Командировка за границу 2024

Командировки за границу

Начнем c отличий между командировкой в ​​пределах Украины и командировкой за границу. Главными из них являются:

• разные нормы суточных расходов. По заграничным командировкам Налоговый кодекс Украины (НК) устанавливает необлагаемые суточные расходы на уровне 80 евро за каждый день командировки. Для учета используется курс НБУ, который действовал на каждый из командировочных дней. Норма не облагаемых налогом суточных командировочных расходов Украиной в 2024 году – 710 грн (0,1 от минимальной зарплаты на 01.01);
• наличие разниц между курсами валют. Разница между курсами обмена валюты в банках и курсом НБУ, разница есть между курсом валюты на моменты выдачи аванса на командировку и окончательного расчета после возвращения из командировки. Ситуацию для учета может усложнить использование гривневой корпоративной карты в заграничной командировке (появление комиссий, больше операций для учета);
• количество подтверждающих документов и расходов на компенсацию. Бухгалтер при оформлении загранкомандировки может иметь дело документами, нетипичными для командировок Украиной. Например, авиабилеты (по Украине авиасообщение большинством предприятий не используется), чаевые в счетах гостиницы или ресторана, чеки за залы ожидания, платные дороги, расходы на страхование и т.д.

Эти и другие нюансы с примерами и рассмотрим теперь более подробно. Однако есть еще организационные вопросы заграничных командировок, в частности, карантинные COVID-ограничения в стране пребывания и военное положение.

Розрахунок зарплати, звітність, перевірки

Командировка за границу во время военного положения

Военное положение внесло коррективы в командировку за границу. В таких условиях при оформлении заграничной командировки обратите внимание на то, что:

• пересечение границы военнообязанными возможно только в отношении забронированных лиц и других категорий, указанных в п. 2-1 Правил пересечения государственной границы гражданами Украины, утвержденными постановлением КМУ от 27.01.1995 № 57. Также об особенностях выезда за границу отдельных категорий мужчин в возрасте от 18 до 60 лет – читайте разъяснение Госпогранслужбы;
• необходимо сначала проверить возможность приобрести иностранную валюту. Сразу нужно выяснить этот вопрос с банком. Однако за разъяснением ГНС предприятие имеет право снять в банке с собственных текущих счетов наличную иностранную валюту, или купить иностранную валюту, для обеспечения командировочных расходов работников за границу на основании заявления на покупку иностранной валюты;
• в командировку можно направлять и работников, имеющих детей. Однако нужно получить их согласие. Вообще нельзя направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до одного года (ст. 8, ст. 9 Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.05.2022 № 2136-IX).

Предприятиям, планировавшим заграничные командировки, вынуждены были отменять поездки. Как правильно оформить отмену командировки за границу и когда работник должен вернуть средства, если ему перечислили их авансом – читайте дальше.

Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи

📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Приказ о загранкомандировке образец

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Документы перед командировкой за границу

Чтобы отправить работника в заграничную командировку, нужно выдать приказ о командировке, где обязательно указать страну, маршрут, место командировки. Желательно указать основание (приглашение, договор-заявку и т.п.). Форма – произвольная. Если предприятие не имеет командировочного Положения или ранее не имело дело с командировками за границу, то обязательно в приказе следует указать сумму суточных (можно в валюте командировки). Командировочный приказ требуется не только для определения хозяйственной цели командировки, но и для расчета продолжительности командировки. Кроме приказа можно еще составить смету командировочных расходов. Однако командировочный приказ – это обязательный документ, а смета расходов – нет. 

Каких-либо обязательных для всех правил документального оформления заграничных командировок для коммерческих предприятий нет. Однако есть Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, которая утверждена приказом Минфина от 13.03.1998 № 59 (далее – Инструкция 59). Этот документ касается только бюджетников и предприятий, получающих финансирование от государства. Для бюджетников, в частности, есть ограничения по сумме суточных и стоимости гостиницы (для разных стран). Где какие идеи этого документа могут быть использованы и коммерческими предприятиями, например по смете (для бюджетников смета – обязательна).

Внимание: обязательным является только приказ о командировке. Смета расходов – рекомендуемый, но полезный документ.

Коммерческие предприятия могут составлять смету расходов на заграничную командировку, если планируется предварительно выдать работнику аванс в иностранной валюте. Функция этого документа – обосновать сумму аванса, в том числе размер суточных. Также данный расчет полезен и при использовании корпоративной платежной карты – какую сумму перевести на карточный счет. В любом случае такой документ очень полезен и для управленческих целей. Если предприятие выдает аванс наличными в иностранной валюте, то чтобы снять средства нужно будет подать в банк письмо-расчет командировочных расходов – как раз и понадобится уже составленная смета.

Как вариант в смете командировочных расходов могут быть использованы колонки, приведенные в таблице ниже.

