Звільнення працівника – питання не тільки кадрове, але й бухгалтерське. Адже бухгалтер бере активну участь в оформленні звільнення працівника й долучається до кадрових документів. Сьогодні в консультації про бухгалтерський погляд на звільнення, зразок наказу про звільнення та заяви на звільнення працівника.
Коли заява на звільнення обов’язкова
В цілому звільнення може бути добровільне (за власним бажанням), за згодою сторін, за ініціативою роботодавця та інших причин, наприклад, закінчення контракту. Не завжди при цьому необхідна заява про звільнення працівника з роботи зразок самого працівника (див. таблицю нижче). Однак, наказ про звільнення – це обов’язковий елемент документального оформлення, без якого бухгалтер формально не може нарахувати виплати та щось виплачувати працівнику, який звільняється.
| № | Причина звільнення | Підстава за КЗпП | Заява про звільнення |
| 1 | За власним бажанням з поважної причини чи без такої | ст. 38 | Так |
| 2 | За згодою сторін | п. 1 ч. 1 ст. 36 | Не обов’язкова* |
| Інші причини: |
| 3 | Закінчення строку дії контракту (трудового договору) | п. 2 ч. 1 ст. 36 | Ні |
| 4 | Прогул | п. 4 ч. 1 ст. 40 | Ні |
| 5 | Систематичне невиконання без поважних причин трудових обов’язків | п. 3 ч. 1 ст. 40 | Ні |
| 6 | У зв’язку з переведенням на інше підприємство | п. 5 ч. 1 ст. 36 | Так** |
| * угода, по-перше, може бути усною; по-друге, свою згоду та бажання звільнитися працівник підтверджує, коли підписується в наказі про своє звільнення, тому заява з його боку не обов’язкова і, як правило, не складається (лист Мінсоцполітики від 04.04.2014 р. № 60/06/186-14); ** складаються 2 заяви – на звільнення та на прийняття на нове місце роботи. Переведення може бути тільки за згоди працівника, тому треба заява |
В таблиці був наведений далеко невичерпний перелік інших причин. Якщо сумніваєтеся, то краще взяти заяву з працівника, якщо він погоджується її написати.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Що робити бухгалтеру із заявою на звільнення
І тепер ми підійшли до документальної основи звільнення – заява на звільнення працівника. Перед складанням наказу її треба подати. Бухгалтер має звернути увагу, чи зазначив працівник про своє бажання:
- отримати відпустку перед звільненням (якщо так, то скільки днів? Можливо, в цьому питанні треба проконсультувати працівника, скільки днів у нього є невикористаних та взагалі що в нього є такі дні);
- отримати компенсацію відпустки (знову ж скільки днів? І знову треба консультація щодо кількості невикористаних днів);
- поєднання частини відпустки та компенсації (знову ж скільки днів).
Також у заяві може зазначатися про бажання працівника утримати при його остаточному розрахунку певні борги по підприємству, наприклад, вартість спецодягу. Ми уже зазначали вище, що краще досягти згоди працівника або простити йому подібний борг. Можуть бути певні добровільні внески в фонди підприємства.
У разі відсутності даної інформації у заяві треба просити працівника дописати необхідні пункти або переписати заяву. Таким чином, функція бухгалтера – проконтролювати та допомогти працівнику правильно скласти текст заяви. Працівник взагалі може не знати про відпускні й компенсації при звільненні і йому потрібна допомога.
Заява про звільнення працівника
І тепер ми підійшли до документальної основи звільнення – заява на звільнення працівника. Вона завжди має подаватися на ознайомлення бухгалтеру. На що слід звернути увагу? Що з неї бухгалтеру. Бухгалтер має звернути увагу, чи зазначив працівник про своє бажання:
- отримати відпустку перед звільненням (якщо так, то скільки днів? Можливо, в цьому питанні треба проконсультувати працівника, скільки днів у нього є невикористаних);
- отримати компенсацію відпустки (знову ж скільки днів? І знову треба консультація щодо кількості невикористаних днів);
- поєднання частини відпустки та компенсації (знову ж скільки днів кожної частини).
Також у заяві може зазначатися про бажання працівника утримати при його остаточному розрахунку певні борги по підприємству, наприклад, вартість спецодягу. Можуть бути певні добровільні внески в фонди підприємства.
У разі відсутності даної інформації у заяви треба просити працівника дописати необхідні пункти або переписати заяву.
Заява про звільнення працівника за власним бажанням наведена нижче. Як бачимо, в ній вказано бажання отримати компенсацію днів відпустки, а не «відгуляти» їх.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⤵️
В заяві про звільнення за власним бажанням обов’язково мають бути підстава для розірвання трудового договору (це ст. 38 КЗпП), бажана дата звільнення (якщо без причини – 2-тижневий термін з дня повідомлення роботодавця), підпис працівника і дата складання заяви. Підпис і дату заяви вимагає Мінпраці у листі від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07.
Наказ про звільнення працівника
Коли наказ про звільнення лягає на стіл бухгалтера, то теж треба проконтролювати ті ж пункти, що й у заяві на звільнення:
- кількість днів відпустки, якщо вона надається працівнику;
- кількість днів, за які наказано нарахувати компенсації відпусток.
Однак, є ще один пункт: кількість днів надміру оплаченої відпустки, оплата по яким підлягає утриманню. Звичайно, якщо така ситуація мала місце.
І ще один момент, який варто пам’ятати. При звільненні матеріально відповідальної особи необхідно в наказі вказати проведення обов’язкової інвентаризації.
Наказ про звільнення за згодою сторін
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⤵️
Увага: бухгалтер має брати активну участь у складанні заяви та наказу на звільнення працівника й проконтролювати включення до них необхідних даних для нарахування відпустки та її компенсації.
Алгоритм скасування домовленості про звільнення за угодою сторін
Працівник не може відкликати заяву про звільнення без згоди роботодавця. Роботодавець має право відмовити. Підтвердження — абзац 1 пункту 8 Постанови пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9:
«При домовленості між працівником і роботодавцем про припинення трудового договору за пунктом 1 статті 36 КЗпП договір припиняють у строк, визначений сторонами. Анулювати таку домовленість можна лише за взаємної згоди роботодавця і працівника».
Якщо роботодавець і працівник вирішили продовжити трудові відносини, керуйтеся алгоритмом.
ЧИТАТИ В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»
