незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Безопасный вариант занять работнику деньги до зарплаты — заключить договор займа. Это оградит компанию как от претензий налоговиков, так и от мошенничества работника. Он в любом случае обязан будет вернуть деньги. Да и налоговых последствий у предприятия не будет. Делимся подсказками, как это оформить
О займе работник должен попросить работодателя в заявлении.
Договор займа заключайте в письменной форме (ст. 1047 Гражданского кодекса Украины; далее — ГК). Этого требования можете не соблюдать, если сумма займа не превышает 10 не облагаемых налогом минимум доходов граждан (нмдг). Норма не распространяется на займодателей-юрлиц, для них сумма договора не имеет значения (ст. 1047 ГК).
Предмет договора займа — передача средств предприятием работнику с последующим их возвратом.
Заем предоставляйте в денежной единице Украины — гривне (ст. 524 ГК). Но денежный эквивалент обязательства вы можете определить в иностранной валюте. Тогда сумму, которую должен вернуть заемщик, определите в гривне по официальному курсу НБУ. То есть заем можете предоставить в иностранной валюте, но получить долг только в гривне. Это подчеркивает и ВСУ (постановление от 02.07.2014 № 6-79цс14):
...независимо от валюты долга (т.е. денежной единицы, в которой исчислена сумма обязательства), валютой платежа, то есть средством погашения денежного обязательства и фактического его исполнения является национальная валюта Украины — гривна.
Договор займа считают заключенным и действующим с момента, когда передали средства работнику (абз. 2 ч. 1 ст. 1046 ГК). То, что работник получил деньги, подтвердит расходный кассовый ордер или другой аналогичный документ или расписка заемщика.
Удостоверять договор у нотариуса закон не требует.
Что в учете
Как отражать заем в бухучете, зависит от срока ее погашения. Займы, выданные сроком до 12 месяцев, отражайте в составе текущей дебиторской задолженности на субсчете 377 «Расчеты с другими дебиторами» (НП(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность»). К субсчету 377 откройте дополнительный субсчет «Расчеты по займам работникам».
Займы с более длительным сроком погашения классифицируют как долгосрочную дебиторскую задолженность. Их учитывайте на субсчете 183 «Другая дебиторская задолженность», пока срок погашения не будет равен 12 месяцам. После этого задолженность по займу переведите с долгосрочной в текущую проводкой Д-т 377 - К-т 183.
В целях налогообложения налогом на прибыль никаких корректировок не требуется. Заем работнику не является объектом налогообложения НДС (пп. 196.1.5 Налогового кодекса Украины (НК).
Основную сумму возвратной финансовой помощи не включают в общий налогооблагаемый доход работника (пп. 165.1.31 НК). Поэтому не облагайте ее НДФЛ. В течение всего срока действия договора займа не будет доходом работника. Также не удерживайте с суммы займа военный сбор (пп. 1.2, 1.7 п. 16-1 подразд. 10 разд. XX НК).
Заем работнику в 4ДФ. Однако не облагаемые налогом суммы финансовой помощи покажите в форме № 4ДФ. На этом настаивают налоговики. Суммы отражайте с признаком дохода «197» в общей сумме граф 3а и 3 раздела I формы № 4ДФ. В графе 4а (начисленный налог на доходы физических лиц) и графе 4 (перечисленный налог на доходы физических лиц) проставьте нули.
Поскольку заем не входит в фонд оплаты труда, ЕСВ на нее не начисляйте (Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госстата от 13.01.2004 № 5).
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Работники погашают заем в порядке и сроки, предусмотренные договором. Варианты возврата займа:
работник вносит денежные средства в кассу или зачисляет на расчетный счет предприятия;
бухгалтер отчисляет согласованную договором сумму займа по зарплате работника.
Операцию возврата средств через кассу покажите проведением Д-т 301 (311) «Наличные деньги в национальной валюте» — К-т 377, 183. Налоговых последствий для работника и объекта для начисления ЕСВ нет.
А отчисления заемных сумм из зарплаты отражайте в бухучете проведением Д-т 661 «Расчеты по заработной плате» — К-т 377. К налоговым последствиям эта операция тоже не приведет.
