Бухгалтер при начислении зарплаты работает с большим количеством первичных документов, основным из которых является расчетно-платежная ведомость. Если зарплата работника содержит ошибки, это может привести к штрафам. Как все правильно оформить и какие формы документов лучше использовать читайте в консультации
Документирования начисления и выплаты заработной платы
При начислении и выплате заработной платы бухгалтер использует информацию из следующих документов:
- табель учета использования рабочего времени (типовая форма П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489 (далее – Приказ № 489));
- штатное расписание (форма произвольная);
- ведомость начисления заработной платы;
- разнообразные специализированные расчеты связаны с заработной платой. Например, отдельный расчет оплаты по окладу, отпускных, оплаты дней пребывания в командировке на основе среднедневного заработка, расчет премий и тому подобное;
- расчетно-платежная ведомость работника (есть типовая форма П-7 приказа № 489);
- расчетно-платежная ведомость работника (или расчетный листок при выплате зарплаты, существует типовая П-6 с приказом № 489).
Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла
Все это типичный набор первичной документации по оформлению хозяйственных операций, связанных с заработной платой.
Табель учета рабочего времени документирует дни и часы, которые были отработаны работником, а также причины его неявок (отпуск, болезнь, командировка, прогул и т.д.). Также в нем можно найти табельные номера по каждому сотруднику. Ведение табеля является обязательным для всех предприятий, в т.ч. малых (письмо Минтруда от 13.05.2010 № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и / или бумажном виде, но бумажный вариант должен быть обязательно. Предприятие может использовать для учета и другую форму, чем П-5, обеспечив наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников (письмо Госстатистики от 12.01.2012 № 9/4-10/9).Однако, модернизацию табеля следует осуществлять без изъятия его реквизитов - все надо сохранить, можно лишь добавить свои переместить существующие.
Штатное расписание предприятия содержит все предусмотренные в нем должности по структурным подразделениям с указанием количества ставок и утверждены за ними должностные оклады с постоянными надбавками.
Само же начисление и выплата зарплаты должна также сопровождаться соблюдением норм коллективного трудового договора, контракта, внутренних приказов предприятия об установлении определенных премий и доплат. Напомним, что с 27.05.2022 года предусматривается заключение коллективных трудовых договоров физическими лицами, использующими наемный труд (ст. 2 Закона «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993 № 3356-XII). На малых предприятиях и у предпринимателей весь этот объем документов может быть упрощен.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Форма ведомости начисления заработной платы
Ведомость начисления заработной платы – это ключевой документ в начислении заработной платы, начислений и удержаний, связанных с ней, она является сводом сумм начисленных по окладу, премий, а также отпускных и больничных, других выплат. Утвержденной официально формы ведомости начисления зарплаты не существует, поэтому предприятие может разработать ее самостоятельно. Однако, обязательно должны быть учтены требования п. 2 ст. 9 Закона «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете) относительно обязательных реквизитов, а именно на документе должны быть:
- название («Ведомость по начислению заработной платы»);
- название предприятия, от имени которого составляется ведомость;
- дата составления (в данном случае не только дата, но и период (месяц) к которому относится ведомость);
- содержание и объем хозяйственных операций (в данном случае составляющие начисленной зарплаты произведены удержания из нее);
- единица измерения хозяйственных операций (гривна с копейками);
- должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (как правило, это бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель; ФЛП указывает себя, а также может указать лицо, которое ведет для него учет);
- личные подписи и другие данные лиц, участвовавших в осуществлении хозяйственной операции.
Что должен содержать бланк ведомости начисления зарплаты
Составляющие (графы) бланка должны раскрывать содержание хозяйственных операций, отражающих ведомость. Традиционное расположение граф: слева должны быть начисления составляющих зарплаты, а справа – удержания из заработной платы.
Кроме фамилий, имен, отчеств работников целесообразно указать графу с их табельными номерами, так как это, во-первых, позволяет показать связь данного документа с табелем учета рабочего времени, а во-вторых, исключают совпадения через одинаковые ФИО сотрудников (в жизни, как известно, все бывает).
Внимание: оклад должен быть не менее прожиточного минимума на 1 января (в 2024 гоа – 3195 грн), абз. 6 ст. 6 Закона об оплате труда.
