Працівник, що повернувся з відрядження, має надати документи, що підтвердять його витрати. Повний перелік цих документів закон не регламентує. Тому перевірте їх за нашою пам’яткою.
Працівники мають право на відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями. Це правило поширюється і на бюджетні медзаклади, і на комунальні некомерційні підприємства (КНП).
Для відшкодування витрат на відрядження медичних працівників потрібні підтвердні документи. Зв’язок поїздки з госпдіяльністю доведуть:
- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю медзакладу;
- договір чи контракт;
- інші документи, що встановлюють або засвідчують намір встановити цивільно-правові відносини;
- документи про участь відрядженого в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).
Але цього замало, а вичерпного переліку підтвердних документів про витрати на відрядження законодавство не містить. Ми склали такі переліки для основних видів витрат: на проїзд, проживання, добові особисті потреби, супутні послуги. Врахували норми витрат та обмеження для бюджетників. Користуйтеся, щоб формувати авансові звіти*.
* Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
Із січня 2023 року дотримуйте нових гарантій в оплаті праці медичних, фармацевтичних працівників і фахівців із реабілітації. Аналіз змін — у статті.
Добові на відрядження
Добові для бюджетних медзакладів і КНП різняться:
| Місце відрядження | Бюджетні медзаклади | КНП |
| У межах України | Без харчування від сторони, що приймає | 300 грн | ≤ 0,1від розміру мінзарплати
на 1 січня поточного року. З 01.01.2023: 6700 грн × 0,1 = 670 грн |
| Приймаюча сторона надає безоплатне харчування | Одноразове | 80% (240 грн) |
| Дворазове | 55% (165 грн) |
| Триразове | 35% (105 грн) |
| відрядження за кордон 2023 | 40-80 дол. США, залежно від країни відрядження
(дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98) | 80 євро |
Добові витрати підтвердять:
| Місце відрядження | Документи |
У межах України
До безвізових країн | Наказ про відрядження та відповідні первинні документи |
| До країн із візовим режимом | Наказ про відрядження та документальні докази того, що особа перебувала у відрядженні — відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання тощо |
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ ▶️
Якщо немає первинних документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні за кордоном, до авансового звіту додайте:
Як визначити зарплату завідуючого відділення? Чи буде порушенням ставка лікаря 7200 грн і ставка середнього медичного персоналу 5600 при за встановлених мінімальних зарплатних рівнів 20 000 та 13 500 грн?
Витрати на проїзд
Компенсуйте відрядженим працівникам витрати на проїзд та супутні транспортні послуги, як-от:
- проїзд до місця відрядження і назад, у т. ч. на орендованому транспорті;
- проїзд за місцем відрядження;
- бронювання квитків;
- користування постільною білизною;
- паркування, стоянку та оренду авто.
Відшкодовуйте транспортні витрати за умови, що працівник підколов до авансового звіту:
- транспортні квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції;
- електронні квитки;
- документи на послуги з перевезення багажу;
- документи, що підтверджують оренду авто, користування послугами камери схову, платними залами очікування;
- паркувальні талони тощо.
Якщо працівник придбав квитки, але відрядження не відбулося, він має їх повернути. Щоб компенсувати ці витрати, відряджений повинен надати:
- документ про повернення квитків на потяг;
- лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначені —
– ПІБ відрядженого;
– вартість перельоту;
– сума повернутих коштів;
– сума комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з поверненням частково використаного квитка; - документ на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитків на автобус із зазначенням суми повернутих коштів, комісійних та/або інших зборів, пов’язаних з його поверненням — їх складе компанія-продавець (п. 12 розд. ІІ Інструкції про відрядження).
Проживання
Добові норми витрат на найм приміщення:
| Місце відрядження | Бюджетні медзаклади | КНП |
| У межах України | 900 грн | Законодавство не встановлює. Компенсуйте в повному розмірі на підставі підтвердних документів |
| За кордон | 35-250 дол. США, залежно від країни відрядження (дод. 1 Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98) |
Відшкодовуйте відрядженим працівникам витрати на готелі:
- бронювання;
- проживання;
- харчування та побутові послуги, включені до готельних рахунків.
Для бюджетників діють обмеження. Вони мають право відшкодовувати:
- за бронювання — не більш як 50% вартості місця за одну добу;
- за побутові послуги готелю — максимум 10% від суми добових.
Щоб отримати компенсацію, працівники мають долучати до авансових звітів оригінали підтвердних документів, як-от:
- рахунки з готелів або інших суб’єктів господарювання, які надають послуги з проживання й розміщення фізосіб;
- підтвердження бронювання;
- розрахункові документи про оплату проживання — чеки РРО, квитанції.
Новий випуск «Лайфхаків» допоможе КНП правомірно організувати пункт незламності без ризиків для неприбуткового статусу. До облаштування пунктів зазвичай долучаються благодійники та ОМС. Облікуємо безоплатні надходження та підкажемо, як одночасно використати їх ів госпдіяльності КНП
Інші витрати
Це можуть бути як основні, так і супутні витрати на відрядження. Підтвердять супутні витрати оригінали документів, наведених у Таблиці.
| Витрати | Документи |
| Оформлення закордонного паспорта, візи | – Квитанція про сплату необхідних платежів
– Закордонний паспорт з прізвищем відрядженого та візою (ксерокопія) |
| Обов’язкове страхування | – Страхові поліси
– Квитанція про оплату |
| Зняття готівки у банкоматі чи розрахунок платіжною карткою | – Чеки банкомата
– Квитанції платіжного термінала
– Товарні чеки, чеки РРО, розрахункові квитанції |
| Обмін валюти тощо | – Квитанції банку про обмін валюти
– Документи, оформлені за правилами відповідної держави |
Отже, всі витрати відрядженого мають бути підтверджені. Тому завдання номер один для працівників, яких направили у службову поїздку, — зібрати всі підтвердні документи. Щоб вони змогли упоратися з ним, роздрукуйте їм Пам’ятку. Тоді відряджені точно знатимуть, які папери зібрати, а бухгалтерія зможе без проблем компенсувати їм витрати.
