Исправление ошибок в начислении заработной платы

Як правильно нарахувати зарплату та подати зарплатну звітність

Бухгалтер снизил сумму начисленной зарплаты: как исправить ошибку

Чаще всего занижение зарплаты вызывают следующие ошибки:

• не насчитали индексацию или неправильно определили ее сумму (внимание: в 2023 году временно индексация вообще не начисляется);
• не начислили доплату к размеру минимальной зарплаты (внимание: в 2023 году минимальная зарплата 6700 грн);
• неправильно определили средний заработок за время его сохранности;
• неправильно вычислили норму времени или количество отработанного времени.

Также к занижению зарплаты может привести неприменение налоговой социальной льготы (НСЛ), если работник имел право на нее. Она увеличивает суммы зарплаты «к выдаче» за счет меньшего налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Следовательно, если НСЛ не применить, то сумма зарплаты «к выдаче», напротив, уменьшается.

Такую ошибку исправить не сложно. Ведь когда зарплату начисляют за предыдущий период, в частности из-за уточнения количества отработанного времени, обнаруженные ошибки отражают в том месяце, когда производились начисления (пп. 1.6.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госстата от 13.01.2004 № 5; далее – Инструкция № 5). То есть доначисленная сумма зарплаты в бухгалтерском учете попадает в расходы месяца, в котором произошло исправление ошибки.

Підвищення мінімальної зарплати з 01.04.2024: які виплати перерахувати

З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Как это работает, рассмотрим на примере ниже.

ПРИМЕР Исправление ошибки в учете при занижении зарплаты. Менеджер Гопаченко Василий Васильевич находился в отпуске с 20 февраля по 10 марта 2023 года. В феврале ему насчитали:

• зарплату за отработанное в феврале 2023 время - 24522,00 грн;
• отпускные за февраль 2023 - 15400,00 грн;
• отпускные за март 2023 - 9800,00 грн.

В марте 2023 г. зарплата за отработанное время равна 31125,00 грн.

В апреле 2023-го бухгалтер обнаружил ошибку, которую допустил, когда исчислял среднюю зарплату для начисления отпускных. В результате исправления ошибки доначислил в апреле 2023 года:

• отпускные за февраль 2023 - 2310,00 грн;
• отпускные за март 2023 - 1470,00 грн.

Зарплата в апреле за отработанное время равняется 41500,00 грн.

Покажем эти операции в учете. Для упрощения – без проведения по выплате зарплаты. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражаем таким же образом, как и зарплату текущего месяца.

Однако только доначислением сумм зарплаты (отпускных) в апреле 2023 года обойтись не получится, ведь в феврале и марте 2023 еще имеем заниженные суммы дохода в зарплатном отчете (налоговом расчете). Как следствие, были занижены суммы НДФЛ, военного сбора (ВС) и ЕСВ. Итак, исправляем еще и ошибки налоговой отчетности, а именно:

• в Приложения 4ДФ Налогового расчета – суммы начисленного и уплаченного дохода, удержанного и уплаченного НДФЛ и ВС;
• в Приложения Д1 и основной части Налогового расчета – суммы начисленного дохода, а также начисленного ЕСВ.

Сначала рассмотрим исправление ошибки в Приложении 4ДФ. Так как доходы фактически доначисляются и выплачиваются в апреле вместе с налогами по ним, то исправлять ошибку следует через то же Приложение 4ДФ текущего налогового расчета, то есть то, которое будет подаваться за ІІ квартал 2023 года.

В Приложении 4ДФ к Налоговому расчету доначисленная зарплата отражается «свернуто» с признаком дохода «101». То есть в общей сумме той зарплаты, которая начисляется за месяц, в котором исправляется ошибка – в данном случае за апрель. В нашем случае сумма начисленного дохода выходит:

41500+2310+1470 = 45280 грн

Пример заполненного Приложения 4ДФ приведен в файле ниже.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ⏩

Теперь к Приложению Д1 Налогового расчета. Здесь уже может быть два варианта:

• или исправить ошибку через текущее Приложение Д1, то есть через то, которое составляется за апрель 2023 года;
• или подать два Приложения Д1 в сложные Налогового расчета «Отчетный новый» и исправить в них отдельно февраль и март 2023 года. Подать «Отчетный новый» можно, ведь еще не прошла крайняя дата отчетности за I квартал 2023 – 10 мая 2023 года. Если дата прошла, то можно то же сделать через Налоговый расчет «Уточняющий».

Второй вариант исправления более срочный, а второй более удобен, ведь не нужно составлять отдельный отчет. Рассмотрим именно первый.

При исправлении ошибки через текущее Приложение Д1 необходимо доначисленные суммы отпускных указать в отдельных строках, то есть отдельно от зарплаты за апрель 2023 года. Так как доначисленные отпускные касаются двух отдельных месяцев, то строк с ними должно быть две – в каждой из этих строк в графе 10 следует указать тот месяц, к которому они относятся («2» – февраль, «3» – март). В графах 16 и 17 приводим сумму доначисленного дохода. Выглядит это так, как приведено в файле ниже.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ⏩

Як донарахувати минулорічні суми індексації за місяці 2023 року

У консультації — безпечне для вас рішення, що дасть змогу донарахувати індексацію за минулі періоди і нейтралізувати загрозу штрафів

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Бухгалтер завысил сумму начисленной зарплаты: как исправить ошибку

К завышению зарплаты приводят следующие ошибки:

• излишне начислили зарплату из-за ошибочного учета рабочего времени;
• излишне насчитали доплату до размера минимальной зарплаты, если работник не отработал норму рабочего времени;
• ошиблись, когда вычисляли средний заработок за время его сохранности;
• неправильно трактовали нормы законодательства и/или колдоговора, например, излишне насчитали доплату или премию.

Также к завышению зарплаты к выдаче может привести ошибочное применение налоговой социальной льготы (НСЛ). Она увеличивает суммы зарплаты до выдачи за счет меньшего налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Когда зарплату завысили, поправить ошибку сможете не всегда. Законодательство ограничивает работодателя, защищая интересы работника.

Произвести вычеты из зарплаты можно только:

• чтобы вернуть суммы, выплаченные излишне по причине счетных ошибок;
• не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы (ст. 127 Кодекса законов о труде Украины, далее – КЗоТ).

Под счетными ошибками понимают неточности в вычислениях, двукратное начисление зарплаты за один и тот же период и т.д. Не считают счетными ошибки, не связанные с вычислениями, ошибочное применение законов и других нормативно-правовых актов, в т. ч. коллективного договора (п. 24 постановления Пленума ВС «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.1999) №13).

Вычеты оформьте приказом работодателя. Если месячный срок пропущен, вернуть излишне выплаченную зарплату можете только с согласия работника или через суд. Если работник согласился вернуть излишне полученное, пусть напишет заявление, в котором попросит удержать из его зарплаты излишне выплаченные ему денежные средства. Другой вариант – работник внесет деньги в кассу предприятия (или на счет предприятия). Но и тогда понадобится заявление работника, удостоверяющее причину внесения средств в кассу (счет).

Внимание! Вернуть излишне выплаченную зарплату можно с согласия работника или через суд.

КЗоТ ограничивает и размер отчислений из зарплаты, что может сделать работодатель. Если вычет связан с исправлением счетной ошибки, их сумма не может превышать 20% зарплаты, причитающейся к выплате. Впрочем, если работник добровольно возвращает деньги по заявлению, ограничение можете пренебречь.

Чтобы исправить ошибку по завышению зарплаты, чрезмерно начисленные суммы заработка сторнуйте на основании бухгалтерской справки. То есть сделайте проведение на сумму излишней выплаты по той же корреспонденции счетов, по которой произвели неправильное начисление, но с минусом (данную запись правильно делать красным цветом – отсюда красное сторно). Сторнованную сумму «сверните» с начисленным за месяц доходом. Обязательно соблюдайте упомянутое ограничение: отчислите 20% суммы.

Сторнированные суммы за время отпусков и болезни относите к тому месяцу, на который пришелся отпуск или временная нетрудоспособность.

Проиллюстрируем изложенное на примере ниже.

🔊 Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році

2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

ПРИМЕР. Исправление ошибки в учете при завышении суммы отпускных. Менеджер Дубина Максим Викторович находился в ежегодном отпуске четырех календарных дней — с 14 по 17 марта 2023 года. Средний заработок для расчета отпускных – 769,23 грн. Бухгалтер по ошибке насчитал отпускные не за четыре, а за пять дней в сумме 3846,15 грн. Зарплата работника за март – 15000,00 грн.

Ошибку в начислении зарплаты обнаружили в апреле 2023 года.

Зарплата работника за апрель –15000,00 грн.

Покажем, как смотрится учет этих операций (см. таблицу ниже). Для упрощения только начисление, без выплаты зарплаты. Однако проверим сначала % вычета:

• сумма завышения зарплаты (отпускных) в марте 2023 г. = 769,23 грн (за 1 день лишних отпускных);
• удельный вес вычета в общей сумме зарплаты за апрель 2023 г. = 769,23×100%/15000 = 5,13% < 20%. Следовательно, вычет можно провести полностью с апрельской зарплаты.

Обратите внимание на применение метода «красное сторона». Данный способ устранения ошибок применяется как раз для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета за истекший отчетный период (п. 4.6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, приказ Минфина от 24.05.1995 г. № 88). Два проведения «красное сторно» (№ 9 и № 13 в таблице выше) обеспечили:

• «возврат назад» обеспечение оплаты отпусков на сумму излишне начисленных отпускных и ЕСВ на них;
• уменьшение суммы зарплаты «до выплаты» – за апрель 2023 г.;
• уменьшение ЕСВ к уплате за текущий период – за апрель 2023 года.

Административные расходы по счету 92 не корректируем, так как они связаны с начислением зарплаты 15000 грн за апрель 2023 г., которая начислена правильно.

Таким образом, проведение «красное сторно» корректируют, а именно уменьшают результаты проведения по начислению отпускных и ЕСВ в марте 2023 года (№ 2 и № 6 в таблице выше)

Однако, кроме исправления ошибки в бухгалтерском учете, нужно также поправить и Приложения 4ДФ и Д1 Налогового расчета.

