Порядок відрядження за кордон визначено у розділі ІІI Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція).
Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом:
- у нацвалюті держави, до якої його направляє;
- або у доларах США/євро
- або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. IІІ Інструкції).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (далі — Звіт).
Разом із Звітом подає документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додають завірені відділом кадрів або головним бухгалтером:
- ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності)
або
- довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України. У довідці зазначений пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа.
Під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтвердили документально, здійснюють відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком. У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження такого звіту (п. 19 розд. ІІІ Інструкції).
Для остаточного розрахунку за відрядження додаткові кошти виплачують в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту. Перераховують зазначені кошти до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.
Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад суми, затверджені постановою КМУ від 02.02.2011 № 98, оформлюють письмово за довільною формою.
Отже, відшкодування витрат на відрядження за кордоном, які підтвердили документально, здійснюють у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості.
При цьому, під час складання Звіту перераховують витрати у відрядженні у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
За інформацією ДПС по роботі з ВПП
У яких випадках маєте обов’язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту
