незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Безпечний варіант позичити працівникові гроші до зарплати — укласти договір позики з працівником підприємства. Це захистить компанію як від претензій податківців, так і від шахрайства працівника. Він у будь-якому разі буде зобов’язаний повернути гроші. Та й податкових наслідків підприємство не матиме. Звісно, якщо не домовитеся, що прощаєте борг
Про позику працівник має попрохати роботодавця у заяві.
Договір позики укладайте у письмовій формі (ст. 1047 Цивільного кодексу України; далі — ЦК). Цієї вимоги можете не дотримувати, якщо сума позики не перевищує 10 неоподатковуваних мінімум доходів громадян (нмдг). Норма не поширюється на позикодавців-юросіб, для них сума договору не має значення (ст. 1047 ЦК).
Предмет договору позики — передача коштів підприємством працівникові з подальшим їх поверненням.
Підприємство реалізувало товари і показало нарахування ПДВ на рахунках обліку. Проте під час реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) оформлену податкову накладну заблокувала система. Якими записами в обліку продавця і покупця показати заблоковані податкові накладні?
Позику надавайте у грошовій одиниці України — гривні (ст. 524 ЦК). Але грошовий еквівалент зобов’язання можете визначити в іноземній валюті. Тоді суму, що має повернути позичальник, визначте у гривні за офіційним курсом НБУ. Тобто позику можете надати в іноземній валюті, але отримати борг лише у гривні. На цьому наголошує і ВСУ (постанова від 02.07.2014 № 6-79цс14):
...незалежно від валюти боргу (тобто грошової одиниці, вякій обчислена сума зобов’язання), валютою платежу, тобто засобом погашення грошового зобов’язання іфактичного його виконання єнаціональна валюта України— гривня.
Договір позики вважають укладеним і чинним з моменту, коли передали кошти працівникові (абз. 2 ч. 1 ст. 1046 ЦК). Те, що працівник отримав гроші, підтвердить видатковий касовий ордер чи інший аналогічний документ, або розписка позичальника.
Посвідчувати договір у нотаріуса закон не вимагає.
Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу
Як відображати позику в бухобліку, залежить від строку її погашення. Позики, видані на строк до 12 місяців, відображайте у складі поточної дебіторської заборгованості на субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»). До субрахунку 377 відкрийте додатковий субрахунок «Розрахунки за позиками працівникам».
Позики з більш тривалим строком погашення класифікують як довгострокову дебіторську заборгованість. Їх обліковуйте на субрахунку 183 «Інша дебіторська заборгованість», допоки строк погашення не дорівнюватиме 12 місяцям. Після цього заборгованість за позикою переведіть із довгострокової у поточну проведенням Д-т 377 — К-т 183.
З метою оподаткування податком на прибуток жодних коригувань не потрібно. Позика працівникові не є об’єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.5 Податкового кодексу України (ПК).
Основну суму поворотної фінансової допомоги не включають до загального оподатковуваного доходу працівника (пп. 165.1.31 ПК). Тому не оподатковуйте її ПДФО. Протягом усього строку дії договору позика не буде доходом працівника. Також не утримуйте із суми позики військовий збір (пп. 1.2, 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПК).
Позика працівнику в 4ДФ. Однак неоподатковувані суми фінансової допомоги покажіть у формі № 4ДФ. На цьому наполягають податківці. Суми відображайте з ознакою доходу «197» у загальній сумі граф 3а і 3 розділу І форми № 4ДФ. У графі 4а (нарахований податок на доходи фізичних осіб) та графі 4 (перерахований податок на доходи фізичних осіб) проставте нулі.
Оскільки позика не входить до фонду оплати праці, ЄСВ на неї не нараховуйте (Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5).
Як відобразити повернення
Працівники погашають позику в порядку і строки, передбачені договором. Варіанти повернення позики:
працівник вносить кошти до каси чи зараховує на розрахунковий рахунок підприємства;
бухгалтер відраховує узгоджену договором суму позики із зарплати працівника.
Операцію повернення коштів через касу покажіть проведенням Д-т 301 (311) «Готівка в національній вaлюті» — К-т 377, 183. Податкових наслідків для працівника та об’єкта для нарахування ЄСВ немає.
