експерт з податкового обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Отпуск за свой счет и простой – реалии военного положения Чтобы избежать финансовых «сюрпризов» и безупречно заполнить объединенный отчет, консультация станет вашим незаменимым помощником с практическими кейсами и подробными примерами
На начисление ЕСВ влияет не наличие простоя, а размер зарплаты за месяц, в котором был простой. Ведь общий доход за месяц, в котором был простой, может быть меньше минимальной зарплаты. И тогда придется произвести доплату ЕСВ.
Время простоя не по вине работника (например, обстоятельства военного положения, карантин) оплачивают не менее в размере 2/3 оклада (ст. 113 КЗоТ). Однако это означает, что кроме этой частицы оклада, может и ничего больше не быть — нет премий, нет доплат за стаж, т.е. только оклад. Как следствие, зарплата может оказаться ниже минималки. Напомним, что минзарплата из в 2025 году равна 8000 грн. Если работнику насчитали сумму менее 8000 грн, то следует определить разницу с минимальной базой и доначислить на эту разницу ЕСВ (ч. 5 ст. 8 Закона «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464, далее — Закон № 2464). То есть ЕСВ за месяц по работнику не может быть меньше в 2025 году за 1760 грн (80 00 грн × 0,22).
Внимание: если вследствие простоя зарплата за месяц оказалась меньше 8000 грн, то произведите доплату ЕСВ до размера 1760 грн.
доначислите ЕСВ, если фактическая база меньше минимальной, — если были другие выплаты.
Как показать разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ в Д1, а также заполнить Приложение 4ДФ рассмотрим на примере 1. Однако перед тем как заполнять объединенный отчет, убедитесь, правильно ли показали простой в табеле учета рабочего времени.
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Простой в табеле учета рабочего времени обозначайте в количестве часов так же обычный рабочий день, но используйте букву «П» вместо «Р».
Пример 1 (зарплата, простой, ЕСВ по минимальной базе, Налоговый расчет)
Работник работает на предприятии, где с с 07.04.2025 по 25.04.2025 оформлен простой. Оклад работника равно минзарплате — 8000 грн. Он еще получал 50% премии. В апреле 2025 года 22 рабочих дня (или 176 рабочих часов). Отработал же работник без простоя всего 7 рабочих дней, то есть 56 рабочих часов. На простой пришлось всего 15 рабочих дней. Простой в табеле учета рабочего времени обозначается в количестве часов так же, как обычно рабочий, то есть 8 ч/день, поэтому часы простоя равны 120 рабочих часа (15 × 8).
Данные для расчетов:
зарплата по окладу за отработанные дни: 8000 × 56 ÷ 176 = 2545,45 грн;
оплата простоя в апреле 2025 года : 8000 × (2/3) × 120 ÷ 176 = 3636,36 грн;
премию 50% работнику за время простоя и работы в апреле не начисляли.
В подобных ситуациях след проверить необходимость начисление доплаты к минимальной зарплате. В данной ситуации оплата 7 рабочих дней была осуществлена на уровне минимальной зарплаты (8000 грн — апрель 2025), поэтому доплата проводить не нужно. Оплату простоя, то он при определении доплаты к минимальной зарплате не учитывается, так как это выплата за неотработанное рабочее время (пп. 2.2.12 Инструкции № 5).
Суммарная зарплата в месяц: 2545,45 + 3636,36 = 6181,81 грн. Это фактическая база ЕСВ.
Проверяем соблюдение минимальной базы ЕСВ: 6181,81 < 8000 .
Разница между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 6181,81 = 1818,19 грн
Считаем ЕСВ:
с фактической базы: 6181,81 × 0,22 = 1360,00 грн;
по разнице между минимальной и фактической базой: 1818,19 × 0,22 = 400,00 грн;
проверяем общую сумму ЕСВ: 1360,00 + 400,00 = 1760 грн
Простой своей специфики отображение в Налоговом расчета нет. Оплата простоя — это часть зарплаты, поэтому ее показывают в составе зарплаты. Однако может возникать потребность в отражении разницы между минимальной и фактической базой ЕСВ, приведенной в Примере 1.