С данной сметой под подпись можно ознакомить и работника.

Внимание: загранпаспорта и визы оформляются только после издания командировочного приказа, если хотите компенсировать их стоимость без налоговых последствий.

Оформлять визы и загранпаспорта лучше после издания командировочного приказа. Это нужно для того, чтобы была взаимосвязь между ними и хозяйственной деятельностью и можно было их компенсировать командируемым работникам. Тогда это не станет дополнительным благом работников. Иначе, сумму компенсации этих расходов нужно обложить НДФЛ, военным сбором и начислить ЕСВ.

Авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Документальное оформление завершения командировки

Завершить командировку можно составлением авансового отчета командированным работником и их утверждение руководителем.

Авансовый отчет - документ сейчас не обязателен. Исключение, когда авансовый отчет обязателен – это использование командированным работником наличных свыше суммы суточных (в т.ч. полученной с использованием платежных инструментов), что влечет за собой возникновение налогооблагаемого дохода (см. пп. 170.9.4 НК).

Однако лучше авансовый складывать всегда и вот почему, так как:

• дату подачи подтверждающих документов по командировке нужно определенным образом зафиксировать. Тогда дата составления авансового отчета = дата подачи подтверждающих документов. Такая зафиксированная дата необходима для последующего отражения расходов в учете. Если не составлять авансовый отчет, то это следует сделать другим способом, то есть изобретать аналог авансового отчета;
• нужно как-то проконтролировать использование подотчетных сумм и наличие или отсутствие налогооблагаемого дохода.

Нежели придумывать новый документ или несколько документов лучше использовать проверенный практикой авансовый отчет. Однако, если авансовый отчет по тем или иным причинам не нравится, можно разработать собственный командировочный отчет и утвердить его приказом об учетной политике и организации учета.

Авансовый отчет можно оформлять как в бумажной, так и в электронной форме, что может быть удобно в ситуации, когда лицо из одной загранкомандировки сразу отбыло в другую и не оформило «на месте» авансовый отчет.

Подтвержденные доказательства пребывания в командировке должны быть обязательно независимо от составления авансового отчета. Для заграничной командировки это отметки о пересечении границы, проездных документах, гостиничных счетах (см. абз. 4 пп. 170.9.1 НК). При использовании платежных карт (как корпоративных, так и личных) – для заграничных командировок есть возможность использования в качестве подтверждения командировочных расходов выписки/ведомости со счета, что возможно из пп. 170.9.2 НК).

Аванс на командировку за границу

Аванс на командировку должен покрывать суточные расходы, расходы на проезд, проживание и другие расходы и может подтверждаться сметой. Выдать аванс можете (письмо Минфина от 21.05.2014 № 31-07250-06-25/12181):

• в национальной валюте (гривне) – для покрытия расходов во время проезда и проживания на территории Украины;
• в иностранной валюте – для осуществления необходимых расходов за рубежом.

Данные суммы можно выдать наличными, перечислить за личную или зарплатную карточку работника, перечислить на корпоративную карточку. Возможно использование как гривневых, так и валютных карточек.

Чтобы выдать аванс в иностранной валюте наличными, нужно:

• снять ее с валютного счета, если таковой имеется у предприятия (заполните заявление на выдачу наличных, подать письмо-расчет расходов в произвольной форме);
• если валюты на счете нет, приобрести ее через уполномоченный банк на межбанковском валютном рынке. Важно: покупать валюту в обменниках юр лица не могут;
• приходовать наличные в иностранной валюте в кассе предприятия.

Внимание: иностранную валюту на командировки предприятие может получить только через банк.

Использовать валюту на другие цели, чем командировки, строго запрещено.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Суточные при командировке за границу 2024

Размер суточных для коммерческих предприятий имеет такие ограничение:

• минимальное – используется ограничения по каждой стране из постановления КМУ от 02.02.2011 № 98. Да, данные ограничения предназначены для бюджетных учреждений, но их использование небюджетниками говорится в письме Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28. Выходит, что установление меньшего размера суточных является нарушением трудового законодательства;
• максимальное – фактически его нет. Предприятие может устанавливать суточные, больше не облагаемой налогом нормы 80 евро. Но сумму превышения следует обложить налогом НДФЛ и военным сбором, как дополнительное благо. При этом применяется натуральный коэффициент 1,21951 (п. 164.5 НК). Такая сверхурочная сумма превышения отражается в Приложении 4ДФ с признаком дохода «118». Сами суточные в рамках налоговой нормы в Приложении 4ДФ не отражаются.

Постановление № 98 для командировки в Польшу, например, устанавливает сумму суточных в размере 61$. Это и будет минимальная сумма суточных по командировке в эту страну (или ее эквивалент в другой валюте – злотых, евро, гривны).

