бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Хотя Налоговый расчет по НДФЛ, ВС и ЕСВ уже давно существует и объединен, но вопросы по нему все еще остаются. Среди таких, как исправить ошибки в этом налоговом отчете. О способах устранения ошибок в Налоговом расчете и примерах – в консультации
Корректирующий способ исправления ошибок в Налоговом расчете
Исправление ошибок в налоговом расчете (он же – Объединенный отчет, Зарплатный отчет, Налоговый отчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС) происходит корректирующим способом, а не путем замены старых цифр новыми, как это происходит в большинстве налоговых деклараций. Корректирующий способ предполагает, что неправильные строки старого отчета корректируются в направлении увеличения («+») или уменьшения («–») показателей путем подачи корректирующих (исправляющих) Налоговых расчетов – «Отчетной новой» или «Уточняющей».
В то же время декларациях по единому налогу и по налогу на прибыль, если подать декларацию «Отчетная новая» или «Уточняющая», цифры старой «неправильной» декларации заменяются цифрами новой декларации. При этом такие декларации заполняются полностью, а не только строчки, где были ошибки. При этом различие подходов к исправлению ошибок меж Налоговым расчетом и другими налоговыми декларациями.
Внимание: для устранения ошибок используют исправляющие расчеты «Отчетный новый» и «Уточняющий».
Различие между расчетами «Отчетный новый» и «Уточняющий»
В Налоговом расчете ошибки исправляются через подачу корректирующих расчетов:
«Отчетный новый» – если крайний день отчетности еще не истек (это 40-й день после окончания квартала);
«Уточняющий» – если последний день отчетности за этот период уже прошел.
Между этими двумя поправочными расчетами есть разница в последствиях. Да, при подаче расчета «Отчетный новый» штрафов и пени нет. Однако при подаче расчета «Уточняющий» возможно начисление в нем пени в отношении ЕСВ, если было занижение (исключение – месяцы военного положения и 3 месяца после прекращения действия военного положения, см. п. 921 Заключительных и переходных положений Закона «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI, далее – Закон о ЕСВ). Относительно НДФЛ/ВС можно получить штраф и начисление пени, но только через налоговое уведомление-решение (НУР), которое затем пришлют налоговики («самоштраф» в Приложении 4ДФ не предусмотрен).
Із 1 жовтня стартував період звітування у Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ за третій квартал 2023 року. Оновлені додатки до розрахунку та ознаки доходів. Допоможемо швидко опанувати нововведення та успішно відзвітувати
Внимание: налоговый расчет «Отчетный» остается в базе ГНС действующим даже после принятия исправляющих отчетов – они только корректируют данные.
На сегодняшний день корректирующий способ используется как для Приложения 4ДФ, да и Приложения Д1. Таким образом, достигнута унификация исправления ошибок по НДФЛ/ВС и ЕСВ. Аналогичный способ применяется и в отношении Приложения Д5 (трудовые отношения).
Можно ли исправить ошибки путем текущего Налогового расчета без подачи исправительных расчетов
Исправить именно ошибки – нет. Дело в том, что при подаче текущего Налогового расчета за отчетный квартал исправить одновременно ошибки в предыдущих кварталах не получится, так как нет отдельного приложения, предназначенного для устранения ошибок. Следовательно, допущенные ошибки исправляются только посредством подачи отдельных исправляющих отчетов.
Однако кое-что исправить можно. Речь идет не об ошибках бухгалтера, а о перерасчете НДФЛ при появлении уточненных данных за прошлые периоды. Таким образом, можно исправить ошибку не во всем Налоговом расчете, а в Приложениях 4ДФ и Д1.
Так, в текущем Приложении 4ДФ ошибка исправляется, если:
такая ошибка связана чисто с нюансами расчета, нехваткой точных данных на момент расчета и является по своей сути уточнением расчета НДФЛ. Например, перерасчет НДФЛ по причине того, что не хватало конечных данных по больничным, переходным отпускным и т.д. и была применена налоговая социальная льгота, которой уже после помесячного перерасчета доходов уже не нужно и т.д.;
данные Исправляемого Приложения 4ДФ совпадают с таковыми в бухгалтерском учете. Подразумевается, что бухгалтер начислил и показал в бухгалтерском учете все правильно именно на тот момент (составил проведение, зарплатную ведомость), а затем перенес все эти данные без ошибок в Налоговый расчет. То есть то, что в Приложении 4ДФ, было и в бухгалтерском учете.
