експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Як розрахувати лікарняні у 2025 році без помилок? Які документи перевіряти, як працює електронний лікарняний і коли ще можливий паперовий? У статті пояснюємо правила розрахунку лікарняних, показуємо приклади розрахунків і звертаємо увагу на актуальні зміни 2025 року
Порядок № 12 продовжує тимчасово діяти попри ліквідацію Фонду соціального страхування (ФСС) до розробки нового Пенсійним фондом України (ПФУ) (постанова правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3).
отримати підтвердження хвороби працівника — зараз це електронний листок непрацездатності зі статусом «Готовий до сплати». Як виняток за певних обставин усе ще може бути паперовий листок непрацездатності замість електронного — тоді його треба отримати та перевірити правильність оформлення;
рішення керівника про оплату лікарняного або уповноваженої особи (осіб, комісії). Таке рішення може бути оформлене, наприклад наказом керівника, розпорядженням уповноваженої особи або протоколом засідання комісії з соцстрахування. Порядок ухвалення таких рішень може бути визначений внутрішнім наказом підприємства.
Електронні листки непрацездатності (е-лікарняні) формуються на основі електронного медичного висновку, який створює лікар. Листок непрацездатності потрапляє Електронного реєстру листків непрацездатності, а побачити його можна в особистому кабінеті роботодавця на вебпорталі ПФУ, на який і покладена функція виплати лікарняних замість ліквідованого ФСС.
Наприкінці даного огляду можна знайти таблицю зі статусами електронного листка непрацездатності та умови оформлення паперового листка непрацездатності.
Підприємства та організації товариств УТОГ і УТОС лікарняні за перші 5 днів також сплачуються за їхній рахунок, — як і всі.
Тож якщо працівник хворів 6 днів та більше, то треба заповнити та подати до ПФУ заяву-розрахунок, за якою й будуть перераховані кошти у частині, за яку відповідає ПФУ. Якщо працівник хворіє лише 5 днів, то ніяких розрахунків до ПФУ подавати не потрібно.
Розрахунок лікарняних в обох частинах — перші 5 днів і решта — відбувається за однаковими правилами.
У таблиці нижче наведені проміжки часу, які відводяться законодавством для оформлення рішення про виплату лікарняного, подачі заяви-розрахунку до ПФУ, отримання коштів від ПФУ та виплати самих лікарняних — за рахунок роботодавця та ПФУ.
ЧАСОВІ ІНТЕРВАЛИ РОЗРАХУНКУ ТА ВИПЛАТИ ЛІКАРНЯНИХ
Термін
Що слід зробити
рішення про нарахування лікарняних чи відмову:
10 робочих днів — з дня видачі лікарняного (дня, коли електронний листок непрацездатності змінив статус на «Готовий до сплати»)
розглянути листок непрацездатності до оплати керівником або уповноваженою ним особою з соцстрахування (комісією) та затвердити його до оплати (абз. ч. 1 ст. 24 Закону № 1105)
5 днів — з дня прийняття рішення про відмову в оплаті лікарняного
розглянути та відмовити в оплаті лікарняного та видати працівнику обґрунтоване повідомлення про відмову в призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності (абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105)
отримання коштів від ПФУ:
5 робочих днів — з дати прийняття рішення про призначення лікарняних
Подати заяву-розрахунок на фінансування до ПФУ (абз. 2 п. 2 Порядку № 12). Електронну форму такої заяви-розрахунку можна знайти в особистому кабінеті на веб-порталі ПФУ
3 робочі дні — після надходження заяви-розрахунку
Дочекатися, поки ПФУ перерахує кошти на спецрахунок. На жаль, буває, що ПФУ не дотримується цього строку (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105)
виплата лікарняних:
найближча дата виплати зарплати (або раніше) — від рішення про оплату листка непрацездатності
виплатити лікарняні за перші 5 днів непрацездатності (пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105)
найближча дата виплати зарплати (або раніше) — з дня зарахування коштів від ПФУ на спецрахунок
виплатити лікарняні за 6-й та наступні дні непрацездатності (пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105)
звітування щодо лікарняних:
упродовж місяця — з дня зарахування коштів від ПФУ на спецрахунок
Відзвітувати до ПФУ про виплату лікарняних за спеціальною формою повідомлення (Додаток 2 та п. 10 Порядку № 12). Електронну форму такого повідомлення про виплату лікарняних можна знайти в особистому кабінеті на веб-порталі ПФУ.
