Резерв отпусков: создание и учет

Что такое резерв отпусков в бухучете

Резерв отпусков правильно называть обеспечением в выплату отпусков (абз. 2 п. 13 НП(С)БУ 11 «Обязательства»). По крайней мере, так его называют в официальных документах Минфина. Однако в подпункте 139.1.1 Налогового кодекса Украины (далее – НК ) также упоминается термин «резерв». Также еще есть МСФО (IAS) 37 «Обеспечение, условные обязательства и условные активы» – для тех, кто применяет МСФО. В оригинале этого стандарта используется англоязычный термин «provisions», который можно перевести как определенное обеспечение, резерв, запас.

Как и любое обеспечение, резерв отпусков неопределен во времени использования и приблизительный в расчете:

• неопределенный во времени, так как работник несмотря на имеющийся график может уйти в отпуск вне графика. А может и вообще не уйти и обеспечение отпускных останется неиспользованным в следующем году;
• приблизительный по сумме, так как точная сумма отпускных может быть известна только в месяце выхода в отпуск и зависит от доходов за предыдущие месяцы, которые не угадаешь (см. определение обеспечения в п. 4 НП(С)БУ 11). Кроме того, работник может не воспользоваться отпуском, в его расчетном периоде могут быть отпуска за свой счет, приостановка трудовых отношений, исключаемых при расчете среднего. Также могут быть премии, размер которых заранее неизвестен. Одним словом, точно угадать отпускные за несколько месяцев до них просто невозможно, поэтому сумма обеспечения является расчетной и приближенной.

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Как выглядит учет отпускных из-за их обеспечения

Обеспечение (резерв) на выплату отпусков – это заранее начисленные расходы и обязательства по оплате отпусков еще до фактического выхода работников в отпуск. Выглядит все это следующим образом:

• ежемесячно – начисляются затраты на создание обеспечения (резерва) как определенный процент от общих затрат на оплату труда предприятия в данном месяце;
• в момент ухода работника в отпуск – начисление отпускных производится уже за счет обеспечения (резерва). В результате расходов по данной операции предприятие уже не несет, так как они были признаны ранее с начислением довольствия (резерва).

Чем обеспечение отличается от кредиторской задолженности

Обеспечение неопределенно во времени и сумме. По своей сути обеспечение является разновидностью обязательств, о чем говорят названия вышеупомянутых стандартов. Главное отличие обеспечения от кредиторской задолженности, других обязательств – это неопределенность дня (времени) погашения и суммы, которая потребуется предприятию на такой день (время). За товарной задолженностью дата и сумма платежа известны заранее. За отпускными ни дата, ни сумма платежа не определены, так как выход работника в отпуск может состояться в течение года, или вообще не состояться. Да и сумма отпускных может быть разной. 

Создает ли начисление резерва дополнительные расходы в течение года

Нет, в долгосрочной перспективе не создает. При условии, что работник воспользуется отпуском в полной мере по определенному графику отпусков создание резерва отпусков не изменяет общих годовых расходов, то есть сумма расходов на оплату труда, включая отпускные, будет одинаковой как с начислением резерва, так и без. Причины тому:

• резерв в конце года обязательно корректируется и его излишек списывается;
• следствие резерва – это создание дополнительных затрат предприятию, а перераспределение таких расходов помесячно, равномерно. Известно, что работники обычно пытаются уйти в отпуск летом, а с помощью резерва такие расходы размазываются по всему году.

Однако когда отпуск запланировали, а работник им не воспользовался, то сумма уже начисленного обеспечения, под которое были начислены соответствующие расходы, переносится на следующий год. Вместе с правом работника воспользоваться таким отпуском или получить его компенсацию, например при увольнении. Если бы обеспечения не было, то и никаких расходов в таком году не было. Они были бы в том году, когда работник использует такой отпуск. Однако это нельзя считать каким-либо существенным отклонением, так как предприятие уже получило обязательство перед таким работником выплатить отпускные, то есть такие расходы должны касаться именно того года, когда такое обязательство возникло. Работник все равно данную сумму получит – в качестве отпускных или их компенсации. Таким образом, никаких новых, дополнительных затрат это обеспечение не создает.

