незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
У разі смерті працівника бухгалтерові необхідно визначити суму заборгованості перед померлим працівником, яку виплатити родичам померлого. Розглянемо, як оподаткувати й відобразити у звітності остаточний розрахунок суми, що належить померлому працівникові
Звільнити померлого працівника не можна до отримання документа, який підтверджує смерть. Документи ці мають надати родичі померлого, бо вони, як правило, зацікавлені в отриманні останніх виплат, які належали померлому. Дізнатися про членів сім’ї чи близьких родичів допоможе належним чином оформлена особиста картка працівника за типовою формою № П-2.
Отже, головним документом є свідоцтво про смерть. Воно видається органом держреєстрації актів цивільного стану.
У ситуації, коли працівник пропав безвісти його смерть визнається на підставі судового рішення (ст. 46 ЦК). Загальним строком для визнання людини такою, що пропала безвісти є 3 роки. У коротший термін це може статися при наявності певних обставин, що дозволяють припускати її смерть (6 місяців); після надзвичайної ситуації техногенного чи природного характеру (1 місяць); після закінчення військових дій (2 роки).
Для звільнення померлого працівника після отримання свідоцтва про смерть або рішення суду необхідно все оформити у наступних документах: табелі обліку робочого часу, наказі по підприємству про звільнення, трудовій книжці. Розглянемо кожний з цих кроків окремо.
Цивільні правовідносини між підприємством та працівником припиняються в день його смерті, оскільки в цей день зникає цивільна правоздатність однієї зі сторін відносин. Однак у табелі обліку робочого часу необхідно належним чином оформити період часу між датою, коли працівник фактично помер та датою наказу про звільнення працівника. Для цього використовують такі позначення:
літерний код «І» (цифровий код «30») — відмічаємо неявки через причину «Інші причини нез’явлень», якщо існує інформація, що він помер та очікується надання свідоцтва про смерть;
літерний код «НЗ» (цифровий код «28») — відмічаємо неявки через причину «нез’явлення з нез’ясованих причин», якщо сталося зникнення працівника без вісти.
Після отримання підтверджувального документа, керівник має видати наказ (розпорядження) про звільнення (припинення трудових відносин). Цей наказ має містити причину звільнення: «Робота інженера з техніки безпеки (ПІБ) припинена (дата) у зв’язку зі смертю (або — у зв’язку з визнанням його судом померлим)». Дату припинення вписуємо з підтверджувального документа.
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Щодо трудової книжки, то після видання наказу в ній необхідно:
зазначити в колонці «Дата» (графа 2) дату внесення запису (це дата видання наказу);
в графі 3 зазначити «Робота припинена (дата) у зв’язку зі смертю». Тут дата — це дата смерті зі свідоцтва про смерть;
в графі 4 вказати дату та номер наказу керівника підприємства про звільнення працівника.
Трудова книжка має бути видана найближчим родичам під розписку або на їхню вимогу надіслана поштою (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, що затверджена наказом Мінпраці від 29.07.1993 № 58). Для цього родичі мають надати:
заяву на ім’я керівника;
документи, що підтверджують смерть працівника;
документи, які підтверджують спорідненість з померлим працівником.
Якщо ж ніхто за трудовою книжкою не звернувся (працівник не має родичів, то доведеться зберігати її протягом 50 років. І тільки після цього строку її можна буде знищити (п. 6.2 Інструкції про трудові книжки).
заробітна плата, у т.ч. щорічна відпустка, а також додаткова відпустка (якщо померлий працівник мав неповнолітніх дітей або повнолітню дитину з інвалідністю підгрупи А групи 1). Зрозуміло, що оплатити треба й невикористані відпустки минулих робочих років;
відшкодування у зв’язку з каліцтвом або іншим завданням шкоди здоров’ю;
інші соціальні виплати.
Найчастіше ці виплати отримують члени сім’ї. Спадкоємець, який на момент відкриття спадщини (дату смерті працівника) постійно проживав з працівником, вважається таким, що прийняв спадщину, якщо він не відмовився від неї протягом 6 місяців з дня смерті працівника (це так званий період прийняття спадщини, ст. 1270 ЦК).
Підставою для виплати померлому працівнику згаданих сум є:
заява одного або декількох членів сім’ї;
додані документи, що підтверджують спорідненість з померлим (паспорт, копії свідоцтва про шлюб або народження);
документ, який підтверджує смерть;
можлива також довідка з ЖЕК/ОСББ, щоб довести проживання з померлим.
Членами сім’ї померлого є ті, хто перебували з ним у відносинах шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, інших підстав (ч. 4 ст. 4 Сімейного кодексу України). Найближчими є дружина (чоловік) померлої особи та її неповнолітні діти незалежно від того, чи вони проживали спільно з померлим чи ні (ст. 3, ч. 1 ст. 6 Сімейного кодексу України). Щодо повнолітніх дітей, то вони визнаються як найближчі, якщо проживали разом з батьками (до них можуть бути прирівняні інші особи, пов’язані з померлим кровним спорідненням або на інших законних підставах, наприклад, утриманці, якщо вони проживали разом, вели спільний побут, мали спільні права та обов’язки).
