експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Предприятие решило взять в аренду офисное помещение у физлица. Как оформить такие договорные отношения? Как отразить операции по аренде офиса у физлица в учете? Как облагать оплату арендной платы физлицу? Как быть с налогообложением ремонтов и компенсацией коммунальных услуг при аренде офиса? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этом обзоре
В соответствии с нормами пп. 14.1.97 Налогового кодекса Украины (НК) арендная операция — это хозяйственная операция арендодателя (физического или юридического лица), что предусматривает предоставление основных средств в пользование арендаторам (другим физическим или юридическим лицам) за плату и на определенный срок.
Аренда помещения у физлица осуществляются посредством оперативной аренды, финансовой аренды, обратной аренды, аренды жилья с выкупом, аренды земельных участков и аренды зданий, включая жилые помещения.
Образец договора аренды помещения у физического лица
Арендодатель передает арендатору за плату на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности на основании заключенного договора.
После утраты ГК больше нет законодательно определенных существенных условий договора аренды. Это значит, что действуют только общие правила существенности, относящиеся ко всем гражданско-правовым договорам, разновидностью которых и является договор аренды. Так, существенными условиями договора являются (ч. 1 ст. 638 ГК):
условия о предмете договора В свою очередь, предметом договора аренды (найма) может быть только вещь, определенная индивидуальными признаками (ч. 1 ст. 760 ГК). К индивидуальным признакам можно отнести наличие характеристик, позволяющих отличить вещь от других (номер, специальную маркировку, особый внешний вид, расположение и т.п.). Таким образом, чтобы предмет договора найма был определен, в нем должно быть описание состава имущества, которое передается в аренду;
условия, определенные законом как существенные или необходимые для договоров данного вида;
все те условия, по которым по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Очевидно, что согласие при заключении договора аренды между сторонами не может быть достигнуто, пока они не согласуют: предмет договора (описание сдаваемого в аренду состава имущества), размер арендной платы и срок договора. Такие условия можно считать существенными. Однако если срок аренды не установлен, договор найма считается заключенным на неопределенный срок (ч. 2 ст. 763 ГК). Существенность всех остальных условий зависит от заявлений арендатора или арендодателя. Так, если арендодатель желает прописать в договоре вопрос о восстановлении арендованного имущества, возмещении коммунальных платежей, моменте начисления и оформления арендной платы (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, другой период; порядок выставления счетов и составления актов аренды), то такие условия тоже существенны.
Внимание: Существующее гражданское законодательство не содержит перечня существенных условий договора аренды, поэтому любое условие существенно, если арендатор или арендодатель желает достичь по ней согласия.
Договоры аренды здания, его части заключаются обязательно в письменной форме (ст. 793, ст. 794 ГК). Это касается и аренды офисного помещения. Договор сроком на 3 года и более подлежит нотариальному удостоверению (ч. 1 ст. 794 ГК).
Обратите внимание, что оценка объекта аренды обязательна, так как это существенное условие договора аренды (ч. 1 ст. 284 ХК). Делать это нужно по восстановительной стоимости (ч. 2 ст. 284 ХК).
Восстановительная стоимость — это остаточная стоимость воспроизводства подобного аренды объекта, современная себестоимость приобретения за вычетом износа. Ее еще называют стоимостью замещения, восстановительной стоимостью (современная себестоимость приобретения). Определение этого термина есть в Национальном стандарте оценки 2 «Оценка недвижимого имущества» и НП(С)БУ 19 «Объединение предприятий». Для того чтобы ее определить надо:
сосчитать сколько стоит приобретение или изготовление подобного объекта недвижимости (первоначальная стоимость);
оценить примерно состояние износа этого объекта, применив определенный понижающий коэффициент к первоначальной стоимости.
Для определения стоимости частного имущества, которое берется в аренду, не требуется привлечение профессиональных оценщиков (экспертов). Это значит, что стороны могут определить самостоятельно, согласовав его между собой, и записав в договор аренды. Какая-либо ювелирная точность оценки здесь не требуется. Однако следует учесть, что в случае, если объект недвижимости будет уничтожен, будет нанесен определенный ущерб объекту, то такая стоимость может быть учтена при определении размера убытков. Следовательно, в идеале оценочная стоимость должна приближаться к рыночной. Если активный рынок такой недвижимости, то восстановительную стоимость лучше заменить на рыночную.
