Відшкодування вартості ПММ

Відшкодування вартості ПММ працівнику: що з ПДФО та військовим збором

Одразу почнемо не з документального боку справи, а з оподаткування, так як якраз воно й впливає на документальне оформлення відшкодування паливно-мастильних.

ПДФО. У роз’ясненнях податківців компенсацію ПММ треба оподатковувати як додаткове благо в усіх ситуаціях:

• грошова компенсація придбання пального. Це додаткове благо для працівника (пп. “г” пп. 164.2.17 ПКУ). Наприклад, індивідуальна податкова консультація ДФС від 05.01.2017 р. № 104/6/99-99-13-02-03-15, роз’яснення ДПС 103.02 ЗІР;
• компенсація “натурою” – пальне купує підприємство й передає його працівнику. Це вважається переданий безплатно товар і теж додаткове благо (пп. “е” пп. 164.2.17 ПКУ). Наприклад, лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.01.2017 р. № 1244/10/26-15-13-01-12 та лист ГУ ДФС у м. Києві від 01.12.2016 р. № 25320/10/26-15-13-01-12, роз’яснення ДПС 103.02 ЗІР.

Однак, існують протилежні позиції з цього приводу – НЕ оподатковувати ПДФО та військовим збором. Це є у роз’яснювальних листах Мінфіну та судових ухвалах:

• придбання працівником товару в рамках його трудових функцій – це трудові відносини незалежно від того чи видавалися кошти під звіт чи ні (ст. 21, 29, 30 КЗпП). Роботодавець має підтвердити доцільність та обґрунтованість витрат і компенсації. Такий висновок є в Узагальнюючій податковій консультації Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181, а також лист Мінфіну від 27.02.2019 р. № 11220-16-7/5907;
• якщо пальне витрачається в межах господарської діяльності та компенсується працівнику, оподаткування немає. Наприклад, ухвала ВАСУ від 01.12.2014 р. №К/800/16246/14 у справі №2а-3190/12/1370;
• компенсація пального не покращує матеріальний стан працівника. Наприклад, рішення Херсонського окружного адміністративного суду від 31.10.2018 р. у справі № 2140/1336/18.

⚡️АГЕНТ ФІНМОНІТОРИНГУ⚡️

• ХТО БУДЕ ДОНОСИТИ❓

Однак, для того, щоб останні роз’яснення Мінфіну та судів спрацювали на 100% і придбання ПММ пов’язувалося з виконанням працівником своїх трудових функцій необхідне існування наказу роботодавця на придбання пального працівником. Навіть якщо є договір на користування підприємством автівкою працівника. Інакше просто буде неможливо довести, що таке придбання не було зроблене працівником з власної ініціативи.

Військовий збір. Тут усе стандартно – якщо є ПДФО, то є ВЗ. Нема ПДФО – нема ВЗ. Нарахування збору відбувається на підставі пп. 1.4 п. 16-1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ.

ЄСВ і компенсація ПММ

З єдиним внеском, на щастя, все однозначно – компенсація пального працівнику ЄСВ не обкладається. Це саме стосується й орендної плати чи компенсації амортизації автомобіля. Компенсація особистого транспорту не входить до складу фонду оплати праці та є у виключеннях щодо ЄСВ у постанові Кабміну від 22.12.2010 р. № 1170). Є роз’яснення ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.08.2014 р. № 7720/10/26/1517-01-07.

Увага: Компенсація ПММ не обкладається ЄСВ, але може обкладатися ПДФО та ВЗ як додаткове благо

АНТИКРИЗОВИЙ ОБЛІК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В УМОВАХ КАРАНТИНУ

• Отримати пробний доступ і користуватися матеріалами без обмежень ⋙

Інші податки та ПММ

ПДВ. Зобов’язання з ПДВ у будь-якому випадку необхідно нарахувати при понаднормовому витрачанні пального за п. 198.5 ПКУ. Зареєструвати треба “компенсуючу” податкову накладну.

Щодо податкового кредиту з ПДВ:

• у ситуації ж придбання пального працівником – його немає, так як фізособа-працівник неплатник ПДВ. Виняток – придбання працівником пального у відрядженні або придбання ним пального як підзвітною особою, коли складається авансовий звіт та надаються підтвердні документи. У такому разі працівник діє на момент придбання як представник підприємства і податковий кредит тоді у підприємства є;
• у ситуації придбання пального підприємством – податковий кредит є, якщо можна довести зв’язок з господарською діяльністю підприємства. Мають бути дотримані вимоги щодо документального оформлення (див. нижче). А також чеки чи інші підтвердні документи на пальне. У чеках має бути фіскальний та податковий номер постачальника, та дотримуватися загальна сума придбання не більше 200 грн за день без ПДВ (пп. “б” п. 201.11 ПК). Якщо сума більше, то треба, щоб продавець зареєстрував податкову накладну (роз’яснення ДПС ЗІР 101.13).