При втором варианте учтите ограничения удержаний из зарплаты*, установленные статьей 128 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ). Советуем погашать заем из зарплаты работника-заемщика в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца. К примеру, на предприятии зарплату выплачивают 22 и 7 числа. Зарплату за май 2025 начислили 30.05.2025.
В этот же день удерживайте заем.
* При каждой выплате зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных законом, — 50% зарплаты, которая относится к выплате работнику (ст. 128 КЗоТ).
Удержание части зарплаты в счет погашения займа приравнивают к выплате зарплаты в неденежной форме. Поэтому должны уплатить НДФЛ и военный сбор в течение трех операционных дней со дня, следующего за днем выплаты (пп. 168.1.4 НК). То есть в этой ситуации НДФЛ и военный сбор уплатите в бюджет 04.06.2025.
Фактическое получение средств на оплату труда тождественно фактической выплате этих отчислений. Поэтому в день, когда удерживаете часть зарплаты в счет погашения займа, начислите и оплатите ЕСВ с выплаченной в неденежной форме зарплаты. ЕСВ насчитайте на «грязную» сумму зарплаты, которая идет в счет погашения займа. То есть, ЕСВ в части начислений на сумму такой выплаты перечисляйте 30.05.2025. Если хотите избежать этой мороки, погашайте заем в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
Что делать с аннулированным долгом
Предположим, предприятие решило аннулировать (простить) основную сумму долга физлица по договору займа до истечения срока исковой давности. С процедурой банкротства это не связано. Рассмотрим, к чему это приведет.
Після ліквідації МСЕК із 01.01.2025 інвалідність особи підтверджують витягом із рішення експертної команди. Цей документ не згаданий серед тих, що дають роботодавцеві право застосувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%. Нарешті посадовці виправили цю нормативну прогалину
Если прощенная сумма не превысит 25% минимальной зарплаты (в расчете на год), установленной на 1 января отчетного налогового года, то она не попадет в налогооблагаемый доход физлица (пп. 165.1.55 НК). Для 2025 года — 2000 грн. Все, что свыше этой суммы, для физлица — облагаемый налогом доход в виде дополнительного блага (пп. «д» пп. 164.2.17 НК).
Об аннулировании проинформируйте заемщика одним из следующих способов:
отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении;
заключите соответствующий договор;
вручите сообщение должнику лично под подпись.
НДФЛ с такого дохода работник обязан уплатить своими силами по итогам годового декларирования.
Если не проинформирует заемщика о прощении долга, придется начислить и удержать из этой суммы НДФЛ по ставке 18%.
Независимо от того, проинформировали ли физлицо о прощении долга, в разделе I формы № 4ДФ сумму, которая:
не превышает 2000 грн, покажите с признаком «189»;
попала в состав налогооблагаемого дохода в виде дополнительного блага — с признаком дохода «126».
Если уведомили работника о прощении, в графах 4а и 4а проставьте нули**. В противном случае укажите суммы удержанного и уплаченного НДФЛ.
** Ноли или прочерки проставляют в бумажной форме, а в электронной графе не заполняют.
С аннулированной суммы займа, не облагаемой НДФЛ, не удерживайте и военный сбор (пп. 1.7 п. 16-1 подразд. 10 разд. ХХ НК).
Прощенную сумму займа обязательно покажите в разделе I формы № 4ДФ.
ЕСВ
Возвратная финансовая помощь не является составляющей зарплаты или выплатой по договору подряда, поэтому ЕСВ на нее не начисляйте.
Общий срок исковой давности по договору займа составляет три года (ст. 257 ГК). Если в течение этого времени работник не вернул долг, сумма займа, превышающая 1342 грн (50% прожиточного минимума для трудоспособного лица на 01 января), будет его доходом (пп. 164.2.7 НК).
Внимание! В Украине срок исковой давности приостановлен на период карантина и военного положения с 02.04.2020 по 03.09.2025.
Как и по добровольно прощенным займам, если сообщили должнику, функций налогового агента не выполняйте. В этом случае работник должен самостоятельно указать в декларации сумму полученного дохода и уплатить НДФЛ и ВС.
Списанная задолженность, по которой истек срок исковой давности, тоже не попадет в базу начисления ЕСВ.
