ОЛЬГА ЧИСТЯКОВА,
бізнес-тренер, Одеса
Керівник терміново зажадав звіт, інспектор — документи для виїзної перевірки, а ще потрібно надіслати декларацію до податкової. Словом, гаряча пора. Стресу тут не уникнути. Відтак знижується і продуктивність праці. У таких умовах важливо витрачати якнайменше часу на пошук інформації.
Щоб працювати швидко, потрібно правильно організувати своє робоче місце. Скористайтеся японською технологією 5S — основою ощадного офісу. Вона не потребує значних витрат — лише особистої прихильності та дисципліни.
Порядок на робочому місці й у кабінеті бухгалтера
Японська технологія 5S: п’ять кроків до впорядкованої бухгалтерії.
- Професійна сертифікація бухгалтерів — 2021 СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
- ПДВ: поглиблена програма СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО ⚡️
- Зарплата: розрахунки, звітність, перевірки СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
- Практикум з податкового захисту СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
- Застосування РРО: зміни, помилки, штрафи СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО ⚡️
- Професійна сертифікація головбуха медичного КНП — 2022 СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО ⚡️
- ФОП на єдиному податку СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО ⚡️
- Професійна сертифікація бухгалтерів — 2022 СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО ⚡️
Крок 1. Сортування
Перебравши всі папери на своєму робочому місці, сформуйте три теки. До першої покладіть ті, що потрібні вам щодня. До другої — ті, що можуть інколи знадобитися. До третьої — ті, що не потрібні взагалі.
Третю теку одразу викиньте. Якщо вагаєтеся, визначте для таких паперів граничний строк зберігання, наприклад два тижні або два місяці. Якщо вони вам не знадобляться протягом цього строку — викидайте.
Крок 2. Розподілення
Папери, якими ви користуєтеся щодня, мають бути під рукою. Решту можна прибрати. Щоб можна було легко їх знайти, доберіть кольорові коробки і кольорові теки. У пригоді стануть також роздільники і покажчики. Наприклад, у червоній коробці лежать червоні теки — акти звірок із податковою.
Аби перебрати одразу всі папери, потрібен час, а у вас дуже багато роботи. Тоді поділіть робоче місце на зони. Це може бути одна шухляда або полиця. Розбирайте одну таку ділянку за один підхід.
Поступово усі предмети знайдуть свої місця. Надалі підтримуйте порядок, тоді не доведеться витрачати час на прибирання. Пам’ятайте, що кожна річ має своє суворо визначене місце, а кожне місце призначене саме для цієї речі.
Крок 3. Сяйво чистоти
Прибирання може бути як індивідуальним, так і командним — для всього відділу. Якщо лад наводитиме група працівників, варто обговорити критерії, за якими всі відокремлюватимуть потрібне від мотлоху. Домовтеся й про те, хто відповідає за чистоту цього місця і як часто слід прибирати. Можна навіть скласти таблицю чергувань (Таблиця 1).
Таблиця 1
Приклад таблиці чергувань
Зона прибирання | Критерії якості | Періодичність | Відповідальний |
Шафи біля входу до бухгалтерії | На полицях немає пилу, документи зберігаються в коробках за кольорами | 1-ше число кожного місяця | Іванюк А. І. |
Стелажі 1-11 | Усі теки на полицях лежать акуратно за періодами | 1-ше і 15-те числа кожного місяця | Кондратов А. С. |
Стелажі 12-17 | Усі документи розподілені за контрагентами в алфавітному порядку | 1-ше число кожного місяця | Колесник Ю. А. |
Навіщо боятися новацій, якщо до них можна змістовно підготуватися?
Крок 4. Стандартизація
Така таблиця буде вашим внутрішнім стандартом. Можете розробити й інші стандарти. Для цього потрібно вибрати зону (наприклад кабінет, архівні полиці) і в цій зоні:
- визначити завдання;
- записати завдання до таблиці;
- призначити відповідального;
- встановити періодичність виконання або перевірки цього завдання;
- розмістити таблицю в обраній зоні.
Мета стандартів — полегшити підтримання порядку.
Крок 5. Стабільне процвітання
Активно навчайте нових працівників внутрішніх стандартів. Можна запровадити аудит офісу за 5S. За його допомогою легко вирішуватимете:
- що ще можна викинути;
- як поліпшити стандарти;
- кого навчити стандартів;
- що прибрати або дістати, щоб було зручніше користуватися.
Послідовність таких кроків стосується не лише робочого місця, а й архіву, складського приміщення, файлів у комп’ютері.
