бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Виплачувати заробітну плату можна двома способами – готівкою або у безготівковій формі, тобто перераховувати на банківську карту. У першому випадку можлива ситуація, коли гроші видані не всім працівникам, а отже, їх потрібно здати назад до банку, тобто депонувати
Депонована заробітна плата: зручний алгоритм нарахування та обліку
Роботодавець зобов’язаний виплачувати заробітну плату працівникам регулярно у робочі дні не рідше двох разів на місяць (ч. 1 ст. 115 КЗпП). Та ще й дотримуватися двох умов:
проміжок часу між виплатами не перевищує 16 календарних днів;
зарплату виплачує не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який її виплачують.
Однак іноді працівники не мають змоги отримати свій заробіток у визначений день. У такому випадку касир не може тримати в себе невиплачену суму понад встановлений ліміт каси та її треба депонувати. Це один з «мінусів» виплати зарплати готівкою.
Депонована зарплата: документальне оформлення. На виплату зарплати підприємство може використати як гроші, отримані у банку, так і власну виручку. Розглянемо обидва випадки.
Якщо для виплати зарплат використовують кошти, отримані в банку. Гроші, які ви зняли з розрахункового рахунку, маєте видати працівникам протягом 3-х робочих днів. В цей строк входить день одержання готівки.
Готівку, яку одержали в банку і не використали за призначенням протягом установлених вище строків, підприємство має повернути до банку не пізніше наступного робочого дня банку або може залишити в касі (у межах установленого ліміту).
Підприємство виплачує зарплату за рахунок виручки. Порядок депонування буде ідентичним випадку, коли готівку на виплату зарплати отримали в банку.
Тут можливі два варіанти. Перший – це коли виручка, яку компанія планувала використати на виплату зарплати, не перевищує ліміту каси. Другий – виручка вище готівкового ліміту. У першому випадку готівку здавати до банку не обов’язково. Зберігати «понадлімітну» готівку можна у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей, протягом 3-х робочих днів з дня настання строків таких виплат.
Якщо строк, протягом якого можна зберігати кошти закінчився, касир має (див. п. 31 Положення № 148):
у видатковій відомості навпроти прізвища осіб, яким не виплатив коштів, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
скласти реєстр депонованих сум;
у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню;
звірити виплачені і депоновані суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом;
зробити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
підрахувати видані та депоновані суми за відомістю;
оформити один загальний видатковий касовий ордер (далі – ВКО) на суму депонованої зарплати, яка підлягає здачі до банку.
Якщо виплачуєте працівникові зарплату за ВКО, зверніть увагу, що видати готівку за цим документом можна лише в день його складання (абз. 3 п. 32 Положення № 148). Тому, якщо працівник не звернувся за отриманням заробітної плати в день складання ВКО, касир зобов’язаний повернути такий ВКО до бухгалтерії, а бухгалтер, у свою чергу, — анулювати цей документ. При цьому в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів потрібно зробити відмітку про те, що документ оплачений не був.
Форму реєстру депонованих сум можна знайти в додатку до Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356. Або ж розробити власний бланк – це можна, так як він не належить до касових документів з Положення № 148. Даний реєстр призначений для ведення аналітичного обліку розрахунків за сумою заробітної плати, не отриманої з каси підприємства у строк, установлений для її виплати. Складає реєстр касир за кожен період виплати заробітної плати окремо.
Суми депонованої заробітної плати, не виплачені на початок року, переносять з реєстрів за попередній рік до реєстру депонованої заробітної плати поточного року. Перевіряє реєстри головний бухгалтер.
Приклад 1.Касир підприємства 06.02.2024 р. одержав у банку за чеком грошові кошти на виплату заробітної плати за другу половину січня 2024 року в сумі 121222,00 грн. Бухгалтер підприємства оформив ПКО на цю суму. Оскільки працівник відділу продажів Кравченко В.А. через тимчасову непрацездатність був відсутній на роботі, то його зарплату депонували. Сума депонованої зарплати – 10500,00 грн. На суму фактично виплаченої і депонованої заробітної плати бухгалтер підприємства оформив ВКО, на підставі яких касир у цей же день здійснив записи в касовій книзі.
08.02.2024 р. суму депонованої заробітної плати здали до банку.
Тож сума виплаченої заробітної плати дорівнює 110722,00 грн(= 121222 – 10500).
Розглянемо відомість на виплату готівки зразок заповнення, ВКО і реєстр депонованої заробітної плати – див. нижченаведені приклади.
Для відображення депонованих сум в бух обліку використовують субрахунок 662 «Розрахунки з депонентами». Аналітичний облік розрахунків з депонентами ведіть за кожним працівником і за видами виплат. За кредитом субрахунку 662 в кореспонденції з дебетом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображайте заборгованість підприємства із заробітної плати, що виникла при одержанні готівки для виплати через свою касу та неотриманні її працівниками в установлений для цього строк. За дебетом субрахунку 662 – погашення заборгованості перед депонентами. Розглянемо конкретну ситуацію.
Візьмемо ситуацію із Прикладу 1, припустимо, що заробітну плату Кравченку В.А за січень 2024 року виплатили 21.02.2024 (разом із зарплатою за першу половину лютого2024 року).
Облік розрахунків із депонентом наведемо у таблиці нижче.