Податок на прибуток. На витрати й сам податок компенсація пального ніяк не впливає. Компенсація ПММ не входить до складу податкових різниць.

Єдиний податок. Не впливає ніяк.

Оподатковувати ПММ чи ні

Підведемо підсумок щодо ПДФО.

Оподатковувати доведеться завжди у наступних ситуаціях:

• працівник використав власний автомобіль для потреба підприємства, але ніяких договорів по використанню цього автомобіля укладено не було;
• працівник використав автомобіль для потреб підприємства, по якому був укладений певний договір по використанню, але працівник не отримував ніякого наказу на придбання такого пального;
• понаднормове витрачання пального незалежно від ситуації.

Увага: Безпечніше утримати ПДФО та ВЗ з відшкодування ПММ як з додаткового блага

Можна піти на певний ризик і НЕ оподатковувати лише за наступних умов:

• є договір на використання автівки та є наказ на придбання пального, в якому визначені деталі його господарського використання;
• є договір на використання автівки та є наказ на відрядження, в якому згадано й відшкодування пального працівнику. Тоді він заміняє наказ на придбання пального;
• завжди мають бути подорожні листи, які підтверджують маршрут та витрати пального, а також підтвердні документи на придбання ПММ. Пальне слід списувати лише по нормам. Також подорожній лист має мати дані про залишок пального у баку автомобіля у момент його передачі;
• як варіант, ще можна скласти після придбання палива авансовий звіт. Є наказ на придбання пального + авансовий звіт + підтвердні документи. Як наслідок, працівнику відшкодовуються витрати на купівлю ПММ як звичайній підзвітній особі.

ДОДАТКОВЕ БЛАГО?

• Виплатили працівникові додаткові доходи — додаткове благо?

Увага: Якщо вирішили все ж таки не оподатковувати компенсацію пального працівнику – складіть наказ на придбання пального та авансовий звіт

Застерігаємо від постійних направлень працівника “у відрядження” при користуванні його автівкою. По-перше, для відряджень треба маршрут в інший населений пункт. По-друге, постійна наявність таких відряджень буде підозрілою при податкових перевірках і їх податківці можуть перекваліфікувати на приховування понаднормативного витрачання пального.

Як нарахувати ПДФО і військовий збір при відшкодуванні ПММ

Якщо все ж таки вирішили обрати більш обережний варіант – точку зору ДПС, щоб не сперечатися з ними, то нарахування ПДФО на вартість ПММ як додаткове благо відбувається наступним чином:

• до вартості отриманого працівником пального (з ПДВ) застосовується натуральний коефіцієнт 1,219512;
• військовий збір нараховуємо з вартості пального без застосування натурального коефіцієнта;
• у формі 1ДФ додаткове благо йде під кодом “126” (роз’яснення ДПС 103.04 ЗІР). Компенсація за використання автівки (амортизація, знос, оренда) – це код “102”. У разі оформлення договору оренди – дохід з оренди автівки має код “127” (роз’яснення ДФС у Рівненській області).

Наприклад, при компенсації пального на суму 450 грн податки будуть наступні:

• ПДФО: 450 грн ×1,219512×0,18 = 548,78 грн ×0,18 = 98,78 грн;
• ВЗ: 450×0,015 = 6,75 грн.
• ЄСВ – відсутній.

Більш детально різноманітні ситуації з оподаткуванням додаткового блага і не тільки по ПММ розкрито у матеріалі Додаткове благо 2020.

Договірне оформлення використання автомобіля

Тепер детальніше по документам. На автівку завжди має бути договір з працівником по її користуванню. Його наявність доводить зв’язок господарською діяльністю. Тут можливо декілька варіантів:

• договору оренди автівки + акт приймання-передачі автівки за договором оренди (найму);
• договору позички (безплатного користування) автівки + акт приймання-передачі автівки за договором;
• договору про компенсацію використання власної автівки працівника + наказ про використання автомобіля працівника. Інколи такий договір ще називають договором про компенсацію зносу/амортизації автомобіля.

