У день звільнення роботодавець повинен провести остаточний розрахунок із працівником та виплатити йому всі належні суми. Розкажемо, що маєте нарахувати, та покажемо на прикладах, як це правильно зробити
Далі розглянемо порядок нарахування виплат при звільненні, їх ще називають «розрахункові».
Нараховуємо зарплату у місяці звільнення
Нарахування заробітної плати відбувається за місяць звільнення у звичайному порядку. Якщо працівнику виплачуєте доплату до мінімальної зарплати, то зробіть це і в останньому місяці, але розрахуйте її пропорційно відпрацьованим дням. Наприклад, якщо працівник звільняється у травні 2024 року й відпрацював 12 днів з 23 за місячною нормою, то мінімальна оплата праці та за такі дні становить 4521,74 грн (8000 ÷ 23 × 13, де 8000 грн – мінімальна зарплата у травні 2024). Зважайте, що відпускні, компенсація невикористаних днів відпустки та вихідна допомога при звільненні при розрахунку доплати до мінімальної зарплати не враховуються, так як це виплати за невідпрацьований час.
День звільнення теж вважається робочим для працівника і за нього слід нарахувати зарплату.
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні
Працівник перед звільненням має право піти у відпустку або ж отримати компенсацію невикористаних днів відпустки. При цьому обмежень на кількість днів, які можна компенсувати немає. Можна й 10, можна й 24 и більше, як за поточний рік, так і за минулі роки. Можна частину днів відгуляти, а за решту отримати компенсацію.Це стосується не тільки щорічних відпусток, але й соціальної додаткової відпустки «на дітей».
Увага:працівник самостійно вирішує питання: скористатись днями відпустки чи отримати компенсацію при звільненні.
Компенсацію невикористаної відпустки виплачуйте в день звільнення разом з іншими виплатами.
Розрахунок компенсації відпускних відбувається за тими ж правилами, що й розрахунок відпускних 2024. За винятком компенсації днів відпустки, які працівник до 31.12.2023 року. Її обчислюють за спеціальними правилами - з виплат, нарахованих 2023 року.
До відома: аліменти з компенсації невикористаної відпустки не утримуйте. Виняток – компенсацію нараховують за два і більше років.
На компенсацію, як і на зарплату, нараховуйте ЄСВ, з неї утримуйте ПДФО та військовий збір. У Податковому розрахунку сума компенсації «розчиняється» у загальній сумі зарплати, тобто окремо її не показуйте. Так, у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку вся сума зарплати, у т.ч. й відпускні, компенсація відпустки, наводьте з ознакою доходу «101».
Нараховуємо вихідну допомогу
Вихідна допомога при звільненні – на неї, на відміну від компенсації відпусток, мають право не всі. Її виплачують працівникам, яких звільняють за таких обставин (ст. 44 КЗпП):
відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість (п. 6 ст. 36 КЗпП);
відмова працівника продовжувати роботу у зв’язку з істотною зміною умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП);
скорочення чисельності або штату (п. 2 ст. 40 КЗпП);
невідповідність займаній посаді (недостатність кваліфікації або за станом здоров’я) (п. 6 ст. 40 КЗпП);
поновлення на роботі працівника, який раніше виконував дану роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП));
порушення роботодавцем законодавства про працю, умов колективного договору (ст. 38 і ст. 39 КЗпП);
припинення повноважень посадових осіб (п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП).
Важливим є те, що вихідна допомога не входить до фонду оплати праці (див. п. 3.8 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). Тож на неї не нараховуйте ЄСВ. Крім того, вихідна допомога згадується серед виплат, на які не нараховується ЄСВ (п. 4 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою Кабміну від 22.12.2010 № 1170).
Однак вихідна допомога включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника. Тож її оподатковуйте ПДФО за ставкою 18% та військовим збором – 1,5%. У Додатку 4ДФ вихідну допомогу відображайте з ознакою доходу «127».
Допоможемо обчислити середню зарплату під час звільнення працівників. Скористайтеся готовими рішеннями, щоб розрахувати компенсацію за невикористані дні відпустки та вихідну допомогу в різних ситуаціях
Приклад 1 (стандартна ситуація). Працівника звільняють 31 травня 2024 року через скорочення штату. Розрахунковий період для розрахунку вихідної допомоги – 2 місяці перед місяцем звільнення, тобто березень-квітень 2024 року. Кількість робочих днів у розрахунковому періоді:
березень – 21, з них відпрацьовано тільки 18, решта днів – лікарняний;
квітень – 22, з них відпрацьовано тільки 10, решта днів – відпустка за свій рахунок.
Зарплата:
за березень – 9400 грн та 1600 лікарняних;
за квітень – 4700 грн.
З тривалості розрахункового періоду треба виключити дні тимчасової непрацездатності (лікарняного) та дні відпустки за свій рахунок. При розрахунку середньоденної зарплати не враховувати лікарняні. Відняти слід і дні призупинення дії трудового договору, якщо таке мало місце у розрахунковому періоді. Отже, рахуємо відпрацьовані дні та не враховуємо 1600 грн лікарняних.
Середня кількість робочих днів за 2 місяці: (21+ 22) ÷ 2 = 21,5 дн.
Вихідна допомога виплачується на основі статті 44 КЗпП за місяць.
Отже, сума вихідної допомоги дорівнює: 503,57 × 21,5= 10826,76 грн.
В обліку відображаємо проведенням Дт 949 Кт 663. Субрахунок 663 «Розрахунки за іншими виплатами» використовуємо, так як вихідна допомога не є зарплатою. Щодо рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності», то діємо за аналогією з лікарняними, які також не є частиною фонду оплати праці й оплата перших 5 днів за рахунок підприємства відображаються на цьому ж субрахунку (незалежно від того, до якої категорії працівник належить отримувач). Як альтернатива можна використати ті ж рахунки витрат, що застосовуються для обліку заробітної плати такого працівника (23 «Виробництва», 92 «Адміністративні витрати» і т.д.).
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Інші витрати операційної діяльності віднесено на фінансовий результат операційної діяльності
791
949
10826,76
Приклад 2 (у розрахунковому періоді не було заробітку). Працівника звільняють 31 травня 2024 року через скорочення штату. Розрахунковий період для розрахунку вихідної допомоги – 2 місяці перед місяцем звільнення, тобто березень-квітень 2024 року. Однак підприємство 1 вересня 2023 призупинило дію трудового договору з усіма своїми працівниками через військовий стан. Як наслідок, у розрахунковому періоді заробіток у працівника взагалі відсутній.
У даній ситуації правила такі:
якщо у останніх 2-х місяцях (березень-квітень 2024) заробітку не було, то середню зарплату треба рахувати за попередні 2 місяці роботи (абз. 4 п. 2 Порядку № 100) – це січень-лютий 2024;
якщо у працівника не було заробітку за останні 4 місяці роботи (січень-квітень 2024), то середню зарплату треба рахувати на основі тарифної ставки, тобто місячного посадового окладу (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). Припустимо, що оклад правцівника прив’язаний до мінзарплати;
якщо посадовий оклад менший за мінімальну зарплату на час розрахунку (у даному випадку – це травень 2024), то тоді середню зарплату треба рахувати на основі мінімальної зарплати на час розрахунку (абз. 4 п. 4 Порядку № 100), тобто станом на травень 2024 року (8000 грн).
Ще можлива ситуація, що працівник відпрацював менше 2-х місяців перед звільненням – тоді вихідну допомогу рахують за загальними правилами, тобто з тих виплат, які нараховані фактично в місяцях розрахункового періоду (роз’яснення Мінекономіки від 24.12.2020).
Отже, у прикладі 2 працівнику треба обчислювати середню зарплату на основі мінімальної зарплати травня 2024 – 8000 грн.
Отже, середньоденний заробіток: (8000 + 8000) ÷ (21 + 22) = 16000 ÷ 43 = 372,09 грн, де 21 і 22 – це кількість «умовно відпрацьованих» робочих днів березня і квітня 2024 (за нормою).
Середня кількість робочих днів за 2 місяці: (21 + 22) ÷ 2 = 21,5 дн.
Отже, сума вихідної допомоги дорівнює (16000 ÷ 43) × 21,5 = 8000,00 грн (замість 372,09 грн використано дріб 16000/43 задля більшої точності розрахунку – при такій ситуації вихідна допомога, очевидно, не може бути більшою за 8000 грн.
За несвоєчасну виплату належних звільненому працівникові сум роботодавець має виплатити йому середній заробітокза весь час затримки по день фактичного розрахунку. Таку відповідальність роботодавця встановлює стаття 117 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
Відсутність коштів у роботодавця не скасовує його вини у невиплаті належних працівникові коштів і не звільняє його від відповідальності.
Якщо роботодавець не виплатив належних працівникові коштів у день звільнення і середнього заробітку за час затримки розрахунку, то колишній працівник має право звернутися за захистом своїх прав до суду та виплату належного йому середнього заробітку (ст. 233 КЗпП).
Штраф за невиплату вихідної допомоги
Якщо працівнику при звільненні виплатили зарплату, включаючи компенсацію відпустки, але без вихідної допомоги, то тоді невиплата вихідної допомоги розглядається як порушення встановлених строків виплати зарплати, інших виплат (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо невиплата перевищує один місяць, то застосовується штраф:
на роботодавця – 3 мінімальні зарплати (ст. 265 КЗпП). У травні 2024 – це 24000 грн (8000 грн × 3);
на посадову особу, яка винна у такій невиплаті – адмінштраф 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).