Минимальная база ЕСВ в объединенном отчете
Когда доначисляете ЕСВ до минимальной базы, то в основной части Налогового расчета:
в ряд. 2.5 отразите разницу между минимальной и фактической базой начисления ЕСВ (по всему работникам вместе);
в ряд. 3.5 покажите начисленный ЕСВ на сумму разницы между минимальной и фактической базой (тоже по всем работникам вместе).
Приложение 4ДФ тоже не имеет особых правил, по которым показывают начисленную зарплату за месяц, в котором был простой. Однако обратить внимание следует на общую сумму дохода такого работника за месяц. Она может оказаться меньше размера, что дает право на НСЛ. В 2025 году такая граница составляет 4240 грн. Однако, если имеет двое и больше детей, то у него может быть право на применение «детской» НСЛ, для которой предельный уровень дохода кратный количества детей (для 2-х детей это 8480 грн (4240 × 2) и т.д.).
Отпуск без сохранения заработной платы в Налоговом расчете 2025
Отпуск за свойсчет отображайте в Приложении Д1 по тем же правилам, что и простой. Учитывайте минимальную базу 8000 грн (в 2025 году). Однако здесь возможны варианты:
вариант 1 — ЕСВ насчитываете минимальную базу учитывайте. Отпуск за свой счет не покрывает полный месяц, и работник имеет такой месяц еще и зарплату. В таком случае сравнивайте зарплату с минимальной базой. Даже если работник работал всего один день;
вариант 2 — ЕСВ не начисляете. Отпуск за свой счет покрывает весь месяц и работник не работал в месяце ни дня и ему не начисляли никаких доходов (премии, оплата ежегодной отпуска, оплата по гражданско-правовым договорам (ГПД), определенные компенсации). Если у работника месяц с нулевым доходом, тогда ЕСВ не начисляйте, так как база для него начисление равно нулю. Однако, все равно, в Налоговом расчета такого работника след показать нулевые суммы ЕСВ
Внимание: если у работника полностью отсутствуют зарплата и доходы по ЦПД за месяц, то ЕСВ равна нулю.
Что касается НДФЛ, то ситуация аналогичная простою — возможно появление НСЛ из-за низкого дохода работника. Однако может быть и такое, что дохода нет за весь месяц — тогда данные по такому работнику в Приложении 4ДФ не заполняйте, так как нет объекта налогообложения.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
В табеле учета рабочего времени отпуск за свой счет отображайте буквенным обозначением «НА». Это касается всех отпусков без сохранения, в т.ч. и по причинам обстоятельств военного положения или карантина.
Пример 2 (зарплата, отпуск за свой счет, ЕСВ с минимальной базы)
Работник взял отпуск за свой счет с 07.04.2025 по 25.04.2025. Оклад работника составляет 10 000 грн. за дни работы работнику была насчитали премию 1500 грн.
Отработал работник в апреле 2025 года всего лишь 7 рабочих дней (56 рабочих часов).
Рассчитываем зарплату:
зарплата по окладу за отработанные дни: 10 000 × 56 ÷ 176 = 3181,82 грн;
общая зарплата за апрель 2025 (фактическая база ЕСВ): 3181,82 + 1500 = 4681,82 грн
Доплату к минимальной зарплате не производим, так как минимальная оплата 7 рабочих дней соблюдена:
3181,82 > 2545,45 (фактическая оплата превышает минимальную)
Однако еще и проверяем соблюдение минимальной базы ЕСВ: 4681,82 ˂ 8000. Итак, определяем разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ:
8000 – 4681,82 = 3318,18 грн
Рассчитываем ЕСВ:
по фактической базе: 4681,82 × 0,22 = 1030,00 грн;
по разнице между минимальной и фактической базой: 3318,18 × 0,22 = 730,00 грн;
проверяем общую сумму ЕСВ за апрель 2025: 1030,00 + 730,00 = 1760,00 грн
Внимание:не забываем проверять соблюдение минимальной зарплаты, которую рассчитываем пропорционально отработанным часам за месяц.
Заполним Приложение Д1 к Налоговому расчета на основе вышеприведенных данных. Обратите внимание, что в графе 13 следует отметить количество календарных дней отпуска за свой счет.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Работник весь месяц был в отпуске за свой счет с 01.04.2025 по 30.04.2025. Оклад работника составляет 9000 грн. Выплат в сентябре работнику не было.
В данной ситуации зарплату за апрель 2025 года вообще не начисляют, так как нет ни одного отработанного дня. Соответственно, ЕСВ также не начисляем, так как отсутствует его база начисления.