Як розрахувати лікарняні: алгоритм крок за кроком
Після прийняття рішення про виплату порядок нарахування лікарняних доволі простий. Крок за кроком алгоритм розрахунку представлений у таблиці нижче.
Визначити розрахунковий період та його тривалість у календарних днях. Розрахунковий період — це той проміжок часу (період), за який рахується середньоденна зарплата для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника. Для стандартної ситуації розрахунковий період — це 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу на лікарняні. Місяць, у якому був відкритий лікарняний, у розрахунковий період не входить. Наприклад, при початку лікарняного у вересні 2025 розрахунковим періодом є вересень 2024–серпень 2025.
Водночас при розрахунку вилучаються:
дні, коли працівник, не працював з поважних причин, наприклад хворів (див. вичерпний перелік таких причин у п. 3 Порядку № 1266);
повністю невідпрацьовані місяці з поважних причин (разом з виплатами за ними) (виняток — відпускні, які завжди включаються)
2
перевірити (з’ясувати) страховий стаж працівника — скільки років загальний (СС) і чи є 6 місяців страхового стажу є за останні 12 місяців перед місяцем виходу на лікарняний
3
Розрахувати середньоденну зарплату за визначений розрахунковий період.
Формула розрахунку середньоденної зарплати така:
ЗПсер = ЗПрп ÷ КДрп,
де
ЗПрп — сума зарплати за місяці розрахункового періоду, на яку нараховували ЄСВ. Однак не враховуються виплати, які не належать до фонду оплати праці, тобто не є зарплатою, зокрема лікарняні, декретні, разова матеріальна допомога, добровільне медичне страхування;
КД — кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Віднімати святково-неробочі дні чи вихідні у такому розрахунку не потрібно (!)
загальна ситуація — якщо за останні 12 місяців є страховий стаж ≥ 6 місяців:
4
визначити кількість днів лікарняного та знайти саму суму лікарняних за такою формулою розрахунку:
1,0 – для будь-якого СС, якщо працівник належить для особливих категорій, які перераховані в ч. 1 ст. 17 Закону № 1105, зокрема члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України
ситуація недостатності страхового стажу — якщо страховий стаж за останні 12 місяців < 6 місяців:
4
Визначити максимальне обмеження щодо ЗПсер:
ЗПсер макс = МЗП / 30,44,
де
МЗП — мінімальна зарплата у місяці виходу на лікарняний (у 2025 році – 8000 грн; у 2026 році — 8647 грн);
30,44 — середньомісячна кількість к. днів (це константа з Порядку № 1266, щороку однаково).
Наприклад, ЗПсер макс при виході на лікарняний у:
січні–грудні 2025 року — 262,81 грн (=8000 грн/30,44);
січні–грудні 2026 року — 284,07 грн (=8647 грн/30,44)
5
порівняти ЗПсер та ЗПсер макс та обрати варіант розрахунку:
якщо ЗПсер > ЗПсер макс — тоді приймається ЗПсер = ЗПсер макс. Понижувальний коефіцієнт при цьому не застосовується, тобто лікарняні = ЗПсер макс × КДл;
якщо ЗПсер ≤ ЗПсер макс — при розрахунку використовується фактична ЗПсер і подальший розрахунок проводиться за кроком 4 загальної ситуації
Розглянемо тепер складніші ситуації, які можуть бути за кожним з цих кроків.
Особливості розрахункового періоду для лікарняних для складніших ситуацій
Можуть бути й інші ситуації, коли працівник відпрацював менше, ніж 12 місяців. Дані варіанти зведено у таблиці нижче.
