Мінфін наказами від 17.10.2023 № 560 та від 31.10.2023 № 608 затвердив зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Зміни діють з 07.11.2023
Зразки документів про відрядження Наказ Мінфіну від 17.10.2023 № 560
Наказ Мінфіну від 31.10.2023 № 608
Змінами, зокрема, уточнили, що у разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить інформацію про виконані платіжні операції.
Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, вважають підтвердним документом. За умови, що його склали з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження. Водночас необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з незалежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.
Також визначили, що фактичну кількість днів перебування працівника у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні:
- проїзних документів;
- рахунків на проживання;
- довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
- службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником;
- будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.
Відшкодування суми добових витрат здійснюють згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні. За відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовують.
Якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
За наявності непередбачуваних до відрядження обставин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, скасування авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з незалежних від відрядженого працівника причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені працівником на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).
Керівники підприємств особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат, понесених на оплату вартості такого квитка, за наявності підтвердних документів та підтверджених відомостей.
Крім того, коригувань зазнав і порядок відряджень за кордон. Серед іншого уточнили, що у разі відрядження працівника строком на один день добові витрати відшкодовують як за повну добу.
У разі перетину упродовж доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовують у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовують за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
День прибуття до України (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності упродовж доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовують за нормами, встановленими для держави, до якої відрядили працівника.
Якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Накази набрали чинності 07.11.2023 — це день, коли їх опублікував «Офіційний вісник України» № 89.
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
