Отпуск за свой счет и простой стали распространенными явлениями. Как считать ЕСВ в такие месяцы и составить Налоговый расчет по НДФЛ, ВС и ЕСВ покажем на образцах и примерах в консультации
Простой в Налоговом расчете 2024
При отражении последствий простоя в Налоговом расчете следует учесть:
- оплату простоя. Это затрагивает Приложение Д1, Приложение 4ДФ и основную часть Налогового расчета
- минимальную базу ЕСВ – в Приложении Д1;
- возможное появление налоговой социальной льготы (НСЛ) – в Приложении 4ДФ.
Начнем с вопросов оплаты простоя и ЕСВ.
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Оплата простоя и ЕСВ
Оплата труда во время простоя, который случился не по вине работника, попадает в состав дополнительной заработной платы как выплата за неотработанное время (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы от 13.01.2004 № 5, далее — Инструкция № 5). Следовательно, на сумму оплаты простоя ЕСВ начисляют.
На начисление ЕСВ влияет не наличие простоя, а размер зарплаты за месяц, в котором был простой. Ведь общий доход за месяц, в котором был простой, может быть меньше минимальной зарплаты. И тогда придется произвести доплату ЕСВ.
Время простоя не по вине работника (например, обстоятельства военного положения, карантин) оплачивают не менее в размере 2/3 оклада (ст. 113 КЗоТ). Однако это означает, что кроме этой частицы оклада, может и ничего больше не быть — нет премий, нет доплат за стаж, т.е. только оклад. Как следствие, зарплата может оказаться ниже минималки. Напомним, что минзарплата с 01.04.2024 года равняется 8000 грн. Если работнику насчитали сумму менее 8000 грн, то следует определить разницу с минимальной базой и доначислить на эту разницу ЕСВ (ч. 5 ст. 8 Закона «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464, далее — Закон № 2464). То есть ЕСВ за месяц по работнику не может быть меньше в апреле–декабре 2024 года за 1760 грн (80 00 грн × 0,22).
Внимание: если вследствие простоя зарплата за месяц оказалась меньше 8000 грн, то произведите доплату ЕСВ до размера 1760 грн.
Если простой было оформлено на полный месяц, то:
Как показать разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ в Д1, а также заполнить Приложение 4ДФ рассмотрим на примере 1. Однако перед тем, как заполнять Налоговый расчет, нужно убедиться, правильно ли показали простой в табеле учета рабочего времени.
Якщо нараховуєте заброньованому працівникові менше ніж 20 000 грн зарплати, бронювання анулюють, а підприємство позбавлять критичного статусу. Держоргани не пояснюють, як забезпечувати такий рівень зарплати. Відомо, що дані братимуть із Податкового розрахунку. Експерт пояснює, які виплати включати до нарахованої зарплати, щоб не втратити бронювання
Табелирование простоя
Простой в табеле учета рабочего времени обозначают в количестве часов как и обычный рабочий день, но используют букву «П» вместо «Р».
Пример 1 (зарплата, простой, ЕСВ по минимальной базе, Налоговый расчет)
Работник работает на предприятии, где с 06.09.2024 по 24.09.2024 оформлен простой. Оклад работника равно минзарплате — 8000 грн. Он еще получал 50% премии. В сентябре 2024 года 21 рабочий день (или 168 рабочих часов). Отработал же работник без простоя всего 8 рабочих дней, то есть 64 рабочих часы. На простой пришлось всего 13 рабочих дней. Простой в табеле учета рабочего времени обозначается в количестве часов так же, как обычно рабочий, то есть 8 ч/день, поэтому часы простоя равны 104 рабочих часа (13×8).
Данные для расчетов:
- зарплата по окладу за отработанные дни: 8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 грн;
- оплата простоя в сентябре 2024 года: 8000 × (2/3) × 104 ÷ 168 = 3301,59 грн;
- премию 50% работнику за время простоя и работы в сентябре не начисляли.
В подобных ситуациях след проверить необходимость начисление доплаты к минимальной зарплате. В данной ситуации оплата 8 рабочих дней была осуществлена на уровне минимальной зарплаты (8000 грн — сентябрь 2024), поэтому доплата проводить не нужно. Оплату простоя, то он при определении доплаты к минимальной зарплате не учитывается, так как это выплата за неотработанное рабочее время (пп. 2.2.12 Инструкции № 5).