Нараховано заробітну плату Кравченку В. А. за січень 2024 року
92
661
13043,48
2
Нараховано ЄСВ на зарплату (=13043,48 грн × 22%)
92
651
2869,57
3
Утримано із зарплати:
─ ПДФО(=13043,48 грн × 18%)
661
641
2347,83
─ військовий збір (=13043,48 грн × 1,5%)
661
642
195,65
4
Перераховано до бюджету (з урахуванням сум, сплачених під час виплати авансу)
─ ЄСВ
651
311
2869,57
─ ПДФО
641
311
2347,83
─ військовий збір
642
311
195,65
5
Отримано в касу з поточного рахунка в банку готівку для виплати заробітної плати (=13043,48 – 2347,83– 195,65)
301
311
10500,00
6
Депоновано заробітну плату
661
662
10500,00
7
Внесено депоновану заробітну плату на поточний рахунок у банку
311
301
10500,00
8
Отримано депоновану зарплату в касу
301
311
10500,0
9
Погашено заборгованість перед Кравченком В. А. з березневою заробітною платою
662
301
10500,00
Крок 3. Нараховуємо «зарплатні» податки
Зверніть увагу, що навіть якщо заробітна плата не виплачена та була депонована, то ПДФО, військовий збір і ЄСВ все одно мають бути сплачені.
Під час кожної виплати оподатковуваного доходу потрібно перерахувати (сплатити) до бюджету ПДФО та військовий збір. Тобто підприємство одночасно з поданням документів до банку на отримання готівкових коштів для виплати з каси належної працівникам заробітної плати, сплачує (перераховує) суми утриманого податку та збору до бюджету (пп. 168.1.2 ПК). Банки не мають права приймати платіжні документи на виплату доходу, які не передбачають сплати (перерахування) ПДФО до бюджету.
Якщо заробітна плата виплачується працівникам із виручки, ПДФО і військовий збір мають бути сплачені впродовж банківського дня, що настає за днем виплати (пп. 168.1.4 ПК).
Якщо заробітну плату нарахували, але не виплатили, сплатити ПДФО і військовий збір маєте протягом 30 календарних днів, наступних за останнім днем місяця, за який нарахували, але не виплатили суми заробітку (пп 168.1.5, пп. 49.18.1, п. 57.1 ПК).
Що стосується ЄСВ, то знову ж таки банки мають право приймати документи на видачу (перерахування) заробітної плати тільки, якщо страхувальник подав одночасно розрахункові документи на перерахування ЄСВ (ч. 2 ст. 24 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI, далі ― Закон про ЄСВ). При чому банк контролює, щоб сума ЄСВ до сплати була не меншою, ніж 22% суми коштів для виплати зарплати, зазначеної в грошових чеках, платіжних інструкціях та інших розрахункових документах.
Якщо для виплати заробітної плати використовується виручка, то строку перерахування ЄСВ потрібно дотримувати і в разі несвоєчасної виплати заробітної плати (доходу). Тобто якщо заробітна плата нарахована, але не виплачена, то доведеться сплатити ЄСВ не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем нарахування доходу (для гірничих підприємств — не пізніше 28-го числа). Це випливає з положень абзацу першого ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ.
Якщо працівник так і не отримав зарплати: депонована заробітна плата — списання?
Депоновану заробітну плату працівник може отримати впродовж 3-х років (ч. 1 ст. 257 ЦКУ). Про це свого часу говорив Мінфін (лист від 26.11.2004 № 31-03140-02-13/21911).
Дотримання строку позовної давності та обґрунтованості сум, які обліковують на рахунках обліку розрахунків з депонентами, перевіряють під час проведення інвентаризації розрахунків (п. 7.3 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879).
Формально закінчення строку позовної давності дає право списати кредиторську заборгованість на підставі результатів проведеної інвентаризації розрахунків як таку, що є безнадійною для стягнення. Однак зверніть увагу, що на час COVID-карантину та у період дії воєнного стану в Україні перебіг строків позовної давності призупинений. Крім того, питання треба поставити так: а чи можна взагалі списати заборгованість з депонованої зарплати на підставі спливу строку позовної давності?
Податківці вважають, що не можна. За їхніми роз’ясненнями до заробітної плати, нарахованої до виплати у грошовій формі, не застосовують позовної давності, а заборгованість із заробітної плати не підпадає під визначення «безнадійної» (лист ДПАУ від 02.09.2004 № 16873/7/15-1117).
То як же бути? Вважаємо, що якщо працівник не зміг своєчасно отримати належну йому суму заробітної плати, то це не позбавляє його права отримати її в будь-який інший час (без обмеження строком). Тобто немає підстав списувати заборгованість за депонованою заробітною платою, тобто її слід обліковувати на балансі до повного погашення. Ось чому.
1. Цивільний кодекс не регулює сфери трудових відносин. Для цього є трудове законодавство. Трудові спори (у т. ч. й щодо стягнення належних сум зарплати) розглядають з дотриманням вимог ст. 233 КЗпП.
2. У разі порушення законодавства про оплату праці працівник має право звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком (ч. 2 ст. 233 КЗпП).
На вимогу працівника йому мають невідкладно виплатити суму депонованої зарплати. Якщо роботодавець відмовиться це зробити, він порушить трудові права працівника. У такому випадку працівник вправі звернутися до суду. Як свідчить судова практика, рішення за такими позовами ухвалюють на користь працівників.
Однак на практиці, якщо у підприємства виникла депонована зарплата, за якою ніхто впродовж 3-х років не звертається, то слід діяти в залежності від обставин даної ситуації (працівник зник без вісти – є відповідна процедура й можна отримати довідку з поліції; працівник звільнений за неявки на роботу. Виходить на контакт і відмовляється у листі від даної суми зарплати або ж виписує довіреність на отримання даних грошей і гроші видаються довіреній особі; кошти переказуються на його банківський рахунок, поштовим переказом тощо). Тобто списання такої заборгованості слід обґрунтувати в інший спосіб, ніж сплив строку позовної давності.