Об исправлении ошибки в Приложении 4ДФ. Так как начисленный доход за апрель вследствие корректировки уменьшается в Приложении 4ДФ за апрель 2023 г. нужно просто отразить базу дохода (=15000–769,23=14230,77) и НДФЛ и ВС с данной базы. Каких-либо специальных корректировок делать не нужно. Заполненное Приложение 4ДФ за апрель 2023 г. приведено в файле ниже.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ⏩

Об исправлении ошибки в Приложении Д1. Необходимо уменьшение суммы отпускных указать в отдельной строке, т.е. отдельно от зарплаты за апрель 2023. Так как уменьшение отпускных касается одного месяца, то строка по ним должна быть одна – в графе 10 следует указать тот месяц, к которому относится уменьшение («3» – март ), а сумму уменьшения указать в графах 16 и 17 со знаком минус («–»). Выглядит это так, как приведено в файле ниже.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ⏩

Когда можно исправить зарплатную ошибку и с ЕСВ через текущее Приложение Д1

Приведенные выше способы устранения ошибки с ЕСВ – через текущее Приложение Д1 допускается абз. 50 п. 1 раздела IV Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета, утвержденного постановлением Минфина от 13.01.2015 г. № 4. Там, в частности, сказано, что «внесение отрицательных значений сумм начисленной зарплаты (начисленного дохода) допускается только в случае отражения:

• сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих отчетных (налоговых) периодах;
• сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам».

Что нужно проверить, если уменьшили доход работника в прошлом периоде

При осуществлении корректировки ЕСВ прошлых периодов учтите два важных вопроса прошлого периода – того, в котором допущена ошибка. Первое – относительно доплаты к минимальной зарплате. После исправления проверьте, не стала ли сумма дохода работника за откорректированный месяц в виде зарплаты меньше размера минимальной зарплаты. Если да – доначислите доплату, чтобы «дотянуть» месячную зарплату до минимального размера, если работник отработал полную норму времени. Иначе не соблюдаете минимальные гарантии в оплате труда. За это грозит штраф – 2-кратный размер минимальной заработной платы, установленный законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого допустили нарушение (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). В данном примере проверять нет нужды, так корректировались отпускные, которые рассчитываются на основе средней за прошлые периоды, а потому не входят в минимальный уровень оплаты марта 2023 года.

Второе – соблюдение минимальной базы начисления ЕСВ после исправления ошибки. Так, после корректировки ЕСВ через Приложение Д1 база начисления ЕСВ откорректированного месяца может получиться меньше минимальной зарплаты (март 2023 – 6700 грн). В таком случае следует определить разницу и заполнить графу 18 Приложения Д1, доначислив ЕСВ. В графе 09 в качестве кода типа начислений указываем «2», что означает доначисление базы ЕСВ прошлого периода. В приведенном примере база начисления ЕСВ за март 2023 г. после корректировки превышает минимальную (=15000+3846,15–769,23=18076,92 > 6700).

Обратите внимание, что минимальная база ЕСВ и доплата минимальной зарплаты имеют собственные базы начисления. К примеру, отпускные учитываем в обеспечении минимальной базы ЕСВ, но они не входят в сумму обеспечения минимальной зарплаты за месяц, так как являются выплатой, которая считается на основе среднего дохода за прошлые периоды.

Компенсація витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю

Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Какими документами оформить исправление зарплатной ошибки

Исправление зарплатной ошибки зафиксируйте в бухгалтерской справке. Именно этот документ является основанием сделать корректирующие записи в бухгалтерских регистрах. Справка составляется в произвольной форме.

Требования к оформлению просты. Справка должна содержать номер записи по порядку, содержание операции, корреспонденцию счетов, сумму и необходимые пояснения (почему произошла ошибка).

Под корректирующими записями укажите дату составления справки. Подписать справку должны исполнитель и главный бухгалтер.

Исправление несуммовых зарплатных ошибок

Кроме суммовых ошибок, которые приводят к завышению или занижению начисленной зарплаты или зарплаты к выдаче, могут быть и ошибки другого типа – в оформлении налоговой отчетности, не приводящие к завышению или занижению задекларированного дохода, НДФЛ, ВС или ЕСВ. Однако все равно ошибки, которые нужно исправить.

Приводим примеры типичных примеров следующих ошибок:

• неправильно применен признак дохода или признак налоговой социальной льготы в Приложении 4ДФ;
• неправильно определен код типа начислений (КТН) в Приложении Д1;
• не указан признак спецстажа в Приложении Д1;
• неправильный код застрахованного лица в Приложении Д1;
• неправильный номер учетной карточки плательщика налога в Приложении 4ДФ.

Это так называемые несуммовые ошибки.

Все зарплатные ошибки приводят либо к занижению, либо к завышению зарплаты. В случае занижения исправьте ошибку в том месяце, когда она была обнаружена. Если зарплату завысили, чтобы ее исправить, сторните чрезмерно начисленные суммы заработка.