незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
У день звільнення роботодавець повинен провести остаточний розрахунок із працівником та виплатити йому всі належні суми. Цей матеріал — покроковий гід для бухгалтера: як підготувати наказ, розрахувати всі виплати й правильно оформити розрахунковий листок
Нарахування заробітної плати відбувається за місяць звільнення у звичайному порядку. Якщо працівнику виплачуєте доплату до мінімальної зарплати, то зробіть це і в останньому місяці, але розрахуйте її пропорційно відпрацьованим дням. Наприклад, якщо працівник звільняється у серпні 2026 року й відпрацював 12 днів з 21 за місячною нормою, то мінімальна оплата праці та за такі дні становить 4941,14 грн (8647 ÷ 21 × 12, де 8647 грн — мінімальна зарплата у серпні 2026). Зважайте, що відпускні, компенсація невикористаних днів відпустки та вихідна допомога при звільненні при розрахунку доплати до мінімальної зарплати не враховуються, так як це виплати за невідпрацьований час.
День звільнення теж вважається робочим для працівника і за нього слід нарахувати зарплату.
Якщо виконуєте на підприємстві функції кадровика, полегшать вам роботу готові зразки наказів, заяв та консультації на всі випадки звільнення працівника з роботи
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні
Працівник перед звільненням має право піти у відпустку або ж отримати компенсацію невикористаних днів відпустки. При цьому обмежень на кількість днів, які можна компенсувати немає. Можна й 10, можна й 24 и більше, як за поточний рік, так і за минулі роки. Можна частину днів відгуляти, а за решту отримати компенсацію.Це стосується не тільки щорічних відпусток, але й соціальної додаткової відпустки «на дітей».
Увага: працівник самостійно вирішує питання: скористатись днями відпустки чи отримати компенсацію при звільненні.
Компенсацію невикористаної відпустки виплачуйте в день звільнення разом з іншими виплатами.
Розрахунок компенсації відпускних відбувається за тими ж правилами, що й розрахунок відпускних 2026. За винятком компенсації днів відпустки, які працівник набув до 31.12.2023 року. Її обчислюють за спеціальними правилами — з виплат, нарахованих 2023 року.
До відома: аліменти з компенсації невикористаної відпустки не утримуйте. Виняток — компенсацію нараховують за два і більше років.
На компенсацію, як і на зарплату, нараховуйте ЄСВ, з неї утримуйте ПДФО та військовий збір. У об’єднаному звіті сума компенсації «розчиняється» у загальній сумі зарплати, тобто окремо її не показуйте. Так, у Додатку 4ДФ об’єднаного звіту вся сума зарплати, зокрема й відпускні, компенсація відпустки, наводьте з ознакою доходу «101».
Нарахування вихідної допомоги
Вихідна допомога при звільненні — на неї, на відміну від компенсації відпусток, мають право не всі. Її виплачують працівникам, яких звільняють за таких обставин (ст. 44 КЗпП):
відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість (п. 6 ст. 36 КЗпП);
відмова працівника продовжувати роботу у зв’язку з істотною зміною умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП);
скорочення чисельності або штату (п. 2 ст. 40 КЗпП);
невідповідність займаній посаді (недостатність кваліфікації або за станом здоров’я) (п. 6 ст. 40 КЗпП);
поновлення на роботі працівника, який раніше виконував дану роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП));
порушення роботодавцем законодавства про працю, умов колективного договору (ст. 38 і ст. 39 КЗпП);
припинення повноважень посадових осіб (п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП).
Важливим є те, що вихідна допомога не входить до фонду оплати праці (див. п. 3.8 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). Тож на неї не нараховуйте ЄСВ. Крім того, вихідна допомога згадується серед виплат, на які не нараховується ЄСВ (п. 4 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою Кабміну від 22.12.2010 № 1170).
Однак вихідна допомога включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника. Тож її оподатковуйте ПДФО за ставкою 18% та військовим збором — 5%. У Додатку 4ДФ вихідну допомогу відображайте з ознакою доходу «127».
Допоможемо обчислити середню зарплату під час звільнення працівників. Скористайтеся готовими рішеннями, щоб розрахувати компенсацію за невикористані дні відпустки та вихідну допомогу в різних ситуаціях
Приклад нарахування розрахункових при звільненні 1 (стандартна ситуація)
Працівника звільняють 31 серпня 2026 року через скорочення штату. Розрахунковий період для розрахунку вихідної допомоги – 2 місяці перед місяцем звільнення, тобто червень-липень 2026 року. Кількість робочих днів у розрахунковому періоді:
червень — 22, з них відпрацьовано тільки 18, решта днів — лікарняний;
З тривалості розрахункового періоду треба виключити дні тимчасової непрацездатності (лікарняного) та дні відпустки за свій рахунок. При розрахунку середньоденної зарплати не враховувати лікарняні. Відняти слід і дні призупинення дії трудового договору, якщо таке мало місце у розрахунковому періоді. Отже, рахуємо відпрацьовані дні та не враховуємо 1600 грн лікарняних.
Середня кількість робочих днів за 2 місяці: (22+ 23) ÷ 2 = 22,5 дн.
Вихідна допомога виплачується на основі статті 44 КЗпП за місяць.
Отже, сума вихідної допомоги дорівнює: 503,57 × 22,5= 11330,33 грн.
В обліку відображаємо проведенням Дт 949 Кт 663. Субрахунок 663 «Розрахунки за іншими виплатами» використовуємо, так як вихідна допомога не є зарплатою. Щодо рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності», то діємо за аналогією з лікарняними, які також не є частиною фонду оплати праці й оплата перших 5 днів за рахунок підприємства відображаються на цьому ж субрахунку (незалежно від того, до якої категорії працівник належить отримувач). Як альтернатива можна використати ті ж рахунки витрат, що застосовуються для обліку заробітної плати такого працівника (23 «Виробництва», 92 «Адміністративні витрати» і т.д.).
Утримання ВЗ із заробітної плати, у разі застосування ПСП, із відпускних та лікарняних, декретних, допомоги на лікування дитини, матеріальної допомоги на оздоровлення — про все у статті
Інші витрати операційної діяльності віднесено на фінансовий результат операційної діяльності
791
949
11330,33
Приклад 2 (виплата розрахункових при звільненні, якщо у розрахунковому періоді не було заробітку)
Працівника звільняють 31 серпня 2026 року через скорочення штату. Розрахунковий період для розрахунку вихідної допомоги – 2 місяці перед місяцем звільнення, тобто червень-липень 2026 року. Однак підприємство 1 вересня 2024 призупинило дію трудового договору з усіма своїми працівниками через військовий стан. Як наслідок, у розрахунковому періоді заробіток у працівника взагалі відсутній.
У даній ситуації правила такі:
якщо у останніх 2-х місяцях червень-липень 2026 року ) заробітку не було, то середню зарплату треба рахувати за попередні 2 місяці роботи (абз. 4 п. 2 Порядку № 100) — це квітень-травень 2026;
якщо у працівника не було заробітку за останні 4 місяці роботи (квітень-липень 2026), то середню зарплату треба рахувати на основі тарифної ставки, тобто місячного посадового окладу (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). Припустимо, що оклад працівника прив’язаний до мінзарплати;
якщо посадовий оклад менший за мінімальну зарплату на час розрахунку (у даному випадку — це серпень 2026), то тоді середню зарплату треба рахувати на основі мінімальної зарплати на час розрахунку (абз. 4 п. 4 Порядку № 100), тобто станом на серпень 2026 року (8647грн).
Ще можлива ситуація, що працівник відпрацював менше 2-х місяців перед звільненням — тоді вихідну допомогу рахують за загальними правилами, тобто з тих виплат, які нараховані фактично в місяцях розрахункового періоду (роз’яснення Мінекономіки від 24.12.2020).
Отже, у прикладі 2 працівнику треба обчислювати середню зарплату на основі мінімальної зарплати серпня 2026 — 8647 грн.
Отже, середньоденний заробіток: (8647 + 8647) ÷ (22 + 23) = 17294 ÷ 45 = 384,31 грн, де 22 і 23 — це кількість «умовно відпрацьованих» робочих днів червня та липня 2026 (за нормою).
Середня кількість робочих днів за 2 місяці: (22 + 23) ÷ 2 = 22,5 дн.
Отже, сума вихідної допомоги дорівнює (17294 ÷ 45) × 22,5 = 8647,00 грн (замість 384,31 грн використано дріб 17294/45 задля більшої точності розрахунку — при такій ситуації вихідна допомога, очевидно, не може бути більшою за 8647 грн.
За несвоєчасну виплату належних звільненому працівникові сум роботодавець має виплатити йому середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Таку відповідальність роботодавця встановлює стаття 117 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
Відсутність коштів у роботодавця не скасовує його вини у невиплаті належних працівникові коштів і не звільняє його від відповідальності.
Якщо роботодавець не виплатив належних працівникові коштів у день звільнення і середнього заробітку за час затримки розрахунку, то колишній працівник має право звернутися за захистом своїх прав до суду та виплату належного йому середнього заробітку (ст. 233 КЗпП).
Якщо працівнику при звільненні виплатили зарплату, включаючи компенсацію відпустки, але без вихідної допомоги, то тоді невиплата вихідної допомоги розглядається як порушення встановлених строків виплати зарплати, інших виплат (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо невиплата перевищує один місяць, то застосовується штраф:
на роботодавця — 3 мінімальні зарплати (ст. 265 КЗпП). У серпні 2026 — це 25941 грн (8647 грн × 3);
на посадову особу, яка винна у такій невиплаті — адмінштраф 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).
