експерт із податкового обліку Експертус Головбух, Київ
Працівник звільняється, не відпрацювавши робочого року, за який вже використав щорічну відпустку. За яких умов можна відрахувати незароблені відпускні? Як показати відрахування у звітності? Відповіді — у статті
У перший рік працівник може взяти відпустку повної тривалості після шести місяців роботи, а за другий і наступний роки — у будь-який період робочого року. Тобто відпочинок часто використовують «авансом». Але якщо працівник звільняється до кінця робочого року, за який вже взяв відпустку, роботодавець відраховує в нього незароблені відпускні.
Таке відрахування передбачене в частині 1 статті 22 Закону про відпустки, частині 2 статті 127 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Відрахувати можна лише оплату щорічної (основної чи додаткової) відпустки, адже інші види відпочинку не прив’язані до відпрацьованого часу, тож відпускний стаж для них не актуальний.
У деяких ситуаціях роботодавець не має права забрати назад відпускні за невідпрацьований час (ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки). Не відраховуйте «зайвих» відпускних, якщо припинили трудові відносини через:
призов або прийняття (вступ) працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу;
відмову працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, відмову продовжувати роботу у зв’язку з істотною зміною умов праці;
зміни в організації виробництва та праці, в т. ч. ліквідацію, реорганізацію або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників;
невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню цієї роботи;
неявку на роботу понад чотири місяці поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності;
поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
смерть працівника;
вихід на пенсію. Йдеться про звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) через появу права на пенсію, а також про припинення держслужби згідно з пунктом 7 частини 1 статті 83 Закону про держслужбу.
Як обчислити суму відрахування
крок 1
Обчисліть, скільки днів відпустки працівник заробив за останній робочий рік. Для цього:
визначте, скільки днів відпустки припадає на один календарний день: поділіть загальну тривалість відпустки на 365 (для високосного року — 366) календарних днів (к. дн.). Коли завершиться воєнний стан, від кількості днів року віднімайте святкові дні;
помножте знайдену величину на відпускний стаж працівника в останньому робочому році.
крок 2
Визначте, скільки зайвих днів щорічної відпустки використав працівник. Для цього від тривалості відпустки, яку фактично надали за останній робочий рік, відніміть кількість зароблених днів (крок 1).
крок 3
Помножте кількість надмірних днів відпустки на середній заробіток, за яким їх оплатили, коли надавали відпустку. Це буде сума, яку потенційно можете відрахувати — сторнувати в обліку під час остаточного розрахунку з працівником. Якщо відпустку за поточний робочий рік надавали у кілька етапів і з різним середнім заробітком, зайвими вважайте останні з використаних днів відпочинку. Але майте на увазі: відрахувати можете не більше ніж суму, що дорівнює 20% зарплати, яку належить виплатити працівникові під час остаточного розрахунку (ст. 128 КЗпП).
Як показати відраховані відпускні в Об’єднаній звітності
У Додатку Д1 до Об’єднаної звітності покажіть відраховані відпускні зі знаком «–» окремо за кожен місяць, у якому надавали зайві дні відпочинку (місяць зазначте у графі 10). Внесення від’ємних значень у разі сторнування відпускних передбачене в пункті 1 розділу IV Порядку № 4. При цьому в графі 09 рядка (рядків) зі сторнованими відпускними зазначте код типу нарахувань (КТН) 10.
До основної таблиці Об’єднаної звітності потрапить вже «згорнута» сума — зарплата звітного місяця за мінусом сторнованих відпускних.
Якщо внаслідок відрахування незароблених відпускних місячна база ЄСВ за минулий місяць виявиться меншою за мінімальну зарплату, донарахований до мінімального рівня внесок зафіксуйте окремим рядком із КТН 14 (а не 13, як зазвичай).
У Додатку 4ДФ до Об’єднаної звітності зарплату, яку нарахували та виплатили за місяць, покажіть у графах 3а і 3 вже за мінусом сторнованих відпускних. Аналогічно зафіксуйте й «згорнуті» суми ПДФО та військового збору.
Увага! Подавати уточнюючий розрахунок немає потреби, адже в цій ситуації про помилку не йдеться.