Суммарная зарплата за месяц: 3047,62 + 3301,59 = 6349,21 грн. Это фактическая база ЕСВ.
Проверяем соблюдение минимальной базы ЕСВ: 6349,21 ˂ 8000.
Разница между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 6349,21 = 1650,79 грн
Считаем ЕСВ:
- по фактической базы: 6349,21 × 0,22 = 1396,83 грн;
- по разнице между минимальной и фактической базой: 1650,79 × 0,22 = 363,17 грн;
- проверяем общая сумма ЕСВ: 1396,83 + 363,17 = 1760 грн
Простой своей специфики отображение в Налоговом расчета нет. Оплата простоя — это часть зарплаты, поэтому ее показывают в составе зарплаты. Однако может возникать потребность в отражении разницы между минимальной и фактической базой ЕСВ, приведенной в Примере 1.
Минимальная база ЕСВ в Налоговом расчета
Когда доначисляют ЕСВ до минимальной базы, то в основной части Налогового расчета:
- в ряд. 2.5 отражают разницу между минимальной и фактической базой начисления ЕСВ (по всему работникам вместе);
- в ряд. 3.5 показывают начислен ЕСВ на сумму разницы между минимальной и фактической базой (тоже по всем работникам вместе).
В Приложении Д1 Налогового расчета зарплату работника и дополнительную базу ЕСВ следует отображать в разных строках. При этом указывают:
- в графе 09 — код КТН «13» значит начисление ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой;
- в графе 18 — сумму разницы между минимальной и фактической базой ЕСВ;
- в графе 20 — сумму ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ.
На основе данных примера 1 ниже приведем образец Приложения Д1 к Налоговому расчета.
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
Простой в Приложении 4ДФ Налогового расчета
Приложение 4ДФ тоже не имеет особых правил, по которым показывают начисленную зарплату за месяц, в котором был простой. Однако обратить внимание следует на общую сумму дохода такого работника за месяц. Она может оказаться меньше размера, что дает право на НСЛ. В 2024 году такая граница составляет 4240 грн. Однако, если имеет двое и больше детей, то у него может быть право на применение «детской» НСЛ, для которой предельный уровень дохода кратный количества детей (для 2-х детей это 8480 грн (4240 × 2) и т.д.).
Расчет налогов по условиям Пример 1 имеет вид:
Сумма зарплаты к выплате (справочно, так как в Приложении 4ДФ не отражают): 6349,21 – 1142,86 – 95,24 = 5111,11 грн
Как заполнить Приложение 4ДФ по условиям Примера 1 см. в Приложении 2.
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Отпуск без сохранения заработной платы в Налоговом расчете 2024
Отпуск за свой счет отображайте в Приложении Д1 по тем же правилам, что и простой. Учитывайте минимальную базу 8000 грн (сентябрь 2024 года). Однако здесь возможны варианты:
- вариант 1 — ЕСВ насчитываете минимальную базу учитывайте. Отпуск за свой счет не покрывает полный месяц, и работник имеет такой месяц еще и зарплату. В таком случае сравнивайте зарплату с минимальной базой. Даже если работник работал всего один день;
- вариант 2 — ЕСВ не начисляете. Отпуск за свой счет покрывает весь месяц и работник не работал в месяце ни дня и ему не начисляли никаких доходов (премии, оплата ежегодной отпуска, оплата по гражданско-правовым договорам (ГПД), определенные компенсации). Если у работника месяц с нулевым доходом, тогда ЕСВ не начисляйте, так как база для него начисление равно нулю. Однако, все равно, в Налоговом расчета такого работника след показать нулевые суммы ЕСВ
Внимание: если у работника полностью отсутствуют зарплата и доходы по ЦПД за месяц, то ЕСВ равна нулю.
Отпуска без сохранения с согласия сторон по причинам обстоятельств военного положения или карантина могут превышать существующее ограничение 30 к. дней в году, действующее для обычных отпусков за свой счет (см. абз. 2 ст. 26 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504, ч. 3 ст. 12 Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136). Как следствие, такие отпуска могут быть и полны месяц и больше.
Что касается НДФЛ, то ситуация аналогичная простою — возможно появление НСЛ из-за низкого дохода работника. Однако может быть и такое, что дохода нет за весь месяц — тогда данные по такому работнику в Приложении 4ДФ не заполняйте, так как нет объекта налогообложения.