Внимание: обеспечение (резерв) отпусков не создает дополнительных расходов предприятию. Отпускные все равно будут выплачены, а расходы по ним все равно когда-нибудь будут.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Для чего требуется обеспечение на выплату отпусков

Резерв отпусков обеспечивает три функции:

• распределение затрат предприятия равномерно в течение года. Во-первых, это нужно для соблюдения принципа начисления изст. 4 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете). Несмотря на график отпусков, чаще всего отпуска берут летом. Начисление резерва «сглаживает» сумму расходов равномерно по всем месяцам года и достигается равномерность доходов и расходов (также см. выше – создает ли резерв дополнительные расходы);
• отражение в отчетности и учете уже фактически существующего обязательства по отпускным. Дело в том, что работник «зарабатывает» себе отпуск практически каждый день. Каждый отработанный работником день придает ему дни отпуска, которыми он может воспользоваться. И оплатить ему их придется рано или поздно – даже если работник уволится. Как известно, есть компенсация неиспользованных дней отпуска. Таким образом, обязательства уже фактически возникли, даже если работник в этот отпуск никогда не уйдет. Расходы и обязательства по отпускным у предприятия фактически увеличиваются ежемесячно, а не тогда, когда работник уходит в такой отпуск;
• уточнение прибыли компании. Это следует из предыдущего. Если уже фактически существующее обязательство по отпускным не учитывать, то это завышает фактически полученную прибыль предприятия. Это может иметь отрицательное последствие, например при начислении дивидендов или другом распределении прибыли.

Внимание: главная цель резерва отпусков – равномерное распределение расходов по периодам, обеспечение соответствия доходов и расходов по периодам.

Обязательность обеспечения на выплату отпусков

Начисление обеспечения в общем случае обязательно. Его требуют сразу 2 стандарта: пункт 13 НП(С)БУ 11 и пункт 7 НП(С)БУ 26 «Выплаты работникам». Последний отмечает, что «подлежащие накоплению выплаты за неотработанное время признаются обязательством через создание обеспечения в отчетном периоде.» К таким расходам относятся расходы, право на получение которых работником может быть использовано в будущих периодах, чем и являются отпускные. Об обязательности создания обеспечения неоднократно напоминали также неоднократно в Минфине:

• письмо Минфина от 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321;
• письмо Минфина от 20.08.2009 № 31-34000-20-5/22614;
• письмо Минфина от 23.01.2014 № 31-08410-07-10/1550.

И все же есть исключения.

Внимание: резерв отпусков обязателен (!), кроме тех, кто составляет пакет упрощенной финансовой отчетности микропредприятия по формам 1-мс/2-мс.

Кто может не начислять резерв отпусков

В пункте 7 раздела I НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность» указано, что обеспечение на выплату отпусков можно не начислять:

• всем микропредприятиям (независимо от системы налогообложения). К ним, напомним, относятся предприятия, отвечающие по меньшей мере 2 из следующих критериев: балансовая стоимость активов – до 350 тыс. евро, или доход от реализации продукции (товаров, работ, услуг) – до 700 тыс. евро, среднее количество работников – до 10 человек (ч. 2 ст. 2 Закона о бухучете);
• непредпринимательским обществам. Они могут быть любой организационно-правовой формы, главная особенность – отсутствие цели получения прибыли (ст. 85 ГК). Их статус определяется специальными законами и статьей 133 НК. Примерами могут служить профсоюзы, религиозные организации (церкви), ОСМД.

Не создавать обеспечения для таких субъектов это право, а не запрет. Данные предприятия могут создавать обеспечение, если это считают необходимым. Обязательно нужно только указать об этом в приказе об учетной политике.

