бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Увольнение работника может быть немалыми хлопотами для бухгалтера. Ведь окончательный расчет может предусматривать не только расчет последних выплат работнику, но и определенные содержания. Например, если работник отгулял отпуск наперед придется удержать отпускные. Об этом и поговорим
Право на ежегодный отпуск работник «зарабатывает» с первого дня работы на предприятии. С этого дня начинает свой отсчет так называемый «рабочий» год для отпускных. По законодательству стандартная продолжительность ежегодного отпуска – 24 календарных дней, куда не входят праздничные и нерабочие дни (ст. 75 Кодекса законов о труде Украины; КЗоТ). Получается, что отпуск полной продолжительности работник «зарабатывает» только отработав полный год, то есть 365 (366) дней. Однако, в течение этого времени он может:
использовать отпуск «авансом», отработав 6 месяцев;
увольняться.
Добавим, что по общему правилу ежегодный отпуск наперед (основная и дополнительная) в полной продолжительности может предоставляться работнику в первый год работы после непрерывной работы продолжительностью 6 месяцев на предприятии (ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 №504/96-ВР; далее – Закон об отпусках).
Но есть еще льготные категории, которые могут воспользоваться правом на ежегодный отпуск до истечения 6-месячного срока. Они перечислены в части 7 статьи 10 Закона об отпусках. Это, в частности:
работники, которым не исполнилось 18 лет,
лица с инвалидностью, женщины с двумя и более детьми младше 15 лет,
женщины перед/после отпуска по беременности и родам и т.д.
Уволиться работник может независимо от того, воспользовался ли он правом на ежегодный отпуск или нет. Из-за этого при увольнении может возникнуть две ситуации:
Отпускные и увольнения
Компенсация отпускных
Удержание отпускных
Что проверить:
использованы дни ежегодного отпуска
(есть неиспользованные дни ежегодного отпуска)
использованы дни ежегодного отпуска > нормы
(есть незаработанные дни ежегодного отпуска)
Что это значит:
Работник не использовал заработанные дни отпуска или вообще не воспользовался правом на отпуск
где 24 – количество календарных дней ежегодного основного отпуска за полностью отработанный рабочий год;
366 – количество календарных дней полного рабочего года, (может быть 365);
11 – количество праздничных и нерабочих дней в рабочем году.
Что сделать бухгалтеру:
Компенсировать неиспользованные дни ежегодного отпуска
Удержать оплату излишне отпускных использованных дней отпуска. Однако следует соблюсти ограничения на максимальные удержание из зарплаты, ст. 128 КЗоТ.
Кстати, отпускной «стаж» работника – это фактически отработанные им календарные дни в рабочем году до увольнения с вычетом праздничных и нерабочих дней за этот период.
Ситуация, когда «все совпало» и фактически использованные дни ежегодного отпуска соответствуют заработанным, случается не часто, поэтому всегда есть отклонения в ту или другую сторону.
Право работодателя производить отчисления из заработной платы за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года, определено п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗоТ и ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках.
Отчислять с зарплаты отпускные можно только за дни отпуска, предоставление которого привязано к рабочему году (ст. 22 Закона об отпусках). То есть только за дни ежегодного отпуска.
Если работник воспользовался учебным отпуском, соцотпуском на детей, дополнительным отпуском для участников боевых действий, то оснований для содержания отпускных за дни таких отпусков нет.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Есть случаи, когда запрещено удерживать из заработной платы сумму «лишних» отпускных (ст. 22 Закона об отпуске). Это увольнение работника по следующим причинам:
призыв на военную службу;
перевод на другое предприятие;
отказ от перевода на работу в другую местность;
ликвидация, реорганизация, сокращение штата;
несоответствие должности из-за нехватки квалификации или неподходящее состояние здоровья;
4-месячная временная нетрудоспособность. Исключение – отпуск из-за беременности и родов (декрет);
восстановление на работе другого работника, занимавшего данную должность;
направлением на обучение;
выход на пенсию;
смерть.
Наперед использован отпуск при увольнении таких работников считается законно оплаченной и подлежит возврату.
Отпускные при увольнении: как рассчитать
Если по факту работник был в отпуске больше, чем заработал, то:
1. Находим норму, то есть «заработанные» дни отпуска (см. расчет в таблице в начале консультации);
2. Рассчитываем дни отпуска, использованные излишне: «незаработанные» дни отпуска = дни, которые работник отыграл – «заработанные» дни);
3. Определяем сумму удержаний: чрезмерно использованные дни умножаем на среднедневную заработную плату. Берите показатель, который использовали для оплаты отпускных. Не нужно заново определять среднедневную зарплату, исходя из нового расчетного периода.
