Без бухгалтера в случае увольнения работника не обойтись. Он должен знать и причину увольнения и дату прекращения трудовых отношений. А все потому, чтобы правильно и своевременно рассчитаться с работником. В статье рассмотрим также особенности увольнения в условиях военного положения
Відповідальність за помилки в обчисленні середньої зарплати
Увольнение работника: когда возможно
Все основания для увольнение работника приведены в Кодексе законов о труде (КЗоТ). Их можно классифицировать на:
- с согласия сторон (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ);
- по инициативе работодателя (ст. 40 КЗоТ);
- по другим основаниям (п. 2-8 ст. 36 КЗоТ).
То есть причины увольнения могут быть «мирными» или «конфликтными».
Увольнение работника: «мирные» причины увольнения
Увольнение работника по согласию сторон
По согласию сторон – причина, по которой на практике маскируют все другие основания. Этот мирный способ увольнения работника дает возможность прекратить трудовой договор в любое время, если пришли к согласию работодатель и работник. Каждый из них может служить инициатором прекращения трудовых отношений. Стороны определяют дату прекращения трудового договора. В трудовой книжке в таком случае производят запись «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ Украины».
Увольнение работника по истечении срока действия трудового договора (контракта)
Работодатель имеет право не продлевать контракт по его истечению. С другой стороны, работник тоже может забрать в последний день действия контракта трудовую книжку. В трудовой делается соответствующая запись об окончании действия трудового договора (контракта). Можно указать номер и дату подписания договора. «Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ» – типичная запись в таком случае.
Увольнение работника по собственному желанию
Увольнение по собственному желанию – самая распространенная причина увольнения. Это когда работник нашел лучшего работодателя или имеет уважительные причины такого шага, например, переезд в другой город, поступление в высшее учебное заведение, переезд мужа (жены), необходимость ухода за ребенком до 14 лет или ребенком с инвалидностью и другие. Что такое «уважительная причина увольнения» находим в ч. 1 ст. 38 КЗоТ. В случае увольнения по собственному желанию по уважительной причине в трудовой, например, пишется «Уволен по собственному желанию в связи с переездом в другой город, ст. 38 КЗоТ Украины». Если уважительной причины нет, то тогда: «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины».
Для увольнения по собственному желанию необходимо:
- написать и подать заявление об уходе. Заявление на увольнение должно содержать: основание (упоминание о ст. 38 КЗоТ), желаемую дату увольнения, дату составления, подпись. Все это обязательные реквизиты, без которых заявление недействительно. Заявление подается за 2 недели до желаемой даты увольнения (срок отсчитывается от даты предупреждения поданным заявлением работодателя);
- руководитель должен поставить визу на заявлении и передать ее кадровику;
- готовится приказ на увольнение по форме № П-4;
- приказ об увольнении подписывает руководитель;
- с приказом под подпись знакомят работника.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Днем увольнения является:
- последний день работы;
- последний день отпуска (если работник воспользовался правом на отпуск);
- день выдачи трудовой книжки (если работодатель ее не выдал). При этом кажется новый приказ на увольнение и промежуток времени между старой и новой датой оплачивается по среднему заработку. Поскольку это считается вынужденным прогулом.
Внимание: 2 недели – это срок увольнения без наличия уважительной причины. Работник в течение данного срока имеет право отозвать заявление.
2-недельный срок не применяется, если работник имеет уважительную причину для увольнения по ст. 38 КЗоТ. Такие работники могут указывать любую дату увольнения. Если причина прямо не указана в данной статье, то важность причины решает сам работодатель.
Руководитель предприятия может сократить срок отработки или вообще его не применять и уволить работника с его согласия.
Заметим: если руководитель соглашается уволить без 2-недельной отработки или в более короткий срок, то лучше переписать заявление с указанием точной даты увольнения. Кроме того, дата увольнения в заявлении и фактическая дата увольнения желательно, чтобы совпадали. Также возможно изменение формулировки на «по согласию сторон», если это не влияет на выплату выходного пособия.
Заявление на увольнение должно содержать, например, фразу: «прошу уволить меня по собственному желанию 1 июня 2023 г. согласно ст. 38 КЗоТ».
Увольнение директора по собственному желанию
Увольнением должностных лиц предприятия несколько усложняет процесс расторжения трудовых отношений. Интерес данной ситуации – кому должен писать заявление на увольнение директор? Ответ: владельцу (учредителям). Это необходимо для соблюдения процедуры по статье 38 КЗоТ. Директор предварительно должен подать заявление владельцу предприятия с соблюдением 2-недельного срока. Если этих владельцев несколько, то заявление должно быть направлено их коллегиальному органу по уставу, например, общему собранию. Как вариант, заявление можно отправить заказным письмом. Также директор должен инициировать проведение внеочередного общего собрания. Заявление об увольнении директора имеет произвольную форму и адресуется владельцу или общему собранию учредителей (или другому органу по уставу).
Внимание: директора увольняют собрание учредителей с соблюдением процедуры передачи дел.
После получения согласия собственников директор должен издать приказ о собственном увольнении, где указать решение собственника (или собрания учредителей).
Еще один необходимый шаг на увольнение директора – уведомление госрегистратора о смене должностных лиц предприятия, передача дел, а также печати и переоформление электронной цифровой подписи и изменение в обслуживающих банках карточки с подписями должностных лиц.
Перевод на другое место работы
В связи с переводом на другое предприятие– возможная причина расторгнуть трудовые отношения. Но в таком случае нужно соблюсти условия: наличие письма-ходатайства на имя руководителя предприятия, куда переводится работник, письменный ответ-согласие этого руководителя, а также 2 заявления от работника – на увольнение со старого места работы и принятие на новое место работы. В таком случае делают запись, например: «Уволен в связи с переводом на работу на ООО «Эдельвейс», п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ Украины».
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Увольнение работника: «конфликтные» причины увольнения
Систематический нарушитель
Увольнение за систематическое нарушение трудовой дисциплины – требует особого документирования. Во-первых, по такой причине можно вместо увольнения объявить выговор (возможно что-то одно – увольнение или выговор). Во-вторых, работник может оспорить увольнение в суде и возобновиться на работе. Поэтому необходимы:
- акт комиссии (не менее 3-х человек);
- записка начальника работника по имени руководителя предприятия;
- доказательства систематического невыполнения трудовой дисциплины (например, опоздание по данным проходной или Табель учета использования рабочего времени).
Также необходимо отсутствие уважительной причины у работника. У работника желательно взять объяснительную записку. А еще нужно получить согласие профсоюза (если есть), подтверждение факта систематичности проступков. Уволить нарушителя не позже чем через месяц со дня обнаружения проступка. Сложно? Так, в данной ситуации кадровику или лицу, выполняющему его функции, нужно поработать надлежащим образом и все задокументировать. И очень напрашивается договориться с работником и найти «согласие сторон по п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ», а не «Уволен за систематическое неисполнение возложенных обязанностей по срочному договору, п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗоТ».
Работник-прогульщик
Увольнение за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ) – для того, чтобы работнику можно было засчитать прогул, ему нужно непрерывно или в сумме отсутствовать на работе без уважительной причины в течение 3 часов одного рабочего дня. И все? Записали в табель и можно увольнять? Нет, необходимо:
- чтобы работник отсутствовал не просто на рабочем месте, а вообще на территории предприятия (систематическое отсутствие на рабочем месте – это нарушение трудовой дисциплины, предыдущий вариант);
- чтобы работник не имел уважительных причин (как и в предыдущей ситуации). Это может быть болезнь (отсутствие листка нетрудоспособности при этом не достаточной причиной считать данную причину неуважительной), авария, стихийные явления (метель, сильный ливень – это все аргументы в пользу работника, справку из метеослужбы можно получить всегда), причины семейно-бытовые (внезапная болезнь члена семьи и т.п.). Как видим, работник может доказать свой прогул;
- надлежащее документирование (акт комиссии из 3 человек, табель учета рабочего времени, записка начальника работника на имя руководителя предприятия, пояснительная записка работника или составлен акт об отказе работника его предоставить, согласие профсоюза);
- со дня прогула должно пройти не более месяца и работник не должен быть наказан дисциплинарно путем вынесения других мер дисциплинарного взыскания.
Как видим, за разовый прогул уволить работника не менее сложно, чем за систематическое нарушение трудовой дисциплины.
Внимание: все конфликтные статьи увольнения должны быть правильно оформлены. Работник может восстановить свои права через суд, если докажет уважительность причины прогула или нарушения трудовой дисциплины.
Обходной лист при увольнении
Предприятия при увольнении используют процедуру подписания обходного листа. В нем необходимые подразделения предприятия производят запись, рассчитался ли с ними работник, например отдал выдаваемую ему ранее спецодежду. Однако он не является обязательным документом и является чисто внутренним элементом трудового распорядка. Выполняет документ скорее контрольную функцию – работник должен рассчитываться с материально ответственными лицами предприятия, то есть вернуть то имущество, которым он пользовался. Одним из подписантов этого письма, как правило, является бухгалтер (удостоверяющий отсутствие задолженности по подотчетным суммам и т. д.). Обходное письмо имеет произвольную форму. Кто должен его подписывать определяется самим предприятием.
Что должен делать бухгалтер при увольнении работника
Остановимся на обязанностях бухгалтера в случае увольнения работника — не сколько в производстве выплат, а именно в документальном оформлении.
В таблице ниже приведен перечень действий бухгалтера и нормативное обеспечение данного вопроса, а также необходимый документ, который дает основания для осуществления данных начислений.
№ | Работа бухгалтера | Нормативное обеспечение | Документ-основание |
Действия, которые должны состояться до даты увольнения включительно |
1 | Начислить заработную плату за последний месяц работы, включая и день увольнения | КЗоТ, Закон об оплате труда, Закон об отпусках, НКУ | Табель учета рабочего времени |
2 | Начислить компенсацию неиспользованных дней отпуска, в т. ч. и отпуска «на детей». Предварительно надо рассчитать эти неиспользованные дни отпуска. Оплачиваются дни неиспользованных отпусков как за текущий, так и за прошлые годы | Закон об отпусках, КЗоТ, НКУ | Заявление работника на увольнение и приказ руководителя на увольнение, где указано о компенсации |
3 | Удержать излишне начисленные отпускные, если работник использовал до увольнения ежегодный отпуск и ему были оплачены дни отпуска, которые он еще «не отработал». Предварительно надо рассчитать эти излишне оплаченные дни отпуска, по которым следует удержать ранее начисленные отпускные | Закон об отпусках | Заявление работника на увольнение и приказ руководителя на увольнение, где указано об удержании излишне начисленных сумм |
4 | Начислить отпускные, если работник решил перед увольнением уйти в отпуск. Предварительно нужно рассчитать возможное количество дней отпуска, которое работник использует | Закон о отпусках | Заявление работника на увольнение, приказ руководителя на увольнение или отдельный приказ руководителя о предоставлении отпуска |
5 | Начислить в определенных случаях выходное пособие | п. 6 ст. 36, п. 2 ст. 40, п. 6 ст. 40, ст. 38 и ст. 39, п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗоТ | О начислении выходного пособия должно быть указано в приказе на увольнение. |
6 | Удержать с работника долги, которые он имеет перед предприятием. Это могут быть: - недоплата НДФЛ, если она имеет место (или военного сбора);
- долг по алиментам, если он возник;
- использованные, но не возвращенные работником предметы, которые выдавались работнику, например, спецодежда, инструмент**
| НКУ, ст. 163 КЗоТ | Для подтверждения факта невозврата определенных предметов – необходимый протокол инвентаризации или заявление самого работника, где он признает этот факт. По алиментам и другим содержанием – все стандартно (заявления получателей, письмо исполнительной службы) |