Как определить размер арендной платы при заключении договора аренды имущества
Одним из главных вопросов при заключении договора аренды имущества является определение арендной платы, которой считается фиксированный платеж, что арендатор платит арендодателю вне зависимости от последствий своей хозяйственной деятельности (ст. 286 ХК).
Арендная плата устанавливается в денежной форме. По соглашению сторон арендная плата может устанавливаться в натуральной или денежно-натуральной форме. Сроки внесения арендной платы определяются в договоре.
Внимание: размер арендной платы может быть изменен по согласованию сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.
Следует помнить, что арендатор вправе потребовать уменьшения размера арендной платы. Но только из-за обстоятельств, за которые он не отвечает. Такими обстоятельствами может быть изменение условия хозяйствования или существенное ухудшение состояния объекта аренды.
Когда прекращается договор аренды
Договор аренды прекращается в случае:
наступление условий, определенных самим договором, в частности истечение срока договора;
Договор аренды может быть расторгнут по соглашению сторон. По требованию одной из сторон договор аренды может быть досрочно расторгнут по соответствующим основаниям для расторжения договора найма.
Отказаться от договора аренды в одностороннем порядке нельзя, кроме случаев расторжения в определенных случаях при наличии требования арендодателя (ст. 783 ГК) или арендатора (ст. 784 ГК).
Объект операционной аренды арендатор отражает на вне балансовом счете 01 «Арендованные внеоборотные активы» по стоимости, указанной в договоре аренды.
Начисление дохода арендодателю бухгалтер предприятия должен производить в соответствии с положениями договора. Если там прописано выставление счета — на основе счета. Если там документ не предусмотрен и все осуществляется на основе условий договора, то операцию следует оформить бухгалтерской справкой.
Бухгалтер предприятия начисляет арендную плату на основании:
счета
если договор предусматривает, что арендатор платит аренду плату по счету, выставленному арендодателем
акта аренды
с 01 апреля 2026 года, если это предусмотрено договором, в актах можете не указывать подпись, должность и фамилию заказчика услуг (работ) или нанимателя (арендатора) при условии, что:
эти документы содержат информацию о дате (периоде) оказания услуг, выполнении работ или найме (аренды);
такой порядок документирования хозяйственных операций предусмотрен договором, заключенным в письменной форме;
такие хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в периоде их осуществления
Такие изменения действуют в обновленной ст. 9 Закона о бухучете. Однако такие упрощения не применяйте, если оплата аренды производится за счет публичных средств
условий договора
если договор не предусматривает, на основании какого документа начислять оплату. В этом случае бухгалтер должен оформить соответствующую бухгалтерскую справку
Если договор заключен с физлицом, подпадающим под понятие связанного лица, например собственником, близкими родственниками руководителя, то информация о таких соглашениях раскрывается в финотчетности на основе требований НП(С)БУ 23 «Раскрытие информации о связанных сторонах».
Расходы арендатора на улучшение объекта операционной аренды, приводящие к увеличению будущих экономических выгод, которые первоначально ожидались от его использования, отражаются арендатором как капитальные инвестиции в создание (строительство) других необоротных материальных активов (абз. 2 п. 4 НП(С)БУ 14).
Плата за пользование объектом операционной аренды согласно НП(С)БУ 16 «Расходы» признается расходами (п. 5 раздела II НП(С)БУ 14):
на прямолинейной основе в течение срока аренды;
с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды.
На сумму поощрения арендатора по продлению или заключению нового арендного соглашения уменьшаются в течение срока его аренды расходы по арендной плате.
Штучний інтелект швидко відповідає, красиво структурує і впевнено посилається на норми. Але за цією зручністю часто ховаються помилки, які коштують бухгалтерам штрафів, донарахувань і судових спорів. Ми перевірили, як ШІ справляється з реальними робочими кейсами
Налог на прибыль. На сегодняшний день объект налогообложения налогом на прибыль определяют по правилам бухгалтерского учета с учетом так называемых налоговых разниц в соответствии с разделом ІІІ НК.
Однако налоговые разницы должны применять только крупнодоходники, получившие более 40 млн грн годового дохода, и те, которые не сообщили налоговикам о неприменении разниц в годовой декларации по налогу на прибыль.
Доход от аренды у плательщиков налога на прибыль признается по правилам бухгалтерского учета и на основании его данных.
НДС. Поскольку офисное помещение в аренду предоставляет физлицо, то налоговый кредит по НДС при начислении арендных платежей не будет возникать.
Единый налог. Арендная плата признается доходом в день получения средств. Доходом признается и получение арендной платы авансом.
