На бухгалтерские проводки с больничных влияют организационные моменты их выплаты. Давайте сначала их вспомним, чтобы глубже подойти к сути дела:
используется спецсчет в банке. Его сначала следует открыть, чтобы Пенсионный фонд Украины (ПФУ) мог туда по заявке перечислить средства;
больничные состоят из 2-х частей. Первая — за счет предприятия (первые 5 кал. дней), вторая — за счет ПФУ (следующие дни);
с момента подачи заявки до поступления средств из ПФУ существует дебиторская задолженность со стороны фонда. По законодательству это 3 рабочих дня, но этот период на практике может длиться дольше;
с больничных уплачивается НДФЛ и ВС, в том числе и за средства, получаемые из ПФУ;
больничные для целей налогообложения приравнены к зарплате, а с точки зрения трудового законодательства — это не зарплата.
По последнему пункту, расскажем несколько подробнее о последствиях:
зарплата и больничные рассматриваются совокупно. То есть НДФЛ и военный сбор (ВС) за месяц рассчитываются по их сумме, а не отдельно. Это влияет и на налоговую социальную льготу, так как предельный размер, дающий на нее право (в 2026 году — 4660 грн) сравнивается с общей суммой (зарплата + больничные);
в Приложении 4ДФ больничные отдельно не выделяются, так как входят в зарплату (как первые 5 дней, так и последующие), имея признак дохода «101»;
на больничные начисляется ЕСВ (на обе части), который полностью платит предприятие. Средства ПФУ для этого не используются;
статистической отчетности больничные показывают отдельно от зарплаты. Это требование Инструкции по статистике заработной платы, что утверждена приказом Госкомстата от 13.04.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5).
Все это оказывает влияние на проводки. Какое? Сейчас рассмотрим.
Альтернативные варианты, которые встречаются на практике
Счет
Что будем отражать в учете
Почему именно на этом счете
949 «Прочие расходы операционной деятельности»
сумму начисленных больничных за первые 5 дней за счет предприятия
По Инструкции к Плану счетов здесь следует учитывать выплаты за неотработанное время. Это и есть больничные. Других вариантов Инструкцией не предусмотрено
Счета 23, 91, 92, 93 — вместе с зарплатой. В этом является определенная логика при отнесении затрат на работников на себестоимость, но это противоречит Инструкции к Плану счетов
663 «Расчеты по другим выплатам»
задолженность перед работником по больничным
Больничные следует отделить от зарплаты (661), так как это не зарплата по трудовому законодательству. В Инструкции к Плану счетов речь также идет об счет
все учитывать на субсчете 661
378 «Расчеты с государственными целевыми фондами»
дебиторскую задолженность ПФУ после подачи заявления-расчета
В промежутке 10 дней существует дебиторская задолженность по фонду, поэтому субсчет 652 не очень подходит, так как касается кредиторской задолженности. Кроме того, для этих целей специально такой счет рекомендован Инструкцией к Плану счетов
учет задолженности вести на субсчете 652 (в далеком прошлом субсчета 378 просто не было)
313 «Прочие счета в банке в национальной валюте»
средства на спецсчета в банке, поступающих из ПФУ для выплаты больничных
средства Фонда в банке зачисляются на спецсчет, который не является текущим, а потому субсчет 311 не подходит
Есть письмо Минфина от 27.09.2013 № 31-08410-07-27/28296, где рекомендуется использование в проводках по больничным именно субсчетов 949, 663, 378. Альтернативные варианты нельзя считать правильными с точки зрения Инструкции к Плану счетов и НП(С)БУ. Однако, их использование не приводит к ошибкам в самом расчете больничных и если в практике вашего предприятия используются альтернативные подходы, то можно так и оставить. Никаких штрафов за «неправильные» счета нет. Главное, чтобы понимали, почему так поступаете, а существующая практика не вызывала ошибок в расчете больничных и отчетности.
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
начислены больничные за первые 5 дней временной потери трудоспособности
949
663
1500,00
начислены больничные за следующие 4 дней за счет ПФУ после подачи заявления-расчета
378
663
1200,00
начисленный ЕСВ на сумму больничных (=2700×0,22)
949
651
594,00
удержан НДФЛ с суммы больничных (=2700×0,18)
663
641
486,00
удержан военный сбор с общей суммы больничных (=2700×0,05)
663
642
135,00
поступили больничные на спецсчет из ПФУ
313
378
1200,00
уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств предприятия (=1500×0,18)
641
311
270,00
уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств предприятия (=1500×0,05)
642
311
75,00
выплата больничных за счет средств предприятия (= 1500 – 270 – 22,50)
663
311
1207,50
уплата НДФЛ при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (=1200×0,18)
641
313
216,00
уплата военного сбора при выплате больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (=1200×0,05)
642
313
60,00
выплата больничных за счет средств ПФУ со спецсчета (= 1200 – 216 – 18)
663
313
966,00
уплаченный ЕСВ за счет средств предприятия при выплате больничных
651
311
594,00
прочие операционные расходы отнесены на финансовый результат операционной деятельности (=1500 + 594)
791
949
199422
Однако, данный пример несколько нетипичный, так как обычно в месяце работник имеет не только больничные, но и зарплату. Если же еще и есть право на налоговую социальную льготу, то возникает вопрос распределения сумм удержанного НДФЛ между 663 и 661 субсчетами. Рассмотрим эту ситуацию.
Алгоритм розрахунку лікарняних. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку декретних працівницям, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють менше пів року. Лікарняні або декретні сумісникам
Общая сумма дохода за август: 1043,49 + 8000 = 9 043,49 грн
НДФЛ, который должен быть начислен из месячного дохода секретаря:
(9043,49 – 3028) × 0,18 = 1 082,79 грн
Именно данная сумма пойдет в Приложение 4ДФ по строке с признаком дохода «101» (зарплата + больничные). Однако данный НДФЛ следует разделить между больничными и зарплатой:
1 082,78 × 1043,49/9043,49 = 124,94 грн;
1 082,78 × 8000/9043,49 = 957,84 грн.
ВС также делится на 2 части: 1043,49 × 0,05 + 8000,00 × 0,05 = 52,17+ 400,00 = 452,17
Можно, например, путем учета больничных на 661 счета (см. выше альтернативные счета). Однако, в случае выплаты больничных из ПФУ это не лишает «лишней» работы по распределению НДФЛ и ВС, так как выплата происходит из 2-х счетов — текущего и спецсчета. Придется все равно рассчитывать потом, сколько и с какого счета заплатить.
Определенный выигрыш достигается только, если больничные вкладываются в 5 дней. В таком случае, действительно, не надо распределять НДФЛ и ВС между 661 и 663 счету.