То есть это все ситуации, когда НДФЛ удержали меньше или, наоборот, удержали больше, чем нужно, но не вследствие ошибки, а по причине того, что в момент удержания налога все данные за период были неизвестны, например при начислении начинающихся в одном переходных отпускных месяцы, а заканчиваются в другом, неизвестна зарплата за следующий месяц.
Что касается исправления через текущее Приложение Д1, то здесь аналогичные условия, а именно:
ошибка расчетная, то есть содержится в сумме дохода и связанного с ним ЕСВ;
исправление является следствием перерасчета зарплаты за месяц, когда работник болел или находился в отпуске (абз. 50 п. 1 раздела IV Порядка № 4). К примеру, сумм отпускных, больничных и декретных.
По сути это все даже не ошибки бухгалтера, а вынужденной ситуации, когда из-за отсутствия всех нужных данных и документов в момент начисления зарплаты в прошлом периоде, начислить ЕСВ «правильно» просто невозможно. Например, из-за отсутствия закрытого больничного.
2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року
Поскольку все упомянутые исправляющие Налоговые расчеты – «Отчетный новый» и «Уточняющий» – не аннулируют предыдущий, а остаются, то через них только корректируют строки старого отчета – вычитают (изымают) неправильные или добавляют правильные. Это значит, что в корректирующих расчетах заполняется не все, а только:
обязательные реквизиты. Это те реквизиты, которые указаны в заголовке в строках 01-05;
исправляемые приложения. Других подавать не надо, даже если они были в составе правящего отчета. Информация об этих приложениях и их количестве должна быть указана и в основной части Налогового расчета – в строке 06;
строки, которые вычитают/прибавляют в этих приложениях. Остальные строки, в которых все правильно, повторять не нужно;
раздел I, но при условии, что корректировались строки Приложения Д1 (ЕСВ). Тогда он содержит результат такой корректировки. Если это приложение не корректировалось, то и раздел I будет пустым.
Внимание: ошибки в отчете исправляются корректировкой строк, то есть путем извлечения/добавления строк через исправляющие расчеты.
Две разновидности корректирующего способа исправления ошибок в Налоговом расчете
В Налоговом расчете есть две разновидности корректировок:
через строки со специальными пометками «1» и «0» (будь то способ «1»/«0»);
через строчки с кодами типа начислений (КТН) «2» и «3» (назовем его способ КТН «2»/«3»).
Очевидно, что последний возможен только ЕСВ и относительно ЕСВ данные способы не взаимозаменяемы. Сущность данных цифровых меток такая, как приведена в таблице ниже.
СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В НАЛОГОВОМ РАСЧЕТЕ
Корректировка
Как применять
задача корректировки
цифровой код для каждого способа
какие данные в такую строку записать
последствия данной корректирующей записи
«1»/«0»
КТН «2»/«3»
изъятие
(«-»)
1
3
повторяем данные из той строки, которую изымаем (никаких минусов перед числами ставить не надо)
извлекается строка в старом (в уже представленном) отчете
введение
(«+»)
0
2
записываем новые значения
добавляется новая строка в старом (в уже представленном) отчете
Обратите внимание, что для того чтобы исправить ошибку, то есть заменить одно число на другое или одни данные на другие нужно:
сначала удалить строку. Это означает повторить его данные и проставить признак уменьшения «1» в соответствующей графе;
затем добавить новую строчку. Это значит привести в строке правильные значения и установить признак увеличения «0» в соответствующей графе.
Аналогично и при использовании КТН «2»/«3» – сначала убираем (КТН «3»), а затем добавляем с правильными суммами (КТН «2»).
Когда какой-нибудь способ применяется – разобраться с ними поможет таблица ниже.
НАЗНАЧЕНИЕ КАЖДОГО ПО СПОСОБАМ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В НАЛОГОВОМ РАСЧЕТЕ
«1»/«0»
КТН «2»/«3»
В каких приложениях применяется данный способ:
Приложение Д1 (графа 25);
Приложение Д5 (графа 20);
Приложение 4ДФ (графа 10).
Приложение Д1 (графа 09)
Типы ошибок*, которые можно исправить в Налоговом расчете:
«Отчетный новый»
как расчетные, так и нерасчетные – во всех приложениях
не применяется
«Уточняющий»
как расчетные, так и нерасчетные – в Приложении 4ДФ;
нерасчетные – в Приложениях Д1 и Д5
только расчетные
в Приложении Д1**
* тип ошибок:
расчетные – в суммах НДФЛ, ВС, ЕСВ, базы их начисления и т.п.;
нерасчетные – в персональных данных, их дополнениях;
** использовать способ «1»/«0» в данном случае нельзя и графа 25 должна быть пустой. Одновременно использовать оба способа («1»/«0» и КТН «2»/«3») невозможно. Если возникла ситуация, что в Приложении Д1 следует исправить одновременно и расчетные, и нерасчетные ошибки, требующие разных способов корректировки, то подайте два Налоговых расчета типа «Уточняющий»: сначала исправьте нерасчетные, а затем расчетные
Выходит, что корректировку через КТН «2»/«3» осуществляем только в Налоговом расчете «Уточняющий» при исправлении ошибок в базе начисление ЕСВ (зарплата, начисление за ЦПД, дополнительная база ЕСВ) или же в сумме самого начисленного ЕСВ. Существование данного способа связано с отдельным подведением итогов по таким корректировкам в ряд. 4-6 раздела I Налогового расчета с начислением пени за недоплату ЕСВ.
Внимание:если подается расчет «Уточняющий» для исправления ошибки в базе ЕСВ или самом ЕСВ, делать это следует только через КТН.
Можно. Количество поправок не ограничивается. То есть, может быть несколько Налоговых расчетов «Отчетный новый» и несколько Налоговых расчетов «Уточняющий». Однако если прошел общий налоговый срок давности 1095 к. дней от крайней даты отчетности – исправлять уже нет смысла.
Как нумеровать Налоговые расчеты при исправлении
Вопрос о нумерации Налоговых расчетов при исправлении у них ошибок обязательно возникнет, если делать это на практике впервые. При этом пользуемся следующими правилами нумерации Налоговых расчетов:
нумерация производится в хронологическом порядке. Это очевидно;
нумерация не зависит от типа Налогового расчета («Отчетный», «Отчетный новый», «Уточняющий»). Это уже не столь очевидно и именно здесь возникают вопросы. Такое правило записано в пояснении к заполнению строки 02 Налогового расчета Раздела ІІІ Порядка №4.
Очевидно, что первый поданный Налоговый расчет – исправляемый типа «Отчетный» – это будет № 1. А вот уже подан на исправление ошибки до окончания отчетного времени Налоговый расчет «Отчетный новый» – будет № 2. есть запас времени до конца отчетности за данный период, – «Отчетный новый» – будет № 3. Если потом срок отчетности за данный период истек и в третий раз найдена ошибка за такой период, – представляется Налоговый расчет «Уточняющий» № 4 и т.д.
Второй пример с более распространенной ситуацией: если был подан расчет «Отчетный» №1, время отчетности уже истекло и подается расчет «Уточняющий», то он будет № 2. Если за этот же период позже находится еще одна ошибка, то подается расчет «Уточняющий» № 3.
Как нумеровать приложения к Налоговому расчету «Отчетный новый»/«Уточняющий»
В каждом приложении есть два номера – номер самого Приложения и номер Налогового расчета, к которому он прилагается. Последний должен соответствовать номеру, указанному в заголовке Налогового расчета (о нумерации Налоговых расчетов – см. выше, также см., например, п. 4 Раздела IV Порядка № 4, касающегося Приложения 4ДФ).
А вот номер самого приложения – данный вопрос Порядком №4 как-то специально не урегулирован. Там только сказано, что ставится номер приложения такого вида в Налоговом расчете (например, см. тот же п. 4 Раздела IV Порядка № 4, касающегося Приложения 4ДФ, по другим приложениям – аналогично; см. также саму форму Налогового расчета – там то именно «номер приложения в Расчете»). Это значит следующее:
номер приложения того исправляемого Налогового расчета не учитываем, ведь ставим номер приложения такого вида в Налоговом расчете. Очевидно это следует понимать, как в текущем Налоговом расчете, а не вообще за исправляемый период;
если приложение определенного вида представляется в Налоговый расчет «Отчетный новый»/«Уточняющий» только одно, то оно всегда будет иметь № 1;
если приложений одного вида несколько в Налоговый расчет «Отчетный новый»/«Уточняющий», то есть они за разные месяцы – нумеруем их в порядке месяцев.
Например, впервые исправятся ошибки в Приложении 4ДФ за август и сентябрь ІІІ квартала 2023 года. Тогда в Налоговом расчете «Уточняющий» №2 будет два Приложения 4ДФ с номерами №1 (за август) и №2 (за сентябрь).
