Учет больничных в целом хорошо освещена тема, но время от времени вопросы все равно возникают. И не только по их расчету. Как правильно отразить начисление больничных в учете и какие счета для этого выбрать? Подходов может быть несколько
На бухгалтерские проводки с больничных влияют организационные моменты их выплаты. Давайте сначала их вспомним, чтобы глубже подойти к сути дела:
используется спецсчет в банке. Его сначала следует открыть, чтобы Пенсионный фонд Украины (ПФУ) мог туда по заявке перечислить средства;
больничные состоят из 2-х частей. Первая — за счет предприятия (первые 5 кал. дней), вторая — за счет ПФУ (следующие дни);
с момента подачи заявки до поступления средств из ПФУ существует дебиторская задолженность со стороны фонда. По законодательству это 3 рабочих дня, но этот период на практике может длиться дольше;
с больничных уплачивается НДФЛ и ВС, в том числе и за средства, получаемые из ПФУ;
больничные для целей налогообложения приравнены к зарплате, а с точки зрения трудового законодательства — это не зарплата.
По последнему пункту, расскажем несколько подробнее о последствиях:
зарплата и больничные рассматриваются совокупно. То есть НДФЛ и военный сбор (ВС) за месяц рассчитываются по их сумме, а не отдельно. Это влияет и на налоговую социальную льготу, так как предельный размер, дающий на нее право (в 2024 году — 4240 грн) сравнивается с общей суммой (зарплата + больничные);
в форме 4ДФ больничные отдельно не выделяются, так как входят в зарплату (как первые 5 дней, так и последующие), имея признак дохода «101»;
на больничные начисляется ЕСВ (на обе части), который полностью платит предприятие. Средства ПФУ для этого не используются;
статистической отчетности больничные показывают отдельно от зарплаты. Это требование Инструкции по статистике заработной платы (приказ Госкомстата от 13.04.2004 № 5, далее — Инструкция № 5).
Все это оказывает влияние на проводки. Какое? Сейчас рассмотрим.
Альтернативные варианты, которые встречаются на практике
Счет
Что будем отражать в учете
Почему именно на этом счете
949 «Прочие расходы операционной деятельности»
Сумму начисленных больничных за первые 5 дней за счет предприятия
По Инструкции к Плану счетов здесь следует учитывать выплаты за неотработанное время. Это и есть больничные. Других вариантов Инструкцией не предусмотрено
Счета 23, 91, 92, 93 - вместе с зарплатой. В этом является определенная логика при отнесении затрат на работников на себестоимость, но это противоречит Инструкции к Плану счетов.
663 «Расчеты по другим выплатам»
Учитываем задолженность перед работником по больничным
Больничные следует отделить от зарплаты (661), так как это не зарплата по трудовому законодательству. В Инструкции к Плану счетов речь также идет об счет.
Все учитывать на счете 661.
378 «Расчеты с государственными целевыми фондами»
Учитываем дебиторскую задолженность ПФУ после подачи заявления-расчета
В промежутке 10 дней существует дебиторская задолженность по фонду, поэтому счет 652 не очень подходит, так как касается кредиторской задолженности. Кроме того, для этих целей специально такой счет рекомендован Инструкцией к Плану счетов.
Вести учет задолженности на счете 652. В далеком прошлом счета 378 просто не было.
313 «Прочие счета в банке в национальной валюте»
Учитываем средства на спецсчета в банке, поступающих из ПФУ для выплаты больничных
Средства Фонда в банке зачисляются на спецсчет, который не является текущим, а потому счет 311 не подходит.
Есть письмо Минфина от 27.09.2013 № 31-08410-07-27/28296, где рекомендуется использование в проводках по больничным именно счетов 949, 663, 378. Альтернативные варианты нельзя считать правильными с точки зрения Инструкции к Плану счетов и НП(С)БУ. Однако, их использование не приводит к ошибкам в самом расчете больничных и если в практике вашего предприятия используются альтернативные подходы, то можно так и оставить. Никаких штрафов за «неправильные» счета нет. Главное, чтобы вы понимали, почему вы так поступаете, а существующая практика не вызывала ошибок в расчете больничных и отчетности.
