Виправляємо помилки в нарахуванні заробітної плати
Усі зарплатні помилки або занижують, або завищують суму, яку отримує працівник. Від їх наслідків залежать і способи виправлення.
ПЕРЕВІРТЕ СВОЇ РОЗРАХУНКИ ІЗ ЗАРПЛАТИ ЗА ЧЕК‑ЛІСТОМ
Бухгалтер занизив суму нарахованої зарплати: як виправити помилку
Найчастіше заниження зарплати спричинюють такі помилки:
- не нарахували індексацію або неправильно визначили її суму;
- не нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати;
- неправильно визначили середній заробіток за час його збереження;
- неправильно обчислили норму часу або кількість відпрацьованого часу тощо.
Також до заниження зарплати може призвести незастосування ПСП, якщо працівник мав право на неї. Вона збільшує суми зарплати «до видачі» за рахунок меншого ПДФО. Отже, якщо ПСП не застосувати, то сума зарплати «до видачі», навпаки, зменшується.
Таку помилку виправити не складно. Адже коли фонд оплати праці нараховують за попередній період, зокрема через уточнення кількості відпрацьованого часу, виявлені помилки відображають у фонді оплати праці того місяця, коли проводили нарахування (пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5; далі — Інструкція № 5).
Тобто в результаті виправлення допущеної зарплатної помилки збільшується фонд оплати праці того місяця, коли помилку виправили.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Як це працює, розглянемо, на прикладі.
Переплатили зарплату: що робити
До завищення зарплати призводять такі помилки:
- зайво нарахували зарплату через помилковий облік робочого часу;
- зайво нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати, якщо працівник не відпрацював норму робочого часу;
- помилилися, коли обчислювали середній заробіток за час його збереження;
- неправильно трактували норми законодавства та/або колдоговору, приміром, зайво нарахували доплату чи премію.
Також до завищення зарплати «до видачі» може призвести помилкове застосування ПСП. Вона збільшує суми зарплати «до видачі» за рахунок меншого ПДФО.
Коли зарплату завищили, виправити помилку зможете не завжди. Законодавство обмежує роботодавця, захищаючи інтереси працівника.
Зробити відрахування із зарплати можна лише:
- щоб повернути суми, виплачені зайво унаслідок лічильних помилок;
- не пізніше ніж за один місяць із дня виплати неправильно обчисленої суми (ст. 127 Кодексу законів про працю України; КЗпП).
Під лічильними помилками розуміють неточності в обчисленнях, дворазове нарахування зарплати за один і той самий період тощо. Не вважають лічильними помилки, не пов’язані з обчисленнями, помилкове застосування законів та інших нормативно-правових актів, у т. ч. колективного договору (п. 24 постанови Пленуму ВС «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.1999 № 13).
Повернення зайво виплаченої заробітної плати: відрахування оформте наказом роботодавця. Якщо місячний строк пропустили, повернути зайво виплачену зарплату можете лише за згодою працівника або через суд. Якщо працівник погодився повернути зайво отримане, нехай напише заяву, у якій попрохає утримати з його зарплати надміру виплачені йому кошти. Іншій варіант — працівник внесе гроші до каси підприємства. Але й тоді знадобиться заява працівника, яка засвідчить причину внесення коштів до каси.
Увага! Повернути зайво виплачену зарплату можна за згодою працівника або через суд.
КЗпП обмежує і розмір відрахувань із зарплати, що може зробити роботодавець. Якщо відрахування пов’язане з виправленням лічильної помилки, їх сума не може перевищувати 20% зарплати, належної до виплати. Утім, якщо працівник добровільно повертає гроші за заявою, обмеженням можете знехтувати.
Щоб виправити помилку із завищення зарплати, надміру нараховані суми заробітку сторнуйте на підставі бухгалтерської довідки. Тобто зробіть проведення на суму зайвої виплати за тією самою кореспонденцією рахунків, за якою зробили неправильне нарахування, але з мінусом. Сторновану суму «згорніть» із нарахованим за місяць доходом. Обов’язково дотримайте згаданого обмеження: відрахуйте 20% суми.
Сторновані суми за час відпусток і хвороби відносьте до того місяця, на який припала відпустка або тимчасова непрацездатність.
До Додатка 4ДФ Розрахунку потрапить «згорнута» сума доходу.
Як і в разі донарахування, сторновану суму зарплати за минулі місяці включіть до зарплати того місяця, коли її сторнували. Тобто відкоригуйте за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування.
Тому в Додатку 1 до Розрахунку такі коригування не зачіпають минулих звітних періоди, Відповідно, виправляти їх як помилки не потрібно.
Проілюструємо викладене на прикладі (повернення зайво виплаченої заробітної плати проводки).
Підказки, як виправити помилки в бухобліку та Податковому розрахунку, отримаєте також у відеороз'ясненні:
Якими документами оформити виправлення зарплатної помилки
Виправлення зарплатної помилки зафіксуйте у бухгалтерській довідці. Саме цей документ є підставою зробити коригувальні записи у бухгалтерських регістрах. Зазвичай складають довільну довідку. Проте є і типова форма. Знайдіть її в Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356.
Вимоги до оформлення прості. Довідка має містити номер запису за порядком, зміст операції, кореспонденцію рахунків і суму. Приміром:
«У зв’язку з неправильним розрахунком середнього заробітку донараховано відпускні за лютий 2023 року. Проведення: Д-т рахунку 92 «Адміністративні витрати» — К-т субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою». Сума — 769,23 грн».
Довідку можете оформити у табличній формі, але не обов’язково. Головне, включіть до неї всі необхідні відомості та реквізити первинного документа.
Під коригувальними записами зазначте дату складання довідки. Підписати її мають виконавець та головний бухгалтер.