Маєте справу з рахунком-фактурою у внутрішніх операціях чи інвойсом у ЗЕД — пам’ятайте, що не кожен рахунок має статус первинного документа, і не за кожним рахунком відбувається оплата. Які умови треба виконати, аби рахунок вважався первинним документом, рахунок фактура бланк — у консультації
Рахунок-фактура: що це
Рахунок-фактура – це документ, що носить більше інформаційний характер. Він інформує покупця про товари (роботи), послуги, які йому пропонують оплатити.
Для цього він містить дані про:
- кількість товарів, робіт, послуг;
- вартість (ціну) кожної позиції;
- загальну суму платежу;
- валюту розрахунку (це особливо важливо для рахунків у сфері ЗЕД).
При цьому рахунок-фактура сам собою ні до чого нікого не зобов’язує, так як:
- покупець може й не оплачувати рахунок, якщо операції ще не було, – товар не постачався, послуга не надавалася;
- у разі, якщо операція уже відбулася, то обов’язок сплатити виникає незалежно від того, чи виставлявся рахунок-фактура (постанова ВСУ у справі від 02.07.2019 № 82772763). Обов’язок цей виникає на основі договору.
Виходить, що рахунок міг бути, а господарської операції не було і навпаки.
Поговорили про нові обмеження на розрахунки платіжними картками з 1 жовтня 2024 року. Розповіли, як працює державна програма «Національний кешбек» та хто може до неї долучитися. Приділили увагу оновленому Положенню про касові операції – воно суттєво вплине на роботу бухгалтера
Реквізити рахунку-фактури
Щодо реквізитів рахунків-фактур, то слід звернути увагу на обов’язкові реквізити первинних документів у частині 2 статті 9 Закону «Про бухгалтерський та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік). Окрім раніше згаданих реквізитів (кількість, ціна, сума, валюта розрахунку), до обов’язкових реквізитів рахунку-фактури належать:
- назва документа, тобто «рахунок», «рахунок-фактура», «invoice» тощо;
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складений документ;
- підписи та посади осіб, які відповідальні за оформлення.
Крім того, можуть бути й додаткові відомості:
- куди й кому платити — правильна назва отримувача банківський рахунок та інші потрібні реквізити;
- реквізити пов’язаного договору — купівлі-продажу, постачання, надання послуг, підряду тощо;
- реквізити відвантажувального документа, наприклад товаро-транспортної накладної, акта прийому-передачі тощо;
- місце розвантаження;
- підстави надання знижок;
- податки, які закладені у ціну, наприклад ПДВ;
- інші реквізити, які постачальник вважає необхідними.
Рахунок може виставлятися як ДО, так і ПІСЛЯ здійснення господарської операції, тобто постачання товарів, виконання робіт, надання послуги.
Рахунок фактура: бланк 2024
Чи є в рахунку-фактури затверджена форма? Для внутрішніх операції – немає. В Україні рахунок-фактура як документ складається у довільній формі.
Щодо ЗЕД, то існує рекомендована форма рахунку-фактури (інвойсу), яка наведена у Рекомендаціях № 6 Європейської економічної комісії ООН від 01.09.1983 «Формуляр-зразок уніфікованого рахунку для міжнародної торгівлі» (ECE/TRADE/148). Рахунок фактура бланк в ексель — скачайте і користуйтеся!
РАХУНОК-ФАКТУРА: СКАЧАТИ
Обов’язковість підпису в рахунку-інвойсі
Звертаємо увагу, що для інвойсу відсутній такий реквізит як підпис. Тобто у рахунках, що застосовуються у ЗЕД, він дійсно не обов’язковий – як наслідок, при митному оформленні рахунок може прийматися без підпису. Про це вказано в:
- частині 2 пункту 9.4 та частині 2 пункту 9.8 Рекомендацій № 18 Європейської економічної комісії ООН від 29.03.2001 № 18 «Заходи про спрощенню процедур міжнародної торгівлі» (ECE/TRADE/271). У них рекомендується за можливості уникати внесення підписів «від руки» на паперових документах;
- листі Державної митної служби «Щодо необхідності наявності підпису особи на рахунках» від 01.03.2011 № 11/3-10.10/3339-ЕП, в якому митний орган погоджується з позиціями вищенаведених Рекомендацій № 18.
Відсутність підпису в інвойсах з ЗЕД не суперечить вимогам статті 9 Закону про бухоблік, так як ратифіковані Україною норми міжнародного права мають вищий пріоритет (ст. 344 Господарського кодексу України, ст. 34 Митного кодексу України).
Увага: у внутрішніх рахунках-фактурах підпис ОБОВ’ЯЗКОВИЙ для визнання документа первинним. Однак у рахунках-інвойсах у ЗЕД підпису може й не бути.
Виходить, що відсутність підпису — це тільки у ЗЕД, так як на практиці проблематично домовитися про підписання інвойсу й це дозволяється вищезгаданими міжнародними документами. Однак у внутрішніх операціях діє ст. 9 Закону про бухоблік, за якою підпис – це обов’язковий реквізит для первинного документа. На дану норму посилаються й податківці у листах ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22 та Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339.
У законах пишуть одне, у роз’ясненнях — інше, а в Telegram-каналах посадовців узагалі складно розібратися. Тож у повсякденному житті бухгалтер мусить не лише застосовувати знання з обліку, а й розв’язувати задачі подекуди з вищої бухгалтерії. Розберімо свіженькі з РРО-галузі
Чи є рахунок-фактура первинним документом
Рахунок-фактура МОЖЕ бути первинним документом але з дотримання таких двох базових умов:
- рахунок ОПЛАЧЕНИЙ;
- НАЯВНІ ДОКУМЕНТИ, які підтверджують оплату. Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжна інструкція, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Тоді рахунок-фактура у внутрішніх операціях та інвойс, що застосовується у ЗЕД, можуть вважатися первинними документами. Однак додаткових умов не треба лише щодо інвойсів у ЗЕД. Тоді за виконання вищезазначених умов при придбанні послуг у ЗЕД не потрібен акт приймання-передачі. При цьому форма рахунку-фактури (інвойсу) може бути як паперова, так і електронна.
Щодо придбання товарів у ЗЕД і придбання товарів, робіт, послуг у внутрішніх операцій базових умов недостатньо. Аби зрозуміти ситуацію, розглянемо існуючі роз’яснення Мінфіну та податківців з цього приводу наведені у таблиці нижче.
ОГЛЯД РОЗ’ЯСНЕНЬ МІНФІНУ ТА ПОДАТКІВЦІВ ЩОДО СТАТУСУ РАХУНКІВ-ФАКТУР (ІНВОЙСІВ) |
№ | Роз’яснення | Висновок, який зроблено у роз’ясненні | Чи йде мова лише про ЗЕД | Мова йде про товари, роботи чи послуги? |
1 | лист Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 | «Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання–передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами» | ні | товари, роботи, послуги |
2 | лист ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22 | «інвойс можна вважати первинним документом», але «для оприбуткування товару недостатньо лише одного інвойсу», так як «…для оприбуткування імпортованого товару слід застосовувати інформацію, наведену у вантажній митній декларації» | так, стосується імпорту товару | товар |
3 | лист Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 | «оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) маже бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з надання послуг (оренди майна) без складання акта наданих послуг тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами» | ні | послуги |
4 | роз’яснення ГУ ДПС в Одеській області «Про застосування рахунків-фактур (інвойсів)» | «…для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотримання вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з урахуванням вимог цивільного та господарського законодавства щодо питань, пов’язаних із виконанням договірних зобов’язань, а також належним чином оформлених договорів тільки у разі оплати такого рахунку-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами...» | | товари, роботи, послуги |
Обмеження рахунку-фактури як первинного документа – додаткові умови
Виходячи з раніше наведених роз’яснень Мінфіну та податківців, рахункок-фактура як первинний документ визнається «автоматом» за умови оплати тільки у ЗЕД і лише щодо послуг. Однак рахунку-фактури недостатньо при оформленні операцій з постачання товарів, у т.ч. й у ЗЕД. Навіть оплаченого. Про це прямо вказують податківці у згаданому у згаданому раніше листі ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22. Податківці вказують, що операцію слід відображати на основі вантажної митної декларації (ВМД). Пояснюють вони тим, що ні накладні, ні інвойси не містять всієї потрібної інформації про операцію, наприклад, курсу валют при розмитненні товару.
Щодо всіх внутрішніх операцій висувається ще одна умова – про використання рахунку-фактури та його статус має бути зазначено у договорі. Тоді оплачений рахунок-фактура може замінити традиційний акт приймання-передачі надання послуг. Наприклад, за договорами оренди. Про це говорить лист Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658, за яким, «якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який слугує підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складається первинний документ, визначений таким договором. Зокрема оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс)…». Тобто Мінфін натякає, що статус рахунку-фактури у такому разі має бути визначена умовами договору. Тоді, рахунок-фактура – первинний документ може бути.
Увага: у внутрішніх операціях використання сплаченого рахунку-фактури замість акта наданих послуг має бути передбачено договором.
Чи може бути рахунок-фактура первинним документом у внутрішніх операціях та під час постачання товарів
«Автоматично» – ні. Це випливає з наведених раніше роз’яснень Мінфіну та податківців. У ЗЕД при імпорті товару завжди треба ВМД (див. вище) – рахунку недостатньо. Щодо внутрішніх операцій, то має бути три умови:
- рахунок оплачений;
- є документи, що підтверджують оплату;
- умовами договору встановлений окремий первинний документ, який слугує підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна).
У кінцевому результаті маємо такий висновок, що узагальнено у таблиці нижче.
ДОСТАТНІСТЬ ОПЛАЧЕНОГО РАХУНКУ-ФАКТУРИ ЯК ПЕРВИННОГО ДОКУМЕНТА |
№ | Що придбавається | Достатність (якщо є оплата та документи про оплату) | Додаткові умови достатності (коли «ні» зліва перетворюється на «так») |
1 | послуги у ЗЕД | так | – |
2 | товари у ЗЕД (імпорт) | ні | так, якщо є вантажна митна декларація |
3 | товари, роботи, послуги у внутрішніх операціях | ні | так, якщо це передбачено умовами договору |
Рахунок-фактура: статус в інших країнах
В Україні рахунок-фактура був і є у своєму статусі досить обрізаним. В інших країнах рахунок-фактура має більше значення і використовується не тільки як пропозиція оплатити товар/послугу, але й як підтвердний документ в обліку ПДВ та акцизу, наприклад у Німеччині. У них рахунок-фактура заміняє вітчизняну податкову накладну.
