Оренда офісу у фізособи: договірні відносини та оподаткування

Позаяк операції з оренди потребують укладання відповідних договорів, почнемо саме з цього питання. Питання договірних відносин щодо оренди майна розкриті у главі 58 Цивільного кодексу України (ЦКУ) та параграфі 5 глави 30 Господарського кодексу України (ГКУ).

Види орендних операцій

Відповідно до норм пп. 14.1.97 Податкового кодексу України (ПК) орендна операція — господарська операція фізичної чи юридичної особи (орендодавця), що передбачає надання основних засобів у користування іншим фізичним чи юридичним особам (орендарям) за плату та на визначений строк.

Оренда приміщення у фізособи здійснюються у вигляді оперативної оренди, фінансової оренди, зворотної оренди, оренди житла з викупом, оренди земельних ділянок та оренди будівель, у тому числі житлових приміщень.

Зразок договору оренди приміщення у фізособи

Орендодавець передає орендареві за плату на певний строк у користування майно для здійснення господарської діяльності на підставі укладеного договору.

Основні права та обов’язки орендаря розкриті у ст. 285 ГКУ. При укладанні договору оренди потрібно пам’ятати, що цей договір зберігає свою силу на весь строк дії. Навіть у разі, якщо після його укладання законодавством встановлено правила, що погіршують становище орендаря.

Договори оренди  нерухомості, її частини складаються обов’язково у письмовій формі (ст. 793, ст. 794 ЦКУ). Це стосується й оренди офісного приміщення.  Договір строком на 3 роки і більше підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 1 ст. 794 ЦКУ).

Також у договорі бажано передбачити:

• яким документом оформляється передача приміщення в оренду. Це може бути акт приймання-передачі, який підписують сторони договору (ст. 795 ЦКУ);
• момент нарахування орендної плати та документальне оформлення даного процесу. Орендна плата може нараховуватися щомісяця, щокварталу. Це важливо, так як впливає на сплату ПДФО (див. нижче). Це можна робити на основі самого договору, на основі рахунків. Можна й на основі акта прийому-передачі послуг з оренди. Однак останній варіант краще уникати через нюанси з ЄСВ (див. про обкладання ЄСВ далі), так як це буде нагадувати ЦПД з надання послуг.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Оцінка об’єкта оренди

Зверніть увагу, що оцінка об’єкта оренди обов’язкова, так як це істотна умова договору оренди (ч. 1 ст. 284 ГКУ). Робити це треба за відновною вартістю (ч 2 ст. 284 ГКУ).

Відновна вартість – це залишкова вартість відтворення подібного до оренди об’єкта, сучасна собівартість придбання за вирахуванням зносу. Її ще називають вартістю заміщення, відновлювальною вартістю (сучасна собівартість придбання). Визначення цього терміну є у Національному стандартів оцінки 2 «Оцінка нерухомого майна» та НП(С)БО 19 «Об’єднання підприємств». Для того, щоб її визначити треба:

• порахувати скільки коштує придбання або виготовлення подібного об’єкта нерухомості (первісна вартість);
• оцінити приблизно стан зносу цього об’єкта, застосувавши певний понижувальний коефіцієнт до первісної вартості.

Для визначення вартості приватного майна, яке береться в оренду, не вимагається залучення професійних оцінювачів (експертів). Це значить, що сторони її можуть визначити самостійно, узгодивши його між собою, та записавши у договір оренди. Якась ювелірна точність оцінки тут не вимагається. Однак зважте на те, що у разі, якщо об’єкт нерухомості буде знищений, буде нанесена певна шкода об’єкту, то така вартість може бути врахована при визначенні розміру збитків. Отже, в ідеалі оціночна вартість має наближатися до ринкової. Якщо є активний ринок такої нерухомості, то відновну вартість краще замінити на ринкову.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2023 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2023 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2023 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Як визначити розмір орендної плати при укладанні договору оренди майна у фізособи

Одним із головних питань при укладанні договору оренди майна є визначення орендної плати.