Налогообложение арендного платежа физлицу — НДФЛ и ВС
Налогообложение НДФЛ полученного дохода от предоставления офисного помещения в аренду физлицом осуществляется согласно требованиям НК
Доход от предоставления имущества в аренду включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход физлица-арендодателя и облагается НДФЛ по ставке 18% (пп. 164.2.5 и п. 167.1 НК).
Налоговым агентом арендодателя при начислении дохода от предоставления в аренду офисного помещения является арендатор (пп. 171.1.2 НК). Доходы от такой операции облагаются НДФЛ налоговым агентом при их выплате (пп. 170.1.4 НК).
Уплачивается такой НДФЛ в местный бюджет по местонахождению арендатора (пп. 168.4.1 НК и ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодекса Украины). При этом оплата должна произойти:
одновременно с выплатой дохода от арендной платы — если такая выплата производится на банковский счет физлица (пп. 168.1.2 НК);
в течение 3-х банковских дней, наступающие за днем начисления (выплаты) — если выплата производится наличными из кассы предприятия или осуществляется в неденежной форме (пп. 168.1.4 НК);
до 30 числа месяца, следующего за месяцем начисления дохода — если доход физлицу-арендодателю насчитали, но не выплатили. Внимательно следует изучить условия договора. Если речь идет о ежемесячном начислении дохода, то нужно ежемесячно платить НДФЛ и военный сбор (ВС), даже если доход арендодателю фактически и не уплачивался (пп. 168.1.5 НК).
Внимание: не забываем удержать с арендной платы, выплачиваемой физлицу-арендодателю сумму НДФЛ и ВС и показать их в Приложении 4ДФ Налогового расчета. Доход от арендной платы в Приложении 4ДФ Налогового расчета отражайте с использованием признака дохода «196».
Также полученный доход от предоставления офисного помещения в аренду облагается ВС по ставке 5% (п. 161 подраздел. 10 Переходных положений НК). Ответственными за содержание и уплату сбора в бюджет лица, определенные ст. 171 НК. При начислении других доходов ответственным за начисление и уплату сбора налоговый агент (пп. «б» п. 171.2 НК). Это значит одно — удерживает и платит арендатор. Как и НДФЛ.
Штучний інтелект уміє багато. Та у питаннях податків і звітів вирішальне — не швидкість, а досвід. У системі «Експертус Головбух» консультують живі експерти, які не генерують відповіді, а перевіряють і зважують кожну рекомендацію 👇
ЕСВ на арендный платеж не начисляется. Договор аренды не предусматривает выполнение работ или услуг. Следовательно, не подпадает под обложение ЕСВ как другие гражданско-правовые договоры, например договоры подряда с физическими лицами (п. 1 ч. 1 Закона «О сборе и учете единого взноса…» от 08.07.2010 № 2464). Такого же мнения придерживаются налоговики — письмо ГФС от 21.09.2017 № 2021/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. Весьма интересный вывод, но в пользу плательщика налога. Поэтому рекомендуем избегать слова «услуга» в договорах и актах аренды с физлицами.
Минимальная база для НДФЛ
Обратите внимание, что при определении НДФЛ существует минимальная налогооблагаемая база — это минимальный арендный платеж (пп. 170.1.2 НК). Это значит, что объект налогообложения за месяц определяется из размера арендной платы, но если она меньше минимального арендного платежа, то нужно как базу брать именно его (разъяснение ГНС 107.05 ОИР). В НК для определения минимальной арендной платы указана Методика определения минимальной суммы арендного платежа за недвижимое имущество физических лиц, утвержденная постановлением КМУ от 29.12.2010 № 1253.
По данной Методике минимальная сумма арендного платежа ставится в зависимость от минимальной стоимости месячной арендной платы за 1 м2 общей площади недвижимого имущества с учетом его местонахождение, функциональных и качественных показателей, устанавливаемых органом местного самоуправления (ОМС) села, поселка, города, на территории которых такое имущество расположено.
Однако если такой минимальный размер ОМС не установил и не обнародовал до начала отчетного года, то тогда минимальной базы нет и НДФЛ начисляется стандартно — на сумму арендной платы (пп. 170.1.2 НК).
Минимальный арендный платеж следует использовать при определении суммы дохода для внесения его в декларацию единщика. Что касается договора аренды, то в нем ответственности за установление в договоре аренды размера арендной платы, меньше минимального, не предусмотрено (разъяснение ГНС 107.05 ОИР).