Также не должны и не могут создавать обеспечения физлица-предприниматели, так как они не ведут бухгалтерский учет по Закону о бухучете и НП(С)БУ на них не действуют.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Под какие отпуска создается обеспечение

Обеспечение создается на все виды накапливающихся отпусков, то есть при их неиспользовании они «не сгорают» и переносятся на следующий год (рабочий или календарный). Приводим перечень таких отпусков.

Отпуска, на которые не начисляется резерв, – это отпуска, право на которые не накапливается, то есть право на них не распространяется на будущие периоды (п. 3 НП(С)БУ 26). Во-первых, работник может им и не воспользоваться (отпуск на обучение). Во-вторых, если ею не воспользовались, то право на нее по истечении года или, вероятно, события сгорает. К примеру, дополнительный отпуск лицам с инвалидностью и участникам боевых действий. Следовательно, такие издержки не подлежат скоплению. Согласно пункта 7 НП(С)БУ 26 такие выплаты признаются обязательством в том периоде, когда время отсутствия работника на работе подлежит оплате. Одновременно признаются и расходы.

Внимание: под декретные отпуска обеспечение не создается. Однако вспомните о социальных отпусках на детей.

Как рассчитать резерв отпусков

Обеспечение (резерв) на оплату отпусков можно рассчитать, используя следующий алгоритм. Резерв отпусков расчет:

Шаг 1. На начало года определяем плановый фонд оплаты труда (ФЛП).

К примеру, у нас есть 15 работников с такими окладами и премиальными по штатному расписанию – расчет приведен в таблице ниже. В этом расчете отпускные по сути входят в годовой ФЛП, так как они являются компенсацией зарплаты за время пребывания в отпуске, а не дополнительной выплатой сверх ФЛП.

Внимание: в начале года сочтите плановый фонд оплаты труда и сделайте график отпусков – эти данные необходимы для начисления резерва отпускных.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2024 році: практичні ситуації

Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ВІД ЕКСПЕРТА

Шаг 2. Определяем среднедневную оплату труда за вычетом праздничных и нерабочих дней. Рассчитать плановую среднедневную можно по формуле:

Так как с 18.03.2022 и далее во время военного положения празднично-нерабочих дней нет, то берем Кс = 0 дней (см. ст. 6 Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136). Вообще же в статье 73 КЗоТ сейчас празднично-нерабочих дней 12 – они «появятся» в расчете после отмены военного положения.

Выходит, что плановая среднедневная зарплата по примеру: 1650000 / (365–0) = 4520,55 грн. К расчету плановых отпускных можно подойти и сложнее – сосчитать отдельно по каждому работнику, исходя из его доходов за предыдущие 12 месяцев с учетом составленного графика выхода в отпуск.

Шаг 3. Считаем плановое среднее количество дней отпуска. Ежегодный основной отпуск имеет продолжительность не более 24 к. дней (ст. 6 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР). Отдельные группы работников определенных отраслей имеют отпуск большей продолжительности. Работники, имеющие детей получают дополнительный отпуск продолжительностью 10 к. дней.

В нашем примере, если предприятие имеет 9 работников с общей продолжительностью отпуска 24 к. дней и 6 работников с продолжительностью 34 к. дня, то средняя будет: (24×9+34×6)/(9+6) = 28,00 к. дней.

ПРАВИЛА НАДАННЯ ЩОРІЧНОЇ ВІДПУСТКИ У 2024 РОЦІ

Шаг 4. Рассчитываем плановые отпускные. Это можно сделать по формуле:

По примеру: 4520,55 грн. ×28 к. дней = 126575,40 грн.

Шаг 5. В начале года определяем коэффициент резервирования. Его рассчитываем один раз за весь год по формуле:

Из планового годового ФОТ отнимаем в формуле плановые отпускные за год (в т.ч. компенсацию отпускных), так как обеспечение начисляется как % от зарплаты без отпускных (см. далее бухгалтерские проводки, где отпускные начисляются отдельно от другой зарплаты). Кроме того, в нашем расчете годовой ФЛП включает в себя отпускные, так как она была получена путем умножения месячного ФЛП на 12.

По примеру следует, что:

Выходит, что % обеспечения отпускных составляет 8,31%.