РОЗРАХУНКОВИЙ ПЕРІОД для обчислення лікарняних
Період перебування у трудових відносинах даного працівника
Розрахунковий період для ситуації
стандартна ситуація:
≥ 12 місяців
12 календарних місяців, що передують місяцю хвороби
особливі ситуації — якщо відпрацьовано менше 12 місяців:
від 1 до 12 місяців
повністю відпрацьовані календарні місяці, що передують місяцю хвороби
< 1 календарний місяць
час перебування у трудових відносинах (календарних днів) — з дати укладання трудового договору до дати настання страхового випадку
1 день (захворів у 1-й день роботи)
Розрахунковий період відсутній і тоді:
Сзп = тарифна ставка (посадовий оклад) /30,44
Якщо працівник працює неповний робочий час — тарифна ставка береться у відповідній частині, наприклад 0,5 посадового окладу
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Скорочення та вирахування у розрахунковому періоді
Як зазначалося у наведеному раніше алгоритмі:
якщо працівника прийняли на роботу у перший робочий день місяця, але він не є першим календарним днем, то цей місяць повністю виключається з розрахункового періоду;
з розрахункового періоду виключаються повністю невідпрацьовані місяці з поважних причин (разом з виплатами за ними). Виняток — відпускні, які завжди включаються, навіть якщо працівник був у оплачуваній відпустці весь місяць;
з розрахункового періоду виключаються дні, які невідпрацьовані з поважних причин.
Якщо виключаються певні повні місяці, то виключається й заробіток працівника нарахований у такі місяці, якщо він був. Наприклад, працівника цілий вересень 2025 не було на роботі через відпустку за власний рахунок, але йому нарахували у вересні 2025 квартальну премію. Отже, квартальна премія у повному обсязі, незважаючи на те, що частина її стосується інших місяців, виключається з розрахунку. Аби вона враховувалася, її треба нараховувати у жовтні 2025, коли працівник уже працює.
До кількості календарних днів розрахункового періоду не включаються дні, які не відпрацьовані із поважних причин (п. 3 Порядку № 1266). Це дні:
Цей перелік поважних причин у п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним. У ньому немає, наприклад, днів простою. Це означає, що дні відсутності на роботі з причини простою та інших незазначених тут причин при розрахунку лікарняних не потрібно. А отже — вони будуть зменшувати середньоденну зарплату.
Як дізнатися про страховий стаж працівника
Дізнатися про страховий стаж (СС) працівник може за допомогою довідок ОК-5 або ж ОК-7. До речі, отримати ці довідки наразі можна і дистанційно через вебпортал ПФУ або через застосунок «Дія» на смартфоні (розділ «Довідки та витяги»).
При розрахунку лікарняних, як видно з наведеного раніше алгоритму, важливими є два показники:
загальний СС. Він впливає на понижувальний коефіцієнт (Ксс);
СС працівника впродовж 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому він захворів. Такий СС впливає на зміну алгоритму розрахунку та застосування максимального обмеження щодо середньоденної зарплати — ЗПсер макс, що розраховується на основі мінімальної зарплати (див. вище).
Типовий приклад розрахунку лікарняних для загальної ситуації
Приклад 1. Працівник хворів із 15.09.2025 по 27.09.2025 (13 к. днів). За розрахунковий період вересень 2024–серпень 2025 такому працівнику нарахували 320 тис. грн зарплати. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Невідпрацьованих з поважних причин днів у розрахунковому періоді не було. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи — більше 6 місяців.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Розрахунок лікарняних, якщо у розрахунковому періоді є щорічна відпустка, лікарняний, відпустка без збереження
Приклад 2. Працівник хворів із 15.09.2025 по 27.09.2025 (13 к. днів). За розрахунковий період вересень 2024–серпень 2025 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн зарплати, включаючи відпускні. Крім того, у розрахунковому періоді було 5800 грн лікарняних (див. нижче).
Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи — більше 6 місяців. У розрахунковому періоді є дні невідпрацьовані з поважних причин, а саме:
Дані прикладу у цілому нагадують такі з прикладу 1. Однак тут є дні й виплати, які не враховуються. По-перше, це дні, проведені на лікарняному, що потрапили на розрахунковий період — їх 14 к. днів (=5+9). Щодо самих лікарняних, то вони у 320 тис. грн у даному прикладі не входять, адже не належать до фонду оплати праці. Через це суму лікарняних віднімати не будемо.
По-друге, дні відпустки без збереження також треба відняти. Це 40 к. днів (= 10+30).
Щодо відпускних — вони залишаються, як і дні проведені у відпустці. Вони не згадуються у п. 3 Порядку № 1266, тому не вважаються поважною причиною для цілей розрахунку лікарняних.
лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 1207,55 грн ×5 к. дн. ×0,7 = 4226,43 грн;
лікарняні за решту днів (за рахунок ПФУ) = 1207,55 грн ×8 к. дн. ×0,7 = 6762,28 грн;
загальна сума лікарняних = 4226,43 + 6762,28 = 10988,71 грн.
Розрахунок лікарняних, якщо недостатньо страхового стажу, є простій
Приклад 3. Працівник хворів із 15.09.2025 по 25.09.2025 (13 к. днів). Працівник працює на підприємстві з травня 2025 року. За розрахунковий період вересень 2024–серпень 2025 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн зарплати, включаючи оплату простою у лютому серпні 2025 року. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, але за останні 12 к. місяців він всього лише 4 місяці, так як працівник ніде офіційно перед червнем 2025 року цілий рік не працював.
Перед тим, як рахувати звернемо увагу на простій. Так як він не належить до поважних причин, то дні за ним не віднімаються та враховуються у загальній кількості к. днів розрахункового періоду. Щодо оплати простою, то віднімати її також не треба, так як оплата простою належить до фонду зарплати — фонду додаткової зарплати. Тобто є складовою частиною зарплати, яка повністю враховується при розрахунку лікарняних.
Увага: оплата простою не зменшує кількості к. днів під час розрахунку лікарняного.
де262,81 грн — це максимальне обмеження середньоденної зарплати (ЗПсер макс) у 2025 році.
Отже, спрацьовує обмеження й розраховуємо лікарняні саме на основі мінімальної середньоденної зарплати. Понижувальний коефіцієнт при цьому не застосуємо. Наявність простою у розрахунковому періоді на застосування максимального обмеження суми лікарняних значення не має. Навіть, якщо б простою не було — усе одно обмеження застосовувалося, так я у працівника немає достатньо страхового стажу за останні 12 місяців.
Увага: відсутність достатнього стажу за 12 місяців обмежує середньоденну в розрахунку лікарняних.
Продовжуємо розраховувати лікарняні:
лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 262,81 грн × 5 к. дн. = 1314,05 грн;
лікарняні за решту днів (за рахунок ПФУ) = 262,81 грн× 8 к. дн. = 2102,48 грн;
загальна сума лікарняних = 1166,25 + 1866 = 3032,25 грн.
Зверніть увагу, що понижувальний коефіцієнт страхового стажу Ксс = 0,7, як у прикладах 1 та 2, у цьому разі не застосовуємо, адже у лікарняні рахуються з застосуванням максимального обмеження (ЗПсер макс) на середньоденну зарплату (ЗПсер).
Коли виплачують лікарняні може й трапитися таке, що сума лікарняних для оплати ПФУ у заяві-розрахунку була завищена та отримана на спецрахунок. Потім виявлена помилка. Що робити у такій ситуації, роз’яснює лист ПФУ від 01.02.2024 № 2800-030401-8/6443, за яким страхувальнику необхідно:
сформувати корегуючу заяву-розрахунок за типом «Корегуюча зменшення» до заяви, яка була профінансована;
повернути зайво замовлені кошти, нараховані за дні тимчасової непрацездатності на рахунок ПФУ.
