бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Часто відпустка працівника починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Однак відпускні виплачують однією сумою незалежно від того, вписується відпустка у межі одного місяця, чи ні. Розглянемо, як це впливає на розрахунок відпускних, їхнє оподаткування та відображення в об’єднаній звітності (Додаток Д1, Додаток 4ДФ)
Перехідні відпустки – це відпустки, які починаються в одному місяці, а закінчуються в іншому.
Наприклад, відпустка почалася у березні 2024 року, а закінчилася у квітні 2024 року. Головні питання по даним відпускним зосереджені навколо звітності. Якщо об’єднаний звіт з ЄСВ, ПДФО та ВЗ стане щомісячним або знову буде розбитий на два окремих звіти, то питань по перехідним відпусткам побільшає.
Розрахунок і виплата перехідних відпусткових
Перехідні відпусткові мають такі нюанси розрахунку та виплати:
виплату відпускних треба зробити перед виходом працівника у відпустку, тобто у місяці виходу (див. абз. 5 ст. 115 КЗпП);
під час розрахунку відпускних використовується одна єдина середньоденна заробітна плата. Як для відпускних першого місяця, так і наступного. Розрахунковий період визначається саме по першому місяцю. Якщо працівник піде у перехідну відпустку в кінці червня 2024 року, то розрахунковим періодом буде червень 2023-травень 2024 і середня розраховується саме за цей період і на липень 2024 не перераховується, тобто розрахунковий період не змінюється;
податки теж треба сплатити всі під час виплати відпускних. ПДФО, ЄСВ, військовий збір (ВЗ) – усе сплачується з повної суми нарахованих і виплачених відпускних;
у розрахунку відпускних слід обов’язково порахувати помісячні частини. Сплачуємо все одним платежем, але помісячна розбивка потрібна бухгалтеру, щоб правильно розрахувати ПДФО та ЄСВ по місяцях.
Перехідні відпускні мають багато нюансів на етапі розрахунку. Не менш важливо правильно показати їх у податковій звітності та бухобліку. З прикладами від експерта легко обчислите перехідні відпускні, облікуєте та відзвітуєте за перехідними відпустками
у Додатку 4ДФ. Загальна сума відпускних, ПДФО та ВЗ відображаються повністю у місяці нарахування відпускних, тобто однією цифрою, без помісячної розбивки. Ознака доходу – «101»;
у Додатку Д1. Відпусткові теж відображаються у місяці виходу у відпустку, але з розбивкою помісячно, тобто у двох рядках, якщо відпустка зачепила два місяці. При цьому відпусткові мають бути окремо від заробітної плати, адже та вони мають свій код типу нарахування (КТН) – «10»;
у основній частині Податкового розрахунку. Відпусткові та ЄСВ наводиться у колонці, що стосується того місяця кварталу, у якому вони були нараховані, тобто того, до якого складений Додаток Д1 з відпустковими. При цьому відпусткові й зарплата тут наводяться однією сумою.
Отже, найпростіше по перехідним відпускним заповнити Додаток 4ДФ – його заповнення нічим не відрізняється від неперехідних відпускних. Однак ускладнити ситуацію може наявність податкової соціальної пільги (ПСП).
Увага: помісячна розбивка відпускних потрібна для нарахування ЄСВ у Додатку Д1, який стосується місяця нарахування відпускних.
Перехідні відпускні і ПСП
Якщо працівник користується ПСП, то він може втратити ПСП у місяці нарахування перехідних відпускних. Адже сума доходу у Додатку 4ДФ вийде більшою, аніж у минулих місяцях.
За таких обставин необхідно зробити перерахунок ПДФО, наприклад у наступному кварталі, в кінці року чи при звільненні працівника.
Військового збору дана ситуація це не стосується, так як ПСП при його розрахунку не застосовується.
Альтернативний варіант нарахування перехідних відпускних
Описаний раніше варіант – це відображення перехідних відпусток у одному місяці Податковому розрахунку, який стосується місяця виходу у відпустку. Однак можливим є й інший підхід – показати перехідні відпускні у двох місяцяхПодаткового розрахунку (чи більше, якщо відпустка понад 2 місяці). Можливо, це будуть навіть два окремих Податкових розрахунків, якщо перехідна відпустка потрапила на різні місяці кварталу. Це значить:
відпускні розрахувати й виплатити у місяці виходу працівника у відпустку;
в обліку та звітності показати нарахування відпускних частинами – спочатку у місяці виходу у відпуску, а потім у наступному місяці (місяцях, включаючи місяць повернення).
Увага:відображати перехідні відпускні у декількох місяцях Податкового розрахунку (чи двох Податкових розрахунках) доцільно тим підприємствам, які не нараховують забезпечення (резерв) відпусток.
Окрім проблеми з ПСП, яку розв’яжете через перерахунок ПДФО, перехідні відпускні можуть спричинити ситуацію, коли фактичний дохід за деякий місяць після розподілу відпускних буде менший за мінімальну базу ЄСВ, яка дорівнює мінімалці. Виявити таке явище зможете, коли працівник вийде з відпустки, — тоді остаточно знатимете його доходи за місяць із початку відпустки до її закінчення.
Якщо відпускні разом з іншим доходом за місяць менші за мінзарплату, на різницю нарахуйте ЄСВ.
Коли доходи порівнюють із мінбазою нарахування ЄСВ, перехідні відпускні включають до місяців, за які їх нарахували (лист ДФС від 11.03.2015 № 5084/6/99-99-17-03-03-15).
У Додатку Д1 Податкового розрахунку за будь-який місяць покажіть донараховану ЄСВ-різницю у графі:
18 — запишіть донараховану суму;
09 — проставте КТН «13»;
10 — зазначте місяць і рік, якого стосується нарахована ЄСВ-різниця.
Решту граф заповніть стандартно. Графи 12—15 залиште порожніми.
Наприклад, у липні 2023-го можете виправити «недотягування» до мінбази за червень 2023 року або й пізніше.
Донарахування ЄСВ-різниці за перехідними відпускними заднім числом не є виправленням помилки, тому КТН «2» або «3» не застосовуйте.
Працівникові, який перебував у відпустці повний місяць — із першого по останнє число й, окрім відпускних, не мав жодних інших доходів, також застосуйте мінбазу ЄСВ. Виняток — коли працівник є зовнішнім сумісником.
Якщо відпускні за місяць менші за мінзарплату — не доплачуйте до мінімалки. Адже відпускні — це оплата невідпрацьованого часу. На такі виплати правило мінімальної зарплати не поширюється.
Доплату до мінзарплати визначайте на основі виплат за відпрацьований час. Тобто без урахування відпускних.
Отже, зважайте на нюанси перехідних відпускних, аби дотримати вимог законодавства і не отримувати зайвих запитань від контролерів. Сподіваємося, завдяки нашим порадам зможете без зайвих зусиль відзвітувати за перехідниками відпустками працівників.