Шаг 6. В конце месяца после начисления заработной платы определяем сумму обеспечения отпускных по формуле, которая показывает, как начисляется резерв отпусков:

В этой формуле заработная плата за месяц – это только зарплата (без отпускных, больничных и т.п.). Что касается коэффициента ЕСВ, то он равен:

• 1.22 – в общем случае;
• 1.0841 – по фонду оплаты труда лиц с инвалидностью.

Так как коэффициент ЕСВ может быть разным, то для обычных работников и лиц с инвалидностью определять обеспечение отпускных следует отдельно.

Если есть работники с зарплатой сверх базы ЕСВ. Также обратите внимание, что если у предприятия есть работники с заработной платой более 15 минимальных заработных плат (максимальной базы ЕСВ), при начислении обеспечения отпускных на сумму зарплаты сверх такой базы можно считать, что отпускные как раз входят в базу ЕСВ, чтобы не усложнять формулу расчета обеспечения. Тогда в учете таких работников:

• при начислении отпускных также начисляем и ЕСВ – за счет обеспечения;
• «обрезаем» ЕСВ при начислении остальной зарплаты.

Такой подход сработает, если отпускные ≤ 15 минимальных заработных плат (в апреле-декабре 2024 – это 120000 грн). Иначе нужно за такими работниками отдельно считать обеспечение отпускных.

Внимание: обеспечение отпускных должно учитывать не только отпускные, но и необходимые ЕСВ по ним, ведь это тоже неизбежны и связаны расходы.

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Сколько коэффициентов резервирования требуется

В вышеприведенном примере рассчитывали один коэффициент на все предприятие. Однако при необходимости можно сосчитать коэффициенты резервирования на каждое подразделение отдельно. Данный вопрос НП(С)БУ не регулируется. Также не урегулирован и вопрос расчета плановых показателей – плановых отпускных и планового фонда оплаты труда. Никто не ставит задачу рассчитать обеспечение (резерв) на выплату отпусков с высокой точностью. Все зависит от количества работников, существующей системы планирования на предприятии, если таковая вообще есть. 

Резерв отпусков: бухгалтерские проводки

Рассмотрим проводки на примере, который мы начали раньше. Обратите внимание, что обеспечение начисляется следующими стандартными проводками ежемесячно. Сразу взять и начислить обеспечение отпускных в начале года – ошибка, которая нарушает принцип начисления и вообще всю суть резерва отпускных.

Внимание: обеспечение отпускных начисляем ежемесячно после начисления заработной платы.

Просмотр резерва на дату баланса

Предприятия, начисляющие обеспечение, также своевременно корректировать его нужно обязательно – в конце года при инвентаризации обеспечения, как того требует пункт 8.2 раздела ІІІ Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879, далее – Положение № 879). При этом остаток обеспечения определяется на 31 декабря отчетного года.

Кроме годовой инвентаризации можно в конце квартала пересмотреть коэффициент резервирования, если есть такая потребность. К примеру, изменились оклады, продолжительность отпусков, количество работников. Однако, если существенно показатели предприятия не изменялись, то ежеквартально пересматривать резерв отпусков – это излишне.

Внимание: инвентаризация обеспечения отпускных ежегодно перед составлением финансовой отчетности – обязательна.

Согласно уже упомянутому Положение об инвентаризации остаток обеспечения на выплату отпусков по состоянию на конец отчетного года должен определяться по расчету, основанному на количестве дней неиспользованного ежегодного отпуска и среднедневной оплате труда работников.

Расчет необходимого остатка обеспечения в таком случае можно осуществить по формуле (см. п. 8.2 Положения № 879):

В вышеприведенной формуле:

• Кс – это количество празднично-нерабочих дней на протяжении 12 месяцев. Напоминаем, что таких дней нет, начиная с 24 марта 2022 и далее на протяжении действия военного положения;
• Кн – это количество неотработанных работниками дней в течение 12 месяцев по уважительным причинам, когда за ними не сохранялся заработок, например, дни отпуска за свой счет, дни приостановки трудовых отношений.

