Виправлення помилок в нарахуванні заробітної плати

Як правильно нарахувати зарплату та подати зарплатну звітність

Бухгалтер занизив суму нарахованої зарплати: як виправити помилку

Найчастіше заниження зарплати спричинюють такі помилки:

• не нарахували індексацію або неправильно визначили її суму (увага: у 2023 році тимчасово індексація взагалі не нараховується);
• не нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати (увага: у 2023 році мінімальна зарплата 6700 грн);
• неправильно визначили середній заробіток за час його збереження;
• неправильно обчислили норму часу або кількість відпрацьованого час.

Також до заниження зарплати може призвести незастосування податкової соціальної пільги (ПСП), якщо працівник мав право на неї. Вона збільшує суми зарплати “до видачі” за рахунок меншого податку на доходи фізичних осіб (ПДФО). Отже, якщо ПСП не застосувати, то сума зарплати «до видачі», навпаки, зменшується.

Таку помилку виправити не складно. Адже коли зарплату нараховують за попередній період, зокрема через уточнення кількості відпрацьованого часу, виявлені помилки відображають у тому місяці, коли проводили нарахування (пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5; далі — Інструкція № 5). Тобто донарахована сума зарплати у бухгалтерському обліку потрапляє до витрат місяця, у якому відбулося виправлення помилки.

Підвищення мінімальної зарплати з 01.04.2024: які виплати перерахувати

З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Як це працює, розглянемо, на Прикладі нижче.

ПРИКЛАД Виправлення помилки в обліку в разі заниження зарплати. Менеджер Гопаченко Василь Васильович перебував у відпустці із 20 лютого по 10 березня 2023 року. У лютому йому нарахували:

• зарплату за відпрацьований у лютому 2023 час — 24522,00 грн;
• відпускні за лютий 2023 — 15400,00 грн;
• відпускні за березень 2023 — 9800,00 грн.

У березні 2023 зарплата за відпрацьований час дорівнює 31125,00 грн.

У квітні 2023-го бухгалтер виявив помилку, якої припустився, коли обчислював середню зарплату для нарахування відпускних. У результаті виправлення помилки донарахував у квітні 2023:

• відпускні за лютий 2023 — 2310,00 грн;
• відпускні за березень 2023 — 1470,00 грн.

Зарплата у квітні за відпрацьований час дорівнює 41500,00 грн.

Покажемо ці операції в обліку. Для спрощення – без проведень з виплати зарплати. У бухгалтерському обліку донараховані суми зарплати відображаємо таким же чином, як зарплату поточного місяця.

Однак лише донарахуванням сум зарплати (відпускних) у квітні 2023 року обійтися не вийде, адже у лютому та березні 2023 ще й маємо занижені суми доходу у зарплатному звіті (податковому розрахунку). Як наслідок, були й занижені суми ПДФО, військового збору (ВЗ) і ЄСВ. Отже, виправляємо ще й помилки податковій звітності, а саме:

• у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку – суми нарахованого та виплаченого доходу, утриманого й сплаченого ПДФО і ВЗ;
• у Додатку Д1 та основній частині  Податкового розрахунку – суми нарахованого доходу, а також нарахованого ЄСВ.

Спершу розглянемо виправлення помилки у Додатку 4ДФ. Так як доходи фактично донараховуються та виплачуються у квітні разом з податками за ними, то виправляти помилку слід через той же Додаток 4ДФ поточного податкового розрахунку, тобто той, який буде подаватися за ІІ квартал 2023 року.

У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку донарахована зарплата відображається «згорнуто» з ознакою доходу «101». Тобто у загальній сумі тої зарплати, що нараховується за місяць, у якому виправляється помилка – у даному разі за квітень. У нашому випадку сума нарахованого доходу виходить:

41500 + 2310 + 1470 = 45280 грн

Приклад заповненого Додатку 4ДФ наведено у файлі нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Тепер до Додатка Д1 Податкового розрахунку. Тут уже може бути два варіанти:

• або виправити помилку через поточний Додаток Д1, тобто через той, який складається за квітень 2023 року;
• або подати два Додатки Д1 у складні Податкового розрахунку «Звітний новий» і виправити у них окремо лютий і березень 2023 року. Подати «Звітний новий» можна, адже  ще не минула крайня дата звітування за І квартал 2023 року – 10 травня 2023 року. Якщо ця дата минула, то можна те саме зробити через Податковий розрахунок «Уточнюючий».

Другий варіант виправлення більш терміновий, а другий – більш зручний, адже не треба складати окремий звіт. Розглянемо саме перший.

