бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У статті розповімо про ведення управлінського обліку на підприємстві. Розкриємо також 4 міфи про управлінський облік і дізнаємося, чи необхідний він вашій компанії
Метою управлінського обліку на підприємстві є отримання керівником чи власником оперативних даних про ситуацію, в якій перебуває підприємство. Інформація, яка дозволяє йому зорієнтуватися у системі координат:
Касовий розрив – ситуація, коли необхідно здійснити платіж, але грошей на це тимчасово немає. Наприклад, ще не розрахувався покупець. І справа може бути не в покупці, а у відсутності планування грошових потоків. Подолати це допоможе управлінський облік.
Увага:управлінський облік – це інструмент до подолання касових розривів.
Ніби все просто, але через те, що сама концепція управлінського обліку прийшла у вітчизняну практику з Заходу і все розпочалося з компаній з іноземним капіталом управлінський облік обріс деякими міфами, які бажано одразу ж розвіяти.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Міф 1. Управлінський облік – це щось окреме й не бухгалтерське
Бухгалтерський облік насправді єдиний. Управлінський облік – це той же самий бухгалтерський облік, але дещо з іншими завданнями. Протиставлення фінансового та управлінського обліку є досить умовним. Так, вважається, що бухгалтерський облік складається з двох напрямів:
фінансовий облік – орієнтований на зовнішнього користувача інформації. Це звітність для акціонерів, інвесторів, банків, держави, кредиторів, постачальників. Це все зовнішні користувачі інформації;
управлінський облік – це звітність та інша інформація для керівництва та безпосередніх власників підприємства. Це внутрішні користувачі інформації.
Увага:управлінський облік – це більш глибоко, деталізовано, розширено. Все робиться так, як потрібно й хочеться керівнику (власнику).
Однак, кому б не подавалася звітність, але її інформаційне джерело залишається лише одне – дані з бухгалтерських рахунків. По-суті, та ж сама інформація про прибутки, збитки, грошові потоки, майно і зобов’язання підприємства у фінансовому та управлінському обліку подається дещо різними способами та з різною деталізацією для різних груп користувачів – зовнішніх і внутрішніх. Однак, управлінський облік дає інформацію більш глибоко та більш розширено, тобто має більшу деталізацією та інформативність.
Міф 2. Управлінський облік – це аналіз діяльності підприємства
Управлінський облік – це система збору та обробки інформації, тобто тих даних, на основі яких здійснюється аналіз діяльності та приймаються певні управлінські рішення керівником. Так, управлінський облік та аналіз пов’язані між собою, але у середніх та великих компаніях це все здійснюють, як правило, різні фахівці.
Увага: управлінський облік дає дані для аналізу й прийняття рішення.
Даний міф постав ще з радянського минулого та нерозуміння суті управлінського обліку. Якщо ви певне явище не називаєте, то це не означає, що дане явище відсутнє. Якщо говорять, що в країні немає інфляції, то це зовсім не означає, що її немає, можливо, вона непомітна. Тобто тут питання більше у якості такого управлінського обліку та ставлення до нього керівництва.
Приклади простих елементів управлінського обліку, які є у кожного:
дані про наявність грошових коштів на певну дату. Так, можливо керівнику (власнику) й не подається спеціальний звіт про це, але він може отримати дану інформацію безпосередньо з банківського рахунку;
дані про обсяги продажів та його структуру (за певними покупцями, магазинами, ринками);
Наведену вище інформацію використовує практично кожний керівник. Йому хтось її готує або ж він знімає її сам.
Увага:управлінський облік є завжди – питання тільки в його якості та складності.
Також є керівники, які не розуміють потребу в певних спеціальних управлінських звітах й керують підприємством «на око», тобто зі своєї інтуїції. Особливо у малому бізнесі. Але вони все одно якимись цифрами оперують та, по-суті, використовують ту ж саму інформацію, що й бухгалтер.
Міф 4. Управлінський облік – це «чорна» бухгалтерія
Цей міф – часткова правда. Існування «чорної» бухгалтерії, тобто обліку «для себе» дещо прихованої від податків діяльності підприємства – факт, який важко заперечити в Україні. Такий облік – це теж управлінський. Однак, сам по собі управлінський облік є і у тих підприємств, які ведуть свою діяльність виключно «по-білому». Управлінський облік – це подача інформації керівництву, а яка вона вже ця інформація – «чорна» чи «біла» – вирішувати тому ж керівництву.
