бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Через Додаток Д5 об’єднаного звіту з ЄСВ, ПДФО та військового збору роботодавці подають відомості за звітний квартал про трудові відносини осіб, зокрема період їхнього початку та закінчення. У консультації знайдете як загальні правила, так і приклади виправлення помилок у цьому додатку
Типові помилки у Додатку Д5 Податкового розрахунку
Додаток Д5 містить зокрема такі табличні дані, у яких часто бувають помилки:
прізвище, ім’я, по батькові особи (колонка 09). Найчастіше – помилки у прізвищах (див. далі – приклад 1);
дата початку та дата закінчення трудових відносин і відпусток (дві колонки 10). І тут може бути помилка не лише у самій даті, а й у подачі інформації. Так, якщо працівник впродовж одного кварталу був і прийнятий на роботу і звільнений, то такі дані мають бути за ним в двох окремих рядка, а не одному (див. далі – приклад 3). Також два окремих рядки треба, якщо у кварталі одночасно закінчились як трудові відносини, так і відпустка працівника, – закрити відпустку інколи забувають (див. далі – приклад 4).
Ще можуть бути помилки й у інших даних, наприклад:
посада, професійна назва роботи, код класифікатора (колонки 13, 14, 15);
документ, підстава про припинення трудових відносин (колонка 16);
дані інших колонок (граф) Додатка Д5;
нетабличних даних верхньої частини.
А ще може бути помилка не в даних, а пропуск цілого рядка щодо працівника з тих чи інших причин (див. далі – приклад 2). Або з зайве введений рядок. Всі перераховані помилки можна виправити.
Вимушений пропуск даних у Додатку Д5 не через помилку
Крім того, можуть бути й не зовсім помилки, коли теж треба виправляючий Додаток Д5. Мова йде про ситуацію, коли на момент подачі Додатка Д5 у роботодавця просто не було потрібних документів про звільнення працівника. Як таке може бути? Може, якщо звільнення здійснюється в односторонньому порядку через Центр зайнятості – така можливість існує зокрема для внутрішньо переміщених осіб (ВПО), якщо підприємство не працює, немає звʼязку між працівником та роботодавцем (див.абз. 2 ч. 4 ст. 7 Закону «Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб» від 20.10.2014 № 1706). Маючи ВПО підприємство:
складає наказ про звільнення на дату, коли дізналось про звільнення працівника;
датою звільнення вказує дату, яка була вказана Центром зайнятості.
Тоді виходить, що на момент складання Додатка Д5 щодо працівника ще невідома ні дата його звільнення (вона визначається Центром зайнятості) і немає ще наказу про звільнення. У такому разі дані про працівника у Додаток Д5 не вносяться. Однак потім після отримання всі даних може так виявитися, що ці всі дати потрапили до уже відзвітованого періоду. У такій ситуації складається виправляючий Додаток Д5 і слід користуватися тими ж правилами, що й при помилковому пропуску рядка (див. далі – приклад 5).
Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?
У загальних питаннях виправлення помилок та заповнення Додатка Д5 слід керуватися все тим же Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, який затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Самі ж правила – вони єдині й не залежать від виду помилки та типу Податкового розрахунку – «Звітний новий» або «Уточнюючий» (Додаток Д5 відповідно теж може бути «Звітний новий» або «Уточнюючий»). Тобто для виправлення всіх помилок використовується спосіб коригування «1»/«0»(див. далі).
Нагадуємо також відмінності між розрахунками «Звітний новий» та «Уточнюючий»:
«Звітний новий» подається до закінчення кінцевого строку звітування. У заголовній частині Додатка Д5 «Звітний новий» зазначаємо: звітний рік, квартал і місяць, за який звітуємо;
«Уточнюючий» подається вже після закінчення кінцевого строку звітування. У заголовній частині Додатка Д5 «Уточнюючий» зазначаємо: рік, квартал і місяць того періоду, який виправляємо.
В обох типах Додатку Д5 – «Звітний новий» та «Уточнюючий» – інформація наводиться лише за тими рядками, які уточнюються.
