експерт з податкового обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Як розрахувати середню зарплату для відпускних у складних ситуаціях? У цій статті пояснюємо, як враховувати місячні, квартальні та річні премії, як діяти, якщо у розрахунковому періоді був простій, відпустка за власний рахунок, неповний робочий тиждень або призупинення дії трудового договору. Також розглядаємо, як обчислити середню зарплату для відпускних, якщо втрачено облікові дані через війну
Середню заробітну плату для оплати відпусток або виплати компенсації за невикористану відпустку обчислюйте за пунктом 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Сумарний заробіток за останніх перед відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період поділіть на кількість календарних днів (к. дн.) розрахункового періоду. Із розрахунку вилучайте святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Отриманий результат помножте на кількість календарних днів відпустки.
Увага! Упродовж воєнного стану норми статті 73 КЗпП не діють. Тобто, у період дії воєнного стану немає офіційних святкових та неробочих днів. Із підрахунку днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, не вилучайте святкові та неробочі дні за статтею 73 КЗпП (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX»; далі ― Закон № 2136).
Зарплата за час відпустки = загальна сума виплат за останніх 12 календарних місяців або інший розрахунковий період ÷ (кількість к. дн. розрахункового періоду – кількість святкових і неробочих днів) × кількість к. дн. відпустки
За пунктом 3 Порядку № 100 загальна сума виплат за розрахунковий період включає всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 Порядку № 100. Тобто виплат, які зазвичай за своїм характером є одноразовими, зокрема:
одноразові виплати: компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо;
компенсаційні виплати на відрядження та переведення: добові, оплата проїзду, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що їх виплачують замість добових, тощо.
Суми нарахованої заробітної плати враховуйте у тому місяці, за який їх нарахували, і в розмірах, у яких їх нарахували. Тобто під час урахування в загальному заробітку суму зарплати не зменшуйте на суму ПДФО, військового збору, аліментів тощо. Виняток передбачений для відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
Під час обчислення середньої заробітної плати для виплати відпускних або компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку зараховуйте допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а також виплати за час, протягом якого працівнику зберігають середній заробіток. Тобто за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо.
Коли обчислюєте середній заробіток, премії, що включаєте до розрахунку, визначайте за новим алгоритмом (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).
у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вона нарахована;
починаючи з місяця, в якому вона нарахована.
Місячні премії
Місячну премію враховуємо у заробіток того місяця, у якому вона була нарахована, а не того місяця, за який вона нарахована. Так, премія за січень, яка нарахована у лютому, включається до заробітку лютого.
Якщо місяць нарахування та місяць, до якого премія відноситься співпадають — проблем ніяких. Така премія включається у повній сумі, тобто без перерахунків. Наприклад, премія за січень 2025, яку нарахували 31 січня 2025 року.
Якщо ж місяць нарахування та місяць, за який вона нарахована, різні, то розмір премії слід перерахувати у такий спосіб:
знаходимо середньоденну премію. Для цього суму нарахованої премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів того місяця, за який її нарахували;
середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів місяця нарахування. Даний результат і включаємо у суму доходів розрахункового періоду.
Якщо працівнику нарахували премію у березні, скажімо, за лютий 2025 року, у якому він відпрацював лише половину норми робочого часу (10 р. дн.), то потім при перерахунку у березні на повні 21 відпрацьований робочий день березня премія виходить удвічі більшою. Так, 1000 грн премії на 10 р. дн. — це 100 грн/день. Маємо результат – 2100 грн на 21 робочий день березня 2100 (100 грн × 21 дні). Аби такого не було за Постановою № 486 додали обмеження: «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати»
Тобто розмір премії «обрізається» й збільшення премії у разі, якщо вона була нарахована за місяць, коли загальна норма робочого часу була невиконана, не буде.
Однак дане правило «обрізання» премії не застосовується, коли місяці просто мають різну кількість робочих днів і працівник відпрацьовує всю норму. У такому разі премія може знову бути більшою при перерахунку, аніж фактично нарахована.