Серед найбільш поширених помилок, коли розраховують лікарняні, які були виявлені під час перевірок ПФУ, є такі (інформація від ГУ ПФУ у м. Києві):
невірне визначення страхового стажу;
неправильно порахована середня зарплата, зокрема з причини помилки у кількості днів занятості та визначенні нарахованої зарплати у розрахунковому періоді;
оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю за рахунок коштів ПФУ одночасно з оплатою періоду простою (в період перебування у простої не з вини працівника втрати зарплати не відбувається, а тому здійснювати виплату допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю як компенсацію втраченого заробітку підстав немає, лист ПФУ від 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101);
оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю, в розрахунку на місяць вище за розмір мінімальної зарплати, у випадку, коли впродовж 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування застраховані особи мали страховий стаж менше 6 місяців;
оплата днів огляду застрахованої особи у медико-соціальній комісії із встановленням групи інвалідності та/або оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю після встановлення групи інвалідності.
Як перевірити чи нараховані лікарняні?
Перевірити нарахування лікарняних роботодавець може через вебпортал ПФУ та Додаток Д1. Щоб перевірити медичний висновок про тимчасову непрацездатність на порталі Дія, вам знадобиться номер медичного висновку та РНОКПП пацієнта. Отримаєте інформацію про тип висновку, дату створення, номер документа, заклад, що видав висновок, та термін дії.
Оплачувати листок непрацездатності можна лише тоді, коли він отримує статус «Готовий до сплати», що прирівнюється до його видачі. Для звичайних листків непрацездатності, які непов’язані з вагітністю та пологами, — 7 днів після дати відкриття (див. п. 1 Розділу ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234). Упродовж цього часу лікар може змінити медичний висновок.
Якщо через проблеми роботи електронного кабінету та реєстру лікарняних під час війни, е-лікарняний так і не змінили свій статус на «Готовий до сплати», то у такому разі бухгалтер може сам відрахувати дані 7 днів і нарахували такі лікарняні.
Таблиця-шпаргалка зі статусами е-лікарняних, яка складена на основі роз’яснення ПФУ наведена нижче.
РОЗ’ЯСНЕННЯ СТАТУСІВ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ (від ПФУ)
№
Статус
Значення статусу
1
«Закритий»
Е-лікарняний набуває цього статусу дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За е-лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти.
Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:
закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
відкриття (початок строку дії медичного висновку) — для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.
Варто знати: якщо статус зміниться раніше, необхідно зачекати, адже впродовж семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни
2
«Готовий до сплати»
Страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За е-лікарняними з таким статусом роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг ПФУ заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до ПФУ
3
«Помилково сформований»
Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».
Виплати за такими е-лікарняними не проводяться
4
«Недійсний»
Е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним
5
«Оплачений»
Цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі
Паперовий лікарняний під час воєнного стану: коли і як виписують
Випадки, коли виписувати паперові лікарняні, роз’яснює МОЗ на своєму сайті. Один з них — якщо в умовах воєнного стану користувачі не мають доступу до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ).
Такі лікарняні зараз можуть бути двох видів:
паперовий листок непрацездатності на оригінальному бланку (з водяними знаками, — старий бланк, який існував до введення е-лікарняних у 2021 році);
паперовий листок непрацездатності на роздрукованому бланку. Тобто на бланку роздрукованому на принтері на звичайному папері. Такий лікарняний може видаватися у період дії воєнного стану та впродовж 3-х місяців з дня його припинення, якщо заклад охорони здоров’я не має оригінальних бланків листків непрацездатності та можливості їхнього отримання (п. 81Наказу МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2022 № 1066). У такому разі у рядку серії бланка зазначається ЄДРПОУ медзакладу, а у рядку номера бланка — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності такого медзакладу.
Такий листок непрацездатності перед оплатою слід перевірити за всіма критеріями, що використовували раніше до того, як з’явилися лікарняні онлайн. Передусім — на наявність всіх печаток: лікаря, який виписав лікарняний; завідувача відділення та печатки медзакладу.
🔜 Плануєте бюджет на наступний рік? Стежте за нашими оновленнями — ми підготуємо добірку актуальних прикладів і пояснень щодо нарахування лікарняних у 2026 році.
