Обов’язок роботодавця – виплачувати працівникам заробітну плату. Та перш за все бухгалтер має провести розрахунок та нарахування зарплати. Про особливості оплати праці під час війни, загальні правила нарахування та утримання податків із зарплати – у консультації
Нарахування зарплати: ризики для роботодавця
Аби не втратити бізнес під час війни роботодавці часто зменшують розмір окладу для працівників або рівняють їх із мінімальною зарплатою. Однак роботодавець може наразитися на штраф від Держпраці. Законно зменшити оклади для працівників під час війни можна лише двома способами. Також варто не забувати про правила оплати праці під час воєнного стану.
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Як нараховувати зарплату
Не всі виплати працівникам є заробітною платою. Для того, щоб розібратися, які виплати входять до складу зарплати, слід керуватися такими нормативними документами, як:
Дані нормативні документи виділяють три складові заробітної плати (ст. 2 Закону № 108):
- основна – це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці, тобто плата за фактично відпрацьований час або вироблену продукцію, послуги, виконання посадових обов’язків. Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок (при відрядній формі оплати праці, тобто в залежності від виробітку). У більшості підприємств – це лише сам оклад та оплата днів відрядження на основі середнього заробітку;
- додаткова – це винагорода за працю понад встановлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і особливі умови праці. У більшості підприємств – це здебільшого місячні, квартальні премії, відпускні та індексація;
- інші заохочувальні та компенсаційні виплати – це виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені норми. У більшості такі виплати або відсутні, або ж це річні премії, премії до ювілеїв й матеріальна й допомога на оздоровлення.
Бухгалтеру важливо ідентифікувати до якої складової належить та чи та виплата, аби правильно:
Також правильна ідентифікація виплати до згаданих вище 3-х складових зарплати знадобиться для заповнення розрахунково-платіжної відомості працівника за формою П-6 та розрахунково-платіжної відомості (зведеної) за формою П-7, які затверджені наказом Держстату від 05.12.2008 № 489. Якщо такі роботодавець складає, бо ждані форми не є обов’язковими при веденні обліку нарахування зарплати.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Виплата заробітної плати за трьома її складовими
У таблиці нижче наведено приклади виплат за трьома її складовими (повний перелік – див. в Інструкції № 5).
| ПЕРЕЛІК ВИПЛАТ ЗА ТРЬОМА СКЛАДОВИМИ ЗАРПЛАТИ |
Складові зарплати | Що входить |
Основна зарплата | - тарифна ставка, посадовий оклад;
- комісійні від реалізації продукції;
- гонорар, авторська винагорода штатним працівникам;
- оплата праці за час перебування у відрядженні (не плутати з добовими й компенсацією проїду житла — вони в зарплату не входять);
- оплата за профнавчання інших працівників;
- вартість продукції, виданої працівникам при натуральній формі оплати праці;
- інші види нарахувань
|
Додаткова зарплата | - премії, відсоткові або комісійні винагороди;
- оплата роботи в надурочний час, святкові та неробочі дні
- оплата днів відпочинку;
- індексація заробітної плати;
- відпустка за поточний та наступний місяць, компенсація минулих відпусток;
- додаткові відпустки;
- суміщення професій, розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника;
- робота у важких і шкідливих та особливо важких і особливо шкідливих умовах праці;
- інтенсивність праці;
- робота в нічний час;
- висока професійна майстерність;
- класність водіям транспортних засобів;
- знання та використання в роботі іноземної мови;
- доплата за науковий ступінь, вчене звання;
- доплата до розміру мінімальної зарплати;
- інші надбавки та доплати, передбачені чинним законодавством
|
Інші компенсаційні виплати та платежі | - винагороди та заохочення, що мають одноразовий характер, наприклад річна премія чи премія за виконання певного важливого завдання;