4. Проверяем выполнение ограничения по максимальному размеру удержаний из заработной платыпо ч. 1 ст. 128 КЗоТ: 20% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.
Обратите внимание!Во всех расчетах в количестве дней не учитываем праздничных и нерабочих дней (см. пример ниже).
Если работник был в отпуске несколько раз, и такое возможно, то используем средний именно по отпуску, когда возникло использование «незаработанных» дней.
Пример 1. На работу приняли бухгалтера 22.02.2022 г. Отработав полгода, он сходил в сентябре 2022 года в ежегодный отпуск на 24 дня. Среднедневная зарплата для отпускных составила 327,45 грн. Начислена сумма отпускных 7858,80 грн. (327,45 грн. × 24 к. дн.). 01.10.2022 г. работник увольняется. Сумма начисленной зарплаты за сентябрь 20222 – 20500 грн.
Проводим расчет:
1) отпускной «стаж» работника составляет: 214 к. дней – 8 празднично-нерабочих дней = 206 к. дн.
2) «заработанные» дни отпуска = 24×206÷ (365– 11) ≈ 14 к. дней;
3) чрезмерно использованные дни отпуска: 24 – 14 = 10 к. дней;
4) сумма отпускных, которую нужно удержать: 327,45×10 = 3274,50 грн. Перечислять среднедневную не нужно(!). Считаем, что даже из-за обновления правил исчисления среднедневного в Порядке № 100 (см. консультацию о расчете средней);
5) проверяем ограничения (начисленная зарплата уменьшена на сумму налогов): 20500×0,805×0,2 = 3300,50 грн > 3274,50 грн. Ограничение производится.
Следовательно, сумма отпускных, которые необходимо удержать, – 3274,50 грн.
Конечно, описанная в вышеприведенном примере ситуация идеальна. На практике возможны случаи:
сумма удержания отпускных превышает общую сумму выплаты зарплаты и других выплат при увольнении;
сумма удержания отпускных превышает 20% начисленной зарплаты работнику.
Что делать бухгалтеру? В первом варианте придется упрашивать работника вернуть сумму излишне начисленных отпускных в кассу или банковский счет предприятия. Если работник отказывается, то можно подавать дело в суд или «простить» работнику данный долг.
Во втором случае, чтобы не нарушать КЗоТ придется:
удержать отпускные в пределах ограничения;
разницу уговорить работника вернуть в кассу предприятия или на банковский счет.
Еще один вариант – попросить работника написать заявление на удержание всей суммы отпускных – тогда ограничение в 20% не применяется.
В таком случае формально нормы ч. 1 ст. 128 КЗоТ будут соблюдены.
Пример 2. Возьмем исходные данные из Примера 1 и предположим, что зарплата работника в сентябре 2022 года было 15100 грн.
Проверяем выполняется ли 20%-е ограничение: 15100×0,805×0,2 = 2431,10 грн
2431,10 грн
В таком случае попросите работника написать заявление, в котором он позволяет удержать всю сумму переплаты отпускных или вернуть в кассу (на счет) предприятия. Вернуть он сумму за минусом налогов, которые уже уплатили в бюджет: 3274,50 × 0,805 = 2635,97 грн.
Если работник такого заявления не предоставит, удержать можете только 2431,10 грн. Обратите внимание, если выбран вариант с возвратом средств, то лучше, чтобы он это сделал для выплаты зарплаты. Тогда можно будет откорректировать ЕСВ, НДФЛ и ВЗ на налогооблагаемую базу. Если это сделать позже, то получится переплата по налогам.
Отпускные при увольнении: налоговые последствия удержания
НДФЛи приложение 4ДФ Налогового расчета. Если зарплаты хватает, то ничего не меняется и окончательные суммы НДФЛ включаются в приложение 4ДФ Налогового расчета того квартала, в котором увольняется работник. Подавать уточняющий расчет за период, в котором было начисление отпускных, не нужно, так как данная ситуация не рассматривается как ошибка.
В случае, когда работник вносит сумму излишне выплаченных отпускных в кассу (на счет) предприятия, она отражается в приложении 4ДФ Налогового расчета со знаком «–».
Удержание отпускных при увольнении и ЕСВ в Приложения Д1 Налогового расчета. В приложении Д1 Налогового расчета сумма удержанных отпускных отражается на одной сумме с зарплатой, если ее хватило.
Если было внесение излишне выплаченных средств работником в кассу предприятия, то заполняются:
графа 09 – код «10»;
графа 10 – месяц, в котором начислены отпускные;
графа 16 – сумма отпускных со знаком «–».
Удержание отпускных при увольнении: бухгалтерские проводки
По вышеприведенным примерам 1 и 2 приведем бухгалтерские проводки
