В 2025 году бухгалтерский учет больничных следует вести с учетом новых ставок налогов, в том числе военного сбора. В материале показываем проводки для начисления и выплаты больничных, объясняем, какие счета применить и как избежать ошибок в отражении операций
На бухгалтерские проводки с больничных влияют организационные моменты их выплаты. Давайте сначала их вспомним, чтобы глубже подойти к сути дела:
используется спецсчет в банке. Его сначала следует открыть, чтобы Пенсионный фонд Украины (ПФУ) мог туда по заявке перечислить средства;
больничные состоят из 2-х частей. Первая — за счет предприятия (первые 5 кал. дней), вторая — за счет ПФУ (следующие дни);
с момента подачи заявки до поступления средств из ПФУ существует дебиторская задолженность со стороны фонда. По законодательству это 3 рабочих дня, но этот период на практике может длиться дольше;
с больничных уплачивается НДФЛ и ВС, в том числе и за средства, получаемые из ПФУ;
больничные для целей налогообложения приравнены к зарплате, а с точки зрения трудового законодательства — это не зарплата.
По последнему пункту, расскажем несколько подробнее о последствиях:
зарплата и больничные рассматриваются совокупно. То есть НДФЛ и военный сбор (ВС) за месяц рассчитываются по их сумме, а не отдельно. Это влияет и на налоговую социальную льготу, так как предельный размер, дающий на нее право (в 2025 году — 4240 грн) сравнивается с общей суммой (зарплата + больничные);
в Приложении 4ДФ больничные отдельно не выделяются, так как входят в зарплату (как первые 5 дней, так и последующие), имея признак дохода «101»;
на больничные начисляется ЕСВ (на обе части), который полностью платит предприятие. Средства ПФУ для этого не используются;
статистической отчетности больничные показывают отдельно от зарплаты. Это требование Инструкции по статистике заработной платы, что утверждена приказом Госкомстата от 13.04.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5).
Все это оказывает влияние на проводки. Какое? Сейчас рассмотрим.
Альтернативные варианты, которые встречаются на практике
Счет
Что будем отражать в учете
Почему именно на этом счете
949 «Прочие расходы операционной деятельности»
сумму начисленных больничных за первые 5 дней за счет предприятия
По Инструкции к Плану счетов здесь следует учитывать выплаты за неотработанное время. Это и есть больничные. Других вариантов Инструкцией не предусмотрено
Счета 23, 91, 92, 93 — вместе с зарплатой. В этом является определенная логика при отнесении затрат на работников на себестоимость, но это противоречит Инструкции к Плану счетов
663 «Расчеты по другим выплатам»
задолженность перед работником по больничным
Больничные следует отделить от зарплаты (661), так как это не зарплата по трудовому законодательству. В Инструкции к Плану счетов речь также идет об счет
все учитывать на субсчете 661
378 «Расчеты с государственными целевыми фондами»
дебиторскую задолженность ПФУ после подачи заявления-расчета
В промежутке 10 дней существует дебиторская задолженность по фонду, поэтому субсчет 652 не очень подходит, так как касается кредиторской задолженности. Кроме того, для этих целей специально такой счет рекомендован Инструкцией к Плану счетов
учет задолженности вести на субсчете 652 (в далеком прошлом субсчета 378 просто не было)
313 «Прочие счета в банке в национальной валюте»
средства на спецсчета в банке, поступающих из ПФУ для выплаты больничных
средства Фонда в банке зачисляются на спецсчет, который не является текущим, а потому субсчет 311 не подходит
Есть письмо Минфина от 27.09.2013 № 31-08410-07-27/28296, где рекомендуется использование в проводках по больничным именно субсчетов 949, 663, 378. Альтернативные варианты нельзя считать правильными с точки зрения Инструкции к Плану счетов и НП(С)БУ. Однако, их использование не приводит к ошибкам в самом расчете больничных и если в практике вашего предприятия используются альтернативные подходы, то можно так и оставить. Никаких штрафов за «неправильные» счета нет. Главное, чтобы понимали, почему так поступаете, а существующая практика не вызывала ошибок в расчете больничных и отчетности.
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
начислены больничные за первые 5 дней временной потери трудоспособности
949
663
1500,00
начислены больничные за следующие 4 дней за счет ПФУ после подачи заявления-расчета
378
663
1200,00
начисленный ЕСВ на сумму больничных (=2700×0,22)
949
651
594,00
удержан НДФЛ с суммы больничных (=2700×0,18)
663
641
486,00
удержан военный сбор с общей суммы больничных (=2700×0,05)
663
642
135,00
поступили больничные на спецсчет из ПФУ
313
378
1200,00
уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств предприятия (=1500×0,18)
641
311
270,00
уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств предприятия (=1500×0,05)
642
311
75,00
выплата больничных за счет средств предприятия (= 1500 – 270 – 22,50)
663
311
1207,50
уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (=1200×0,18)
641
313
216,00
уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (=1200×0,05)
642
313
60,00
выплата больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (= 1200 – 216 – 18)
663
313
966,00
уплаченный ЕСВ за счет средств предприятия при выплате больничных
651
311
594,00
прочие операционные расходы отнесены на финансовый результат операционной деятельности (=1500 + 594)
791
949
199422
Однако, данный пример несколько нетипичный, так как обычно в месяце работник имеет не только больничные, но и зарплату. Если же еще и есть право на налоговую социальную льготу, то возникает вопрос распределения сумм удержанного НДФЛ между 663 и 661 субсчетами. Рассмотрим эту ситуацию.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Общая сумма дохода за август: 1043,49 + 8000 = 9 043,49 грн
НДФЛ, который должен быть начислен из месячного дохода секретаря:
(9043,49 – 3028) × 0,18 = 1 082,79 грн
Именно данная сумма пойдет в Приложение 4ДФ по строке с признаком дохода «101» (зарплата + больничные). Однако данный НДФЛ следует разделить между больничными и зарплатой:
1 082,78 × 1043,49/9043,49 = 124,94 грн;
1 082,78 × 8000/9043,49 = 957,84 грн.
ВС также делится на 2 части: 1043,49 × 0,05 + 8000,00 × 0,05 = 52,17+ 400,00 = 452,17
Можно, например, путем учета больничных на 661 счета (см. выше альтернативные счета). Однако, в случае выплаты больничных из ПФУ это не лишает «лишней» работы по распределению НДФЛ и ВС, так как выплата происходит из 2-х счетов — текущего и спецсчета. Придется все равно рассчитывать потом, сколько и с какого счета заплатить.
Определенный выигрыш достигается только, если больничные вкладываются в 5 дней. В таком случае, действительно, не надо распределять НДФЛ и ВС между 661 и 663 счету.
Заключение
В 2025 году учет больничных усложнился из-за изменения ставок налогов, в том числе военного сбора. Чтобы избежать ошибок, важно правильно определять счета для начисления и выплаты, отражать дебиторскую задолженность ПФУ и не путать больничные с зарплатой. Используйте рекомендованные субсчета, а альтернативные подходы применяйте только сознательно, понимая их последствия.
👉 Актуальную информацию о начислении больничных 2026 года подготовим для вас сразу после принятия новых правил.