- матеріальна допомога, що має систематичний характер, наприклад матеріальна допомога на оздоровлення при виході у відпустку у медпрацівників, педагогічних працівників, науково-педагогічних працівників і держслужбовців;
- виплати соціального характеру, наприклад оплата добровільного страхування працівників (особистого, майнового), дотації на харчування працівників у буфетах/їдальнях, вартість путівок;
- інші заохочувальні та компенсаційні виплати
|
Які виплати не входять до складу заробітної плати
Працівникам можуть нараховувати інші виплати, які не є заробітною платою. До них зокрема належать (п. 3 Інструкції № 5):
- допомога та інші виплати, що здійснюються за рахунок коштів фондів державного соціального страхування, наприклад лікарняні, які оплачуються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ) (з 6-го дня непрацездатності, лікарняні «на дітей»), декретні (допомога з вагітності і пологів) від ПФУ, допомога на поховання;
- оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності, тобто лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) за рахунок коштів підприємства;
- дивіденди, відсотки, виплати за паями;
- компенсація витрат на відрядження (добові, оплата проїзду, готелю тощо);
- матеріальна допомога, яка має разовий характер, та виплачується працівникам за їхнім проханням (заявою) через тимчасово скрутне матеріальне становище, сімейні обставини, хворобу чи інші потреби, зокрема матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
- вихідна допомога при припиненні трудового договору;
- внески підприємств на медичне та пенсійне страхування працівників, зокрема ЄСВ на фонд оплати праці працівників;
- інші види нарахувань.
Підприємство нараховує резерв на виплату винагороди за підсумками року. У вересні керівництво помітило, що планові показники не виконало, тому вирішило не виплачувати працівникам премію за результатами поточного року. Чи можна відкоригувати резерв посеред року? Якщо так, то як це задокументувати?
Незарплатні виплати та ЄСВ
Практичне значення розмежування виплат на «зарплату» й «не зарплату» має для цілей нарахування ЄСВ. Як правило, на незарплатні виплати внесок нараховувати не потрібно (див. уже згаданий Перелік № 1170). Виняток – лікарняні та декретні. Справа в тому, що лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) для цілей оподаткування прирівняні до зарплати та у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку вказуються під тією ж ознакою доходу, що й зарплата, – «101». Щодо декретних (допомоги з вагітності та пологів), то нараховувати ЄСВ на них прямо вимагає абзац 2 пункту 1 статті 7 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообовґʼязкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. Там же як база ЄСВ згадуються і лікарняні.
Терміни виплати заробітної плати
Заробітну плату своїм працівникам роботодавець має виплачувати регулярно в робочі дні в строки, визначені у колективному договорі. Причому не рідше ніж двічі на місяць та з інтервалом не більш як 16 календарних днів. Якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплатіть її напередодні.
Ці вимоги стосуються всіх роботодавців: як юридичних осіб, так і фізичних осіб — підприємців.
Тож аванс виплачуйте із 16-го по 22-ге число, а зарплату — з 1-го по 7-ме число наступного місяця. Пропишіть у колдоговорі або нормативному акті роботодавця конкретні дати, а не проміжки часу. Графік виплат погодьте з профкомом, а за його відсутності — з представником трудового колективу.
Отже, платіть заробітну плату:
- 1-го та 16-го числа відповідно;
- 2-го та 17-го;
- 3-го та 18-го;
- 4-го і 19-го;
- 5-го і 20-го;
- 6-го і 21-го;
- 7-го і 22-го.
Увага: виплату проводьте напередодні, якщо день виплати зарплати (у т. ч. авансу) припадає на вихідний, святковий або неробочий день.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ ▶️
Нарахування заробітної плати на підприємстві
Мінімальна зарплата – це встановлений законом мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну (годинну) норму праці (ст. 3 Закону № 108). Також державою гарантовано мінімальний посадовий оклад працівника. Він дорівнює прожитковому мінімуму для працездатної особи, встановленому на 1 січня (див. Таблицю).