Табелирование отпуска без сохранения зарплаты
В табеле учета рабочего времени отпуск за свой счет след отображать буквенным обозначением «НА». Это касается всех отпусков без сохранения, в т.ч. и по причинам обстоятельств военного положения или карантина.
Пример 2 (зарплата, отпуск за свой счет, ЕСВ с минимальной базы)
Работник взял отпуск за свой счет с 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад работника составляет 10 000 грн. за дни работы работнику была насчитали премию 1500 грн.
Отработал работник в сентябре 20243 всего 8 рабочих дней (64 рабочих часы). На отпуск без сохранения пришлось всего 13 рабочих дней (этом соответствует 104 рабочих часы).
Рассчитываем зарплату:
- зарплата по окладу за отработанные дни: 10000 × 64 ÷ 168 = 3809,52 грн;
- общая зарплата за сентябрь 2024 года (фактическая база ЕСВ): 3809,52 + 1500 = 5309,52 грн
Доплату к минимальной зарплате не производим, так как минимальная оплата 8 рабочих дней соблюдена:
- 8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 (минимальная оплата 8 рабочих дней)
- 3809,52 > 3047,62 (фактическая оплата превышает минимальную)
Однако еще и проверяем соблюдение минимальной базы ЕСВ: 5309,52 ˂ 8000. Итак, определяем разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ:
8000 – 5309,52 = 2690,80 грн
Рассчитываем ЕСВ:
- по фактической базы: 5309,52 × 0,22 = 1168,09 грн;
- по разнице между минимальной и фактической базой: 2690,80 × 0,22 = 591,98 грн;
- проверяем общую сумму ЕСВ за сентябрь 2024 года: 1168,09 + 591,98 = 1760,07 грн
Внимание: не забываем проверять соблюдение минимальной зарплаты, которую рассчитываем пропорционально отработанным часам за месяц.
Заполним Приложение Д1 к Налоговому расчета на основе вышеприведенных данных. Обратите внимание, что в графе 13 следует отметить количество календарных дней отпуска за свой счет.
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
Расчеты для Приложения 4ДФ:
- НДФЛ = 5309,52 × 0,18 = 955,71 грн;
- ВС = 5309,52 × 0,015 = 79,64 грн;
- сумма зарплаты к выплате (справочно) = 5309,52 – 955,71 – 79,64 = 4274,16 грн
Само приложение 4ДФ не приводимо, так как ситуация во всем аналогичная Пример 1.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Пример 3 (отпуск за свой счет на целый месяц)
Работник весь месяц был в отпуске за свой счет с 01.09.2024 по 30.09.2024. Оклад работника составляет 9000 грн. Выплат в сентябре работнику не было.
В данной ситуации зарплату за сентябрь 2024 года вообще не начисляют, так как нет ни одного отработанного дня. Соответственно, ЕСВ также не начисляем, так как отсутствует его база начисления.
В Приложении Д1 Налогового расчета по такому работнику данных с суммами зарплаты и ЕСВ не будет. Однако заполнить придется, так как надо показать количество дней отпуска за свой счет в графе 13. Заполненный Приложение Д1 на основе примера 3 приведено ниже.
В Приложении 4ДФ по данному работнику ничего не заполняем, так как дохода у него нет.
Пример 4 (зарплата, отпуск за свой счет, доплата к минимальной зарплате)
Работник взял отпуск без сохранения зарплаты с 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад работника составляет 6500 грн. за дни работы работнику насчитали премию 400 грн.
Отработал работник в сентябре 2024 года всего 8 рабочих дней (64 рабочих часа). На отпуск без сохранения пришлось всего 13 рабочих дней (то есть 104 рабочих часа).
Считаем:
- зарплата по окладу за отработанные дни: 6500 × 64 ÷ 168 = 2476,19 грн;
- общая зарплата за сентябрь 2024 года (фактическая база ЕСВ): 2476,19 + 400 = 2876,19 грн
Следует провести доплату к минимальной зарплате, так как минимальная оплата 8 рабочих дней должна быть:
8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 грн,
где 8000 грн — минимальная зарплата сентября 2024 года.
