бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації про те, як виправити помилки у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку, який відомий ще як Зарплатний звіт та Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО/ВЗ. У консультації знайдете як загальні правила, так і численні приклади виправлення помилок
доходу працівника – як у вигляді зарплати та виплат за цивільно-правовими договорами, так і іншого доходу;
податку на доходи фізичних осіб (ПДФО);
військового збору (ВЗ).
У загальних питаннях виправлення помилок та заповнення Додатка 4ДФ слід керуватися все тим же Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, який затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі – Порядок № 4).
Самі ж правила – в залежності від обраного способу виправлення помилок див. далі.
Можна виділити два варіанти виправлення помилок у Податковому розрахунку:
через Податковий розрахунок «Звітний новий» або «Уточнюючий» (див. приклади 1-4). Це найбільш універсальний спосіб, який підходить практично до всіх ситуацій;
через поточний Податковий розрахунок (див. приклад 5). Однак даний варіант обмежується ситуацією перерахунку ПДФО – як добровільного, так і обов’язкового, наприклад перерахунок ПДФО у кінці року. Застосування такого способу виправлення помилок дозволяє уникнути штрафів (п. 119.1 Податкового кодексу України, далі – ПК).
Розглянемо кожний з цих варіантів разом з прикладами, які наведено наприкінці даної консультації.
Випадки застосовування Додатку 4ДФ «Звітний новий» та «Уточнюючий»
У таблицях далі наведено підходи до виправлення помилок, які згруповано в залежності від того, у який термін подається виправляючий Податковий розрахунок:
до закінчення кінцевого строку звітування – «Звітний новий». У заголовній частині Додатка 4ДФ «Звітний новий» зазначаються: звітний рік, квартал і місяць, за який звітується;
після закінчення кінцевого строку звітування – «Уточнюючий». У заголовній частині Додатка 4ДФ «Уточнюючий» зазначаються: рік, квартал і місяць того періоду, який коригується.
Дані варіанти розглядаються разом, так як спосіб виправлення помилок, як для Податкового розрахунку «Звітний новий», так і «Уточнюючий», – однаковий. Це відрізняє виправлення помилок у Додатку 4ДФ від такого у Додатку Д1.
Як у Додатку 4ДФ «Звітний новий», так і «Уточнюючий» інформація наводиться лише за тими рядками, які уточнюються.
Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?
Виправлення помилок через подачу Додатків 4ДФ «Звітний новий» або «Уточнюючий»
На відміну від Додатка Д1 у Додатку 4ДФ обох типів, як «Звітний новий», так і «Уточнюючий», використовується однаковий спосіб виправлення і розрахункових, і нерозрахункових помилок. Відмінності між цими двома типами помилок такі:
розрахункові (сумові) помилки – це помилки в цифрах (сумах) нарахованого та виплаченого доходу, нарахованих і перерахованих ПДФО й ВЗ, а також сумах доходів у вигляді процентів, виграшів (призів) та їхнього оподаткування ПДФО й ВЗ. Зрозуміло, що такі помилки є штрафонебезпечними. На рисунку нижче поля з такими помилками виділено рожевим;
нерозрахункові (несумові) помилки – це помилки, що ніяк не впливають на суми ПДФО чи ВЗ. На рисунку нижче такі помилки виділено зеленним.
Останні, нерозрахункові помилки, можна поділити також на:
табличні помилки в таких показниках розділу І, як податковий номер, ознаки доходу та ПСП, даті прийняття та звільнення з роботи. Додамо, що помилка в податковому номері загрожує штрафом. Однак, якщо її виправити самостійно або впродовж 30 к. днів після отримання повідомлення про помилку від податківців – штрафу не буде (п. 119.3 ПК);
нетабличні помилки за даними, які розміщуються вгорі над таблицею з розділом І, а саме: неправильний код Класифікатора територіальних одиниць (ряд. 032), неправильна кількість даних щодо працюючих (ряд. 04 – за трудовими контрактами, ряд. 05 – за ЦПД). Такі помилки вряд чи загрожують штрафом. Виправляти їх чи ні – рішення за бухгалтером.
