експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Для тех, кто осуществляет внешнеэкономическую деятельность, ежедневно имеют дело с инвойсом. Минфин признаёт его первичным документом. А налоговики требуют дополнительно составлять к инвойсу акт выполнении работ, налоговую накладную или счёт-фактуру. Чья позиция в приоритете и что делать на практике? Всё объяснит эксперт
Инвойс — это сопроводительный документ в международной торговой практике, содержащий перечень товаров, их количество и стоимость, формальные характеристики (цвет, вес), условия поставки и данные о поставщике/получателе.
Первичный документ содержит сведения о хозяйственной операции (абз. 11 ч. 1 ст. 1 Закона о бухучёте). Как электронный, так и бумажный первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты как (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучёте):
название документа (формы);
дата составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание, объём и единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за проведение и оформление хозяйственной операции;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в проведении хозяйственной операции.
Поэтому можно заключить: инвойс (счёт) приобретает статус первичного документа, если он содержит:
все обязательные реквизиты первички;
сведения о хозяйственной операции.
Хозяйственная операция — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (абз. 5 ч. 1 ст. 1 Закона о бухучёте).
Однако оплату подтверждает не инвойс (счет), а произведенная обслуживающим банком платежная инструкция. Ведь бухгалтерское проведение Дт 31 «Счета в банках» Кт 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками» производится не на дату счета, а на дату платежной инструкции. Не опровергают этого и контролёры (письмо Минфина от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, разъяснение ГУ ГФС в г. Киеве от 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22; далее — Письмо № 6964).
Получение товаров/оказание услуг классический счёт тоже не подтверждает. Эту функцию выполняют накладная или акт.
Требования к инвойсу. Инвойсом поставщик только информирует покупателя, сколько и на какой счёт перевести деньги за товар/услугу. То есть первичным документом инвойс есть только по формальным признакам. Оплату и оприходование товара/оказание услуги он не подтвердит.
Инвойс может заменить накладную/акт только тогда, когда это будет гибридный документ. Кроме обязательных реквизитов первички, он должен содержать информацию о том, что продавец отгрузил товар (предоставил услугу), а покупатель (заказчик) его (её) получил (принял). На практике гибридным формам первичных документов присваивают двойные названия. Например, счёт-накладная, счёт-акт и т.п.
Фиксация в инвойсе факта отгрузки товара/получения услуги - не прихоть, а вынужденная мера. Выясним почему.
Активы — это ресурсы, от использования которых предприятие планирует получить экономические выгоды (п. 3 НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчётности»). Оно контролирует активы, пока не передаст их покупателю. Вместе с правом собственности на активы к покупателю переходят и связанные с ними риски и выгоды. Дата зачисления активов (товаров) на баланс — это дата, на которую к покупателю переходят риски и выгоды, связанные с правом собственности на приобретённые (полученные) активы (письмо Минфина от 21.04.2009 № 31-34000-20-27/11292). Именно на эту дату на основании соответствующих первичных документов и показывают стоимость товаров в бухгалтерском учёте.
Внимание: обычный (не гибридный) инвойс не фиксирует факт перехода права собственности на товар или факт предоставления услуги
Условия перехода права собственности на товар регулирует соответствующий договор. Обе стороны договора заинтересованы в том, чтобы корректно зафиксировать в нём условия (в частности, дату) перехода права собственности на товары или получения услуги. Ведь от этого зависит, правильно ли они признают доходы и расходы, то есть применят ли принцип осмотрительности. Согласно которому методы оценки, применяемые в бухгалтерском учёте, должны предотвращать занижение оценки обязательств и расходов, завышение оценки активов и доходов предприятия (абз. 9 п. 6 р. ІІІ НП(С)БУ 1).
В конце концов выставленный поставщиком счёт покупатель может и не оплатить. Ведь счёт - это документ, который не имеет обязательственного характера. И если покупатель и оплатит счёт, то имеет право передумать и изменить назначение платежа. Например, направить уплаченные средства в счёт оплаты услуги или вообще разорвать соглашение.
Поэтому классический (не гибридный) инвойс не может документально подтвердить, были ли соблюдены условия оприходования активов и признание дохода (расходов) от реализации товаров (услуг).
Щоб визначити право на індексацію у травні та червні 2025року, треба знати індекси інфляції за лютий— квітень 2025-го. 09.05.2025 оприлюднили останній із них. У якому місяці чекати на повернення індексації зарплат?
Хотя, по мнению Минфина, на основании счёта-фактуры (инвойса) можно отражать в бухучёте хозяйственную операцию по поставке товара (работ, услуг) без составления акта приёма-передачи. Однако при условии, что оплату товара подтверждает соответствующий платёжный документ (письма Минфина от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, от 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658; письмо Минфина от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983). Этот подход можно применить разве что к услугам. Поскольку, в отличие от поставки товаров, результат предоставления услуг не имеет материализованного или объективированного содержания. Ведь в этом случае продаётся не результат, а действия, которые к нему привели.
Практика налоговых проверок заставляет осторожно относиться к разъяснениям налоговиков о статусе инвойса, поскольку они требуют, чтобы были накладные или таможенные декларации, а также акты, подтверждающие реальность хозяйственной операции и даты признания дохода/оприходования ТМЦ.
В Письме № 6964 читаем, что счёт-фактура (инвойс) входит в перечень документов, подтверждающих таможенную стоимость товаров согласно части 2 статьи 53 Таможенного кодекса Украины. Однако инвойс — документ, по которому оплачивают товар. Он не фиксирует хозяйственной операции, распоряжения или разрешения на её проведение, а носит исключительно информационный характер. Поэтому импортированный товар нужно оприходовать по информации с грузовой таможенной декларации.
А в письме ГФС от 14.11.2017 № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК указано, что счёт-фактура не соответствует признакам первичного документа, поэтому факт получения услуг необходимо подтверждать актом.
На каком языке оформлять инвойс
Компании, которые ведут внешнеэкономическую деятельность, обычно работают с иноязычными инвойсами, преимущественно англоязычными. Однако все первичные документы у нас составляют на украинском языке (п. 1.3 Положения № 88). Налоговики отмечают: документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учёте и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык (ОИР, категория 102.21).
Поэтому инвойс лучше или сразу составлять на двух языках (на украинском и, например, на английском), или обеспечить аутентичный перевод иноязычного документа на украинский.
Инвойс для физических лиц заменит накладную или акт только при условии, если укажете в нем данные о переходе права собственности на товары или оказании услуги и согласуете это с соответствующим договором.
Если инвойс используется в коммерческой деятельности как информационный документ, следует составлять накладные на товары и акты о предоставлении (получении) услуг.