Проводки начисления больничных
Рассмотрим бухгалтерские проводки начисления больничных примеры в т.ч. проводки за счет ПФУ.
Пример 1. Бухгалтеру предприятия начислили в январе 2024 году больничные из расчета 300 грн/день:
Начислены больничные за первые 5 дней временной потери трудоспособности
949
663
1500,00
Начислены больничные за следующие 4 дней за счет ПФУ после подачи заявления-расчета
378
663
1200,00
Начисленный ЕСВ на сумму больничных (594=2700×0,22)
949
651
594,00
Удержан НДФЛ с суммы больничных (486=2700×0,18)
663
641
486,00
Удержан военный сбор с общей суммы больничных (40,5=2700×0,015)
663
642
40,50
Поступили больничные на спецсчет из ПФУ
313
378
1200,00
Уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств предприятия (270=1500×0,18)
641
311
270,00
Уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств предприятия (22,5=1500×0,015)
642
311
22,50
Выплата больничных за счет средств предприятия (1207,50 = 1500 — 270 — 22,50)
663
311
1207,50
Уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (216=1200×0,18)
641
313
216,00
Уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (18=1200×0,015)
642
313
18,00
Выплата больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (966= 1200 — 216 — 18)
663
313
966,00
Уплаченный ЕСВ за счет средств предприятия при выплате больничных
651
311
594,00
Однако, данный пример несколько нетипичный, так как обычно в месяце работник имеет не только больничные, но и зарплату. Если же еще и есть право на налоговую социальную льготу, то возникает вопрос распределения сумм удержанного НДФЛ между 663 и 661 субсчетами. Рассмотрим эту ситуацию.
Пример 2. Секретарю предприятия в январе 2024 году начислено:
больничные из расчета 347,83 грн/день за 3 дня — 1 043,49 грн;
Общая сумма дохода за январь: 1 043,49 + 8000 = 9 043,49 грн
НДФЛ, который должен быть начислен из месячного дохода секретаря: (9 043,49 – 3028) × 0,18 = 1 082,79 грн. Именно данная сумма пойдет в форму 4ДФ по строке с признаком дохода «101» (зарплата + больничные). Однако данный НДФЛ следует разделить между больничными и зарплатой:
1 082,78 × 1 043,49/9 043,49 = 124,94 грн;
1 082,78 × 8000/9 043,49 = 957,84 грн.
Военный сбор также делится на 2 части: 1 043,49 × 0,015 + 8000,00 × 0,015 = 15,65 + 120,00.
Начислены больничные секретарю за первые 3 дня нетрудоспособности (за счет предприятия)
949
663
1 043,49
Начислен ЕСВ на зарплату (1 760=8000×0,22)
92
651
1 760,00
Начислен ЕСВ на больничные (229,57=1 043,49×0,22)
949
651
229,57
Удерживаем НДФЛ по зарплате
661
641
957,84
Удерживаем НДФЛ из больничных
663
641
124,94
Удержан военный сбор по зарплате
661
642
120,00
Удержан военный сбор с больничных
663
642
15,65
Выплата зарплаты (=8000 – 957,84 – 120,00)
661
311
6 922,16
Выплата больничных (1 043,49 – 124,94 – 15,65)
663
311
902,9
Уплата НДФЛ по зарплате и больничным (=957,84+124,94)
641
311
1 082,78
Уплата военного сбора по зарплате и больничным (=120,00+15,65)
642
311
135,65
Уплата ЕСВ (1 989,57=1 760+229,57)
651
311
1 989,57
Можно ли упростить проводки по больничному
Можно, например, путем учета больничных на 661 счета (см. выше альтернативные счета). Однако, в случае выплаты больничных из ПФУ это не лишает «лишней» работы по распределению НДФЛ и ВС, так как выплата происходит из 2-х счетов - текущего и спецсчета. Придется все равно рассчитывать потом, сколько и с какого счета заплатить.
Определенный выигрыш достигается только, если больничные вкладываются в 5 дней. В таком случае, действительно, не надо распределять НДФЛ и ВС между 661 и 663 счету.