Спосіб виправлення помилок «1»/«0» у Додатку Д5
Спосіб виправлення помилок через ознаки коригування «1» та «0» полягає у видаленні та додаванні рядків у табличній частині Додатка Д5. Так, якщо рядок треба видалити, то дані його повторюються та у колонці 20 проставляється ознака «1». Якщо ж треба внести новий рядок, з правильними даними, – проставляємо ознаку «0». При цьому повторювати інші рядки, у яких усе правильно, у виправляючому Додатку Д5 не потрібно.
У ситуації, коли треба замінити рядок з неправильними даними на рядок з правильними – спочатку вноситься рядок на видалення (ознака «1»), у якому повторюємо всі дані з введеного раніше рядка, що видаляємо. Потім створюємо новий рядок, у якому вносяться вже всі дані правильно (ознака «0»).
Якщо треба виправити помилку у нетабличних даних Додатка Д5, наприклад у податковому номері тощо, то робиться це в такий спосіб:
заповнюємо нетабличні дані правильно у виправляючому Додатку Д5;
повторюємо спершу всі рядки, що були у Додатку Д5 з такою помилкою, ставиться в них ознака «1»;
знову повторюємо рядки з тими ж самими даними, але для них ставиться ознака «0».
Спосіб «1»/«0» – простий і зрозумілий, універсальний спосіб виправлення помилок у Податковому розрахунку.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Приклади виправлення помилок у Додатку Д5 «Звітний новий» або «Уточнюючий»
У прикладах 1-4 помилки стосуються IІ кварталу 2024 року та були виявлені після 09 серпня 2024 року (крайньої дати звітування), а тому вирішено подати Податковий розрахунок «Уточнюючий», квартал «1», рік «2024». Номер Додатка Д5 у розрахунку «1». Якби ж помилка була виявлена раніше й Податковий розрахунок подався до 09 серпня 2024 року, то тоді ставиться відмітка «Звітний новий», а в усьому іншому порядок заповнення такий же.
Увага: помилки в Додатку Д5 «Звітний новий» або «Уточнюючий» виправляємо в один спосіб за допомогою кодів у колонці (графі) 20:
код ознаки «1» – виключення рядка;
код ознаки «0» – введення (додавання) рядка.
Зверніть увагу ще й на такі особливості (правила) заповнення таких типів Податкових розрахунків та Додатків Д5 до них:
у Додатку Д5 заповнюємо лише ті рядки, які використовуємо для виправлення помилкових даних. Правильні рядки повторювати не треба;
правильно нумеруємо самі Податкові розрахунки;
інших додатків, якщо там немає помилки, не подаємо. Однак цілком можлива ситуація, що помилка зачепила й Додаток Д1, наприклад коли помилка допущена у прізвищі працівника, – тоді заповнюємо й подаємо і виправляючий Додаток Д1.
Помаранчевим у прикладах виділено ті комірки, з якими пов’язані виявлені помилки.
Приклад 1 (помилка у прізвищі працівника). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку Д5 до нього за ІІ квартал 2024 року виявили таку помилку щодо новоприйнятого у травні 2024 року працівника: замість правильного прізвища працівника за паспортом «Алійник» записали «Олійник»
Дана помилка – цепомилка у рядку. Отже, спершу неправильний рядок треба вилучити, використавши ознаку «1» у графі 20. Потім слід ввести новий рядок з тими ж даними, але з виправленим прізвищем, поставивши у графі 20 вже ознаку «0». Приклад заповненого Додатка Д5 наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку Д5 «Уточнюючий» (заміна рядка)
Приклад 2 (пропустили початок ЦПД). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку Д5 до нього за ІІ квартал 2024 року виявили, що не показали за одним з підрядників початок дії цивільно-правового договору (ЦПД), що припало на 31 травня 2024 року.
