бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Из консультации узнаете, какой алгоритм уничтожения первичных бухгалтерских документов и найдете образец заполнения акта на уничтожение первичных документов
За ст. 1 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. № 3814 процесс экспертизы ценности документов состоит во всестороннем изучении документов с целью внесения их в Национальный архивный фонд (НАФ). Как правило, большинство юрлиц и ФЛП не имеют документов, подлежащих внесению в НАФ. Ведь туда обычно попадают документы, которые имеют особую культурную ценность, например, документы политических, научных обществ, религиозных объединений, которые играли важную роль в политической и культурной жизни нашего государства.
Понятно, что обычные накладные или акты выполненных работ такой ценности не имеют, а потому будем считать, что данное условие для «первички» предприятий выполняется всегда. Однако формально экспертизу и на соблюдение «культурного» условия НАФ для предприятий провести нужно.
Кроме вопроса принадлежности документов к НАФ на экспертизе документов, перед уничтожением исследуются и другие, уже существенные вопросы, касающиеся каждого субъекта хозяйствования, в т.ч. и ФЛП – соблюдение временных и налоговых условий, при которых первичные документы могут быть уничтожены.
Внимание:предприятие создает экспертную комиссию, по результатам экспертизы которой составляют акты на уничтожение первичных документов.
Какие первичные документы можно уничтожать
Уничтожать можно все первичные документы, по которым соблюдаются следующие три условия:
истек срок их хранения;
была налоговая проверка за период, в который входят такие документы;
Именно в соблюдении этих трех условий и следует убедиться перед уничтожением документов. Юрлица это делают в ходе проведения экспертизы перед оформлением соответствующего акта. Что касается ФЛП, то, хотя они и формально экспертизу не оформляют, но убедиться в соблюдении вышеупомянутых трех условий, все равно должны.
Разберем же данные условия поподробнее.
Где искать сроки хранения для первичных документов
п. 44.3 Налогового кодекса Украины (НК). Учтите, что указанные в настоящем пункте кодекса сроки хранения отчисляются не от даты составления документа, а от крайней даты отчетности за тот период, за который подавалась соответствующая налоговая отчетность, для составления которой были использованы эти документы. Также обратите внимание, что с 28 апреля 2023 года здесь произошли изменения Законом от 20.03.2023 г. № 2970 (см. далее подробнее);
Фізособи, зокрема громадяни України, які через війну зараз мешкають за кордоном, шукають способів провадити підприємницьку діяльність як ФОПи в Україні. Експерти системи "Експертус Головбух" на прикладі конкретних робочих ситуацій підкажуть, як правильно організувати таку діяльність, уникнути подвійного оподаткування та інших негативних наслідків
Увеличение сроков хранения первичных документов в 2023 году
С 28 апреля 2023 годасрок хранения по ряду первичных документов увеличен с 1095 дней (3 года) до 1825 дней (5 лет). Касается новый срок первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляющим:
плательщики налога на прибыль – резиденты (п. 133.1 НК);
плательщики налога на прибыль – нерезиденты, осуществляющие хозяйственную деятельность на территории Украины через постоянное представительство (пп. 133.2.2 НК);
все единщики-юрлица, то есть юрлица, избравшие упрощенную систему налогообложения. В НК при этом не уточняется группа, поэтому данная норма касается всех единщиков-юрлиц как группы 3, так и сельскохозяйственной группы 4.
Однако документы по трансфертному ценообразованию на соблюдение ст. 39 и ст. 392 НК имеют срок хранения 2555 дней (пп. 44.3.1 НК).
Что касается ранее действующего для всех срока хранения 1095 дней, то он остается для других документов, не подвергшихся воздействию повышенных сроков хранения (пп. 44.3.3 НК). Например, срок хранения 1095 дней остается для:
первичных документов ФЛП-единщиков (независимо от группы) и ФЛП-общников, а также лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность;
разрешительных документов всех субъектов ведения хозяйства.
Также старый срок 1095 дней применяем к документам, по которым он вышел еще до 28 апреля 2023 года.
Внимание:с апреля 2023 г. срок хранения большинства первичных документов вырос с 1095 дней (3 года) до 1825 дней (5 лет).
Увеличение сроков хранения первичных документов через карантин и военное положение
Следует учесть, что срок хранения документов продлен на период действия COVID-карантина и военного положения. А это значит, что период карантина и военного положения нужно изъять из продолжительности времени хранения конкретного рассчитываемого документа. Выходит, что:
с 12.03.2020 течение всех сроков хранения первичных документов фактически остановлено (п. 522 подраздел. 10 Переходных положений НК, п. 69.9 подраздел. 10 Переходных положений НК);
обычный срок 1095 дней можно применить только к первичным документам, по которым этот срок вышел еще до начала карантина 12.03.2020. Только такие документы можно уничтожить. По тем же документам, по которым он не вышел 12.03.2020 г., уже мог начать действовать новый срок 1825 дней. И даже отсчет этого срока остановлен по причине военного положения.
Учитывая вышеизложенное, не спешите в 2023 году уничтожать документы только потому, что им исполнилось 3 года – потенциально это можно сделать только в отношении тех документов, которым 3 года исполнилось до 12.03.2020. При соблюдении всех других условий, которые рассматривались ранее.