Якщо близькі родичі у працівника відсутні, то тоді згадані виплати можуть бути отримані батьками, братами, сестрами, усиновлювачами або усиновленими, бабою, дідом, прабабою, прадідом, дорослими внуками, рідними або двоюрідними братами або сестрами, мачухою або вітчимом, тіткою або дядьком, племінником або племінницею, іншими родичами. Ключову роль грає, хто з них проживав з померлим. Також спадкоємцями можуть бути й особи за його заповітом.
Як оподаткувати виплати на померлого та показати у Податковому розрахунку
Щодо оподаткування виплат, які належали померлому, то воно здійснюється на загальних підставах, оскільки стосуються того періоду, коли працівник був правоздатним, а отже, сплачуються ПДФО, військовий збір (ВЗ), ЄСВ на загальних підставах. Останнім податковим періодом вважається період, що закінчується днем, на який припадає смерть працівника.
Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, відображається в Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника (роз’яснення ЗІР, категорія 103.25).
Також зазначимо, що якщо працівник мав право на ПСП, то її надають з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому він помер.
Як оплачувати лікарняний померлого працівника
Якщо лікарняний належним чином оформлений, то по ньому мають бути нараховані виплати, включаючи останній день життя працівника, якщо хвороба закінчилася днем смерті (лист ФСС ТВП від 14.08.2009 № 04-06/Н-152з-198).
Якщо лікарняний нарахований до звільнення працівника, то він оплачується стандартним чином з нарахуванням ЄСВ на повну суму, включаючи 5 перших днів непрацездатності.
Якщо ж лікарняний набув статус «готовий до сплати» після звільнення, оплачуються всі дні непрацездатності, але ЄСВ не нараховується. Після звільнення працівника підприємство не несе обов’язку страхувальника, а відповідно, і платника страхових внесків.
По лікарняним у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку відображають за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника.
Лікарняні, що нараховані померлому, оподатковуються ПДФО та ВЗ в загальному порядку.
Що робити, якщо ніхто не звертається за отриманням зарплати померлого
Ну що ж, і таке можливо. Але списати таку заборгованість просто так не можна, адже строк позовної давності по зарплаті не обмежений (ст. 225 КЗпП). Якщо у працівника є родичі й про них відомо, то слід надіслати їм рекомендованого листа. Це буде доведенням того, що підприємство вживало певних дій. Якщо ж і це не дало результату, то єдиний вихід — це звернутися до нотаріуса та внести цю суму на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦК, лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1). Така послуга платна. Нотаріус має видати квитанцію. Скористатися такою можливістю можна тільки по закінченню 6 місячного строку, який відведений для прийняття спадщини.
Якщо кошти уже були переказані на зарплатний рахунок померлого, то банк треба повідомити про смерть працівника. Банк має закрити рахунок клієнта, щоб не допустити зняття грошей особами, які не є спадкоємцями.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Роботодавець (лише за останнім місцем роботи, в т.ч. перед виходом на пенсію) може надати допомогу на поховання померлого працівника. Здійснена вона може бути як у грошовій формі, так і у вигляді оплати послуг сторонніх організацій (наприклад, ритуальних послуг) або послуг, які надані силами самого роботодавця (наприклад, надання автотранспорту).
Якщо допомога видається підприємством родичу померлого працівника, то від родича необхідно отримати заяву про надання такої допомоги, копії свідоцтва про смерть. Також необхідно видати наказ про надання допомоги. Оподаткування допомоги у такому випадку здійснюється у такому порядку (пп. «б» пп. 165.1.22 ПК):
НЕ оподатковується ПДФО, тобто не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу в розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, яка визначена пп. 169.4.1 ПК (це гранична межа, яка дає право на ПСП). Для 2025 року ця сума становить 8480 грн (= 2 × 4240 грн). Це ж саме стосується ВЗ (пп. 1.2 і 1.7 пп. 161 підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Допомога на поховання в 4ДФ до Податкового розрахунку таку допомогу відображають за ознакою доходу «146»;
оподатковується ПДФО, якщо сума перевищує згаданий граничний розмір (8480 грн). Тоді сума перевищення розглядається як додаткове благо за кодом «126» у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку.
Також можлива ситуація: за допомогою звернувся працівник підприємства для поховання померлого родича або роботодавець не є останнім для померлого працівника. Така допомога оподатковується на загальних підставах зі сплатою ПДФО та ВЗ (код «126»). Проте існує інший, кращий, спосіб оформити таку допомогу — подати її як благодійну нецільову допомогу з відповідною заявою від отримувача. Така допомога не оподатковується ПДФО та ВЗ сукупно у розмірі, що не перевищує за рік по одному отримувачу суми з пп. 169.4.1 ПК (у 2025 році — це 4240 грн). Код такої допомоги в Додатку 4ДФ «169».
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
