Отпуск за свой счет: образец заявления, правила предоставления

Основной нормативной основой предоставления неоплачиваемого отпуска является ст. 84 Кодекса законов о труде (далее – КЗоТ), ст. 25 и ст. 26 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее – Закон об отпусках).

Отпуск за свой счет: виды

Существует несколько видов отпусков за свой счет с точки зрения правовых нюансов их предоставления. Различия этих отпусков приведены в таблице ниже.

Таким образом, главное отличие между этими отпусками – это наличие у работодателя права решать вопрос о ее предоставлении. Если работник хочет взять отпуск первого «по семейным обстоятельствам», то тогда работодатель имеет право оценить уважительность таких обстоятельствах, учесть свой производственный процесс, возможность замены работника на период отпуска и в конце концов озвучить свое решение. Работодатель имеет право отказать (письмо Минтруда от 18.03.2009 № 2961/0/14-09/06).

Внимание: в отпуске «по семейным обстоятельствам» работодатель может отказать.

Относительно отпусков второго типа («под событие») по ст. 25 Закона об отпусках, то работодатель обязан его предоставить даже в условиях, когда это вредит производственному процессу и работника некем заменить. Никаких отговорок (аргументированных или нет) здесь быть не может.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Отпуск без сохранения заработной платы: особенности отпусков во время военного положения

Отпуск «через военное положение» возможен на всей территории Украины, даже если в данной местности и не ведутся активные боевые действия, ведь Законом № 2136 никаких дополнительных условий, кроме военного положения, не выдвигается.

Альтернативой отпуска за свой счет «через военное положение» является приостановление действия трудового договора (ст. 13 Закона № 2136).  Преимуществом такого варианта является возможность прекратить трудовой договор без получения согласия работника, который следует при оформлении отпуска за свой счет.

Отпуск за свой счет в Налоговом расчете по ЕСВ, НДФЛ и ВС

Приводим ниже примеры заполнения Приложения Д1 к Налоговому расчету для отпуска без сохранения, а также, для сравнения, ситуации с простой, оформление которого является законной альтернативой выхода из ситуации незагрузки предприятия, например, во время карантина. Обратите внимание:

• отпуск без сохранения-его продолжительность отображается в графе 13 Приложения Д1;
• простой никаких особенностей нет и оплата по нему отображается, как и обычная зарплата, так как это и есть часть зарплаты;
• частый спутник как отпуска без сохранения, так и простоя – ЕСВ-разница, то есть разница между фактической и минимальной базой ЕСВ, это отдельная строка и КТН «13» (гр. 09).

Что касается приложения 4дф, то на его заполнение данные ситуации не влияют. 

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2024 році: практичні ситуації

Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ВІД ЕКСПЕРТА

Отпуск за свой счет: правила предоставления

Среди правил предоставления отпусков за собственный счет выделим такие:

• инициировать оформление отпуска за свой счет имеет право только работник (на основе соответствующего письменного заявление на отпуск за свой счет). Это не может делать работодатель, он не может отправлять работника в такой отпуск принудительно (письмо Минсоцполитики от 19.09.2013 № 416/13/116-13);
• совместители также имеют право на отпуск за свой счет. Это касается любого вида отпуска за свой счет;
• продолжительность работы на предприятии не влияет на право на отпуск за свой счет. Даже, если он отработал менее 6 месяцев, он может получить отпуск без сохранения в полном объеме;
• отпуск без сохранения не влияет на продолжительность ежегодного основного отпуска. Их продолжительность считается отдельно;
• время пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты засчитывается ему в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска (п. «4» абз. 1 ст. 9 Закона об отпусках, письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 № 243/13/116-16);
• форма оформление трудовых отношений (срочный или бессрочный трудовой договор, контракт) также не влияют на право на отпуск без сохранения;
• продолжительность отпуска за свой счет включает также и празднично-нерабочие дни, что отличает такие отпуска от ежегодного. Например, если работник берет отпуск за свой счет на 10 к. дней с 1 марта, то это будет с 01.03 по 10.03. В то время как ежегодная будет с 01.03 по 11.03, так как 08 марта в мирное время в продолжительности ежегодных отпусков не числится;
• отпуск за свой счет можно брать несколько раз в год. Однако следует войти в общее ограничение по дням за год, которое определяет ст. 25 и 26 Закона об отпусках; 
• отпуска за свой счет не продлевается на период болезни и не переносятся. Это правило действует и для карантина. Продолжать отпуск «автоматом» через карантинные мероприятия - такого в законодательстве нет. Единственное, что работнику может быть предоставлен новый отпуск без сохранения по его заявлению. В этом тоже отличие от ежегодных отпусков, которые продлеваются на время больничного;
• работника нельзя отозвать из отпуска без сохранения; 
• право на отпуск за свой счет не накапливается и не переносится, то есть отсутствует такое понятие как неиспользованная отпуск за свой счет. Год прошел – и все; 
• отпуск «под событие» предоставляется на период, который должен включать такое событие. Например, работница берет отпуск на 10 к. дней в связи с женитьбой на период с 06.06.2024 по 12.06.2024. Дата женитьбы – 08.06.2024 г. Таким образом, дата может быть не обязательно в начале периода, но и в середине периода, но должен быть в его пределах;
• страховой стаж в отпуске за свой счет, если он длится полный месяц (с 1-го по последнее число) не засчитывается. Причина – в таком месяце не будет ЕСВ. Такой стаж в частности влияет на расчет пенсий и может повлиять на расчет больничных. Однако трудовой-засчитывается, так как продолжаются трудовые отношения. 

Внимание: Работодателю запрещено:

• удлинять отпуск «по семейным обстоятельствам» более 30-дневное ограничение;
• ограничивать во времени отпуск за свой счет, если он относится к обязательным по ст. 25 Закона об отпусках;
• отправлять работника в отпуск без сохранения принудительно за временного отсутствия объема работы;
• «придумывать» свои собственные причины для отпусков за свой счет и записывать их в колдоговор.

Колективний договір: які зміни очікують на роботодавців

Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Отпуск без сохранения: как считается год

Для отпусков за свой счет понятия «рабочий год», используемое для учета ежегодных отпусков, не применяется. Это значит, что 30-дневный срок и иные сроки считаются для календарного года (с 1 января по 31 декабря). С новым годом работник имеет право на новый отпуск.

Разделение отпуска за свой счет на части

Здесь все зависит от вида отпуска. Отпуск «под событие» делить нельзя (письмо Минсоцполитики от 03.02.2012 № 31/13/133-12). Также нельзя такой отпуск получить уже после события, которое давало на него право, например, после даты регистрации брака. Что же до обычного отпуска «по семейным обстоятельствам», то его можно брать несколько раз в год, главное, чтобы не истек 30-дневный лимит. Это же самое касается «безотказных» отпусков по статье 25 Закона об отпусках, которые не имеют привязки к определенным событиям, например, для лиц с инвалидностью. Разъяснения по этому поводу есть от ГУ Гоструда в Днепропетровской области.

Например, лицо с инвалидностью III группы имеет право на отпуск без сохранения 30 к. дней и может взять себе эту отпуск 2 раза по 15 к. дней, 3 раза по 10 к. дней, 2 раза – 20 к. дней +10 к. дней и т.д. Аналогично можно делить и обычный 30-дневный отпуск «по семейным обстоятельствам», предоставляемый по соглашению сторон.

Наложение различных видов отпусков

Упомянутый 30-дневный лимит действует только в отношении отпуска по «семейным обстоятельствам». Это значит, что работник имеет право уйти в отпуск в связи с бракосочетанием на 10 к. дней (п. 8 ст. 25 Закона об отпусках) и еще взять себе 30 к. дней «по семейным обстоятельствам». Также работник может воспользоваться еще вдобавок и другими основаниями статьи 25 Закона об отпусках или совместить такой отпуск с ежегодным.

