Типова форма, за якою ФОПи та фізособи-незалежники обліковують доходи та витрати, а також порядок, за якою ведуть цю форму, Мінфін затвердив наказом від 13.05.2021 № 261 (далі — Типова форма, Порядок № 261).
Документи, які підтверджують витрати:
- платіжне доручення;
- прибутковий касовий ордер;
- квитанція;
- фіскальний чек;
- акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг);
- інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг (пп. 6 п. 1 Порядку № 261).
Податковий агент, який нараховує оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми та за рахунок цього доходу. Ставку ПДФО визначає стаття 167 Податкового кодексу України (ПК). Порядок нарахування, утримання та сплати військового збору до бюджету визначає стаття 168 ПК.
Податкові агенти і платники ЄСВ зобов’язані подавати до органу контролю за основним місцем обліку в строки, що встановив ПК для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізосіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого ЄСВ (далі — Податковий розрахунок) (пп. «б» п. 176.2 ПК).
Податковий розрахунок подають лише у разі, якщо упродовж звітного періоду податковий агент — платник єдиного внеску нараховує доходи платникові податку — фізособі. Запроваджувати інші форми звітності з цих питань не можна.
Отже, ФОП як податковий агент під час оплати готівкою товарів, робіт, послуг іншій фізособі — продавцю, яка не зареєстрована як самозайнята особа, може підтвердити понесені витрати:
- договорами та актами закупівлі робіт, послуг, що склали на ім’я його та фізособи — продавця робіт, послуг;
- платіжними документами, що підтверджують факт утримання перерахування до бюджету ПДФО / військового збору;
- відомостями з Податкового розрахунку.