При виправленні помилки через поточний Додаток Д1 необхідно донараховані суми відпускних вказати в окремих рядках, тобто окремо від зарплати за квітень 2023. Так як донараховані відпускні стосуються двох окремих місяців, то рядків з ними має бути два – у кожному з цих рядків у графі 10 слід вказати той місяць, якого вони стосуються («2» – лютий, «3» – березень). У графах 16 і 17 наводимо суму донарахованого доходу. Виглядає це все так, як наведено у файлі нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Як донарахувати минулорічні суми індексації за місяці 2023 року

У консультації — безпечне для вас рішення, що дасть змогу донарахувати індексацію за минулі періоди і нейтралізувати загрозу штрафів

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Бухгалтер завищив суму нарахованої зарплати: як виправити помилку

До завищення зарплати призводять такі помилки:

• зайво нарахували зарплату через помилковий облік робочого часу;
• зайво нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати, якщо працівник не відпрацював норму робочого часу;
• помилилися, коли обчислювали середній заробіток за час його збереження;
• неправильно трактували норми законодавства та/або колдоговору, приміром, зайво нарахували доплату чи премію.

Також до завищення зарплати «до видачі» може призвести помилкове застосування податкової соціальної пільги (ПСП). Вона збільшує суми зарплати «до видачі» за рахунок меншого податку на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Коли зарплату завищили, виправити помилку зможете не завжди. Законодавство обмежує роботодавця, захищаючи інтереси працівника.

Зробити відрахування із зарплати можна лише:

• щоб повернути суми, виплачені зайво унаслідок лічильних помилок;
• не пізніше ніж за один місяць із дня виплати неправильно обчисленої суми (ст. 127 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

Під лічильними  помилками розуміють неточності в обчисленнях, дворазове нарахування зарплати за один і той самий період тощо. Не вважають лічильними помилки, не пов’язані з обчисленнями, помилкове застосування законів та інших нормативно-правових актів, у т. ч. колективного договору (п. 24 постанови Пленуму ВС «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.1999 № 13).

Відрахування оформте наказом роботодавця. Якщо місячний строк пропустили, повернути зайво виплачену зарплату можете лише за згодою працівника або через суд. Якщо працівник погодився повернути зайво отримане, нехай напише заяву, у якій попрохає утримати з його зарплати надміру виплачені йому кошти. Іншій варіант — працівник внесе гроші до каси підприємства (чи на рахунок підприємства). Але й тоді знадобиться заява працівника, яка засвідчить причину внесення коштів до каси (рахунок).

Увага! Повернути зайво виплачену зарплату можна за згодою працівника або через суд.

КЗпП обмежує і розмір відрахувань із зарплати, що може зробити роботодавець. Якщо відрахування пов’язане з виправленням лічильної помилки, їх сума не може перевищувати 20% зарплати, належної до виплати. Утім, якщо працівник добровільно повертає гроші за заявою, обмеженням можете знехтувати.

Щоб виправити помилку із завищення зарплати, надміру нараховані суми заробітку сторнуйте на підставі бухгалтерської довідки. Тобто зробіть проведення на суму зайвої виплати за тією самою кореспонденцією рахунків, за якою зробили неправильне нарахування, але з мінусом (даний запис правильно робити червоним кольором – звідси “червоне сторно”). Сторновану суму «згорніть» із нарахованим за місяць доходом. Обов’язково дотримайте згаданого обмеження: відрахуйте 20% суми.

Сторновані суми за час відпусток і хвороби відносьте до того місяця, на який припала відпустка або тимчасова непрацездатність.

Проілюструємо викладене на Прикладі нижче.

🔊 Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році

2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

ПРИКЛАД. Виправлення помилки в обліку в разі завищення суми відпускних. Менеджер Дубина Максим Вікторович перебував у щорічній відпустці чотири календарних дні — із 14 по 17 березня 2023 року. Середній заробіток для розрахунку відпускних – 769,23 грн. Бухгалтер помилково нарахував відпускні не за чотири, а за п’ять днів у сумі 3846,15 грн. Зарплата працівника за березень – 15000,00 грн.

Помилку у нарахуванні зарплати виявили у квітні 2023-го.

Зарплата працівника за квітень –15000,00 грн.

Покажемо, як виглядає облік цих операцій (див. таблицю нижче). Для спрощення — лише нарахування, без виплати зарплати. Однак перевіримо спершу % вирахування:

• сума завищення зарплати (відпускних) у березні 2023 = 769,23 грн (за 1 день зайвих відпускних);
• питома вага вирахування у загальній сумі зарплати за квітень 2023 = 769,23×100%/15000 = 5,13% < 20%. Отже, вирахування можна провести повністю з квітневої зарплати.

Зверніть увагу на застосування методу «червоне сторно». Даний спосіб виправлення помилок застосовується якраз для виправлення помилок в регістрах бухгалтерського обліку за минулий звітний період (п. 4.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, наказ Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88). Два проведення «червоне сторно» (№ 9 та № 13 у таблиці вище) забезпечили:

• «повернення назад» забезпечення оплати відпусток на суму зайво нарахованих відпускних і ЄСВ на них;
• зменшення суми зарплати «до виплати» – за квітень 2023;
• зменшення ЄСВ до сплати за поточний період – за квітень 2023.

Адміністративні витрати по рахунку 92 не коригуємо, так як вони пов’язані з нарахування зарплати 15000 грн за квітень 2023, яка нарахована правильно.

Таким чином, проведення «червоне сторно» коригують, а саме зменшують результат проведень з нарахування відпускних і ЄСВ у березні 2023 року (№ 2 і № 6 у таблиці вище)

Однак окрім виправлення помилки у бухгалтерському обліку треба також поправити й Додатки 4ДФ і Д1 Податкового розрахунку.