А відрахування позикових сум із зарплати відображайте у бухобліку проведенням Д-т 661 «Розрахунки зa заробітною платою» — К-т 377. До податкових наслідків ця операція теж не призведе.
За другого варіанта зважте на обмеження утримань із зарплати*, встановлені статтею 128 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Радимо погашати позику із зарплати працівника-позичальника у день виплати зарплати за другу половину місяця. Наприклад, на підприємстві зарплату виплачують 22 і 7 числа. Зарплату за травень 2023 року нарахували 31.05.2023.
Цього ж дня утримуйте позику.
* Під час кожної виплати зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, передбачених законом, — 50% зарплати, яка належить до виплати працівникові (ст. 128 КЗпП).
Утримання частини зарплати в рахунок погашення позики прирівнюють до виплати зарплати в негрошовій формі. Тому маєте сплатити ПДФО і військовий збір упродовж трьох операційних днів з дня, що настає за днем виплати (пп. 168.1.4 ПК). Тобто у цій ситуації ПДФО і військовий збір сплатіть до бюджету 03.06.2023.
Фактичне отримання коштів на оплату праці тотожне фактичній виплаті цих відрахувань. Тому в день, коли утримуєте частину зарплати в рахунок погашення позики, нарахуйте і сплатіть ЄСВ з виплаченої у негрошовій формі зарплати. ЄСВ нарахуйте на «брудну» суму зарплати, що йде в рахунок погашення позики. Тобто ЄСВ у частині нарахувань на суму такої виплати перераховуйте 31.05.2023. Якщо бажаєте уникнути цієї мороки, погашайте позику в день виплати зарплати за другу половину місяця.
Що робити з анульованим боргом
Припустимо, підприємство вирішило анулювати (пробачити) основну суму боргу фізособи за договором позики до закінчення строку позовної давності. Із процедурою банкрутства це не пов’язано. Розглянемо, до чого це призведе.
ПДФО та військовий збір
Якщо прощена сума не перевищить 25% мінімальної зарплати (у розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року, то вона не потрапить до оподатковуваного доходу фізособи (пп. 165.1.55 ПК). Для 2023 року — 1675 грн. Усе, що понад цю суму, для фізособи — оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага (пп. «д» пп. 164.2.17 ПК).
Про анулювання поінформуйте позичальника в один із таких способів:
надішліть рекомендований лист із повідомленням про вручення;
укладіть відповідний договір;
вручіть повідомлення боржникові особисто під підпис.
ПДФО з такого доходу працівник зобов’язаний сплатити самотужки за підсумками річного декларування.
Якщо не поінформує позичальника про прощення боргу, доведеться нарахувати й утримати із цієї суми ПДФО за ставкою 18%.
Незалежно від того, чи поінформували фізособу про прощення боргу, у розділі I форми № 4ДФ суму, що:
не перевищує 1675 грн, — покажіть з ознакою «127»;
потрапила до складу оподатковуваного доходу у вигляді додаткового блага, — з ознакою доходу «126».
Якщо повідомили працівника про прощення, у графах 4а і 4 проставте нулі**. А якщо ні — зазначте суми утриманого і сплаченого ПДФО.
** Нулі або прочерки проставляють у паперовій формі, а в електронній графи не заповнюють.
Із анульованої суми позики, що не оподатковуєте ПДФО, не утримуйте і військовий збір (пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).
Прощену суму позики обов’язково покажіть у розділі I форми № 4ДФ.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Поворотна фінансова допомога не є складовою зарплати чи виплатою за договором підряду, тому ЄСВ на неї не нараховуйте.
Якщо працівник не повернув боргу
Загальний строк позовної давності за договором позики становить три роки (ст. 257 ЦК). Якщо протягом цього часу працівник не повернув боргу, сума позики, що перевищує 1342 грн (50% прожиткового мінімуму для працездатної особи на 01 січня), буде його доходом (пп. 164.2.7 ПК).
Як і за добровільно прощеними позиками, якщо повідомили боржника, функцій податкового агента не виконуйте. У цьому разі працівник має самотужки зазначити у декларації суму отриманого доходу й сплатити ПДФО і військовий збір.
Списана заборгованість, за якою минув строк позовної давності, теж не потрапить до бази нарахування ЄСВ.