Відповідно до ст. 286 ГКУ орендна плата — це фіксований платіж, який орендар сплачує орендодавцю незалежно від наслідків своєї господарської діяльності.

Орендна плата встановлюється у грошовій формі. За згодою сторін орендна плата також може встановлюватися в натуральній або грошово-натуральній формі. Строки внесення орендної плати визначаються також у договорі.

Увага: розмір орендної плати може бути змінений за погодженням сторін, а також в інших випадках, передбачених законодавством

Слід пам’ятати, що орендар має право вимагати зменшення розміру орендної плати. Але тільки через обставини, за які він не відповідає. Такими обставинами можуть бути зміна умови господарювання або істотне погіршення стану об’єкта оренди.

Коли припиняється договір оренди

Договір оренди припиняється у разі (ст. 291 ГКУ):

• закінчення строку, на який його було укладено;
• ліквідації орендаря;
• загибелі (знищення) об’єкта оренди.

Договір оренди може бути розірваний за згодою сторін. На вимогу однієї із сторін договір оренди може бути достроково розірваний з відповідних підстав для розірвання договору найму.

При цьому одностороння відмова від договору оренди не допускається.

Облік оренди офісного приміщення у орендаря

Оскільки фізособа не передає права власності на офісне приміщення, така оренда належить до операційної. Особливості обліку операційної оренди встановлюють п. 8 та п. 9 розділу ІІІ НП(С)БО 14 «Оренда». 

Об’єкт операційної оренди орендар відображає на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, указаною в договорі про оренду.

Нарахування доходу орендодавцю бухгалтер підприємства має здійснювати відповідно до положень договору. Якщо там прописано виставлення рахунку – на основі рахунку. Якщо ж там документ не передбачений і все здійснюється на основі умов договору, то тоді операцію слід оформити бухгалтерською довідкою.

Якщо договір укладений з фізособою, яка підпадає під поняття пов’язаної особи, наприклад власником, близькими родичами керівника, то інформація про такі угоди розкривається у фінзвітності на основі вимог НП(С)БО 23 «Розкриття інформації щодо пов’язаних сторін».

Затрати орендаря на поліпшення об’єкта операційної оренди, що приводять до збільшення майбутніх економічних вигод, які первісно очікувалися від його використання, відображаються орендарем як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів (абз. 2 п. 4 НП(С)БО 14).

Плата за користування об’єктом операційної оренди згідно з НП(С)БО 16 «Витрати» визнається витратами (п. 5 розділу ІІ НП(С)БО 14):

• на прямолінійній основі впродовж строку оренди;
• з урахуванням способу одержання економічних вигод, пов’язаних із використанням об’єкта операційної оренди.

На суму заохочення орендаря щодо продовження або укладання нової орендної угоди зменшуються впродовж строку його оренди витрати з орендної плати.

Помилковий платіж: як повернути кошти або зарахувати на потрібний бюджетний рахунок без штрафів

Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА + ЗРАЗОК ЗАЯВИ

Як оподаткувати орендну плату у орендаря

Податок на прибуток. Насьогодні об’єкт оподаткування податком на прибуток визначають за правилами бухгалтерського обліку з урахуванням так званих податкових різниць відповідно до розділу ІІІ ПК.

Однак податкові різниці застосовують тільки підприємства-великодоходники, які отримали більше 40 млн. грн. річного доходу, та ті, які не повідомили податківців про незастосування різниць у річній декларації з податку на прибуток.

Дохід від оренди у платників податку на прибуток визнається за правилами бухгалтерського обліку та на підставі його даних.

ПДВ. Оскільки офісне приміщення в оренду надає фізособа, то податкового кредиту з ПДВ при нарахуванні орендних платежів не виникатиме.

Єдиний податок. Орендна плата визнається доходом, у день отримання коштів. Доходом визнається й отримання орендної плати авансом.

Як оподаткувати орендний платіж фізособі

ПДФО. Оподаткування отриманого доходу від надання офісного приміщення в оренду фізособою здійснюється згідно з вимогами ПК.