Мінімальні гарантії в оплаті праці 2024 |
Період | Мінімальний посадовий оклад | Мінімальна зарплата |
місячна | годинна |
січень-березень | 3028 грн | 7100 грн | 42,60 грн/год |
квітень-грудень | 3028 грн | 8000 грн | 48 грн/год |
Зверніть увагу, якщо при виконанні місячної норми нарахована заробітна плата «не дотягує» до мінімальної, то необхідно здійснити доплату на суму різниці.
Нарахування заробітної плати у розмірі мінімальної зовсім не означає, що з зарплати не потрібно утримувати податки та інші обов’язкові платежі. Усе за загальними правилами. Єдине, що малий розмір зарплати може спричинити застосування податкової соціально пільги (ПСП).
Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою
Нарахування зарплати в період воєнного стану
Воєнний час – не може бути сам собою причиною причина взагалі не виплачувати або ж затримувати працівникам заробітну плату. За частинами 1 і 2 статті 10 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі – Закон № 2136) зарплата виплачується на умовах, визначених трудовим договором, а роботодавець має вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати зарплати.
Однак усе ж таки деякі послаблення є:
- звільнення від відповідальності за порушення строків оплати. Однак роботодавець має мати докази того, що це сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших форс-мажорних обставин. Закон не деталізує, які це мають бути докази, а перелік територій, де ведуться або велися активні бойові дії урядом ще не затверджений. Ймовірно, остаточне вирішення даного питання слід відкласти до завершення воєнного стану;
- якщо зарплату виплатити неможливо з причини бойових дій, строк виплати переноситься до моменту відновлення підприємства (частина 3 статті 10 Закону 2136).
Однак попри такі послаблення навіть через активні бойові дії чи форс-мажор обов’язок виплатити зарплату залишається.
Варіантами зекономити фонд оплати праці є оголошення простою, неповний робочий час, відпустка за свій рахунок на час воєнного стану, а також призупинення дії трудового договору.
Як розрахувати заробітну плату
Нараховувати заробітну плату (як за першу половину місяця, так і за другу половину місяця) потрібно на основі табелю обліку робочого часу працівника. Розрахунок зарплати та пов’язаних з нею утримань здійснюють у відомості нарахування заробітної плати. Форма її довільна. Також бухгалтер може користуватись допоміжними таблицями, наприклад:
- розрахунок оплати відпрацьованих днів за окладом;
- розрахунок оплати днів відрядження на основі середньої;
- розрахунок відпускних тощо.
Увага:
- табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати. Із нього можна отримати інформацію про кількість відпрацьованих днів (годин), днів відпустки, лікарняного, відрядження тощо;
- штатний розпис треба для обґрунтування використаних у розрахунку зарплати окладів;
- відомість нарахування заробітної плати – це основний первинний документ, в якому містяться узагальнюючі відомості про:
- нарахування заробітної плати (оклади, премії, додаткова зарплата, відпускні, лікарняні та ін.);
- утримання із заробітної плати;
- нарахуванням ЄСВ на фонд зарплати.
Приклад нарахування заробітної плати
Приклад 1 (розрахунок зарплати за місяць). Оклад працівника 8000 грн. Премія – 3000 грн. У травні 2024 року він відпрацював 22 робочих днів, або 176 год. 06.05.2024 – відпустка за власний рахунок. Всього кількість робочих днів у травні 2024 – 23 дні або 184 год (святкових і неробочих днів немає з причини воєнного стану).
Розрахунки з оплати праці:
- оплата за окладом: 8000 грн ÷ 176 год × 184 год= 7652,17 грн;
- зарплата разом з премією: 7652,17 + 3000,00 = 10652,17 грн.
При відпрацюванні всіх днів зарплата працівника була б 11000 грн (8000 + 3000).