Як оптимізувати робочий час бухгалтера
Робочий час бухгалтера займає власне робота й організація праці. Робота — це коли ви виконуєте свої посадові функції (складаєте звіт, розносите дані за рахунками тощо). Організація праці — це зустрічі, переговори. Усі ці дії сукупно — так званий потік створення цінності.
Щоб правильно розрахувати робочий час, зробіть «фотографію дня». Що це таке? Це всі справи, що ви зробили протягом дня (рис. 1).
Отже, все, що ви зробили за певний проміжок часу, зафіксуйте в таблиці. Запишіть у ній час початку завдання й час закінчення, звідки воно надійшло і кому потрібно відзвітувати (Таблиця 2).
Таблиця 2
Приклад таблиці завдань на день
Завдання | Від кого отримали | Час початку | Час закінчення | Кому передали |
Підготовка звіту за відвантаженнями за червень | Відділ збуту | 9:00 | 10:20 | Директор |
Підготовка документів на підпис директору |
| 10:30 | 11:10 | Директор |
Очікування підписаних документів |
| 10:30 | 11:10 |
|
Візит до податкової | Головний бухгалтер | 11:10 | 12:50 | Головний бухгалтер |
Завдання записуйте до таблиці лише тоді, коли зробили. Щоб не забувати заповнювати таблицю, перший час можна ставити нагадування (будильник через кожні 10-20 хвилин).
Завдяки такій таблиці ви бачитимете, що зробили і скільки часу витратили на кожне завдання. Так можна вибудувати ієрархію справ і визначити прямі втрати, тобто марні дії. До них належать:
- надмірна інформація — збирання, оброблення зайвої інформації та передача її іншому відділу;
- очікування — час, коли керівник підписує документи;
- зайва робота — збирання інформації для стовідсоткової точності, коли достатньо наближених оцінок;
- непотрібні дії — пошук необхідного інвентарю для роботи, файлів;
- переробляння — виправлення помилок.
Не варто зосереджувати увагу і час на одному конкретному завданні на шкоду іншим. Якщо із чимось не змогли впоратися, облиште на певний час і робіть інше. Тобто виконуйте складне завдання частинами.
Аби скористатися цим методом, складіть наказ про проведення фотографії робочого дня. У ньому закріпіть:
- список працівників, які братимуть участь у хронометражі;
- період проведення дослідження;
- форму щоденного звіту, що його подаватимуть працівники.
Як уникнути помилок бухгалтеру, зберігаючи так свій час
Помилки в роботі бухгалтера — явище неминуче. Їх не можна замовчувати, навпаки — їх потрібно обговорювати. За будь-яких обставин шукайте не винуватців, а причину. Працівники помиляються через:
- забудькуватість;
- нерозуміння причин;
- недооцінку ситуації;
- недосвідченість;
- небажання дотримувати правил;
- неуважність;
- повільне ухвалення рішень;
- відсутність стандартів тощо.
Кожному конкретному працівникові притаманні певні помилки. Але можна зробити так, щоб вони не мали можливості помилитися або не робили цього часто. Один зі способів — візуальний контроль.
Щоб запровадити візуальний контроль, виконайте послідовно такі дії:
- Проаналізуйте, які ваші завдання слід контролювати.
- Визначте параметри, на які слід зважати.
- Поміркуйте, яка візуальна схема найкраще відображає ці завдання.
- Скористайтеся кольоровими схемами, таблицями, графіками і діаграмами.
- Розробіть стандарти.
- Підтримуйте в актуальному стані та поліпшуйте засоби контролю.
Оберете оптимальну систему оподаткування, зареєструєте ФОП у зручний спосіб, розберетеся, в яких розмірах платити ЄСВ і ПДФО, потренуєтеся готувати звітність.
Контролювати можна, наприклад, зображаючи завдання на дошці, яку бачитимуть усі працівники, у т. ч. керівник. Така дошка може бути індивідуальною і висіти на робочому місці працівника (рис. 2).
Тут роботу можна розподілити за проектами або відповідальними. Колір карток може визначати ступінь терміновості роботи (або відповідального, конкретний проект)
Для розподілення навантаження між працівниками бухгалтерії краще зробити таку дошку на весь відділ. Вона має бути доступною як для працівників, так і для керівника.
Важливо сказати й про те, що навчання для бухгалтера допомагає впоратися з помилками, які постійно зривають робочий процес. Тому розвивайтеся і це також допоможе оптимізувати будні ваших бухгалтерських відділів.