Уменьшать суточные в связи с наличием отдельных расходов на питание в гостиничном счете обычное предприятие не обязано (в отличие от бюджетников).

Кроме валютных суточных, работник может получить и гривневые, так как он часть командировки находится в Украине. Также проблема здесь в расчете не облагаемой налогом суточной нормы (80 евро или 710,00 грн). ДПС в своем разъяснении в 103.17 ВИР ссылается на правила Инструкции 59, требуя использовать ее всем. Правило следующее: нужно следить за пересадкой командированного работника на пути в иностранное государство и его остановками в гостинице или другом помещении на территории Украины. Это и есть раздельная точка. Норма «80 евро» работает с момента последней посадки на транспортное средство, ввозящего работника в иностранное государство и до момента первой пересадки на транспортное средство (или остановки в гостинице) на территории Украины. Если выбытие и пересадка происходит в один день, то также используется зарубежная норма 80 евро. Выходит, что если пересадок или остановок на территории Украины не было, то полностью вся командировка оплачивается по зарубежным нормам.

Внимание: если не пересаживаться и не останавливаться в гостиницах на территории Украины, то полностью все дни командировки считаются за «заграничным» режимом суточных.

Пример 1 (пересадок не было)

Работница была направлена из г. Чернигова в г. Кошице (Словакия). Она выбыла 10.07.2024 из Чернигова и в этот же день пересела на автобус в Киеве, который доставил ее на территорию Словакии 12.07.2024. Все 3 дня (10.07.2024 – 12.07.2024) считаются за «зарубежными» суточными.

Пример 2 (пересадка была в Украине)

Работница была направлена из г. Чернигова в г. Кошице (Словакия). Она выбыла 10.07.2024 из Чернигова и в этот же день пересел на поезд в Киеве, который доставил его во Львов 11.07.2024. Во Львове работница осуществила пересадку на автобус, направлявшийся на территорию Словакии, куда он прибыл 12.07.2024. В такой ситуации:

• 1 день (10.07.2024) считается как командировка по украинским нормам (710,00 грн);
• 2 дня (11.07.2024 – 12.07.2024) – уже по зарубежной норме (80 евро).

Если командировка осуществляется за счет принимающей стороны, оплачивающей транспортные расходы, проживание, питание, то суточные работнику все равно нужно начислять. Это обязанность работодателя.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Подтверждающие документы для командировки за границу

Рассмотрим теперь нюансы подтверждающих документов, используемых в зарубежных командировках.

Также может возникнуть ситуация необходимости перевода документов по зарубежной командировке. Однако не нужно спешить переводить документы, так как это обязательно только по запросу представителя контролирующего органа (пп. 170.9.1 НК).

Аванс, если заграничная командировка не произошла

Если же выдали средства на заграничную командировку, а потом она не произошла. К примеру, пограничники не выпустили военнообязанного работника, то по разъяснению Главного управления ГНС в Тернопольской области на возврат аванса таким работником остается 3 банковских дня, когда он должен:

• перечислить денежные средства на соответствующий счет предприятия;
• внести средства в кассу – в случае получения их наличными.

Компенсация отдельных расходов при командировки за границу

Кроме расходов на питание, проезд и проживание у работника могут возникнуть другие расходы. Да, подлежат возмещению и не считаются доходом командированного работника расходы (см. абз. 3 пп. 170.9.1 НК):

• перевозка груза;
• бронирование транспортных билетов;
• оформление загранпаспортов;
• обязательное страхование;
• бытовые услуги, включенные в гостиничные счета (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья);
• оплату телефонных разговоров;
• оформление разрешений на въезд (воз);
• другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в т. ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов. Например, страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности, если оно обязательно по законам страны командировки.

Помилковий платіж: як повернути кошти або зарахувати на потрібний бюджетний рахунок без штрафів

Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА + ЗРАЗОК ЗАЯВИ

У налоговиков нет возражений о возмещении расходов на пользование камерами хранения, платным залом ожидания, сервисными центрами по приобретению билетов (письмо Миндоходов от 24.12.2013 № 18173/6/99-99-19-03-02-15).

Условие всех расходов – наличие подтвердительных документов. При этом их нужно будет перевести на украинский язык, если будет запрос налоговиков (разъяснение Офиса ВПП ДПС).

Также с особыми оговорками не считаются доходом расходы, приведенные в таблице ниже.

Бухгалтерский учет командировки за границу

Главная сложность учета расходов в загранкомандировке – это правильное применение валютных курсов. Для того чтобы понять несколько запутанные правила, посмотрим на их первопричины:

• требования НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» по определению курсовых разниц по монетарным активам. Монетарная статья, напоминаем, – это деньги или задолженность, которая будет погашена денежными средствами;
• дополнительное возмещение суммы расходов работнику производится в гривне по курсу НБУ на день выплаты.

Если откомандированный работник получил аванс, то его задолженность по субсчету 372 «Расчеты с подотчетными лицами» является немонетарной статьей, так как первоначально ожидается, что аванса хватит на командировку и никаких денежных средств он возвращать не будет. Из этого следствие: к учету таких средств курсовые разницы не рассчитывают (п. 7 НП(С)БУ 21) и при проведении командировки в учете все расходы списываются по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса.

Ситуация усложняется, когда из суммы аванса остаются неизрасходованные средства. Тогда задолженность работника по авансу (субсчет 372) становится монетарной статьей и должны быть начислены курсовые разницы с использованием субсчетов:

• 714 – «Доход от операционной курсовой разницы»;
• 945 – «Потери от операционной курсовой разницы».

Кроме того, отражать в учете командировки и составлять авансовый отчет тогда следует по курсу НБУ, действующему на день подачи подтверждающих документов (авансового отчета), так как сумма задолженности должна быть полностью по субсчету 372 перечислена по новому курсу.

Если суммы аванса не хватило, и предприятие должно средства работнику, то задолженность по субсчету 372 остается немонетарной. Курсовую разницу определять не нужно, а отражение командировки в учете и составлении авансового отчета осуществляется по курсу НБУ на дату выдачи аванса. Однако на дату выдачи долга работнику необходимо скорректировать сумму с учетом курса НБУ на день выдачи. Такая разница не считается курсовой, так как не обусловлена ​​требованиями НП(С)БУ 21, поэтому ее следует отражать по другим субсчетам, а именно:

• 719 – «Прочие доходы от операционной деятельности»;
• 949 – «Прочие расходы операционной деятельности».

Данные правила представлены в виде компактной таблицы ниже.

В случае, если командировка за границу состоялась с использованием корпоративной платежной карты, то правила относительно подачи подтверждающих документов (заполнение авансового отчета) аналогичные.

Однако каждое использование платежной карточки рассматривается как дата выдачи аванса. Если остатка средств нет, то отчетности за использованные средства происходит по курсам НБУ, действовавшим на момент снятия средств с карты.

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Налоговый учет командировок за границу

Учет расходов в командировке не вызывает налоговых разниц. Поэтому любые командировочные расходы можно включать в расходы, формирующие базу обложения налогом на прибыль.

Что касается НДС, то получение услуг командированными за границу работниками происходит за пределами таможенной территории Украины, поэтому не возникает налогового обязательства по импортного НДС. Если работник лично ввозит ТМЦ, то он уплачивает пошлину и НДС по общим правилам.

В случае возмещения расходов, которые рассматриваются как дополнительные блага (например, документально не подтвержденные), удержатся НДФЛ, военный сбор и начисляется ЕСВ. Такие возмещения по своей сути приравниваются к зарплате.

Командировка за границу проводки

Рассмотрим теперь учет заграничной командировки на типичном примере.

Пример 3. Менеджер по сбыту предприятия в г. Харьков направлен в командировку в Словакию в г. Кошице. В сутки установлено 70 евро/сутки. Произошли следующие события:

• 15.07.2024 – выдан аванс на командировку в сумме 2000 евро и 3600 грн (курс НБУ 44,6860 грн/евро);
• 17.07.2024 – выезд в командировку и прибытие во Львов, стоимость билета 460 грн, в этот же день состоялся приезд в Кошице. Стоимость билета – 1250 грн;
• 18.07.2024 – 19.07.2024 – пребывание в Кошице. Отель 2 суток с завтраком 750 евро/сутки. Оплата услуг состоялась 18.07.2024 (курс НБУ 45,3457 грн/евро);
• 19.07.2024 – выезд из Кошице и прибытие во Львов. Стоимость билета 1350 грн (билет куплен еще в Украине). Прибытие в Харьков, стоимость билета 460 грн.
• 22.07.2023 – поданы подтверждающие документы (составлен авансовый отчет) (курс НБУ 45,1860 грн/евро).

Бухгалтерские проводки будут выглядеть так, как в таблице ниже.

Если выдача валютного аванса происходит с использованием корпоративной платежной валютной карты, то тогда бухгалтерские проводки будут выглядеть, как в таблице ниже.

Объяснение по выбранному курсу евро. Курс использован на 18.07.2024 – день оплаты валютной картой в Германии. В соответствии с п. 5 НП(С)БУ 21 операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражаются с применением валютного курса на начало дня даты осуществления операции (даты признания активов, обязательств доходов и расходов).

Пример 4. Ситуация та же, что и в примере 3. Однако аванса было выдано лишь 1700 евро, а потому его не хватило. Не хватило 10 евро (=1700€–210€–1500€). Бухгалтерские проводки приведены в таблице ниже.