Ответственность работодателя

Нарушения с отпусками за свой счет не считаются недоимкой работникам зарплаты, однако тоже тянут на штрафы, например, при нарушении 30-дневного лимита:

• в размере 1 минимальной зарплаты (8000 грн в апреле-декабре 2024) на предприятие (ст. 265 КЗоТ);
• от 510 грн до 1700 грн на должностных лиц работодателя (абз. 1 ст. 41 КУоАП, «другие нарушения требований законодательства о труде»).

Не освобождает предприятие от штрафа даже то, что нарушение произошло из-за удовлетворения желания самого работника.

Однако принудительное отправления в отпуск за свой счет работника без его согласия может грозить и уголовным ответственностью по статье 172 Уголовного кодекса Украины («грубое нарушение законодательства о труде»): 34000-51000 грн штраф или лишение права занимать определенные должности до 3-х лет или исправительные работы до 2-х лет.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати: коли розпочнемо утримувати за Законом № 4015

Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Оформление отпуска за собственный счет

Для оформления отпуска за свой счет необходимые:

• заявление на отпуск работника;
• приказ о предоставлении отпуска.

Если работник оформляет «безотказный» отпуск по статье 25 Закона об отпусках, то к заявлению он также должен обязательно приложить подтверждающие документы, а в самом заявлении указать основание для предоставления отпуска. В случае же отпуска по статье 26 Закона Об отпусках документы прилагаются на усмотрение работника и их может не быть вообще. Приказ на отпуск за свой счет в таком случае должен содержать норму закона, на основании которого предоставляется отпуск.

Заявление на отпуск из-за военного положения

Напоследок приводим еще образец заявления на отпуска через военное положение. Какие-то особые причины и обстоятельства предоставления отпуска в данном случае можно и не искать, а ограничиться «в связи с введением в Украине военного положения». Или же ситуацию изложить более подробно, так как в примере.

Отпуск за свой счет без сохранения зарплаты и ЕСВ

При отправлении работника в отпуск за свой счет следует обратить внимание на ЕСВ в таком месяце, так как возможен выход заработной платы за нижнюю границу его начисления, в таком случае минимальная зарплата становится базой для начисления ЕСВ (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закона) Украины «О сборе и учете единого вклада…» от 08.07.2010 № 2464-VI).

Если в месяце отпуска за свой счет сумма выплат вышла меньшей минимальной зарплаты (8000 грн в апреле-декабре 2024 года), то доначислим ЕСВ на сумму разницы между минимальной базой и зарплатой. Минимальный ЕСВ:

• в апреле - декабре 2024 года – 1760 грн (= 8000 ×0,22).

Некоторые исключения из данного правила приведены ниже в таблице на основе Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное​​ государственное социальное страхование, утвержденное приказом Минфина от 20.04.2015 № 449 (далее — Инструкция № 499):

В объединенном Налоговом расчете по ЕСВ, НДФЛ и ВС, если использовалась минимальная база начисления, ситуация отражается таким образом:

• в графе 10 – указывается отчетный период (месяц),
• в графе 13 – количество дней отпуска за свой счет,
• в графе 14 – количество дней в отчетном периоде,
• в графе 16 и 17 – зарплата за отработанные дни;
• в графе 09 – указывается тип начисления «13»,
• в графе 18 – указывается разница между минимальной базой и фактически начисленным доходом,
• в графе 20 – сумма ЕСВ, начисленная на разницу из графы 18.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

На какие расчеты влияет отпуск без сохранения заработной платы

Влияние отпуска без сохранения на другие расчеты приведены в таблице.

Увольнение во время отпуска за свой счет

Это возможно – законодательство не ограничивает работника в его праве на увольнение, например, на основании соглашения сторон (п. «1» ст. 36 КЗоТ) или по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ).