незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Як розрахувати середню зарплату для відпускних у складних ситуаціях? У цій статті пояснюємо, як враховувати місячні, квартальні та річні премії, як діяти, якщо у розрахунковому періоді був простій, відпустка за власний рахунок, неповний робочий тиждень або призупинення дії трудового договору. Також розглядаємо, як обчислити середню зарплату для відпускних, якщо втрачено облікові дані через війну
Середню заробітну плату для оплати відпусток або виплати компенсації за невикористану відпустку обчислюйте за пунктом 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Сумарний заробіток за останніх перед відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період поділіть на кількість календарних днів (к. дн.) розрахункового періоду. Із розрахунку вилучайте святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Отриманий результат помножте на кількість календарних днів відпустки.
Увага! Упродовж воєнного стану норми статті 73 КЗпП не діють. Тобто, у період дії воєнного стану немає офіційних святкових та неробочих днів. Із підрахунку днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, не вилучайте святкові та неробочі дні за статтею 73 КЗпП (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX»; далі ― Закон № 2136).
Тож суму відпускних обчислюйте за формулою:
Зарплата за час відпустки = загальна сума виплат за останніх 12 календарних місяців або інший розрахунковий період ÷ (кількість к. дн. розрахункового періоду – кількість святкових і неробочих днів) × кількість к. дн. відпустки
З розрахункового періоду виключають час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Виключайте період відпустки без збереження заробітної плати, дні неоплачуваної непрацездатності, час відпустки по догляду за дитиною до трьох або до шести років тощо. Не включайте в розрахунок час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (п.2 Порядку 100).
За пунктом 3 Порядку № 100 загальна сума виплат за розрахунковий період включає всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 Порядку № 100. Тобто виплат, які зазвичай за своїм характером є одноразовими, зокрема:
одноразові виплати: компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо;
компенсаційні виплати на відрядження та переведення: добові, оплата проїзду, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що їх виплачують замість добових, тощо.
Суми нарахованої заробітної плати враховуйте у тому місяці, за який їх нарахували, і в розмірах, у яких їх нарахували. Тобто під час урахування в загальному заробітку суму зарплати не зменшуйте на суму ПДФО, військового збору, аліментів тощо. Виняток передбачений для відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
Під час обчислення середньої заробітної плати для виплати відпускних або компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку зараховуйте допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а також виплати за час, протягом якого працівнику зберігають середній заробіток. Тобто за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження відрядження тощо.
За загальним правилом (абз. 3 п. 3 Порядку № 100) при обчисленні середнього заробітку премію враховуйте:
у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вона нарахована;
починаючи з місяця, в якому вона нарахована.
Місячні премії
Місячну премію враховуємо у заробіток того місяця, у якому вона була нарахована, а не того місяця, за який вона нарахована. Так, премія за липень, яка нарахована у серпні, включається до заробітку серпня.
Якщо місяць нарахування та місяць, до якого премія відноситься співпадають — проблем ніяких. Така премія включається у повній сумі, тобто без перерахунків. Наприклад, премія за липень 2026, яку нарахували 31 липня 2026 року.
Якщо ж місяць нарахування та місяць, за який вона нарахована, різні, то розмір премії слід перерахувати у такий спосіб:
знаходимо середньоденну премію. Для цього суму нарахованої премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів того місяця, за який її нарахували;
середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів місяця нарахування. Даний результат і включаємо у суму доходів розрахункового періоду.
Якщо працівнику нарахували премію у серпні, скажімо, за липень 2026 року, у якому він відпрацював лише половину норми робочого часу (10 р. дн.), то потім при перерахунку у серпні на повні 21 відпрацьований робочий день серпня премія виходить удвічі більшою. Так, 1000 грн премії на 10 р. дн. — це 100 грн/день. Маємо результат — 2100 грн на 21 робочий день серпня 2100 (100 грн × 21 дні). Аби такого не було за Постановою № 100 додали обмеження: «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати»
Тобто розмір премії «обрізається» й збільшення премії у разі, якщо вона була нарахована за місяць, коли загальна норма робочого часу була невиконана, не буде.
Однак дане правило «обрізання» премії не застосовується, коли місяці просто мають різну кількість робочих днів і працівник відпрацьовує всю норму. У такому разі премія може знову бути більшою при перерахунку, аніж фактично нарахована.