Можно ли уничтожать первичные документы при отсутствии налоговой проверки
Лучше не нужно. В упомянутых ранее п. 44.3 НК и Перечне № 578 такого условия, как налоговая проверка периода, к которому относятся документы, прямо не упоминается. Однако налоговики в своих разъяснениях говорят лишь о возможной сдаче таких «непроверенных» документов в архив, а не их уничтожение:
Также обратите внимание, что п. 44.4 НК прямо указывает, что документы еще нельзя уничтожать, если они связанные с:
предметом проверки;
проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам НУР;
или судебного разбирательства.
Следовательно, до проведения налоговой проверки соответствующего периода храним первичные документы за этот период.
Правда, возможность проверять соответствующие налоговые периоды тоже ограничена по времени. В основном это срок 1095 дней, не превышающий сроки хранения первичных документов (см. все сроки давности в ст. 102 НК). Однако есть здесь и ряд проблем в расчете этих сроков, так как отсчет сроков давности для возможных налоговых проверок (по разным их видам) на период карантина и в начале военного положения останавливался, а затем восстанавливался (см. тот жеп. 69.9 подразд. 10 Переходных положений НК, ограничивающего на период военного положения ст. 102 НК со сроками давности). Например, плановые налоговые проверки вместе со своими сроками давности до сих пор под мораторием, так как не упоминаются в исключениях вп. 69.9 подразд. 10 Переходных положений НК.
Как проводится экспертиза перед уничтожением первичных документов у юрлица
Как правило, главой комиссии назначают заместителя руководителя юрлица. Логично в комиссию включить главного бухгалтера. Однако Положение № 1227 ориентировано на государственный сектор и носит более рекомендательный характер. Учитывая это, можно ограничиться только работниками предприятия.
Внимание:уничтожение бухгалтерских документов оформляем через экспертную комиссию с описанием дел и завершаем Актом об изъятии для уничтожения документов, образец которого приводим далее.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Порядок оформления решения комиссии об уничтожении документов
Акт – это результат работы комиссии. И после создания комиссии действия следующие:
комиссия формирует документы по делам (создается документ – номенклатура дел);
комиссия утверждает решение о том, что у них нет ценности (документ – протокол заседания комиссии). Решения принимают большинством голосов;
оформляется упомянутый уже Акт об изъятии для уничтожения документов(его можно найти в Приложении 15 к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000));
руководитель предприятия подписывает упомянутый акт.
Документы включают в Акт об изъятии, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт.
Отобранные для уничтожения документы передают организациям по заготовке вторсырья по накладным, в которых указывают вес макулатуры, переданной для переработки. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной записывают в актах об изъятии документов для уничтожения (п. 6 и 7 гл. 3 разд. V Правил № 1000). Однако если объем бумажных документов на уничтожение не превышает 20 кг, то можно их просто сжечь (см. письмо Госкомархивов от 20.04.10 г. № 795/072), о чем нужно указать в акте на изъятие для уничтожения документов.
Как показать уничтожение документов в бухгалтерском учете
Если документы не сжигаются, то после оформления акта изъятия они становятся макулатурой, а затем логика учета такова:
макулатура – это отходы (см. Классификатор отходов ДК 005-96, приказ ГОСТа от 29.02.1996 г. № 89);
такие отходы – это запасы, так как являются активом, содержащимся для дальнейшей продажи (п. 4 НП(С)БУ 9 «Запасы»). Оценивать их следует по чистой стоимости реализации, то есть по той стоимости, по которой планируется такую макулатуру сдать, за вычетом затрат, связанных с такой сдачей, например на доставку, если их можно оценить;
отходы учитываются на субсчете 209 «Прочие материалы» (см. описание наполнения данного субсчета в Инструкции к Плану счетов, приказ Минфина от 30.11.1999 г. № 291);
сдачу документов на переработку как макулатуру оформляем как реализацию запасов;
НДС – при сдаче макулатуры нет. Данный аспект важен для плательщиков НДС. Так, временно до 01.01.2027 от налогообложения НДС освобождены поставки бумаги и картона для утилизации (макулатуры и отходов), код УКТ ВЭД 4707 (см. п. 23 подраздел 2 Переходных положений НК).
В ситуации же, когда документы просто сжигаются оприходовать их как запасы, нет никакой потребности, так как они тогда не соответствуют критериям признания актива (нет никакой дальнейшей выгоды от использования). Такую операцию в учете не отражаем.
Пример возможных бухгалтерских проводок при уничтожении документов, когда предприятие сдает его в макулатуру, приведен в таблице ниже.
БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Хозяйственная операция
Дт
Кт
Сумма
Оприходованная макулатура по чистой стоимости ее реализации
209
719
4000,00
Признанный доход при отгрузке макулатуры перерабатывающему предприятию
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
При уничтожении документов также нужно знать и об ответственности, а она такова:
финансовая. Несохранение документов в течение отведенного для них срока в ст. 44 НК – штраф 1020 грн, а при повторном нарушении в течение года 2040 грн (ст. 121 НК);
административная. Штраф за необеспечение должного состояния первичного учета – от 170 до 255 грн, а при повторении в течение года – от 255 до 425 грн (ст. 1863 КУоАП). Или же за наведение бухгалтерского учета – от 136 до 255 грн (повторно – 170-340 грн) (ст. 1642 КУоАП);
криминальная. Умышленное уничтожение документов по корыстным мотивам или в других личных интересах – штраф до 850 грн или ограничение свободы сроком до 3 лет (ч. 1 ст. 357 УК).