Поля Додатка 4ДФ, де можна бачити розрахункові та нерозрахункові помилки наведено на рисунку нижче. Щодо сірого кольору – так відмічені поля Додатка 4ДФ, які призначені для виправлення помилок.
У таблиці нижче наведено правила коригування для ситуації подачі Податкових розрахунків типів «Звітний новий» та «Уточнюючий». Як заповнити основну частину Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ – див. далі у загальному поясненні до прикладів виправлення помилок.
ПРАВИЛА ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК у ДОДАТКУ 4ДФ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ «ЗВІТНИЙ НОВИЙ» або «УТОЧНЮЮЧИЙ»
Різновид помилки у рядку Додатка 4ДФ
Спосіб виправлення*
Як виправити
У Розділі І (розрахункові та нерозрахункові табличні помилки)
помилковий (зайвий) рядок (з помилкою чи без, але непотрібний)
«1»/«0»
вилучається помилковий – заповнюється такий же рядок, тобто повторюються всі дані в ньому, які були в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку типу «Звітний»/«Уточнюючий», але у колонці (графі) 10 ставиться код ознаки «1», що означає вилучення рядка (даний спосіб частіше використовується у комбінації з додаванням рядка, див. приклади 2-4)
пропущений рядок з потрібними даними
«1»/«0»
створюється новий рядок – заповнюється рядок з потрібним даними, якого не вистачає в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку типу «Звітний»/«Уточнюючий», а у колонці (графі) 10 ставиться код ознаки «0», що означає введення нового рядка (див. приклад 1)
рядок, що містить помилку – розрахункову або нерозрахункову
«1»/«0»
створюється кілька рядків (див. приклади 2-4):
перший – на виключення. Заповнюється рядок, у якому повторюються всі дані, які були в помилковому рядку Додатка 4ДФ Податкового розрахунку типу «Звітний»/«Уточнюючий», а у колонці (графі) 10 ставиться код ознаки «1». Ніяких «мінусів» при цьому у даних ставити не треба;
другий (третій і т.д.) – на додавання. Заповнюється рядок з правильними даними, а у колонці (графі) 10 ставиться код ознаки «0», що означає введення нового рядка
У Розділі ІІ (табличні розрахункові помилки)
щодо процентів
коригувальний
використовуються два рядки розділу ІІ:
перший – на додавання. Заповнюється рядок «Оподаткування процентів», де показуються правильні дані;
другий – на виключення. Заповнюється рядок «Оподаткування процентів – виключення», де повторюються неправильні дані, які виключаються
щодо виграшів (призів) у лотерею
коригувальний
використовуються два рядки розділу ІІ:
перший – на додавання. Заповнюється рядок «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею», де показуються правильні дані;
другий – на виключення. Заповнюється рядок «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення», де повторюються неправильні дані, які вилучаються
щодо військового збору (який нарахований був до 2021 року у старому звіті за формою 1ДФ)
коригувальний
використовуються два рядки розділу ІІ:
перший – на додавання. Заповнюється рядок «Військовий збір», де показуються правильні дані;
другий – на виключення. Заповнюється рядок «Військовий збір – виключення», де повторюються неправильні дані, які вилучаються.
При цьому показники у колонках (графах) 5а та 5 розділу І не заповнюються
Нетабличні нерозрахункові помилки
помилка у нетабличних даних
«1»/«0»
Якогось спеціального порядку виправлення для такого типу помилок не передбачено – це значить, що не можна коректурно виправити помилку лише в такому нетабличному полі, не чіпаючи інші дані Додатка 4ДФ. Однак податківці вказують на можливість виправити помилку у нетабличних даних одночасно з виправленням інших помилок через Додаток 4ДФ «Звітний новий»/«Уточнюючий» – для цього просто треба у виправляючому додатку вказати правильні дані (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР).