7 | Рассчитать и оплатить первые 5 дней больничных, если они имели место и выплатить их не позднее дня увольнения. Подать заявление-расчет на получение больничных по остальным дням нетрудоспособности, если работником предоставлен листок нетрудоспособности | Приказ Минсоцполитики от 21.10.2015 г. №1022 | Листок нетрудоспособности |
8 | Рассчитать и оплатить по среднему заработку промежуток времени между старым и новым приказом об увольнении, если работнику своевременно не была выдана трудовая книжка | ст. 117 КЗоТ | Новый приказ об увольнении работника |
9 | Начислить другие выплаты, если они предусмотрены коллективным договором | КЗоТ | Коллективный договор |
Действия, которые могут/должны быть выполнены после увольнения |
10 | Выплатить больничные, если поступило финансирование из ПФУ. Например, работник увольняется, но еще не получил больничные с ПФУ. Однако, оплата первых 5 дней больничных должна состояться не позднее дня увольнения***. | Приказ Минсоцполити | Листок нетрудоспособности |
11 | Рассчитать, подать в ПФУ, получить на спецсчет и оплатить декретные (помощь по беременности и родам) за 14 дней, если отпуск в связи с беременностью и родами удлиняется через осложнении при родах и уже неработающая работница обратилась на предприятие с соответствующим листком нетрудоспособности | Письмо ФСС от 15.05.2018 г. № 2.4-15-1677*** | Второй листок нетрудоспособности по отпуске и родам |
* по этому документу перечисления декретных при увольнении работницы не происходит. Она не должна ничего возвращать; ** больничные за 5 дней – это обязательство предприятия перед работником, которое уплачивается из средств предприятия. Что касается больничных за другие дни – они уплачиваются за счет средств ПФУ, то это не средства предприятия, а потому это и не является обязательством предприятия перед работником – следовательно, и нет нарушения ст. 116 КЗоТ; *** данные суммы не могут превышать ограничений, установленных в ст. 128 КЗоТ. В случаях, когда размер ущерба превышает среднемесячный заработок работника и он отрицает причиненный вред, удерживать можно только на основе решения суда. В целом бывает проще просто «простить» данный долг работнику, если суммы незначительные |
Конечно же, данные действия должны выполняться в идеале на основе приказа на увольнение. Однако, если ожидать окончательное подписание данного приказа и ознакомления с ним работника, то можно просто не успеть вовремя произвести выплаты. А это уже штрафоопасно. На какую дату все успеть бухгалтер?
Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою
Увольнение работника – день «Х» для бухгалтера
Когда необходимо произвести окончательный расчет с работником приведем в Таблице.
Поэтому рекомендуем произвести все расчеты заранее. Более того, некоторые данные необходимы для записи в приказ об увольнении:
- количество дней отпуска, которые следует компенсировать;
- количество дней излишне израсходованного отпуска, по которым следует произвести удержание.
Именно эту информацию потребует кадровик и руководитель при составлении приказа на увольнение работника.
Внимание: бухгалтер должен заблаговременно позаботиться о наличии средств на выплату работникам в день их увольнения, чтобы произвести полный расчет.
Причины увольнения не влияют на день окончательного расчета работника.
Оформление увольнения: когда заявление об увольнении работника нужно/ненужно
Не всегда для увольнения необходимо заявление самого работника (см. таблицу ниже). Однако указ об увольнении – это обязательный элемент документального оформления, без которого бухгалтер формально не может начислить выплаты и рассчитаться с работником.
В таблице приведен не полный список других обстоятельств.
Мораторій на податкові перевірки планують скасувати повністю. Щойно це станеться, податківці за своєю методичкою відпрацьовуватимуть ризики несплати податків. З’ясуймо, які забаганки ДПС потрібно виконати, щоб стати «ідеальним платником податків» та уникнути перевірки. І чи можливо це взагалі
Если работник не подписал обходной лист - проводить расчет?