Дохід від надання майна в оренду включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи-орендодавця та оподатковується ПДФО за ставкою 18% (пп. 164.2.5 та п. 167.1 ПК).

Податковим агентом орендодавця під час нарахування доходу від надання в оренду офісного приміщення є орендар (пп. 171.1.2 ПК). Доходи від такої операції оподатковуються ПДФО податковим агентом під час їхньої виплати (пп. 170.1.4 ПК).

Сплачується такий ПДФО до місцевого бюджету за місцезнаходженням орендаря (пп. 168.4.1 ПК та ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодексу України). При цьому сплата має відбутися:

• одночасно з виплатою доходу від орендної плати – якщо така виплата здійснюється на банківський рахунок фізособи (пп. 168.1.2 ПК);
• впродовж 3-х банківських днів, які настають за днем нарахування (виплати) – якщо виплата відбувається готівкою з каси підприємства або здійснюється у негрошовій формі (пп. 168.1.4 ПК);
• до 30-го числа місяця, який настає за місяцем нарахування доходу – якщо дохід фізособі-орендодавцю нарахували, але не виплатили. Уважно треба вивчити умови договору. Якщо там йде мова йде про щомісячне нарахування доходу, то треба щомісяця платити ПДФО і ВЗ, навіть якщо дохід орендодавцю фактично й не сплачувався (пп. 168.1.5 ПК).

Увага: не забуваємо утримати з орендної плати, що виплачується фізособі-орендодавцю суму ПДФО та ВЗ й показати їх у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку.

Військовий збір. Також отриманий дохід від надання офісного приміщення в оренду оподатковується військовим збором за ставкою 1,5% (п. 16¹ підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Відповідальними за утримання та сплату збору до бюджету є особи, визначені ст. 171 ПК. При нарахуванні інших доходів відповідальним за нарахування та сплату збору є податковий агент (пп. «б» п. 171.2 ПК). Це значить одне – утримує і сплачує орендар. Як і ПДФО.

Військовий збір, як завжди, сплачується одночасно з ПДФО.

ЄСВ. Не нараховується. Договір оренди не передбачає виконання робіт чи надання послуг. Отже, не підпадає під обкладання ЄСВ, як інші цивільно-правові договори, наприклад договори підряду з фізичними особами (п. 1 ч. 1 Закону «Про збір та облік єдиного внеску…»  від 08.07. 2010 р. № 2464). Такої ж думки дотримуються податківці – лист ДФС від 21.09.2017 р. №2021/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. Досить цікавий висновок, але на користь платника податку. Через це рекомендуємо уникати слова “послуга” в договорах і актах оренди з фізособами.

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Мінімальна база для ПДФО

Зверніть увагу, що при визначенні ПДФО існує мінімальна база оподаткування – це мінімальний орендний платіж (пп. 170.1.2 ПК). Це значить, що об’єкт оподаткування за місяць визначається з розміру орендної плати, але якщо вона менша за мінімальний орендний платіж, то треба як базу брати саме його. У ПК для визначення мінімальної орендної плати вказана Методика визначення мінімальної суми орендного платежу за нерухоме майно фізичних осіб, постанова Кабміну від 29.12.2010 р. № 1253.

За згаданою Методикою мінімальна сума орендного платежу ставиться у залежність від мінімальної вартості місячно орендної плати за 1 кв. метр загальної площі нерухомого майна з урахуванням його місцезнаходження, функціональних та якісних показників, які встановлюються органом місцевого самоврядування (ОМС) села, селища, міста, на території яких таке майно розташоване.

Однак, якщо такий мінімальний розмір ОМС не встановив і не оприлюднив до початку звітного року, то тоді мінімальної бази немає й ПДФО нараховується стандартно – на суму орендної плати (пп. 170.1.2 ПК).

ПДФО та ВЗ з орендної плати у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Суму нарахованого та виплаченого доходу, а також нарахованого та сплаченого ПДФО та військового збору підприємство має відобразити у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку.