Что касается использование часов в расчете — лучше всего считать как раз по часам, чем по дням. Во-первых, так точнее. Во-вторых, это более универсальный — подходит и для тех работников, которые работают на неполное рабочее время.
Сравним начисленную сумму работнику и минимально требуемую оплату за соответствующее время: 2876,19 ˂ 3047,62
Следовательно, необходимо начислить доплату к минимальной заработной платы и составляет: 3047,62 – 2876,19 = 171,43
Общая зарплата (фактическая база ЕСВ): 2476,19 + 400 + 171,43 = 3047,62
Проверяем также соблюдение минимальной базы ЕСВ: 3047,62 ˂ 8000
Рассчитываем разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 3047,62 = 4952,38 грн
Считаем ЕСВ:
- по фактической базы: 3047,62 × 0,22 = 670,48 грн;
- с разницы между минимальной и фактической базой: 4952,38 × 0,22 = 1089,52 грн;
- проверяем общую сумму ЕСВ: 670,48 + 1089,52 = 1760,00 грн
Заполним Приложение Д1 для данной ситуации (см. Приложение 1).
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
При заполнении Приложения 4ДФ учитываем наличие НСЛ, так как сумма зарплаты у такого работника менее 4240 грн. Расчет налогов для Приложения 4ДФ имеет тогда вид:
- НДФЛ = (3 047,62 – 1514) × 0,18 = 276,05 грн, где 1514 грн — это базовый размер НСЛ для 2024 года;
- ВС = 3 047,62 × 0,015 = 45,71 грн
Сумма зарплаты к выплате (справочно) = 3 047,62 – 276,05 – 45,71 = 2 725,86 грн
Заполненное Приложение 4ДФ приведено ниже. Обратите внимание, что в графе 9 указан признак НСЛ «01», соответствующий обычной НСЛ.
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
Остальные исключения из применения минимальной базы ЕСВ
Минимальная база ЕСВ не применяется относительно зарплаты:
- совместителей — ЕСВ им насчитывайте на их фактический доход;
- новых и уволенных работников, которые отработали неполный месяц через принятие на работу или увольнение в таком месяце;
- лицам с инвалидностью, по фонду оплаты труда которых применяйте сниженную ставку ЕСВ — 8,41%.
Нет военное положение, ни карантин не добавляли исключений к применению минимальной базы ЕСВ.
Исключение в правилах применения минимальной базы ЕСВ можно найти в пп. «6» раздела ІІІ Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, что утверждена приказом Минфина от 20.04.2015 № 449.
Пример 5 (зарплата, отпуск за свой счет, ЕСВ, работник с инвалидностью)
Работник, что имеет инвалидность, взял отпуск за свой счет с 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад работника составляет 10 500 грн. За дни работы работнику насчитали премию 1000 грн.
Отработал работник в сентябре 2024 года всего 8 рабочих дней (64 рабочих часа). На отпуск без сохранения пришлось всего 13 рабочих дней (то есть 104 рабочих часа).
Считаем:
- зарплата по окладу за отработанные дни: 10500 × 64 ÷ 168 = 4000,00 грн;
- общая зарплата за сентябрь 2024 года (фактическая база ЕСВ): 4000,0 + 1000 = 5000,00 грн
Доплату к минимальной зарплате не производим, так как минимальная оплата 8 рабочих дней соблюдена:
8000 × 64 ÷ 168 = 3 047,62 грн < 5000,00 грн
Так как работник имеет инвалидность, то минимальная база ЕСВ не применяется и ЕСВ начисляют на фактическую зарплату за месяц.
Считаем ЕСВ: 5000,00 × 0,0841 = 420,50 грн
При заполнении Приложения Д1 Налогового расчета по такому работнику в графе 08 при начислении зарплаты нужно вместо кода «1» (обычный работник, ЕСВ 22%) поставить код «2» (лицо с инвалидностью, ЕСВ 8,41%). Заполненный Приложение Д1 на основе примера 5 приведено ниже.
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
Что касается Приложения 4ДФ, то он в данном случае не имеет никаких особенностей заполнение. А сам расчет налогов будет такой:
- НДФЛ = 5000,00 × 0,18 = 900,00;
- ВС = 5000,00 × 0,015 = 75,00;
Сумма зарплаты к выплате (справочно): 5000,00 – 900,00 – 75,00 = 4025,00 грн
СКАЧАТЬ ПРИМЕР