Якщо інших помилок у Додатку 4ДФ немає, то вихід з ситуації такий:
повторюються всі табличні рядки помилкового Додатка 4ДФ – на виключення. У колонці (графі) 10 таких рядків ставиться код ознаки «1»;
повторюються ті самі дані з табличних рядків помилкового Додатка 4ДФ – на включення. У колонці (графі) 10 таких рядків, що додаються, ставиться код ознаки «0»;
нетабличні дані вносим правильно.
Як наслідок, показники табличної частини не змінюються, а нетабличної – оновлюються на правильні
* по-суті, і в розділі І, і в розділі ІІ Додатка 4ДФ застосовується коригувальний спосіб, коли неправильні дані повторюються у рядку на вилучення («–»), а правильні дані записуються у рядку на додавання («+»). Відмінність лише у тому, що у розділі І використовуються стандартні рядки, але з проставлянням ознак коригування в останній колонці (графі). При цьому ніяких «мінусів» перед числами на виключення не ставиться в обох розділах
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Виправлення сум доходів минулих періодів при подачі поточного Податкового розрахунку
Є можливість внести правки до минулих місяців через поточний Додаток 4ДФ, тобто у Податковому розрахунку типу «Звітний». Це можливо лише з дотриманням таких умов:
помилка розрахункова та пов’язана з неправильним розрахунком ПДФО. Наприклад, з причини того, що не вистачало кінцевих даних щодо лікарняних, відпускних тощо й неправильно була застосована ПСП;
дані Додатка 4ДФ, який виправляється, співпадають з даними бухгалтерського обліку.
Тобто ситуація не є в прямому розумінні помилкою бухгалтера – це радше вимушена ситуація, що обумовлена відсутністю всіх даних і документів у момент нарахування зарплати у минулому місяці. Наприклад, після розподілу лікарняних чи відпускних виявилось, що до доходу треба було застосувати ПСП або, навпаки, не треба.
Виходить, що даний спосіб не підходить:
якщо помилка є наслідком розбіжності даних Додатка 4ДФ минулих місяців з даними бухгалтерського обліку за такі місяці;
для виправлення помилок у сумах доходів;
для виправлення помилок у сумах ВЗ.
Тоді складається Податковий розрахунок «Звітний новий» або «Уточнюючий» з використанням описаного раніше способу виправлення помилок «1»/«0», адже розбіжності вже не можна списати на результат перерахунку ПДФО.
Результат такого перерахунку відображається у Додатку 4ДФ за той місяць, у якому такий перерахунок був фактично здійснений. При цьому якихось окремих рядків чи способів виправлення таких помилок не передбачено. Через це помилка виправляється так (за роз’ясненням ДПС 103.25 ЗІР, див. приклад 5):
у колонках (графах) 4а та 4 ставиться сума ПДФО з урахуванням суми недоплати або переплати. Тобто, якщо внаслідок перерахунку ПДФО зменшується – на цю різницю зменшується поточний ПДФО, а якщо збільшився – на різницю, навпаки, збільшується поточний ПДФО. Якщо суми ПДФО в одному місяці не вистачає, то можна використати наступний. Також у графі 4а може бути навіть від’ємне значення (ПДФО зі знаком «мінус»), – у ситуації, коли ПДФО з інших доходів у такому місяці (періоді) взагалі не утримувався. Однак при утриманні додаткових сум ПДФО слід пам’ятати обмеження щодо загальних сум утримань з зарплати за ч. 1 ст. 128 КЗпП.
Приклади виправлення помилок у Додатку 4ДФ «Звітний новий» або «Уточнюючий»
Крайня дата звітування у всіх прикладах 1-4 за IІІ квартал 2024 року (11 листопада 2024 року) ще не настала, тому вирішено було подати Податковий розрахунок та Додаток 4ДФ до нього «Звітний новий», квартал «3», рік «2024». Номер Додатка 4ДФ у розрахунку «1». Якщо треба виправити два чи три місяці, то тоді відповідні Додатки 4ДФ до них нумеруються у хронологічному порядку (номери 1, 2, 3).