Штрафи-2024: несвоєчасне подання звітності та несплата податків

📌Не подали або несвоєчасно подали податкову звітність
📌Не дотримали строків зберігання документів
📌Невчасно сплатили податки

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА ШТРАФИ

Пример корректировки резерва отпусков. Предприятие проводит инвентаризацию обеспечения по состоянию на 31 декабря 2024 г. (перед составлением финансовой отчетности за 2024 год). Данные для пересчета таковы:

• 20 дней – количество дней ежегодного отпуска, неиспользованных работниками и переходящих на 2025 год;
• 15 к. дней – один из работников был в отпуске за свой счет в феврале 2024 года;
• 200000 грн – фактическая зарплата работников за период январь 2024 г. – декабрь 2024 г. Месяц декабря включаем полностью, так как остаток данного обеспечения уже будет использоваться в 2025 году.

Расчет остатка обеспечения имеет вид : 200000/(366 – 0 – 15) × 20 × 1,22 = 569,80 × 20 × 1,22 = 13903,13 грн. В расчете 0 – это количество празднично-нерабочих дней в январе 2024 – декабре 2024 (предполагаем, что военное положение будет длиться весь год).

Однако остаток обеспечения составляет 14 500 грн. Необходимо уменьшить довольствие на сумму: 596,87 грн (= 14500 - 13903,13 ). Необходимые бухгалтерские проводки для отображения данной ситуации приведены в таблице ниже.

Если нужно наоборот – увеличить обеспечение отпускных, то делаем это теми же проводками, что и при начислении обеспечения, например Дт 92 Кт 471 на сумму корректировки.

Налогообложение резерва отпусков

Что касается налогообложения начисления обеспечения оплаты отпусков, то всем налогоплательщикам повезло – он полностью признается в налоговом учете:

• у «малодоходчиков» – финансовый результат формируется по данным бухучета;
• у «большедоходников» – корректировка финансового результата на обеспечение (резерва) расходов на оплату отпусков не осуществляется (пп. 139.1.1 НК, также письмо ГФС от 25.02.2019 № 717/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);
• у плательщиков единого налога – вообще не влияет на объект налогообложения.

Ответственность за несоздание обеспечения

Из вышеприведенного можно сделать выводы, что не создавая обеспечения оплаты отпусков предприятие нарушает правила бухучета. Но ответственность здесь только административная (ст. 164-2 КУоАП):

• выявление нарушения впервые – штраф от 136 до 255 грн;
• повторное обнаружение в течение года – штраф от 170 до 340 грн.

Как видим, суммы незначительны. Кроме того, наложить данный штраф может только Государственная аудиторская служба, проверяющая только бюджетные организации и коммерческие предприятия, получающие средства из бюджета или сотрудничающие с бюджетными учреждениями. Также потребовать обеспечения отпускных в АО могут аудиторы в ходе обязательного аудита ежегодной финансовой отчетности.

БРОНЮЄМО ПРАЦІВНИКІВ

Ця стаття систематизує інформацію про процедуру бронювання з урахуванням нещодавніх змін у законодавстві та запровадження бронювання через Портал Дія. П’ять готових зразків допоможуть підготувати пакет документів для бронювання за списками військовозобов’язаних

ІНСТРУКЦІЯ ЗІ ЗРАЗКАМИ ДОКУМЕНТІВ

Резерв отпусков в финансовой и налоговой отчетности

В налоговой отчетности начисление обеспечения не отражается никак, так как оно «растворяется» в общем финансовом результате к налогообложению.

Относительно финансовой отчетности его остаток следует приводить в ряд. 1660 «Текущие обеспечения» Отчета о финансовом состоянии по НП(С)БУ 1 и ряд. 1595 «Раздел II» упрощенного баланса по НП(С)БУ 25 (форма 1-м; 1-мс – по желанию). Расходы на создание обеспечения в финансовой отчетности не выделяются отдельно, так как они попадают к тем же расходам, что и заработная плата.