Суми доходу фізособи у вигляді орендної плати відображають за ознакою доходу «106» у розділі І Додатку 4ДФ. Там же у відповідних графах відображається й сума військового збору.

У графі 3а Додатку 4ДФ показується ума нарахованої орендної плати на основі договору оренди. Зверніть увагу, що оформлення акта наданих послуг значення не має. Пріоритетом є договір.

У графі 3 фактично виплачена сума орендної плати, включаючи ПДФО та ВЗ. Якщо орендна плата фізособі не сплачувалася, то цю графу залишаємо порожньою.

ПДФО та ВЗ при відшкодуванні комунальних послуг орендодавцю

Від комунальних послуг нікуди не дінешся й питання залишається, хто їх сплачує. Якщо ніякого відшкодування немає і комунальні послуги сплачує орендар, то проблем ніяких – це його витрати згідно договору. Однак, якщо «комуналку» платить фізособа-орендодавець і отримує компенсацію за це від орендаря, то тоді можливі варіанти:

• відшкодування «комуналки» передбачено договором. Тоді податківці ці виплати розглядають як частину орендної плати. Це значить, що ці суми слід включити до Додатку 4ДФ в один рядок з орендною платою та під тим же кодом доходу «106» й відповідно оподаткувати;
• відшкодування «комуналки» договором не передбачено. У такому разі таку компенсацію слід розглядати як додаткове благо для фізособи. Його теж треба слід оподаткувати, але у Додатку 4ДФ така сума відображається від орендної плати та має свій код ознаки доходу – «126».

Як би там не було, але обидва варіанти оподатковуються однаково – сплачуються ПДФО та ВЗ. В обох випадках не забуваємо при нарахуванні ПДФО застосовувати натуральний коефіцієнт 1,219512 для визначення фактичної суми доходу фізособи-орендодавця. Наприклад, при компенсації 3000 грн за опалення ПДФО буде утриманий не з 3000 грн, а з 3658,54 грн (=3000×1,219512). Однак для розрахунку ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовується –  нарахування буде з 3000 грн (це 3000×0,015 = 45 грн).

Відповідні роз’яснення є у коментарях податківців:

• індивідуальна податкова консультація від 10.09.2018 р. № 3913/6/99-99-13-01-01-15;
• лист ДФС від 27.07.2017 р. №1378/С/99-99-13-02-03-14/ІПК.

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ

• Правила зберігання первинних документів
• Нові правила складання та виправлення помилок у первинних документах

Ремонт орендованого офісу

Зверніть увагу, що якщо виконується ремонт такого офісу чи іншого приміщення, то фізособа-орендодавець отримує додаткове благо, яке слід оподатковувати ПДФО та ВЗ (пп. «е» пп. 164.2.17 ПК та п. 164.5 ПК). Для визначення ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт 1,219512. На нього збільшується вартість ремонту. ВЗ утримується з суми ремонту без використання натурального коефіцієнт. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку це дохід за кодом «126».

Виняток – поліпшення та результати ремонту є такими, що можна відокремити й забрати назад при поверненні назад об’єкта оренди (ч. 2 ст. 778 ЦКУ). Тоді ПДФО та ВЗ не нараховуються.

Оренда приміщення у фізичної особи 2023 проводки

Договір оренди офісного приміщення ТОВ «Весна» уклало з Коробовим В. А. у березні 2023 року. 

Цей договір визначає розмір орендної плати в сумі 5000,00 грн.

Вартість переданого в оренду офісного приміщення відповідно до укладеного договору становить 400000,00 грн. ОМС розміру мінімальної орендної плати у регіоні не визначив.

Отримане в оперативну оренду офісне приміщення обліковується орендарем на позабалансовий рахунок 01 за вартістю, зазначеною в договорі оренди (див. п. 4 розд. ІІ НП(С)БО 14). У даному разі це 400000,00 грн. Бухгалтерські проведення до даної ситуації представлено у таблиці нижче.