Працівникові за грудень 2017 р. було повністю нараховано та виплачено заробітну плату та відображено у звіті з ЄСВ (додаток 4). У січні з’ясувалося, що він захворів. У лютому 2018 р. ним надано до бухгалтерії лікарняний лист за період хвороби з 29.12.2017 р. по 05.02.18 р. з позначкою про переведення зі стаціонару лікарні на продовження лікування до поліклініки, тобто він продовжує хворіти. Як виправити помилку у додатку 4 та відобразити час хвороби у ньому?
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Зазначена ситуація трапляється на практиці досить часто: працівникові нараховують зарплату за повний місяць, а згодом він надає листок непрацездатності, що свідчить про хворобу цього працівника в цьому місяці.
► Розрахунок лікарняних у 2018 році
Якщо за робочі дні, протягом яких працівник хворів згідно з листком непрацездатності, йому нараховано заробітну плату, то вона є надміру нарахованою. Тому в місяці, в якому працівник надав листок непрацездатності, потрібно провести перерахунок і виключити суму надміру нарахованої заробітної плати з персоніфікованих даних за місяць, у якому вона була нарахована.
Суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, зазначаються в окремих рядках з кодами категорії застрахованої особи «29», «36», «37» і «39» у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць (Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну України від 14.04.2015 № 435, далі — Порядкок № 435).
Лікарняні, нараховані за дні хвороби, що припадають на два суміжні місяці, потрібно розподіляти за місяцями та зазначати у звітності окремо за кожний місяць, а не всією сумою в одному місяці.
Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони включаються до заробітної плати того місяця, у якому було здійснено нарахування (Порядкок № 435; Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5).
Проте в цьому випадку йдеться не про помилки бухгалтера, а про обставини, що з’ясувалися та потребують внесення поправок до індивідуальних даних працівника.
Порядком № 435 передбачено внесення від’ємних значень до таблиці 6 додатка 4 до цього Порядку.
Внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише для зазначення:
- сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
- сторнованих сум відпускних і допомоги по тимчасовій непрацездатності, нарахованих у попередніх періодах.
Отже, у звітному місяці коригуємо суми заробітної плати за минулий період в таблиці 6 додатка 4 до Порядку № 435 таким чином.
► Утримання із заробітної плати (приклади)
Перший рядок:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 1;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 12.2017;
- реквізити 13 — 16 — прочерки;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума заробітної плати, яку нарахували в грудні зі знаком «мінус» та яку потрібно сторнувати;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума заробітної плати, яку нарахували в грудні зі знаком «мінус, та яку потрібно сторнувати;
- реквізити 19 та 20 — прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску зі знаком «мінус».
► Перенесення вихідних у 2018 році
Другий рядок:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 12.2017;
- реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на грудень;
- реквізити 14 — 16 — прочерки;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного;
- реквізити 19 та 20 — прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.
► Норми тривалості робочого часу на 2018 рік
Третій рядок:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 01.2018;
- реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на січень;
- реквізит 14 — прочерк;
- реквізит 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» — календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто 31;
- реквізит 16 — прочерк;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного;
- реквізити 19 та 20 — прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.
► Оплата роботи сумісників — дрібниць не буває
Четвертий рядок:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 02.2018;
- реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на лютий;
- реквізити 14 — 16 прочерк;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного;
- реквізити 19 та 20 — прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.
П’ятий рядок:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 1;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2018;
- реквізити 13 — 14 та 16 — прочерки;
- реквізит 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» — календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто 28;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума заробітної плати за лютий;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума заробітної плати за лютий;
- реквізити 19 та 20 — прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.
► Як заповнити Звіт з ЄСВ, якщо немає нарахувань
Звертаємо увагу, що якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому було здійснено такі донарахування. При зазначенні знаків «мінус» та «плюс» коди типу нарахування в таблиці 6 додатка 4 до Порядку № 435 при відображенні сум не ставляться.