Якщо помилки виявлено після 11 листопада 2024 року, то подається вже Податковий розрахунок з Додатком 4ДФ «Уточнюючий» – усе те саме, як і у додатку «Звітний новий», окрім відповідної позначки у правому верхньому кутку.
Увага:розрахункові та нерозрахункові помилки в Додатку 4ДФ «Звітний новий» або «Уточнюючий» виправляється в один спосіб за допомогою кодів у графі 10:
вилучення рядка – код ознаки «1»;
введення (додавання) рядка – код ознаки «0».
Зверніть увагу ще й на такі особливості (правила) заповнення таких типів Податкових розрахунків та Додатків 4ДФ до них:
у початкових реквізитах Податкового розрахунку зазначається у рядку 061, що Додаток 4ДФ поданий у кількості «1»;
у Додатку 4ДФ заповнюються лише ті рядки, які використовуються для виправлення помилкових даних. Правильні рядки повторювати не треба;
не заповнюється підсумковий рядок «Всього» (графи 3а, 3, 4а, 5а та 5 розділу І) у Додатках 4ДФ «Звітний новий» та «Уточнюючий», коли вводяться/вилучаються рядки (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР). Це логічно, так як після виправлення помилки сума змінюватиметься у тому додатку, що виправляється, тобто у Додатку 4ДФ «Звітний». Однак коригування рядка «Всього» у такому додатку з помилкою не передбачено;
правильно нумеруються самі Податкові розрахунки;
інших додатків, якщо там немає помилки, не подається. Однак цілком можлива ситуація, що помилка зачепила й Додаток Д1 – тоді заповнюється й подається він. Наприклад, забули дохід новоприйнятого працівника всюди – тоді розділ І основної частини, Додаток Д1, Додаток 4ДФ.
Приклад 1 (пропустили дохід працівника). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ до нього за ІІІ квартал 2024 року виявили таку помилку:
у серпні 2024 року працівнику була нарахована й виплачена зарплата 8000 грн (ПДФО – 1440 грн, ВЗ – 120,00 грн), а також винагорода за ЦПД у сумі 4000 грн (ПДФО – 720 грн, ВЗ – 60 грн). Однак винагороду за ЦПД показати у Додатку 4ДФ забули.
Даний вид помилки – цепропущений рядок. Очевидно, що це розрахункова помилка, так як вона впливає на дохід, ПДФО та ВЗ у Податковому розрахунку. Отже, використовується рядок на додавання даних з ознакою «0» у графі 10. Приклад заповненого Додатка 4ДФ наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ «Звітний новий» (додавання рядка)
Приклад 2 (зайвий код ознаки ПСП). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ до нього за ІІІ квартал 2024 року виявили таку помилку:
у серпні 2024 року працівниці була нарахована й виплачена зарплата 8000 грн (ПДФО – 1440 грн, ВЗ – 120,00 грн). Податки були нараховані правильно, але помилково вказали ознаку ПСП «на дітей» – «04».
Даний вид помилки – цепомилкові дані у рядку. Очевидно, що це нерозрахункова помилка, так як вона не впливає на дохід, ПДФО та ВЗ у Податковому розрахунку. Отже, використовується один рядок на вилучення даних з ознакою «1» у графі 10, а інший – на додавання даних з ознакою «0». Приклад заповненого Додатка 4ДФ наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ «Звітний новий» (заміна даних рядка)
Приклад 3 (неправильний податковий номер). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ до нього за ІІІ квартал 2024 року виявили таку помилку:
у серпні 2024 року працівнику була нарахована й виплачена зарплата 10000 грн (ПДФО – 1800 грн, ВЗ – 150 грн). Податки були нараховані правильно, але вказали податковий номер іншого працівника.