При цьому врахуйте:

• акти приймання-передачі треба складати щоразу при використанні автомобіля, а не один раз на всі випадки;
• актів приймання-передачі на кожне використання треба складати два: один на видачу автомобіля від працівника підприємству, а інший – при поверненні назад. В актах на передачу рекомендуємо й засвідчити залишки пального у баку автомобіля – вони мають співпадати з подорожніми листами;
• договори треба всі складати у письмовій формі та нотаріально засвідчити (ч. 2 ст. 799 ЦК та ч. 4 ст. 828 ЦК);
• недолік договору оренди – як правило, в кінці місяця необхідні акти прийому-передачі наданої послуги оренди, так як оренда завжди платна. У такому разі платити треба завжди навіть якщо автомобіль підприємство не використовувало;
• недолік договору позички – по ньому не може бути оплати. Це безоплатні договори (ч. 2 ст. 827 ЦКУ). Інакше – це договір оренди;
• вказувати у договорі оренди чи договорі компенсації амортизації, що оплата по ньому є одночасно й компенсацією ПММ – не можна. Така ситуація може бути розцінена податківцями як продаж ПММ і підпадає під оподаткування акцизним податком.

Найбільш оптимальний варіант договірного оформлення – договір про компенсацію амортизації автомобіля. По ньому, як правило, встановлюється оплата у сумі, яка рівна щомісячній амортизації автівки.

Увага: Компенсація пального працівнику проводиться виключно на основі подорожніх листів

⚠️ ФІНМОНІТОРИНГОВИЙ НАСТУП ⚠️

• НОВІ ПРАВИЛА УЖЕ ІЗ 28 КВІТНЯ

Наказ про придбання пального – що в ньому має бути

Наказ про придбання пального має містити чіткий зв’язок з господарською діяльністю та виконанням трудових функцій працівником:

• мета придбання пального – використання автомобіля для проведення закупок, збуту товару, укладання угоди тощо. Ця мета має відповідати трудовим обов’язкам (функціям) працівника. Так, не можна вписувати майстра цеху на придбання сировини. Якщо це директор, то має відповідати його управлінським функціям – укладання договору, купівля, придбання товарів, перевірка результатів виконання робіт на об’єкті тощо;
• дані щодо конкретної автівки. Її модель, тип кузова, реєстраційний номер або VIN-код;
• конкретний вид пального (бензин та його марка, дизпаливо, газ тощо) та його визначена кількість. Наказ не може бути на придбання невизначеної кількості пального. Даний обсяг має бути в межах ємкості баку автівки. Якщо більше, то слід деталізувати спосіб і місце зберігання таких ПММ;
• дані про укладений договір щодо використання даної автівки;
• бажано маршрут, пункт призначення чи хоча б окреслити певні межі використання автівки. Наприклад, “для поїздок у комерційних цілях у межах Чернігова”, “для поїдки в м. Київ”;
• вказівка про списання пального в межах норм і на основі подорожніх листів. Норми є в наказі Мінтрансу від 10.02.1998 р. № 43.

Якщо після придбання палива оформити ще авансовий звіт, то тоді господарська ситуація стає аналогічна розрахункам з підзвітними особами.

Якщо у баку автомобіля уже є пальне

Це цілком звичайна ситуація, яку можна оформити таким чином:

• використання пального уже залитого в бак автомобіля слід згадати у наказі про використання автівки. У такому разі він може йти не тільки з будь-яким зі згаданих договорів;
• у подорожньому листі та актах приймання-передачі вказати цей залишок;
• підтвердні документи від працівника на пальне, яке він купував раніше. Безпечніше, щоб вони були.

Однак, відшкодовувати грошима таке пальне не варто. Воно придбавалося до передачі автівки у користування підприємством. Отже, його придбав працівник не за наказом, а на власний розсуд. І не завжди можна підтвердити ціну такого пального. Кращим виходом з ситуації все ж таки буде придбати обсяг витраченого пального за рахунок підприємства й передати його працівнику – так надійніше з точки зору оподаткування, ніж компенсувати уже залите у бак пальне грошима.

Не кожен може відмовитися від відрядження під час карантину

• Відмовитися від службових поїздок під час карантину мають право деякі працівники, ХТО САМЕ ❓

Бухгалтерський облік компенсації ПММ

У бухгалтерських проведеннях компенсація пального виглядатиме наступним чином: