відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років (у деяких випадках за медичними показаннями – 6 років).
Між цими двома видами відпусток є:
спільне. Це умови звільнення й правовий захист.
відмінне. По-перше, це їхня оплата. Оплачується лише відпустка по вагітності – з 1-го дня й за рахунок Пенсійного фонду (далі – Фонд; до 2023 року цими виплатами займався Фонд соціального страхування, ФСС). По-друге, у нарахуванні компенсації невикористаної відпустки. Про неї – див. далі про те, які виплати належать декретниці.
Відповідь на це питання залежить від того, як саме. Однак слід бути обережним, аби не отримати штраф у ходіперевірки Держпраці. Можна чи ні – залежить від того, хто ініціатор звільнення. Пояснимо:
не можна декретниць звільняти за ініціативою роботодавця (ч. 3 ст. 184 КЗпП);
можна – якщо ініціатива йде від самої декретниці.
Унаочнимо ці причини та відповідні статті кодексу у вигляді таблиці нижче.
за іншими статтями КЗпП, де ініціатива йде від роботодавця (прогули, невідповідність займаній посаді тощо, ст. 40-41 КЗпП, інші пункти ст. 36 КЗпП, ч. 3 ст. 184 КЗпП);
«у зв’язку зі скороченням штату» (ч. 6 ст. 179 КЗпП, а також Лист Мінсоцполітики України від 26.03.15 р. № 182/06/187-15)
* звільнення можливе лише з обов’язковим працевлаштуванням (ч. 4 ст. 184 КЗпП)
Виходить, що звільнити можна за бажанням самої працівниці або «за угодою сторін». У останньому випадку порушення ніякого не буде, так як звільнення за угодою сторін передбачає обопільну згоду і не є односторонньою ініціативою роботодавця. Однак усе одно краще й безпечніше навіть при «згоді сторін» оформити таким чином, щоб ініціатива була від працівниці – за її заявою, яку роботодавець може як прийняти, так і відхилити («згода сторін»). За таких обставин звільнення «за власним бажанням» від звільнення «за згодою сторін», окрім різних записів у трудовій книжці, відрізняється можливістю вибору працівницею дати свого звільнення та вказанням поважної причини звільнення у трудовій книжці.
Роботодавці інколи намагаються покращити умови праці для працівників, але це може спричинити для них неочікувані штрафи. Підкажемо, що податківці вважають додатковим благом і чи можна уникнути податкових ризиків, коли надаєте працівникам додаткові послуги або товари
При оформленні документів лід врахувати такі важливі деталі:
якщо звільнення відбувається за власним бажанням, – у заяві має бути вказана бажана дата звільнення, а також поважна причина – чому саме жінка бажає звільнитися. Наприклад, це можуть бути потреба у догляді дитини до досягнення нею 14-річного віку, вагітність тощо. Ці та інші причини можна знайти у ч. 1 ст. 38 КЗпП і вони там вичерпні, тобто свої придумувати небажано, окрім ситуації з «іншою поважною причиною»;
у наказі про звільнення має бути теж зафіксована причина звільнення;
у трудовій книжці – теж внести причину звільнення з наказу з зазначенням поважної причини. Наприклад, «Звільнена звласної у зв’язку з переїздом на нове місце проживання, ст. 38 КЗпП України». Причину не вказують тоді, коли поважних причин звільнення за власним бажання немає, а тут мають бути.
Вказання поважної причини звільнення потрібне й для вільного працівницею дати свого звільнення, якщо воно відбувається за власним бажанням.
У який день звільнити під час декретної відпустки
Як відомо, існує загальне правило «2 тижні» щодо попередження роботодавця про звільнення. Однак декретницю можна вважати виключенням, так як вона завжди може й має у заяві вказати поважну причину свого звільнення:
вагітність, якщо це відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами(ч. 1 ст. 38 КЗпП);
необхідність догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку. Щоправда у ч. 1 ст. 38 КЗпП мова йде про досягнення 14-річнного віку дитини, але таку причину можна вважати «іншою поважною причиною»;
підприємство (організація, установа) знаходиться у районах ведення бойових дій;
існує загроза для життя і здоров’я працівника.
Виняток щодо такого прискореного звільнення:
примусове залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану;
виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Отже, звільнити декретницю слід:
якщо звільнення «за власним бажанням», «з власної ініціативи» – у день, який вказаний нею у заяві. Однак для цього у заяві має бути ще й обов’язково вказана поважна причина для звільнення;
якщо звільнення «за угодою сторін» – у день, у який домовились працівниця і роботодавець;
якщо звільнення через закінчення строкового договору – у день закінчення строкового договору. Ніяких заяв тут не потрібно.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
У який день зробити виплати при звільненні особи що перебуває в декретній відпустці
Усі виплати слід зробити до дня звільнення або в цей день. Якщо виплати було нараховано, але співробітниці немає на роботі, то її про це слід повідомити письмово (ст. 116 КЗпП). Вочевидь, якщо гроші були перераховані їй на картку, то повідомляти не потрібно.
У цей же день слід видати трудову книжку. Якщо працівниця не може за нею прийти, то тоді потрібно направити їй листа з повідомленням про вручення. У листі повідомити про необхідність забрати трудову книжку. За бажанням працівниці можна відправити їй трудову книжку листом з повідомленням про вручення та описом вкладення (див. п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, наказ Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58).
Чи треба працівниці виходити на 1 день на роботу
Таке питання часто виникає через подвійне розуміння поняття «останній робочий день». Це не обов’язково день, коли виконувалася робота, а просто день закінчення трудового договору. Отже, виходити на роботу на 1 день працівниці перед звільненням не обов’язково.
Більше того, не слід так робити з жінкою у відпустці по вагітності та пологам, адже тоді вона втрачає й має повернути частину допомоги у зв’язку вагітністю та пологами, яка була виплачена з Фонду та припадає на решту днів такої відпустки, коли жінка уже працювала (лист ФСС з тимчасової втрати працездатності від 16.09.2013 р. № 04-29-2494). Виводити працівницю на один день на роботу можна лише, якщо у неї відпустка по догляду за дитиною.
Крім того, у такому разі доведеться оплатити цей один день роботи.
Якщо жінка звільняється у декретній відпустці по вагітності й пологам без виходу на роботу, то тоді повертати кошти до Фонду не потрібно (лист ФСС від 15.05.2018 р. № 2.4-15-1677).
Увага: не слід відкликати на роботу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами перед звільненням, так як наслідком є необхідність повернення раніше виплачених декретних.
нарахувати зарплату за 1 день – лише у тому разі, якщо все ж таки перед звільненням оформляли вихід декретниці на роботу.
Дані виплати не мають якоїсь специфіки для декретниць – усе, як звичайно. Однак зверніть увагу, що по-різному рахуються дні та виплати при розрахунку компенсації невикористаної відпустки для двох видів декрету:
для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами – дні перебування у такій відпустці та виплати від Фонду включаються у розрахунок (лист Мінсоцполітики від 25.12.2015 р. № 1675/13/84-15);
У випадку відпустки по догляду взагалі може виявитися, що у розрахунковому періоді заробітку у працівниці не було. Навіть якщо була премія, то її теж не доведеться враховувати, так як немає відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді (абз. 3 п. 3 Порядку № 100; детальніше про премії –див. приклад 3 і приклад 4). Тоді рахувати компенсацію доведеться за п. 4 Порядку № 100:
розрахунок здійснюємо на основі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу;
якщо оклад менший за мінімальну зарплату, то тоді розрахунок здійснюємо на основі мінімальної зарплати у місяці звільнення;
для отримання середньоденної слід оклад/мінімальну зарплату помножити на кількість місяців розрахункового періоду, а потім поділити на кількість календарних днів у такому розрахунковому періоді (без святково-неробочих днів). Щодо святково-неробочих днів, то пам’ятаємо, що з 18 березня 2022 їх немає впродовж усього воєнного стану (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).
Щодо допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, то при звільненні вона у повному обсязі залишається за працівницею і до Фонду нічого перераховувати та повертати не треба (лист ФСС від 15.05.2018 № 2.4-15-1677) – за умови, що вона не виходила на роботу (уже згаданий лист ФСС з тимчасової втрати працездатності від 16.09.2013 № 04-29-2494). Більше того, якщо їй потім продовжать лікарняний на 14 днів через ускладнення пологів, то по її зверненню й подачі другого лікарняного (продовження) треба буде оформити решту допомоги по вагітності та пологам за ці 14 днів. Звичайно, що платити їх буде не роботодавець, а Фонд. Роботодавець, як і по першому лікарняному, виступає лише у ролі посередника й оформлювача потрібних документів.
Увага: звільнити декретницю можна, якщо за її ініціативи. Їй належать компенсація невикористаної відпустки та всі виплати з Фонду.
В усьому іншому звільнення декретниці та розрахунок з нею не відрізняються від звичайного звільнення працівника.
Приклади розрахунку виплат при звільненні декретниці у 2023 році
Приклад 1 (звільнення у відпустці по вагітності). Працівниця написала заяву на звільнення за власним бажанням, перебуваючи у відпустці по вагітності, з отриманням компенсації за невикористану щорічну відпустку (20 днів). Дата звільнення – 10.06.2023. Дата виходу у декретну відпустку – 21.04.2023. Розрахунковий період для обчислення компенсації невикористаної відпустки – червень 2022-травень 2023. Виплати за цей період:
Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт
Приклад 2 (звільнення у відпустці по догляду, розрахунок по окладу). Працівниця, яка перебувала у декретній відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, написала заяву на звільнення за власним бажанням з отриманням компенсації за невикористану відпустку (15 к. днів). При цьому на 1 день працівниця вийшла на роботу. Дата звільнення – 11.06.2023. Дата виходу у декретну відпустку по догляду – 10.05.2021. Розрахунковий період – червень 2022-травень 2023.
У розрахунковому періоді ніяких виплат не було взагалі. Оклад за посадою працівниці у червні 2023 року – 8000 грн.
Розрахунок:
середньоденна = 8000×12/(365 – 0) = 263,01 грн, де 365 – кількість днів у розрахунковому періоді, 12 – це кількість місяців розрахункового періоду, а 0 – це кількість святково-неробочих днів;
оплата одного дня роботи (вважаємо, що ніяких премій і надбавок немає) = 8000/22 = 363,64 грн, де 22 – кількість робочих днів у червні 2023 року;
всього нараховано: 3945,15+ 363,64 = 4308,79грн.
Приклад 3 (звільнення у відпустці по догляду, виплат за розрахунковий період немає, розрахунок по мінімальній зарплаті). Працівниця, яка перебувала у декретній відпустці по догляду за дитиною до 3-х років та написала заяву на звільнення за власним бажанням з отриманням компенсації за невикористану відпустку (18 днів). На роботу вона при цьому не виходила. Дата звільнення – 12.06.2023. Дата виходу у декретну відпустку по догляду – 22.05.2022. Розрахунковий період – червень 2022-травень 2023 – працівниця вже не працювала. Оклад працівниці 6000 грн.
Однак у липні 2022 року, тобто вже у місяці розрахункового періоду, працівниці була нарахована премія за ІІ квартал 2022 року у сумі 4000 грн (у ІІ кварталі 2022 року відпрацьовано 5 днів, норма була 60 днів).
Так як з липня 2022 працівниця не має жодного відпрацьованого робочого дня, то виходить, що квартальна премія на розрахунок не впливає, адже при перерахунку середньоденний розмір премії треба множити на 0 відпрацьованих робочих днів.
Виходить, що розрахунковий період узагалі не має жодної виплати. У такому разі для розрахунку компенсації відпускних беремо оклад, який становить 6000 грн. Однак даний оклад менший за мінімальну зарплату червня 2023 року – 6700 грн. Отже, розрахунок проводимо на основі мінімальної зарплати. Маємо такий розрахунок:
Коли наявність премій у розрахунковому періоді впливає на розрахунок
Бухгалтеру слід бути обачним при звільненні працівниць, які перебувають у декретній відпустці, так як у розрахунковому періоді можуть опинитися перераховані премії. Це ситуація, декретниця працювала певний час перед виходом у відпустку по догляду. Нагадуємо, що зараз при розрахунку відпускних (компенсації відпускних) премії перераховуються «вперед», де першим місяцем перерахунку є місяць нарахування премії (абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Виходить досить «цікава» ситуація, коли:
період, за який премія нарахована, поза межами розрахункового періоду;
місяці, на які премія перерахована, потрапляють (повністю чи частково) в розрахунковий період.
У прикладі 3 премія не впливала, так як у місяцях її перерахунку «вперед» не було відпрацьованих робочих днів. Розберемо схожу ситуацію, але з іншим місяцем виходу у відпустку по догляду.
Увага: за наявності премій, особливо коли працівниця працювала перед виходом у відпустку по догляду, треба переконатися, що їх перерахована частина не потрапляє у розрахунковий період.
Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності
Приклад 4 (коли премія потрапляє у розрахунковий період). Працівниця, яка перебувала у декретній відпустці по догляду за дитиною до 3-х років та написала заяву на звільнення за власним бажанням з отриманням компенсації за невикористану відпустку (18 днів). На роботу вона при цьому не виходила. Дата звільнення – 24.06.2023. Дата виходу у декретну відпустку по догляду майже рік назад – 15.06.2022. Розрахунковий період – червень 2022-травень 2023, але працівниця на початку червня 2022 ще працювала. Оклад працівниці 6000 грн.
За червень 2022 року (10 днів роботи) працівниці була нарахована зарплата 3000 грн. Також раніше вона «заробила» премію 4000 грн, яка була нарахована 30 квітня 2022 за І квартал 2022 року (за 50 відпрацьованих робочих днів, норма 61 день). У квітні-травні 2022 року відпрацьовано по 20 робочих днів у кожному місяці, а у червні 2022 року (місяці виходу у відпустку по догляду) – 10 днів. Маємо такий перерахунок премії:
загальна сума перерахованої премії = 1600 грн ×2 + 8000 = 4000 грн. Тобто рівна фактичній, нічого «обрізати» не треба.
Перерахована сума премії на червень 2022 – 800 грн – потрапляє у розрахунковий період. Це місяць виходу у декретну відпустку та перший місяць розрахункового періоду.