Дана помилка – цепропущений рядок. Отже, його слід додати, поставивши у графі 20 ознаку «0». Приклад заповненого Додатка Д5 наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку Д5 «Уточнюючий» (додавання рядка)
Приклад 3 (поєднали в одному рядку початок і кінець трудових відносин). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку Д5 до нього за ІІ квартал 2024 року виявили таку помилку щодо працівника, який почав працювати з 1-го числа місяця та звільнився останнім числом місяця: бухгалтер показав усе в одному рядку, тобто заповнив одночасно обидві комірки колонки (графи) 10. Місяць у якому даний працівник працював, – червень 2024.
Дана помилка – цепомилка у рядку й пропущення рядка. Отже, спершу цей неправильний рядок треба вилучити, використавши ознаку «1» у графі 20. Потім слід додати одразу два рядки:
перший – на додавання даних про початок трудових відносин;
другий – на додавання даних про закінчення трудових відносин.
В обох останніх рядках у графі 20 ставиться ознака «0». Приклад заповненого Додатка Д5 для даної ситуації наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку Д5 «Уточнюючий» (заміна одного рядка на два)
Приклад 4 (забули показати закінчення відпустки для догляду за дитиною). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку Д5 до нього за ІІ квартал 2024 року виявили помилку щодо звільненої у квітні 2024 року працівниці: у рядку показали лише документ – наказ про звільнення. Однак дана працівниця на момент звільнення перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років (звільнення було за власним бажанням). А це значить, що треба було показати й закінчення відпустки (навіть якщо це було одним наказом зі звільнення).
Дана помилка – цепропущення рядка. Отже, даний рядок слід просто додати. Для цього використовуємо рядок з даними про закінчення відпустки та ознакою «0» у графі 20. Не забуваємо, що для декретниць використовується інший код категорії особи, ніж для найманих працівників, – «6». Приклад заповненого Додатка Д5 для даної ситуації наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку Д5 «Уточнюючий» (додавання рядка про закінчення відпустки)
Приклад 5 (звільнення ВПО через Центр зайнятості). Працівник зник з роботи з нез’ясованих обставин ще у листопаді 2023 року. Зарплату працівнику з листопада 2023 не виплачували. Призупинення трудових відносин теж не оформляли, так як з працівником узагалі не було звʼязку. 29 квітня 2024 року на адресу підприємства надійшов лист від Центру зайнятості з повідомленням про те, що:
11 грудня 2023 року працівник написав заяву у Центрі зайнятості про своє звільнення в односторонньому порядку як внутрішньо переміщеної особи (ВПО);
12 грудня 2023 року працівник був звільнений наказом Центра зайнятості – підстава «угода сторін», п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
На підставі отриманого повідомлення з Центру зайнятості 30 квітня 2024 року на підприємстві було видано наказ № 57-О щодо звільнення працівника, у якому вказали датою звільнення дату, що була отримана від Центру зайнятості, тобто 12 грудня 2023 року. Також працівнику нарахували компенсацію за невикористану відпустку та провели остаточний розрахунок, а трудову книжку вислали поштою. І тут постало питання з Додатком Д5.
Виходить, що помилки тут немає, так як у Додатку Д5 за IV квартал 2023 року підприємство просто не могло показати дату припинення трудових відносин, адже не було ніякої інформації щодо працівника на момент його подачі. Однак показати звільнення у поточному Додатку Д5 за ІІ квартал 2024 року все ж таки не можна, адже дата звільнення – 12.12.2024 – не належить ІІ квартал 2024. Такий Додаток Д5 просто не прийме програмне забезпечення ДПС. Зазначати ж датою звільнення дату внутрішнього наказу – 30.04.2024 – теж буде неправильно, адже в Реєстрі застрахованих осіб працівник звільнений на основі інформації Центру зайнятості датою 12.12.2023.
Виходить, що єдиним виходом з ситуації є подати уточнюючий Додаток Д5 до ІV кварталу 2023. Однак нарахування компенсації відпустки слід показувати у Додатку 4ДФ за ІІ квартал 2024, адже Додаток 4ДФ не містить даних, які впливають на Реєстр застрахованих осіб й виплата фактично була нарахована у квітні 2024.