Увага: управлінський облік – це законно й не обов’язково лише «чорна» бухгалтерія.
Допоможемо відкоригувати ПДВ-звітність, якщо загубили ПДВ-зобов’язання, не зазначили в Декларації постачання, звільнені від ПДВ, та не задекларували надходження товарів без ПДВ
на нього не поширюється дія НП(С)БО, МСФЗ чи якихось інших стандартів, інструкцій тощо;
це «внутрішня кухня» підприємства і там рахують усе так, як це зручно й потрібно саме для даного підприємства;
внутрішнє «ядро» інформації, яка потрібна, визначає сам бухгалтер на основі управлінських потреб керівництва;
інформація може бути й не зовсім бухгалтерською, мати певні зовнішні дані, наприклад дані про конкурентів для порівняння. Це не суперечить ідеї управлінського обліку, хоча перш за все управлінський облік – це внутрішні дані;
частота подачі звітів, як правило, більша аніж для фінансового обліку. Звіти можуть подаватися не тільки щомісяця, але й щотижня і навіть щодня. Вчорашня інформація сьогодні уже може бути й не актуальна;
для того, щоб інформація була коректною, первинні документи мають оброблятися вчасно. Інакше втрачається сенс в оперативності управлінського обліку.
Увага:управлінський облік – оперативність, своєчасність та коректність.
Елементи управлінського обліку
Назвемо ті основні елементи управлінського обліку, які найчастіше використовуються:
3 внутрішніх звіти – про прибутки/збитки (доходи/витрати), грошові потоки, баланс;
звіт про продажі у різних розрізах: по контрагентах, по номенклатурі, по географічним сегментам (ринкам) тощо;
дані про маржу – різниця між доходом (виручкою) та собівартістю;
звіт про структуру витрат за компонентами (собівартість). Важливий показник для керівництва – відсоток заробітної плати;
звіт про структуру витрат у розбивці: змінні /постійні витрати;
графік платежів. Платежі по контрагентам, з податків і зборів.
Додамо, що згадані внутрішні звіти за своєю ідеєю повторюють фінансову звітність. Однак, їх принципова відмінність – деталізація та частота подача інформації. Вони вищі.
Не обов’язково, аби все наведені елементи управлінського обліку використовувалися одночасно. Потрібний набір, структуру даних, частоту – практично все вирішується у парі «керівник-бухгалтер».
Увага: управлінський облік має елементи творчості та креативності, що може здатися незвичним для бухгалтерії.
Підприємство реалізувало товари і показало нарахування ПДВ на рахунках обліку. Проте під час реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) оформлену податкову накладну заблокувала система. Якими записами в обліку продавця і покупця показати заблоковані податкові накладні?
Наостанок декілька порад з побудови управлінського обліку:
внутрішній звіт про грошові потоки краще за все подавати щодня. Для убезпечення від касових розривів;
внутрішній звіт про прибутки та збитки – щотижня;
внутрішній баланс готуйте щотижня або раз на місяць;
за місяць складайте зведені звіти. Бажано з потижневою розбивкою, так як дані за місяць можуть бути неінформативними й по ним неможливо встановити касові розриви;
додайте інформацію про «план/факт/відхилення». Подача лише фактичних даних не така інформативна як у порівнянні з планом з бюджету;
виділяйте керівнику важливу інформацію маркером на папері або кольоровою заливкою, якщо звіт електронний. Якщо щось важливе – складіть пояснювальну записку або хоча б додайте примітку в кінці звіту. Наприклад, збільшення постійних витрат може бути тривожним сигналом або ж поява касового розриву. Керівник – зайнята особа, у якої немає часу півдня «читати» ваш звіт;
уникайте рядка «Інше». Він не інформативний. Як правило туди потрапляє все, що не рознесли по інших рядках. Якщо ці суми великі, то виникає безліч запитань. Встановіть обмеження на рядок «Інше», наприклад 10 тис. грн тощо.
Головна порада – прислухайтесь до потреб керівника, яку інформацію хоче саме він, вважаючи найбільш корисною.
Увага: управлінський облік – це гнучкий інструмент, який має змінюватися й адаптуватися під ситуацію та внутрішні потреби підприємства.
