експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
В огляді розповімо про ведення управлінського обліку на підприємстві. Розкриємо також чотири міфи про управлінський облік і дізнаємося, чи необхідний він вашій компанії
Метою управлінського обліку на підприємстві є отримання керівником чи власником оперативних даних про ситуацію, в якій перебуває підприємство. Інформація, яка дозволяє йому зорієнтуватися у системі координат:
Касовий розрив — ситуація, коли необхідно здійснити платіж, але грошей на це тимчасово немає. Наприклад, ще не розрахувався покупець. І справа може бути не в покупці, а у відсутності планування грошових потоків. Подолати це допоможе управлінський облік.
Увага:управлінський облік — це інструмент до подолання касових розривів.
Ніби все просто, але через те, що сама концепція управлінського обліку прийшла у вітчизняну практику з Заходу і все розпочалося з компаній з іноземним капіталом управлінський облік обріс деякими міфами, які бажано одразу ж розвіяти.
Міф 1. Управлінський облік — це щось окреме й не бухгалтерське
Бухгалтерський облік насправді єдиний. Управлінський облік — це той же самий бухгалтерський облік, але дещо з іншими завданнями. Протиставлення фінансового та управлінського обліку є досить умовним. Так, вважається, що бухгалтерський облік складається з двох напрямів:
фінансовий облік — орієнтований на зовнішнього користувача інформації. Це звітність для акціонерів, інвесторів, банків, держави, кредиторів, постачальників. Це все зовнішні користувачі інформації;
управлінський облік — це звітність та інша інформація для керівництва та безпосередніх власників підприємства. Це внутрішні користувачі інформації.
Увага: управлінський облік — це більш глибоко, деталізовано, розширено. Все робиться так, як потрібно й хочеться керівнику (власнику).
Однак кому б не подавалася звітність, але її інформаційне джерело залишається лише одне — дані з бухгалтерських рахунків. Фактично та ж сама інформація про прибутки, збитки, грошові потоки, майно і зобов’язання підприємства у фінансовому та управлінському обліку подається дещо різними способами та з різною деталізацією для різних груп користувачів — зовнішніх і внутрішніх. При цьому управлінський облік дає інформацію більш глибоко та більш розширено, тобто має більшу деталізацією та інформативність.
Міф 2. Управлінський облік — це аналіз діяльності підприємства
Управлінський облік — це система збору та обробки інформації, тобто тих даних, на основі яких здійснюється аналіз діяльності та приймаються певні управлінські рішення керівником. Так, управлінський облік та аналіз пов’язані між собою, але у середніх та великих компаніях це все здійснюють, як правило, різні фахівці.
Увага: управлінський облік дає дані для аналізу й прийняття рішення.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Такий міф постав ще з радянського минулого та нерозуміння суті управлінського обліку. Якщо ви певне явище не називаєте, то це не означає, що це явище відсутнє. Якщо говорять, що в країні немає інфляції, то це зовсім не означає, що її немає, можливо, вона непомітна. Тобто тут питання більше у якості такого управлінського обліку та ставлення до нього керівництва.
Приклади простих елементів управлінського обліку, які є у кожного:
дані про наявність грошових коштів на певну дату. Так, можливо керівнику (власнику) й не подається спеціальний звіт про це, але він може отримати цю інформацію безпосередньо з банківського рахунку;
дані про обсяги продажів та його структуру (за певними покупцями, магазинами, ринками);
дані про витрати та їх структуру, собівартість. Наприклад, відсоток зарплати у загальних витратах.
Наведену вище інформацію використовує практично кожний керівник. Йому хтось її готує або ж він знімає її сам.
Увага: управлінський облік є завжди — питання тільки в його якості та складності.
Також є керівники, які не розуміють потребу в певних спеціальних управлінських звітах й керують підприємством «на око», тобто зі своєї інтуїції. Особливо у малому бізнесі. Але вони все одно якимись цифрами оперують та фактично використовують ту ж саму інформацію, що й бухгалтер.