При перерахунку премії може вийти й навпаки — перерахована премія виходить меншою, зокрема коли працівник у місяці нарахування премії пішов у відпустку за свій рахунок.
Наприклад, у липні 2026 працівник відпрацював усі 23 р. дн., а у серпні 2026 — лише 11 днів. Вийде, що 1000 грн премії на 23 р. дн. — це 43,48 грн/день. Маємо результат — 478,28 грн (43,48 грн × 11 дні).
Виплата грошової компенсації за невикористану відпустку, коли працівник звільняється та продовжує працювати. Розрахунок, оподаткування та бухоблік компенсації, у тому числі під час війни
Премії за квартал, півріччя, рік тощо — перераховуємо помісячно (див. Таблицю).
Алгоритм врахування премій при розрахунку середньої
Крок
Що зробити
Приклад
1
Визначаємо середньоденну премію. Ділимо суму нарахованої премії на кількість відпрацьованих робочих днів того періоду, за який вона нарахована
Премію за ІІ квартал 2026 року, яка нарахована у липні 2026, слід ділити на кількість відпрацьованих у такому кварталі робочих днів. Якщо премія 5000 грн і відпрацьовано 65 р. дн. (з 65 по нормі) у ІІ кварталі 2026, то виходить 76,92 грн/день (5000 грн/65 днів)
2
Місяць нарахування премії вважаємо першим
Це буде липень 2026
3
Починаючи з першого місяця відраховуємо «вперед» таку наступну кількість місяців, яка відповідає кількості місяців, за які була нарахована премія. Так, для квартальної премії – це 3 місяці, для річної премії – 12 місяців і т.д.
Це липень, серпень, вересень
4
Залишаємо лише ті місяці, які потрапили до розрахункового періоду*
Якщо особа йде у відпустку у вересні 2026, то у нашому прикладі до розрахункового періоду потраплять лише липень 2026 і серпень 2026 року, адже розрахунковий період вересень 2025 — серпень 2026
5
Середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у кожному такому місяці
Якщо особа відпрацювала всі робочі дні у ліпні 2026 і 6 днів була на лікарняному у серпні 2026, то вийде:
Всього виходить розмір перераховано премії 2922,96 грн (1769,16 + 1153,80)
6
Отримані результати додаємо до заробітку відповідного місяця розрахункового періоду
Маємо такий розрахунок:
якщо зарплата без премій за червень вересень 2025 — серпень 2026 становить 160 000 грн, лікарняні 2000 грн, то маємо 164 922,94 грн доходу: (160 000 + 2000 + 2922,96);
ередня зарплата: 164 922,94 ÷ 365 – 0 – 3) = 458,59 грн. При розрахунку відняли 3 дні відпустки без збереження, яка була в жовтні 2025. Також воєнний стан триває, тому святково-неробочих днів у розрахунковому періодів немає (0 дн.)
* це не означає, що відкинуті місяці взагалі пропадуть. Вони можуть бути враховані у майбутніх відпустках, якщо потраплять у їхній розрахунковий період
По-суті, це той же самий механізм перерахунку, що й для місячних премій, але на кілька місяців «вперед».
Зверніть увагу:
отримані результати — це перерахунок премії по відпрацьованим дням, а не її пропорційний розподіл по таким дням;
якщо працівник у січні 2026 року піде у відпустку та в січні 2026 року йому нарахувати премію за 2025 рік, то вийде, цікава ситуація — така премія не враховується у розрахунку відпускних січня. Однак вона буде врахована, наприклад, якщо він піде у відпустку у грудні 2026 року (розрахунковий період грудень 2025 — листопад 2026). Чи піде у відпустку навіть у січні 2027 року (розрахунковий період січень 2026 — грудень 2026).
У перерахунку квартальних і річних премій також використовуємо «обрізання» перерахованої премії до фактично нарахованої, якщо її нарахували за місяць невиконання норми.
Розрахунок відпускних у різних випадках
Потренуємось на прикладах розраховувати середню заробітну плату та суму відпускних.
Щоб не допустити помилки у розрахунках і не отримати штрафів — звіряйтеся з формулами, прикладами й оновленими нормами. Зберігайте цю консультацію — вона стане у пригоді при кожному розрахунку відпускних.