Щодо виправлення помилки у Додатку 4ДФ. Так як нарахований дохід за квітень внаслідок коригування зменшується у Додатку 4ДФ за квітень 2023 потрібно просто відобразити базу дохід (=15000–769,23=14230,77) і ПДФО та ВЗ з даної бази. Якихось спеціальних коригувань робити не потрібно. Заповнений Додаток 4ДФ за квітень 2023 наведений у файлі нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Щодо виправлення помилки у Додатку Д1. Необхідно зменшення суми відпускних вказати в окремому рядку, тобто окремо від зарплати за квітень 2023. Так як зменшення відпускних  стосуються одного місяця, то рядок по ним має бути один – у графі 10 слід вказати той місяць, якого стосується зменшення («3» – березень), а суму зменшення вказати у графах 16 і 17 зі знаком мінус («–»). Виглядає це все так, як наведено у файлі нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Коли можна виправити зарплатну помилку і з ЄСВ через поточний Додаток Д1

Наведені вище способи виправлення помилки з ЄСВ – через поточний Додаток Д1 допускається абз. 50 п. 1 розділу IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого постановою Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4. Там зокрема сказано, що «внесення від’ємних значень сум нарахованої зарплати (нарахованого доходу) допускається лише у разі відображення:

• сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх звітних (податкових) періодах;
• сторнованих сум відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами».

Що треба перевірити, якщо зменшили дохід працівника у минулому періоді

При здійсненні коригування ЄСВ минулих періодів зважте на два важливі питання  минулого періоду – того, у якому допущена помилка.  Перше – щодо доплати до мінімальної зарплати. Після виправлення перевірте, чи не стала сума доходу працівника за місяць, який відкоригували, у вигляді зарплати меншою за розмір мінімальної зарплати. Коли так –донарахуйте доплату, щоб “дотягнути” місячну зарплату до мінімального розміру, якщо працівник відпрацював повну норму часу. Інакше не дотримаєте мінімальних гарантій в оплаті праці. За це загрожує штраф – 2-кратний розмір мінімальної заробітної плати, встановлений законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого припустилися порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). У даному прикладі перевіряти немає потреби, так коригувалися відпускні, які розраховуються на основі середньої за минулі періоди, а тому не входять до мінімального рівня оплати березня 2023.

Друге – дотримання мінімальної бази нарахування ЄСВ після виправлення помилки. Так, після коригування ЄСВ через Додаток Д1 база нарахування ЄСВ відкоригованого місяця може вийти меншою за мінімальну зарплату (березень 2023 – 6700 грн). У такому разі слід визначити різницю й заповнити графу 18 Додатка Д1, донараховавши ЄСВ. У графі 09 як код типу нарахувань зазначаємо «2», що означає донарахування бази ЄСВ минулого періоду. У наведеному прикладі база нарахування ЄСВ за березень 2023 року після коригування перевищує мінімальну (=15000+3846,15–769,23=18076,92 > 6700).

Зверніть увагу, що мінімальна база ЄСВ і доплата до мінімальної зарплати мають власні бази нарахування. Наприклад, відпускні враховуємо у забезпеченні мінімальної бази ЄСВ, але вони не входять до суми забезпечення мінімальної зарплати за місяць, так як є виплатою, яка рахується на основі середнього доходу за минулі періоди.

Компенсація витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю

Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Якими документами оформити виправлення зарплатної помилки

Виправлення зарплатної помилки зафіксуйте у бухгалтерській довідці. Саме цей документ є підставою зробити коригувальні записи у бухгалтерських регістрах. Довідка складається й довільній формі.

Вимоги до оформлення прості. Довідка має містити номер запису за порядком, зміст операції, кореспонденцію рахунків, суму та необхідні пояснення (чому сталася помилка).

Під коригувальними записами зазначте дату складання довідки. Підписати  довідку мають виконавець та головний бухгалтер.

Виправлення несумових зарплатних помилок

Окрім сумових помилок, які призводять до завищення чи заниження нарахованої зарплати  чи зарплати «до видачі» можуть бути й помилки іншого типу – в оформленні податкової звітності, що не призводять до завищення чи заниження задекларованого доходу, ПДФО, ВЗ чи ЄСВ. Однак усе одно є помилками, які треба виправити.

Наводимо приклади типові приклади таких помилок:

• неправильно застосована ознака доходу чи ознака податкової соціальної пільги у Додатку 4ДФ;
• неправильно визначений код типу нарахувань (КТН) у Додатку Д1;
• не вказана ознака спецстажу у Додатку Д1;
• неправильний код застрахованої особи у Додатку Д1;
• неправильний номер облікової картки платника податку у Додатку 4ДФ.

Це так звані несумові помилки.

 Усі зарплатні помилки призводять або до заниження, або до завищення зарплати. У разі заниження виправте помилку в тому місяці, коли її виявили. Натомість, якщо зарплату завищили, щоб її виправити, сторнуйте надміру нараховані суми заробітку.