В Приложении Д1 Налогового расчета по такому работнику данных с суммами зарплаты и ЕСВ не будет. Однако заполнить придется, так как надо показать количество дней отпуска за свой счет в графе 13. Заполненный Приложение Д1 на основе примера 3 приведено ниже.
В Приложении 4ДФ по данному работнику ничего не заполняем, так как дохода у него нет.
Пример 4 (зарплата, отпуск за свой счет, доплата к минимальной зарплате)
Работник взял отпуск без сохранения зарплаты с 07.04.2025 по 25.04.2025. Оклад работника составляет 6500 грн. за дни работы работнику насчитали премию 400 грн.
Отработал работник в апреле 2025 года всего лишь 7 рабочих дней (56 рабочих часов). На отпуск без сохранения пришлось всего 15 рабочих дней (т.е. 120 рабочих часов).
Считаем:
зарплата по окладу за отработанные дни: 6500 × 56 ÷ 176 = 2068,18 грн;
общая зарплата за апрель 2025 (фактическая база ЕСВ): 2068,18 + 400 = 2468,18 грн
Следует провести доплату к минимальной зарплате, так как минимальная оплата 8 рабочих дней должна быть:
8000 × 56 ÷ 176 = 2545,45 грн,
где 8000 грн — минимальная зарплата в апреле 2025 года.
Что касается использование часов в расчете — лучше всего считать как раз по часам, чем по дням. Во-первых, так точнее. Во-вторых, это более универсальный — подходит и для тех работников, которые работают на неполное рабочее время.
Сравним начисленную сумму работнику и минимально требуемую оплату за соответствующее время: 2468,18 ˂ 2545,45
Следовательно, необходимо начислить доплату к минимальной зарплате и составляет: 2545,45 – 2468,18 = 77,27
Общая зарплата (фактическая база ЕСВ): 2068,18 + 400 + 77,27 = 2545,45 грн
Проверяем также соблюдение минимальной базы ЕСВ: 2545,45 ˂ 8000
Рассчитываем разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 2545,45 = 5454,55 грн
Считаем ЕСВ:
с фактической базы: 2545,45 × 0,22 = 560,00 грн;
по разнице между минимальной и фактической базой: 5454,55 × 0,22 = 1200,00 грн;
проверяем общую сумму ЕСВ: 560,00 + 1200,00 = 1760,00 грн
Заполним Приложение Д1 для данной ситуации (см. Приложение 1).
При заполнении Приложения 4ДФ учитываем наличие НСЛ, так как сумма зарплаты у такого работника меньше 4240 грн. Расчет налогов для Приложения 4ДФ выглядит тогда:
НДФЛ = (2545,45 – 1514) × 0,18 =185,66 грн, где 1514 грн — это базовый размер НСЛ для 2025 года;
Пример 5 (зарплата, отпуск за свой счет, ЕСВ, работник с инвалидностью)
Работник, что имеет инвалидность, взял отпуск за свой счет с 07.04.2025 по 25.04.2025. Оклад работника составляет 10 500 грн. За дни работы работнику насчитали премию 1000 грн.
Отработал работник в апреле 2025 года всего лишь 7 рабочих дней (56 рабочих часа). На отпуск без сохранения пришлось всего 15 рабочих дней (т.е. 120 рабочих часов).
Считаем:
зарплата по окладу за отработанные дни: 10500 × 56 ÷ 176 = 3340,91 грн;
общая зарплата за апрель 2025 г. (фактическая база ЕСВ): 33400,91 + 1000 = 4340,91 грн
Доплату к минимальной зарплате не производим, так как минимальная оплата 7 рабочих дней соблюдена:
8000 × 56 ÷ 176 = 2545,45 грн < 4340,91 грн
Так как работник имеет инвалидность, то минимальная база ЕСВ не применяется и ЕСВ начисляют на фактическую зарплату за месяц.
Считаем ЕСВ: 4340,91 × 0,0841 = 365,07 грн
При заполнении Приложения Д1 Налогового расчета по такому работнику в графе 08 при начислении зарплаты нужно вместо кода «1» (обычный работник, ЕСВ 22%) поставить код «2» (лицо с инвалидностью, ЕСВ 8,41%). Заполненный Приложение Д1 на основе примера 5 приведено ниже.