При перерахунку премії може вийти й навпаки — перерахована премія виходить меншою, зокрема коли працівник у місяці нарахування премії пішов у відпустку за свій рахунок. Наприклад, у лютому 2025 працівник відпрацював усі 20 р. дн., а у березні 2025 — лише 11 днів. Вийде, що 1000 грн премії на 20 р. дн. — це 50,00 грн/день. Маємо результат — 550,00 грн (50,00 грн × 11 дні).
Коли бухгалтери рахують відпускні, часто запитують, чи враховувати премії в разі погодинної оплати і в разі встановлення підсумованого обліку робочого часу. Не менше запитань щодо випадків, коли встановили погодинну відрядну оплату праці, але немає заробітку в розрахунковому періоді.
Премії за квартал, півріччя, рік тощо — перераховуємо помісячно (див. Таблицю).
Алгоритм врахування премій при розрахунку середньої
Крок
Що зробити
Приклад
1
Визначаємо середньоденну премію. Ділимо суму нарахованої премії на кількість відпрацьованих робочих днів того періоду, за який вона нарахована
Премію за І квартал 2025 року, яка нарахована у квітні 2025, слід ділити на кількість відпрацьованих у такому кварталі робочих днів. Якщо премія 5000 грн і відпрацьовано 64 р. дн. (з 64 по нормі) у І кварталі 2025, то виходить 78,13 грн/день (5000 грн/65 днів)
2
Місяць нарахування премії вважаємо першим
Це буде квітень 2025
3
Починаючи з першого місяця відраховуємо «вперед» таку наступну кількість місяців, яка відповідає кількості місяців, за які була нарахована премія. Так, для квартальної премії – це 3 місяці, для річної премії – 12 місяців і т.д.
Це квітень, травень, червень
4
Залишаємо лише ті місяці, які потрапили до розрахункового періоду*
Якщо особа йде у відпустку у червні 2025, то у нашому прикладі до розрахункового періоду потраплять лише квітень 2025 і травень 2025 року, адже розрахунковий період червень 2024 — травень 2025
5
Середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у кожному такому місяці
Якщо особа відпрацювала всі робочі дні у квітні 2025 і 6 днів була на лікарняному у травні 2025, то вийде:
Всього виходить розмір перераховано премії 2968,94 грн (1718,86 + 1250,08)
6
Отримані результати додаємо до заробітку відповідного місяця розрахункового періоду
Маємо такий розрахунок:
якщо зарплата без премій за червень 2024 — травень 2025 становить 160 000 грн, лікарняні 2000 грн, то маємо 164 968,94 грн доходу: (160 000 + 2000 + 2968,94);
середня зарплата: 164 968,94 ÷ 365 – 0 – 3) = 454,46 грн. При розрахунку відняли 3 дні лікарняних, які стосуються травня 2024. Також воєнний стан триває, тому святково-неробочих днів у розрахунковому періодів немає (0 дн.)
* це не означає, що відкинуті місяці взагалі пропадуть. Вони можуть бути враховані у майбутніх відпустках, якщо потраплять у їхній розрахунковий період
По-суті, це той же самий механізм перерахунку, що й для місячних премій, але на кілька місяців «вперед».
Зверніть увагу:
отримані результати — це перерахунок премії по відпрацьованим дням, а не її пропорційний розподіл по таким дням;
якщо працівник у січні 2025 року піде у відпустку та в січні 2025 року йому нарахувати премію за 2024 рік, то вийде, цікава ситуація — така премія не враховується у розрахунку відпускних січня. Однак вона буде врахована, наприклад, якщо він піде у відпустку у грудні 2025 року (розрахунковий період грудень 2024 — листопад 2025). Чи піде у відпустку навіть у січні 2026 року (розрахунковий період січень 2025 — грудень 2025).
У перерахунку квартальних і річних премій також використовуємо «обрізання» перерахованої премії до фактично нарахованої, якщо її нарахували за місяць невиконання норми.
Розрахунок відпускних у різних випадках
Потренуємось на прикладах розраховувати середню заробітну плату та суму відпускних.
Щоб не допустити помилки у розрахунках і не отримати штрафів — звіряйтеся з формулами, прикладами й оновленими нормами. Зберігайте цю консультацію — вона стане у пригоді при кожному розрахунку відпускних.