Раздел I основной части Налогового расчета и исправления в Приложениях
Во всех вариантах в основной части Налогового расчета заполняем реквизиты (стр. 01-05), также ряд. 06 с информацией о прилагаемом приложении количество листов в нем. При исправлении ошибок в Приложениях Д5 и 4ДФ он остается пустым. Раздел И заполняем только при исправлении ошибок через Приложение Д1. При этом в его заполнении есть отличия в зависимости от вида Налогового расчета:
«Отчетный новый». Заполняем группы строк 1, 2, 3, 7, 8 раздела I на основе данных строк Приложения Д1 (1.1, 1.2 и т.д.). В данном случае используется способ «1»/«0» и это значит, что общий результат сложения и вычитания цифр строк может быть как положительным (общее увеличение), так и отрицательным (общее уменьшение). В последнем случае в строках раздела I могут быть цифры со знаком «–»;
«Уточняющий». В разделе I заполняем специальные строки: 4 (доначислено) на основе строк из Приложения Д1 по КТН «2», 6 (уменьшено) – на основе строк из Приложения Д1 по КТН «3». Считать их следует раздельно, так как учет ЕСВ персонифицирован. Если получилось доначисление ЕСВ (стр. 4), то начисляем также пеню (стр. 5). Это 0,1% от суммы указанной в соответствующем ряде. 4. Пеня рассчитывается с 1-го кал. дня возникновения по дню фактической оплаты. Однако за месяц действия карантина (с 1 марта 2020 года) (п. 911.1 Заключительных и переходных положений Закона о ЕСВ), а также в течение месяцев действия военного положения и 3 месяца по его завершению пеня и штрафы не начисляются (п. 921 Заключительных и переходных) положений Закона о ЕСВ).
Внимание: Раздел I в расчетах «Отчетный» и «Уточняющий» заполняется по-разному.
При заполнении реквизитов приложений в исправительном отчете обратите внимание на следующее:
Приложение Д1. Заполняем реквизиты в шапке (стр. 01-035). Не забываем в графе 10 указать месяц, год, к которому относится исправление ошибки. Особенно нужно быть внимательным при исправлении через КТН, ведь Приложение Д1, которое право может содержать ЕСВ по разным месяцам, например при начислении больничных и переходных отпусках;
Приложение Д5. Заполняем реквизиты в шапке (стр. 01-031);
Приложение 4ДФ. Реквизиты в шапке (стр. 01-05) соответствуют тем, которые содержит приложение в корректируемом Отчете (исключение – ошибка была именно в реквизитах).
Устранение ошибок в старых отчетах, существовавших до 2021 года
Исправление ошибок, как в старых отчетах за периоды до 01.01.2021, так и в новых отчетах происходит путем подачи действующей формы Налогового расчета. Проблем нет никаких, так как формы таблиц почти одинаковы.
Относительно исправления ошибок по военному сбору, который стал в новом отчете персонифицированным и переместился в раздел I Приложения 4ДФ, специально для него в новом отчете оставили в разделе II Приложения 4ДФ две нижние строки:
«Военный сбор»– это увеличение ОС (корректировка «+»). Приводим правильные данные;
«Военный сбор – исключение» – это уменьшение ВС (корректировка «-»). Повторяем ошибочную строку из ранее представленной формы 1ДФ.
Следовательно, проблем с исправлением ошибок по ВС в прошлых отчетах нет и действует тот же самый корректирующий способ. Однако эти строки только для корректировки ошибок в отчетах до 01.01.2021, а в действующей форме Приложения 4ДФ Налогового расчета ошибки по ВС корректируем в разделе I, используя стандартный способ «1»/«0».
Внимание: различия между старыми-новыми формами есть только в отношении военного сбора, который в действующей форме стал персонифицированным и переместился из раздела II в раздел I.
Однако, учитывая, что прежняя форма 1ДФ и нынешнее Приложение 4ДФ несколько отличаются в реквизитах, в таком исправительном Приложении 4ДФ НЕ заполняем:
реквизит по «номера месяца в квартале» в строке 02. Напоминаем, форма 1ДФ была ежеквартальная без помесячной разбивки, а в Приложении 4ДФ такова;
строки 04 («работало по трудовым договорам») и 05 («работало по гражданско-правовым договорам»).
