Розрахунок та коригування відпускних

Відпустка — омріяна пора працівників, але й додаткова робота бухгалтеру. Адже саме він розраховує та виплачує відпускні. Ускладнити цю процедуру може чергове підвищення посадових окладів працівників, через яке доведеться коригувати виплати. Тому розглянемо, як правильно розрахувати відпускні в різних ситуаціях і який коефіцієнт коригування відпускних.

Кожен працівник має право на оплачувану щорічну відпустку. Це гарантують стаття 2 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та стаття 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Відпустку надають незалежно від того, ким є працівник — громадянином України, іноземцем чи особою без громадянства, працює він за основним місцем роботи чи за сумісництвом, а також від того, який режим робочого часу встановлено працівнику (повний, неповний чи скорочений). На період відпустки за працівником зберігають місце роботи (посаду) та заробітну плату.

Увага: норми трудового законодавства повною мірою поширюються й на працівників-сумісників (лист Мінсоцполітики від 12.09.2016 № 1294/13/84-16).

Зокрема, це стосується оплати праці, права на відпустку та компенсації за невикористану відпустку. Так, відпустку на роботі за сумісництвом надають одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. При цьому тривалість щорічної відпустки на основній роботі й на роботі за сумісництвом може бути різною.

Тож якщо тривалість щорічної і додаткової відпустки на роботі за сумісництвом більша, ніж за основним робочим місцем, працівник може стати до роботи за основним місцем роботи, а за сумісництвом — продовжувати перебувати у відпустці.

Працівник також має право стати до роботи за основним місцем роботи і за сумісництвом, скориставшись правом на грошову компенсацію за дні невикористаної відпустки. Обчислення середньої зарплати для оплати часу щорічної відпустки й інших видів відпусток здійснюють за основним місцем роботи і за сумісництвом окремо.

Розрахунковий період для обчислення середньої зарплати за час відпустки залежить від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка. За працівником на роботі за сумісництвом зберігається право отримати допомогу на оздоровлення. Разом із цим працівникам-сумісникам оплата часу додаткових відпусток у зв’язку з навчанням не передбачена.

Зауважимо, що громадяни, які працюють за цивільно-правовим договором, не мають права на відпустки. Позаяк такі відносини є цивільними, а не трудовими. А право на відпустки мають особи, що працюють на підприємстві за трудовим договором (ст. 74 КЗпП).

Тривалість відпустки

Тривалість відпусток визначає Закон № 504 й інші закони та нормативно-правові акти України. В основному це документи, що регламентують діяльність працівників окремих професій. Щорічну відпустку завжди розраховують у календарних днях, незалежно від режимів і графіків роботи на підприємстві (ст. 5 Закону № 504).

За відпрацьований робочий рік працівнику можна надати не більше 59 календарних днів відпустки (основної та додаткової), а зайнятим на підземних гірничих роботах — 69 календарних днів (ст. 10 Закону № 504).

Щорічна основна відпустка має бути не меншою за 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Відлік відпрацьованого року починають з дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону № 540).

Ситуація: як правильно розрахувати тривалість відпустки, якщо на розрахунковий період припадає святковий день

Святкові та неробочі дні, про які йдеться у статті 73 КЗпП, під час визначення тривалості відпустки не враховують. Тобто якщо на період відпустки припадають святкові та неробочі дні, її тривалість збільшують на кількість таких днів.

Наприклад, якщо працівник бажає піти у відпустку з 01.05.2017 року на десять днів, то останнім днем його відпуски буде 13.05.2017 року. На розрахунковий період припадають три святкових дні, які не зараховують до тривалості відпустки: 1, 2 та 9 травня. Працівник має вийти на роботу першого робочого дня після 13.05.2017 року за своїм графіком.

Зауважимо, що вихідні дні — суботу та неділю — до тривалості щорічних відпусток включають як звичайні календарні дні. Тому на кількість вихідних днів, які припадають на період відпустки, відпустку не продовжують.

Ситуація: чи можна надати відпустку повної тривалості новоприйнятому працівнику після двох місяців роботи

Можна, якщо на це погоджується роботодавець.

За загальним правилом право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві чи у фізособи (ч. 5 ст. 10 Закону № 504). Як виняток до спливу шестимісячного строку відпустку повної тривалості надають, зокрема, інвалідам, особам віком до 18 років, жінкам перед декретною відпусткою тощо (ч. 7 ст. 10 Закону № 504).

Якщо працівнику надають відпустку до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи, її тривалість розраховують пропорційно відпрацьованому часу. Тобто якщо повна тривалість відпустки працівника становить 24 календарних дні, то після двох місяців роботи він має право на відпустку не більше чотирьох календарних днів (2 міс. ÷ 12 міс. × 24 кількість календарних днів для розрахунку відпускних).

Якщо ж працівник бажає відгуляти відпустку більшої чи повної тривалості, то зробити це цілком реально.

У останньому пункті пільгового переліку осіб, що можуть взяти відпустку повної тривалості, не відпрацювавши півроку, сказано: «в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором». Тобто, якщо працівник не належить до жодної з категорій, визначених частиною сьомою статті 10 Закону № 504, передбачити порядок надання йому відпустки у перший рік роботи можна у трудовому договорі.

Фахівці Мінсоцполітики вважають (лист від 20.08.2015 № 507/13/133-15), що щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи можна надати працівнику за домовленістю сторін.

Тому якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про надання відпустки повної тривалості, а роботодавець погодиться, про що свідчитиме відповідний наказ, — такий обмін документами вказуватиме на наявність угоди між сторонами.