Даний вид помилки – цепомилкові дані у рядку. Очевидно, що це нерозрахункова помилка, так як вона не впливає на дохід, ПДФО та ВЗ у Податковому розрахунку. Отже, використовується один рядок на вилучення даних з ознакою «1» у графі 10, а інший – на додавання даних з ознакою «0». Останнім рядком вводиться правильний податковий номер – «3030303030». Приклад заповненого Додатка 4ДФ наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ «Звітний новий» (заміна даних рядка)
Приклад 4 (винагороду за ЦПД показали як зарплату). Після подачі Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ до нього за ІІІ квартал 2024 року виявили таку помилку:
у серпні 2024 року працівнику була нарахована й виплачена зарплата 9000 грн (ПДФО – 1620 грн, ВЗ – 135 грн), а також винагорода за ЦПД у сумі 4000 грн (ПДФО – 720 грн, ВЗ – 60 грн). Однак винагороду за ЦПД показати у Додатку 4ДФ виділити забули й показали разом з зарплатою з ознакою доходу «101» (всього 13000 грн, ПДФО – 2340 грн, ВЗ – 195 грн).
Даний вид помилки – цепоєднання помилкових даних у рядку та пропущеного рядка. Очевидно, що це розрахункова помилка, так як вона впливає на дохід, ПДФО та ВЗ у Податковому розрахунку у розрізі ознак доходу, хоча й не впливає на загальні суми. Отже, використовується один рядок на вилучення даних з ознакою «1» у графі 10, а два інших – на додавання даних з ознакою «0», якими заново вводиться зарплата та додається винагорода за ЦПД. Приклад заповненого Додатка 4ДФ наведений нижче.
Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ «Звітний новий» (заміна даних рядка)
Виправлення помилок через поточний Додаток Д1 (перерахунок ПДФО)
Увага: виправлення помилок через поточний Податковий розрахунок використовується лише для ситуації перерахунку ПДФО.
Приклад 5 («Уточнюючий»,перерахунок за рік). При складанні Податкового розрахунку за ІІІ квартал 2024 року:
у серпні 2024 року працівнику була нарахована й виплачена зарплата 10000 грн (ПДФО – 1800 грн, ВЗ – 150 грн). Однак за результатами річного перерахунку ПДФО треба збільшити на 300 грн.
Приклад заповненого Додатка 4ДФ «Звітний» наведений нижче. У даному прикладі з ПДФО у графі 4а та 4 замість 1800 грн показано 2100 грн (= 1800 + 300). Однак на утримання з зарплати можуть бути обмеження.
Щодо рядка «Всього» – у даній ситуації він заповнюється, як і звичайно, так як це Додаток 4ДФ «Звітний», а не «Звітний новий» чи «Уточнюючий».
Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ «Звітний» (річний перерахунок ПДФО)
Як бути з виправленням помилок у Податкових розрахунках, складених до 2021 року
Такі помилки також можна виправити. Мова йде про помилки у колишній формі 1ДФ, яка існувала до 01 січня 2021 року. Помилки можна виправляти 1095 к. днів з закінчення звітної дати, тому для 2024 року це все ще актуально, так як перебіг даного строку призупинявся на час карантину та воєнного стану (до 01 серпня 2023 року).
За потреби виправлення таких помилок здійснюється за діючою формою Податкового розрахунку. Для цього складається Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» та Додаток 4ДФ до нього. Далі все стандартно:
для виправлення розрахункових і нерозрахункових помилок у розділі І використовується спосіб «1»/«0»;
для виправлення розрахункових помилок щодо військового збору у розділі ІІ – коригувальний спосіб, який був раніше описаний у таблиці зі способами виправлення помилок (див. вище).
У будь-якому випадку Податковий розрахунок для виправлення минулих помилок подається за формою, яка діє на момент такого подання (див. пп. «9» п. 9 розділу V Порядку № 4). Щодо ВЗ, то коригування через ознаки «1»/«0» з використанням даних граф 5а та 5 щодо таких помилок провести не можна, так як до 2021 року ВЗ не був персоніфікований – він нараховувався загальною сумою у розділі ІІ колишньої форми 1ДФ. Саме для виправлення таких помилок у поточній формі Додатка 4ДФ у розділі ІІ зробили два рядки для ВЗ. Якщо ж помилка у ВЗ сталася після 01 січня 2021 року, то виправляється через використання способу «1»/«0» та внесення правильних даних у графи 5а та 5.