С работником обязательно рассчитаться в любом случае. Ведь задержать увольнение работника или не провести его, или задержать выплаты из-за неподписания работником обходного листка предприятие не имеет права. Законодательство обходное письмо как условие не ставит. Поэтому подписал или не подписал обходной лист работник, - все равно надо начислить ему выплаты и провести расчет полностью.
Внимание: работник не подписал обходной лист – все равно все выплаты он должен получить в день увольнения.
Увольнение с работы директора и главного бухгалтера
Особенности имеет увольнение этих 2-х должностных лиц, имеющих права подписи. При увольнении главного бухгалтера желательно уже в приказе об увольнении отметить:
- проведение обязательной инвентаризации, если главный бухгалтер был материально ответственным лицом. Даже если не был таким – все равно лучше провести инвентаризацию, так как он отвечал за достоверность и полноту бухгалтерского учета;
- изменение сертификатов электронной цифровой подписи;
- подача в обслуживающий банк новых образцов подписи. Главный бухгалтер имеет право второй подписи;
- уведомить ГНС в 10-дневный срок об увольнении главного бухгалтера по форме № 1-ОПП. При увольнении директора – не надо, так как такую информацию ГНС получает из ЕГР.
В случае смены директора, кроме изменения сертификатов цифровой подписи и подачи документе до обслуживающего банка о смене первой подписи, еще и необходимо регистрировать изменения у госрегистратора, который вносит изменения в ЕГР. Увольнение главного бухгалтера это не касается, так как данных по нему в ЕГР нет.
Особенности увольнения работника в условиях военного состояния 2023
Военное положение предусматривает определенные ограничения, в том числе и права на труд и трудовых прав работников, а также их работодателей. Так, при увольнении работника в условиях военного положения 2023 следует учесть положения Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136 (далее – Закон № 2136).
Во-первых, у работника появилось право расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе в тот срок, который он указал в своем заявлении, если в районе расположения предприятия (учреждения, организации) ведутся боевые действия, существует угроза жизни и здоровью (ч.1 статьи 4 Закона № 2136). Имеется в виду отсутствие 2-недельного заблаговременного уведомления работодателя о намерении уволиться. Однако здесь есть и исключения ― выполнение общественно полезных работ в условиях военного положения, привлечение к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры.
Для справки: объекты критической инфраструктуры ― к ним относятся предприятия и учреждения (как государственные/коммунальные, так и частные) коммунального хозяйства, энергетической отрасли, транспорта, здравоохранения и здоровья. Также информационные технологии и телекоммуникаций, банки и финансы, химической промышленности, продовольствия. Конкретный список таких объектов является информацией с ограниченным доступом. Однако основные секторы можно найти в постановлении КМУ от 09.10.2020 №1109.
Во-вторых, у работодателя появилась возможность уволить работника в период больничного и в период нахождения в отпуске (исключение ― отпуск по беременности, декрет). Однако дата увольнения ― первый рабочий день, следующий за днем окончания больничного или отпуска (ч. 1 ст. 5 Закона № 2136).
В-третьих, работодатель не нуждается при увольнении в поддержке работников профсоюза в случаях, определенных ст. 43 КЗоТ (исключение ― увольнение членов органов профсоюза) (ч. 2 ст. 5 Закона № 2136). Пример такого увольнения ―увольнение из-за сокращения штата работников и сокращения их численности, ликвидации предприятия.
Также обратите внимание, что если работник не явился на работу в условиях войны, например, уехал за границу, то такую ситуацию нельзя рассматривать как прогул и недопустимо за это увольнять работника (разъяснение Госслужбы по вопросам труда). В качестве выхода из ситуации можно оформить дистанционную работу, надомную работу, оформить отпуск. Есть еще варианты:
- отпуск за свой счет на период военного положения, позволяющий оформить ч. 3 ст. 12 Закона № 2136;
- приостановление трудового договора, когда трудовые отношения сохраняются, но зарплату можно не платить, о чем идет речь в ст. 13 Закона №2136.
