бізнес-психолог, фінансовий директор, головбух, Київ
Бухгалтер — одна з професій, які вимагають постійного підвищення кваліфікації, вкладення грошей і часу у своє навчання, щоб бути в курсі змін у законодавства і не припускатися помилок. Кожен керівник хоче мати в себе на підприємстві кваліфікованого головбуха. Адже йому довіряє фінансові справи компанії. Тим паче у кризу, коли потрібно шукати шляхи оптимізації. Чого наразі чекає бізнес від бухгалтера, які послуги готовий оплачувати? Про це розповідає бізнес-психолог та водночас фінансовий директор. Тож ловіть декілька порад від психолога, які допоможуть залишатися затребуваним у будь-який час
Уточніть, що потрібно вашому керівникові від бухгалтера
Зрозуміло, що кожен керівник чекає від бухгалтера виконання повсякденних завдань: провести документи, підготувати бухзвітність, оплатити рахунки тощо. Але завжди є і цілком конкретна мета, пов’язана з бізнесом, на досягнення якої може вплинути і бухгалтерія. Поговоріть із керівником, щоб з’ясувати цю мету.
Наприклад, у керівника є план щодо чистого прибутку — 20%. На цю величину безпосередньо впливає в т. ч. й сума податків. Якщо головбух підкаже, як знизити податкове навантаження або хоча б знайде грамотного фахівця із цього питання, то отримає не лише безцінний досвід, а й повагу керівника.
Попри зайнятість раз на тиждень виділяйте час, щоб почитати професійні видання. Додатково обирайте дві-три розсилки, яким ви довіряєте і, що найважливіше, готові читати регулярно. Не соромтеся вчитися, це дієвий спосіб швидко підвищити свої компетенції і зрости в очах начальства.
Систематизуйте свою роботу
План, актуальні посадові інструкції, регламенти, перевірка за контрольними точками, вміння розподіляти свій час і час підлеглих — усе це допомагає навести лад у відділі, уникнути авралів. Причому не лише головбухові, а й підлеглим. Це дасть змогу виконувати роботу швидше, мінімізувати кількість помилок, рівномірно розподіляти навантаження і звільнити час для подальшого розвитку і підвищення кваліфікації.
Прокачуйте не лише професійні, а й неспеціалізовані навички
Професійний головний бухгалтер — не завжди професійний керівник. Знання Податкового кодексу та бухгалтерського обліку не допомагає керувати працівниками.
Частина головних бухгалтерів прагне працювати наодинці, щоб якнайменше часу витрачати на підлеглих. Вважаю, що це неправильно. Такий підхід істотно обмежує головбуха у кар’єрному і фінансовому зростанні, а також бажанні розв’язувати складні та цікаві завдання. Нікому делегувати рутинну роботу, а зрештою незвичні завдання, які потребують креативного підходу. Доводиться залишати на роботі пізно ввечері, коли тихо і ніхто не відволікає. У такому режимі довго працювати не вийде.
Щоб цього не трапилося, раджу звернути увагу на так звані м’які навички: тайм-менеджмент, лідерство, відповідальність, ведення переговорів, робота в команді, навчання інших, розв’язання конфліктних ситуацій, управління відносинами тощо. Додайте до плану свого розвитку навчання необхідних навичок: дві-три години на тиждень або 20—30 хвилин на день. Якщо ці завдання не внести до плану, навчання йтиме за залишковим принципом — коли буде час. А його, найімовірніше, не буде. Одночасно з навчанням краще взяти першого помічника, щоб одразу впроваджувати нові знання та інструменти в роботу.
Говоріть із директором однією мовою
Керівник зазвичай мало знається на бухгалтерії. У нього є конкретні вимоги й очікування від головного бухгалтера. А ще він спілкується з директорами інших компаній, які діляться своїм досвідом: «А ось у мене бухгалтер зробила так, що в цьому кварталі ми заплатили вдвічі менше податків», «А ми працюємо без каси, і поки проблем не було», «То навіщо потрібно стільки документів, у нас усе простіше». А потім ці поради передаються головбуху з посилом: «А ми чому так не робимо?»
Важливо бути готовим аргументовано і зрозуміло, «не бухгалтерською» мовою пояснити, чому так робити не можна. Пам’ятайте: коли директор ставить такі запитання — це не претензія, а бажання розібратися. Головному бухгалтерові важливо навчитися брати паузу, якщо проблему необхідно вивчити. І не починайте відповідь зі слів: «Ні, не можна». Чому? Про це розповім далі.
Пам’ятайте:не можна показувати керівникові, що його ідея безглузда. Не відмовляйте одразу, адже він може сприйняти це негативно. Намагайтеся починати відповідь із позитивного твердження.
Вчіться відмовляти без «ні» та «але»
Коли головний бухгалтер чує чергову «геніальну» ідею або запитання, на яке вже неодноразово відповідав негативно, важливо не починати відповідь із фрази: «Ні, так не можна робити» або «Спробувати, звісно, можна, але...» Директор та інші колеги можуть сприйняти це негативно. Вони вирішать, що головбух лише відкидає всі пропозиції, а сам нічого не пропонує. Тому починайте відповідь із позитивного твердження. Слово «але» замінюйте на «і». Приклади — далі.
Підвищте свою цінність для компанії
На період кризи за ті самі гроші намагайтеся давати більше. Це не означає, що потрібно перейти в режим «тижбухгалтер» і працювати цілодобово. Важливо включитися у життя компанії, бути в курсі планів бізнесу, ініціювати зміни, які допомагають бізнесу заощаджувати на податках, отримувати субсидії і зберігати спокій. Будьте підтримкою для директора, щоб він розумів, що принаймні у бухгалтерії все гаразд і все спокійно.
Цей крок можна реалізувати, у т. ч. за допомогою інструментів із попередніх пунктів. У будь-якому разі головне — це ваше щире бажання допомогти і подолати кризу разом із компанією, в якій ви працюєте.
Порада: Як у розмові «але» замінити на «і»
«Дякую, цікава пропозиція. Давайте я вивчу докладніше позицію податкової із цього питання і завтра до 14:00 повернуся з відповіддю. Гаразд?»
«Так, ваш знайомий директор чинить сміливо, працюючи без касового апарата. Припускаю, що він може бути не в курсі, що за роботу без РРО передбачені штрафи. Сьогодні до 18:00 перевірю це питання і надішлю вам докладний лист з усією інформацією на електронну адресу. Підходить такий варіант?»
«Звісно, я чула вашу пропозицію, і ми її кілька разів обговорювали. У законодавстві тут, на жаль, нічого не змінилося. Ризики залишилися ті самі — штраф на мільйон гривень. Щойно будуть якісь зміни, із радістю скористаємося цим варіантом. Взяла це собі на контроль. Зручно, якщо я направлю листа-відповідь на це питання, щоб на найближчий час вважати його закритим?»