Напоминаем, взаимосвязь старой-новой отчетности с ЕСВ, НДФЛ и ВС:
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Обратите внимание, что не все корректировки за прошлые отчетные периоды следует рассматривать как ошибки и представлять Налоговый расчет «Отчетный новый» или «Уточняющий». Да, не считается ошибкой отражения для больничных дополнительной базы ЕСВ за предыдущие отчетные месяцы после их распределения. В данном случае используем обычный для ЕСВ-разницы КТН «13», а не КТН 2 или 3, как при исправлении ошибок. Делаем это в Налоговом расчете «Отчетный» в любом периоде, когда стала известна сумма больничных и их распределение. Однако не забываем в таком случае поставить в строке с дополнительной базой ЕСВ стоять слева «больничный» код категории «29» – лица, которым начислено пособие по временной нетрудоспособности. Аналогично ситуациям помесячного распределения сумм декретных и переходных отпусков.
Внимание:начисление (доначисление) дополнительной базы ЕСВ и самого ЕСВ по ней за прошедшие периоды в ситуациях помесячного распределения больничных, декретных, переходных отпусков не считается ошибкой и ее исправлением.
Примеры исправления ошибок в отчетности по ЕСВ НДФЛ и ВС
Теперь же рассмотрим типичные ситуации исправления ошибок в отчетности по НДФЛ ВС и ЕСВ по каждому Приложению Отчета.
Пример 1 (исправление в Приложении Д1, «Отчетный новый»). После подачи Налогового расчета за IV квартал 2023 года обнаружили, что:
не показали в Приложении Д1 работника, у которого был отпуск за свой счет весь октябрь 2023 года (работник Полищук М.В.);
не показали в Приложении Д1 премию в сумме 1000 грн за октябрь 2023 по одному из работников – Кальченко В.М).
Предельная дата представления Налогового расчета за IV квартал 2023 г. еще не наступила. Заполненное Приложение Д1 приведено в файле ниже. Обе строки Приложения Д1 – для ввода данных (признак «0» в гр. 25). Также в данном случае будет заполнен и раздел I Налогового расчета.
Пример исправления ошибки в приложении Д1 «Отчетный новый»:
Пример 2 (исправление в приложении Д1, «Уточняющий»). После подачи Налогового расчета за ІІІ квартал 2023 года было выявлено, что за август 2023 года не начислили разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ – 2000 грн, а также ЕСВ на эту разницу – 440 грн.
Предельная дата представления Налогового расчета за ІІІ квартал 2023 г. уже прошла, поэтому приводим «Уточняющий» расчет. Заполненное Приложение Д1 приведено в файле ниже. Приложение Д1 содержит только одну строку для ввода (КТН «2»). Также в данном случае будет заполнен и раздел I Налогового расчета.
Пример исправления ошибки в приложении Д1 «Уточняющий»:
Пример 3 (исправление в приложении 4дф, «Отчетный новый», «Уточняющий»). В Налоговом расчете за ІІІ квартал 2023 по зарплате июля была допущена ошибка – бухгалтер применилналоговую социальную льготу по зарплате 6700 грн, в то время как она применялась в 2023 году только к зарплате в пределах 3760 грн. Дети у работника отсутствуют. НДФЛ нужно было – 1206 грн (=6700×0,18), а насчитали меньше, а именно 964,44 грн (= (6700 – 1342)×0,18). Как следствие, был занижен НДФЛ на сумму 241,56 грн (= 1206– 964,44).
Заполненное Приложение 4ДФ «Уточняющий» приведено в файле ниже. В нем 2 строчки:
первый – на исключение, повторяющее данные с неправильно рассчитанным НДФЛ (признак «1»);
второй – на сложение, в котором уже все написано правильно – с увеличенным НДФЛ (признак «0»).
Раздел I Налогового расчета оставляем пустым кроме реквизитов в строках 01-06 заглавной части, так как Приложение Д1 не заполняется.
Пример 4 (исправление в Приложении Д5, «Уточняющий»). В Налоговом расчете за ІІІ квартал 2023 года была допущена типичная ошибка в фамилии работника – Анищенко вместо Онищенко.
Заполненное Приложение Д5 приведено в файле ниже. В нем заполнено 2 строчки:
первый – на исключение, повторяющее данные с неправильной фамилией (признак «1»);
второй – на сложение, в котором уже все написано правильно (признак «0»).
Считаем, что отчетная дата уже прошла, поэтому приводим Приложение Д5 «Уточняющий», хотя его тип в данном случае на порядок исправления не влияет. Раздел I Налогового расчета останется пустым, кроме реквизитов в строках 01-06 заглавной части, так как Приложение Д1 не заполняется.
