйте відрядженим працівникам витрати на проїзд та супутні транспортні послуги, як-от:

• проїзд до місця відрядження і назад, у т. ч. на орендованому транспорті;
• проїзд за місцем відрядження;
• бронювання квитків;
• користування постільною білизною;
• паркування, стоянку та оренду авто.

Відшкодовуйте транспортні витрати за умови, що працівник підколов до авансового звіту:

• транспортні квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції;
• електронні квитки;
• документи на послуги з перевезення багажу;
• документи, що підтверджують оренду авто, користування послугами камери схову, платними залами очікування;
• паркувальні талони тощо.

Якщо працівник придбав квитки, але відрядження не відбулося, він має їх повернути. Щоб компенсувати ці витрати, відряджений повинен надати:

• документ про повернення квитків на потяг;
• лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначені —
  – ПІБ відрядженого;
  – вартість перельоту;
  – сума повернутих коштів;
  – сума комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з поверненням частково використаного квитка;
• документ на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитків на автобус із зазначенням суми повернутих коштів, комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з його поверненням — їх складе компанія-продавець (п. 12 розд. ІІ Інструкції про відрядження).

Доплата за деззасоби для молодшого медперсоналу

Чи входить доплата за роботу із деззасобами до мінімально гарантованого рівня оплати праці молодшого медперсоналу? Як встановити та нарахувати?

РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА + ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ

Проживання

Добові норми витрат на найм приміщення:

Відшкодовуйте відрядженим працівникам витрати на готелі:

• бронювання;
• проживання;
• харчування та побутові послуги, включені до готельних рахунків.

Для бюджетників діють обмеження. Вони мають право відшкодовувати:

• за бронювання — не більш як 50% вартості місця за одну добу;
• за побутові послуги готелю — максимум 10% від суми добових.

Щоб отримати компенсацію, працівники мають долучати до авансових звітів оригінали підтвердних документів, як-от:

• рахунки з готелів або інших суб’єктів господарювання, які надають послуги з проживання й розміщення фізосіб;
• підтвердження бронювання;
• розрахункові документи про оплату проживання — чеки РРО, квитанції;
• банківську виписку (витяг з рахунку), якщо розрахунки проводились банківською карткою.

Готуємося до планових перевірок Держлікслужби

Інші витрати

Це можуть бути як основні, так і супутні витрати на відрядження. Підтвердять супутні витрати оригінали документів, наведених у Таблиці.

Крім перелічених документів, необхідно подати підтвердження понесених витрат: фіскальні чеки, розрахункові квитанції, банківські виписки. У разі здійснення безготівкової оплати надання виписки або витягу з банківського рахунку є обов’язковим.

Отже, всі витрати відрядженого мають бути документально підтверджені. Тому завдання номер один для працівників, яких направили у службову поїздку, — зібрати всі підтвердні документи. Щоб вони змогли упоратися з ним, роздрукуйте їм Пам’ятку. Тоді відряджені точно знатимуть, які папери зібрати, а бухгалтерія зможе без проблем компенсувати їм витрати.