НДФЛ и ВС по арендной плате в Приложении 4ДФ Налогового расчета
Сумму начисленного и выплаченного дохода, а также начисленного и уплаченного НДФЛ и ВС предприятие должно отразить в Приложении 4ДФ Налогового расчета.
Суммы дохода физлица в виде арендной платы отражают по признаку дохода «106» в разделе I Приложения 4ДФ. Там же в соответствующих графах отражается и сумма ВС.
В графе 3а Приложения 4ДФ указывается ума начисленной арендной платы на основе договора аренды. Обратите внимание, что оформление акта оказанных услуг не имеет значения. Приоритетом является договор.
В графе 3 фактически выплачена сумма арендной платы, включая НДФЛ и ВС. Если арендная плата физлицу не уплачивалась, то эту графу оставляем пустой.
НДФЛ и ВС при возмещении коммунальных услуг арендодателю
От коммунальных услуг никуда не денешься и вопрос остается, кто их платит. Если никакого возмещения нет и коммунальные услуги платит арендатор, то проблем никаких — это его расходы согласно договору. Однако, если «коммуналку» платит физлицо-арендодатель и получает компенсацию за это от арендатора, то возможны варианты:
возмещение «коммуналки» предусмотрено договором. Тогда налоговики эти выплаты рассматривают как часть арендной платы. Это означает, что эти суммы следует включить в Приложение 4ДФ в одну строку с арендной платой и под тем же кодом дохода «106» и соответственно обложить налогом;
возмещение «коммуналки» договором не предусмотрено. В таком случае такую компенсацию следует рассматривать как дополнительное благодля физлица. Его тоже нужно обложить, но в Приложении 4ДФ такая сумма отражается от арендной платы и имеет свой код признака дохода — «126».
Как бы то ни было, но оба варианта облагаются налогом одинаково — уплачиваются НДФЛ и ВС. В обоих случаях нужно при начислении НДФЛ применять натуральный коэффициент 1,219512 для определения фактической суммы дохода физлица-арендодателя. К примеру, при компенсации 3000 грн за отопление НДФЛ будет удержан не с 3000 грн, а с 3658,54 грн (=3000 грн × 1,219512). Однако для расчета ВС натуральный коэффициент не применяется — начисление будет с 3000 грн (это3000 грн ×0,05 = 150 грн).
Соответствующие разъяснения есть в комментариях налоговиков:
индивидуальная налоговая консультация от 10.09.2018 № 3913/6/99-99-13-01-01-15;
письмо ГФС от 27.07.2017 № 1378/С/99-99-13-02-03-14/ІПК.
Ремонт арендованного офиса
Обратите внимание, что если производится ремонт такого офиса или другого помещения, то физлицо-арендодатель получает дополнительное благо, которое следует облагать НДФЛ и ВС (пп. «е» пп. 164.2.17 НК и п. 164.5 НК). Для определения НДФЛ применяется натуральный коэффициент 1,219512. На него увеличивается стоимость ремонта. ВС удерживается из суммы ремонта без использования натурального коэффициента. В Приложении 4ДФ Налогового расчета это доход по коду «126».
Исключение — улучшение и результаты ремонта такие, что можно отделить и забрать обратно при возвращении обратно объекта аренды (ч. 2 ст. 778 ГК). Тогда НДФЛ и ВС не начисляются.
В марте 2026 года ООО «Весна» заключило с физлицом Коробовым В. А. договор оперативной аренды офиса. Размер арендной платы по договору — 8000,00 грн в месяц. Стоимость арендованного офиса по договору — 500 000,00 грн. Арендатор должен учитывать офис, получивший в оперативную аренду, на внебалансовом счете 01 по стоимости, указанной в договоре аренды, то есть 500 000,00 грн (абз. 1 п. 4 разд. II НП(С)БУ 14).
№ з/п
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Сумма,
грн
Д-т
К-т
1
отразили на внебалансовом счете офисное помещение, полученное в аренду от Коробова В. А.
01
–
500 000,00
2
насчитали арендную плату Коробову В. А. за апрель 2026 года
92
685
8000,00
3
удержали с арендной платы:
НДФЛ (8000,00 грн × 0,18 = 1440,00 грн)
военный сбор (8000,00 грн × 0,05 = 400,00 грн)
685
685
641
642
1440,00
400,00
4
перевели на карточный счет Коробова В. А. арендную плату за аренду офиса