До начислений должны входить:
- оплата согласно окладу (это ключевое начисление, исчисляемое на основе оклада пропорционально количеству отработанных дней по табелю, для расчета можно оформить отдельную ведомость-расчет оплаты по окладу);
- доплата за работу в ночное время и праздники;
- начисленные премии, надбавки и т. п;
- начисленные отпускные (их расчет можно вести в отдельной справке-расчете);
- выплаты, которые начисляются на основе средней зарплаты в случаях их сохранения, например, оплата дней командировки (также оформляется отдельной справкой-расчетом);
- начисленные больничные и другие выплаты за счет ПФУ, например, оплата дней отпуска в связи с беременностью и родами (их расчет следует вести в отдельной справке-расчете);
- индексация заработной платы;
- также следует привести графу «Другое», куда заносить все, что не попало в вышеприведенного, например, определенные выплаты предусмотрены коллективным договором, а также доплата к минимальной зарплате.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Как видим, ведомость по начислению зарплаты является сводным первичным документом и к ней могут прилагаться как часть расчета разные сведения-расчеты, справки-расчеты и т. п, которые оформляют соответствующие начисления больничных, отпускных, индексации, расчета оклада по дням, оплаты дней командировки и тому подобное. Единственное требование – это соблюдение обязательных реквизитов из Закона о бухучете).
В удержания отдельными графами должны входить:
- налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
- военный сбор (ВС);
- взносы в профсоюзную организацию (при наличии);
- графа «Другое», в которой можно отражать различные содержания, осуществляемые на основе решений суда (алименты), возмещения материального ущерба и тому подобное.
Существует также распространена практика внесения в раздел удержаний в ведомости начисления заработной платы суммы выплаченного аванса (оплаты первой части месяца). Другой вариант - приводить данную колонку отдельно за пределами удержаний (так сделано в образце к этой консультации).
Обязательно следует привести графу «К выдаче», где отражается разница между начислениями и удержаниями. Если в ведомости включена графа «Аванс», то тогда приводится графа «К выдаче за 2-ю половину месяца».
Внимание: ведомость по начислению заработной платы - это основа для заполнения налоговой отчетности по ЕСВ, НДФЛ и ВС, то есть Налогового расчета сумм дохода.
Образец ведомости по начислению заработной платы 2024
Рассмотрим теперь ведомость начисления и выплаты заработной платы. Конечно, это только ориентир и каждое предприятие может внести свои коррективы, например, убрать графу «Аванс» (по выплате аванса можно завести отдельную ведомость-расчет) или, скажем, выделить отдельно начисления по командировкам, или начисления за классность водителям, или содержания, связаны с возмещением убытков или алименты. Все зависит от хозяйственной ситуации, объема операций и их частоты, количества работников.
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Платежная ведомость на выдачу зарплаты 2024
Типовая форма П-7 сама по себе не предназначена для выплаты зарплаты (Приказ № 489). Это сводный регистр для обработки данных при составлении форм статистической отчетности по зарплате.
Факт выплаты средств на зарплату работникам подтверждают:
Ведомость на выплату наличных составляется бухгалтером или другим уполномоченным работником. Среди основных правил:
- если работник получил зарплату, он подтверждает получение росписью в ведомости. Это является подтверждением получением им зарплаты. Колонка «Примечания» предназначена для занесения данных по предъявленным документам (серия и номер паспорта). Однако, может и не заполняться (кроме случаев получения средств по доверенности);
- если зарплата не выдана, то ставится штамп «Депонировано» и составляется реестр депонированной зарплаты;
- на фактически выданную сумму по ведомости происходит заполнение расходного кассового ордера и осуществляется запись в кассовой книге.
По платежной ведомости для безналичной выплаты, то такая ведомость формируется с помощью программного обеспечения и с помощью системы «Клиент-Банк» передается банку для зачисления средств на текущие счета работников. Данный файл подписывается путем наложения квалифицированного электронной подписи (КЭП). На ведомости банк должен поставить штамп с подписью (электронную печать). Это и будет подтверждением зачисления зарплаты на счета работников.
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