Міф 4. Управлінський облік — це «чорна» бухгалтерія
Цей міф — часткова правда. Існування «чорної» бухгалтерії, тобто обліку «для себе» дещо прихованої від податків діяльності підприємства — факт, який важко заперечити в Україні. Такий облік — це теж управлінський. Однак управлінський облік є і у тих підприємств, які ведуть свою діяльність виключно «по-білому». Управлінський облік — це подача інформації керівництву, а яка вона вже ця інформація — «чорна» чи «біла» — вирішувати тому ж керівництву.
Увага: управлінський облік — це законно й не обов’язково лише «чорна» бухгалтерія.
на нього не поширюється дія НП(С)БО, МСФЗ чи якихось інших стандартів, інструкцій тощо;
це «внутрішня кухня» підприємства і там рахують усе так, як це зручно й потрібно саме для цього підприємства;
внутрішнє «ядро» інформації, яка потрібна, визначає сам бухгалтер на основі управлінських потреб керівництва;
інформація може бути й не зовсім бухгалтерською, мати певні зовнішні дані, наприклад дані про конкурентів для порівняння. Це не суперечить ідеї управлінського обліку, хоча перш за все управлінський облік — це внутрішні дані;
частота подачі звітів, як правило, більша аніж для фінансового обліку. Звіти можуть подаватися не тільки щомісяця, але й щотижня і навіть щодня. Вчорашня інформація сьогодні уже може бути й не актуальна;
для того, щоб інформація була коректною, первинні документи мають оброблятися вчасно. Інакше втрачається сенс в оперативності управлінського обліку.
Увага: облік — оперативність, своєчасність та коректність.
Елементи управлінського обліку
Назвемо ті основні елементи управлінського обліку, які найчастіше використовуються:
3 внутрішніх звіти — про прибутки/збитки (доходи/витрати), грошові потоки, баланс;
звіт про продажі у різних розрізах: за контрагентами, за номенклатурою, за географічними сегментами (ринками) тощо;
дані про маржу — різниця між доходом (виручкою) та собівартістю;
звіт про структуру витрат за компонентами (собівартість). Важливий показник для керівництва — відсоток заробітної плати;
звіт про структуру витрат у розбивці: змінні /постійні витрати;
графік платежів. Платежі за контрагентами, з податків і зборів.
Додамо, що згадані внутрішні звіти за своєю ідеєю повторюють фінансову звітність. Однак їх принципова відмінність — деталізація та частота подача інформації. Вони вищі.
Не обов’язково, аби все наведені елементи управлінського обліку використовувалися одночасно. Потрібний набір, структуру даних, частоту — практично все вирішується у парі «керівник-бухгалтер».
Увага: управлінський облік має елементи творчості та креативності, що може здатися незвичним для бухгалтерії.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Наостанок декілька порад з побудови управлінського обліку:
внутрішній звіт про грошові потоки краще за все подавати щодня. Для убезпечення від касових розривів;
внутрішній звіт про прибутки та збитки — щотижня;
внутрішній баланс готувати щотижня або раз на місяць;
за місяць складаються зведені звіти. Бажано з потижневою розбивкою, оскільки дані за місяць можуть бути неінформативними й за ними неможливо встановити касові розриви;
додати інформацію про «план/факт/відхилення». Подача лише фактичних даних не така інформативна як у порівнянні з планом з бюджету;
виділяти керівнику важливу інформацію маркером на папері або кольоровою заливкою, якщо звіт електронний. Якщо щось важливе — слід скласти пояснювальну записку або хоча б додати примітку в кінці звіту. Наприклад, збільшення постійних витрат може бути тривожним сигналом або ж поява касового розриву. Керівник — зайнята особа, у якої немає часу півдня «читати» ваш звіт;
уникати рядка «Інше». Він не інформативний. Як правило туди потрапляє все, що не рознесли з рядках. Якщо ці суми великі, то виникає безліч запитань. Встановлюється обмеження на рядок «Інше», наприклад 10 тис. грн тощо.
Головна порада — прислухатися до потреб керівника, яку інформацію хоче саме він, вважаючи найбільш корисною.
Увага: управлінський облік — це гнучкий інструмент, який має змінюватися й адаптуватися під ситуацію та внутрішні потреби підприємства.