Як швидко порахувати зарплату «чистими»
Якщо працівник не має ПСП, то всього з його зарплати утримується 19,5% обов’язкових утримань у вигляді податків та зборів (18% + 1,5%). Якщо треба швидко дізнатися у такому випадку зарплату «чистими», то множимо зарплату на 0,805. Наприклад, зарплата «брудними» 8500 грн. Зарплата «чистими» дорівнює 8500 × 0,805 = 6842,50 грн.
Заробітна плата нарахування: проводки
Бухгалтерські проведення з нарахування зарплати розглянемо на прикладі.
Приклад 2. Бухгалтер підприємства відпрацював у травні 2024 повністю 23 робочі дні (184 годин). Оклад: 8000 грн, премія за інтенсивність роботи 30% окладу.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НАРАХУВАННЯ ЗАРПЛАТИ 2024 |
Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
Виплата авансу |
виплачений аванс за січень (= 0,5×8000) | 661 | 311 | 4000,00 |
сплачений ПДФО при виплаті авансу (=4000×0,18)* | 641 | 311 | 720,00 |
сплачений ВЗ при виплаті авансу (=4000×0,015)* | 642 | 311 | 60,00 |
сплачений ЄСВ при виплаті авансу (=4000×0,22)* | 651 | 311 | 880,00 |
Розрахунки з оплати праці за травень 2024 |
нарахована повна зарплата за січень (= 8000+8000×0,30) | 92 | 661 | 10400,00 |
нарахований ЄСВ на заробітну плату (=10400×0,22) | 92 | 651 | 2288,00 |
утриманий ПДФО із зарплати (=10400×0,18) | 661 | 641 | 1872,00 |
утриманий ВЗ за січень (=10400×0,015) | 661 | 642 | 156,00 |
Виплата зарплати за 2-гу половину травня 2024 |
виплачена зарплата за 2-гу половину січня (=10400– 4000–1872,00– 156,00) | 661 | 311 | 4372,00 |
сплачений ПДФО за 2-гу половину січня (=1872,00– 720,00) | 641 | 311 | 1152,00 |
сплачений ВЗ за 2-гу половину січня (=156,00– 60,00) | 642 | 311 | 96,00 |
сплачений ЄСВ за 2-гу половину січня (=2288,00– 880,00) | 651 | 311 | 1408,00 |
* щодо розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ при виплаті авансу законодавчих вимог немає, але сума виплат за першу та другу половину місяця мають зійтися з розрахунками за місяць. Розрахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ з авансу не впливає на суму сплачених за місяць податків, так як у Додаток 4ДФ Податкового розрахунку потрапляє загальна сума сплачених податків за місяць |
Відрахування (утримання) за виконавчими документами — додатковий клопіт для роботодавця. Утім, коли він отримав належно оформлений виконавчий документ, це стає його безальтернативним обов’язком
Виплата зарплати: яка відповідальність за порушення порядку і строків
За порушення встановлених строків виплати працівникам зарплати більш ніж за один місяць, виплату її не у повному обсязі можуть покарати фінансовими санкціями (ст. 265 Кодексу законів про працю України). Штраф становитиме 3-кратний розмір мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення (у січні-березні 2024 — 21300 грн).
Крім того, в разі порушення строків виплати зарплати посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності згідно зі статею 41 Кодексу про адміністративні правопорушення України. Це штраф від 510 до 1700 грн за перше порушення і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року, якщо особу вже піддавали адміністративному стягненню або зарплату не виплатили вчасно неповнолітньому працівникові, вагітній жінці, одинокому батьку, матері чи особі, що їх замінює та виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю.
За невиплату зарплати передбачено й кримінальну відповідальність. До неї можуть притягнути за безпідставну невиплату зарплати працівникам понад 1 місяць, якщо керівник підприємства, установи, організації або фізична особа – підприємець зробили це навмисно. Такі дії загрожують штрафом від 8500 до 17000 грн або виправними роботами на строк до 2-х років, або позбавленням волі на строк до 2-х років із позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років (ст. 175 Кримінального кодексу України).
