Перехідні відпускні: нарахування та облік

Перехідні відпустки – це відпустки, які починаються в одному місяці, а закінчуються в іншому.

Наприклад, відпустка почалася у січні 2025 року, а закінчилася у лютому 2025 року. Головні питання по даним відпускним зосереджені навколо звітності.

Розрахунок і виплата перехідних відпусткових

Перехідні відпусткові мають такі нюанси розрахунку та виплати:

• виплату відпускних треба зробити перед виходом працівника у відпустку, тобто у місяці виходу (див. абз. 5 ст. 115 КЗпП);
• під час розрахунку відпускних використовується одна єдина середньоденна заробітна плата. Як для відпускних першого місяця, так і наступного. Розрахунковий період визначається саме по першому місяцю. Якщо працівник піде у перехідну відпустку в кінці січня 2025 року, то розрахунковим періодом буде січень – грудень 2024- і середня розраховується саме за цей період і на лютий 2025 не перераховується, тобто розрахунковий період не змінюється;
• податки теж треба сплатити всі під час виплати відпускних. ПДФО, ЄСВ, військовий збір (ВЗ) – усе сплачується з повної суми нарахованих і виплачених відпускних;
• у розрахунку відпускних слід обов’язково порахувати помісячні частини. Сплачуємо все одним платежем, але помісячна розбивка потрібна бухгалтеру, щоб правильно розрахувати ПДФО та ЄСВ по місяцях.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

Перехідні відпускні мають багато нюансів на етапі розрахунку. Не менш важливо правильно показати їх у податковій звітності та бухобліку. З прикладами від експерта легко обчислите перехідні відпускні, облікуєте та відзвітуєте за перехідними відпустками

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ

Перехідні відпускні в Додатку 1 та Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Крім того, перехідні відпускні мають свої особливості при складанні Додатків Д1 та 4ДФ до Податкового розрахунку. Полягають вони ось у чому:

• у Додатку 4ДФ. Загальна сума відпускних, ПДФО та ВЗ відображаються повністю у місяці нарахування відпускних, тобто однією цифрою, без помісячної розбивки. Ознака доходу – «101»;
• у Додатку Д1. Відпусткові теж відображаються у місяці виходу у відпустку, але з розбивкою помісячно, тобто у двох звітах, якщо відпустка зачепила два місяці. При цьому відпусткові мають бути окремо від заробітної плати, адже та вони мають свій код типу нарахування (КТН) – «10».

Отже, найпростіше по перехідним відпускним заповнити Додаток 4ДФ – його заповнення нічим не відрізняється від неперехідних відпускних. Однак ускладнити ситуацію може наявність податкової соціальної пільги (ПСП).

Увага: із січня 2025 року Податковий розрахунок став місячним, тож у Д1 суми перехідної відпустки показуйте у двох звітах, на місяці яких припадає відпустка.

Перехідні відпускні і ПСП

Якщо працівник користується ПСП, то він може втратити ПСП у місяці нарахування перехідних відпускних. Адже сума доходу у Додатку 4ДФ вийде більшою, аніж у минулих місяцях.

За таких обставин необхідно зробити перерахунок ПДФО, в кінці року чи при звільненні працівника.

Військового збору дана ситуація це не стосується, так як ПСП при його розрахунку не застосовується.

Альтернативний варіант нарахування перехідних відпускних

Описаний раніше варіант – це відображення перехідних відпусток у одному Податковому розрахунку, який стосується місяця виходу у відпустку. Однак можливим є й інший підхід – показати перехідні відпускні у двох (чи більше, якщо відпустка понад 2 місяці). Це значить:

• відпускні розрахувати й виплатити у місяці виходу працівника у відпустку;
• в обліку та звітності показати нарахування відпускних частинами – спочатку у місяці виходу у відпуску, а потім у наступному місяці (місяцях, включаючи місяць повернення).

Увага: відображати перехідні відпускні у декількох Податкових розрахунках доцільно тим підприємствам, які не нараховують забезпечення (резерв) відпусток.

ЯК РОЗПОДІЛИТИ ПЕРЕХІДНІ ВІДПУСКНІ

Перехідні відпускні: донарахування ЄСВ

Окрім проблеми з ПСП, яку розв’яжете через перерахунок ПДФО, перехідні відпускні можуть спричинити ситуацію, коли фактичний дохід за деякий місяць після розподілу відпускних буде менший за мінімальну базу ЄСВ, яка дорівнює мінімалці. Виявити таке явище зможете, коли працівник вийде з відпустки, — тоді остаточно знатимете його доходи за місяць із початку відпустки до її закінчення.

Якщо відпускні разом з іншим доходом за місяць менші за мінзарплату, на різницю нарахуйте ЄСВ.

Коли доходи порівнюють із мінбазою нарахування ЄСВ, перехідні відпускні включають до місяців, за які їх нарахували (лист ДФС від 11.03.2015 № 5084/6/99-99-17-03-03-15).

У Додатку Д1 Податкового розрахунку за будь-який місяць покажіть донараховану ЄСВ-різницю у графі:

• 18 — запишіть донараховану суму;
• 09 — проставте КТН «13»;
• 10 — зазначте місяць і рік, якого стосується нарахована ЄСВ-різниця.

Решту граф заповніть стандартно. Графи 12—15 залиште порожніми.

Наприклад, у лютому 2025-го можете виправити «недотягування» до мінбази за січень 2025 року або й раніше.

Донарахування ЄСВ-різниці за перехідними відпускними заднім числом не є виправленням помилки, тому КТН «2» або «3» не застосовуйте.

Працівникові, який перебував у відпустці повний місяць — із першого по останнє число й, окрім відпускних, не мав жодних інших доходів, також застосуйте мінбазу ЄСВ. Виняток — коли працівник є зовнішнім сумісником.

Якщо відпускні за місяць менші за мінзарплату — не доплачуйте до мінімалки. Адже відпускні — це оплата невідпрацьованого часу. На такі виплати правило мінімальної зарплати не поширюється.

Доплату до мінзарплати визначайте на основі виплат за відпрацьований час. Тобто без урахування відпускних.

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Премії й перехідні відпускні

Премії враховуються за загальними правилами – шляхом перерахунку «вперед» по відпрацьованим робочим дням (див. абз. 3 п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 № 100, далі – Порядок № 100).

Як врахувати премії у розрахунку відпускних, якщо працівник пішов у відпустку у червні та повернувся у липні 2025-го, покажемо у Таблиці.

Як показати перехідні відпускні у Податковому розрахунку

Перехідні відпускні та суми утриманих ПДФО, військового збору, нарахованого ЄСВ покажіть у Податковому розрахунку.

Перехідні відпускні у бухгалтерських проведеннях

Наостанок розглянемо, якими будуть бухгалтерські проведення при нарахуванні перехідних відпускних.

БУХОБЛІК НАРАХУВАННЯ ТА ВИПЛАТИ ПЕРЕХІДНИХ ВІДПУСТОК

Отже, зважайте на нюанси перехідних відпускних, аби дотримати вимог законодавства і не отримувати зайвих запитань від контролерів. Сподіваємося, завдяки нашим порадам зможете без зайвих зусиль відзвітувати за перехідниками відпустками працівників.