бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Часто отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Однако отпускные выплачивают одной суммой независимо от того, вписывается отпуск в пределы одного месяца, или нет. Рассмотрим, как это влияет на расчет отпускных, их налогообложение и отчетность (Приложение Д1, Приложение 4ДФ)
Переходящие отпуска– отпуска, которые начинаются в одном месяце, а оканчиваются в другом.
Например, отпуск начался в марте 2024 года, а закончился в апреле 2024 года. Главные вопросы по данным отпускным сосредоточены вокруг отчетности. Если объединенный отчет по ЕСВ, НДФЛ и ВС станет ежемесячным или снова будет разбит на два отдельных отчета, то вопросов по переходным отпускам станет больше.
Расчет и выплата переходных отпускных
Переходные отпускные имеют следующие нюансы расчета и выплаты:
выплату отпускныхнужно сделать перед выходом работника в отпуск, то есть в месяце выхода (см. абз. 5 ст. 115 КЗоТ);
прирасчете отпускныхиспользуется одна единственная среднедневная заработная плата. Как для отпускных в первый месяц, так и в следующий. Расчетный период определяется именно по первому месяцу. Если работник уйдет в переходный отпуск в конце июня 2024 года, то расчетным периодом будет июнь 2023–май 2024 года и средний рассчитывается именно за этот период и на июль 2024 года не перечисляется, то есть расчетный период не меняется;
налоги тоже нужно уплатить все во время выплаты отпускных. НДФЛ, ЕСВ, военный сбор (ВС) – все уплачивается с полной суммы начисленных и выплаченных отпускных;
в расчете отпускных следует обязательно сосчитать помесячные части. Платим все одним платежом, но помесячная разбивка нужна бухгалтеру, чтобы правильно рассчитать НДФЛ и ЕСВ по месяцам.
Перехідні відпускні мають багато нюансів на етапі розрахунку. Не менш важливо правильно показати їх у податковій звітності та бухобліку. З прикладами від експерта легко обчислите перехідні відпускні, облікуєте та відзвітуєте за перехідними відпустками
в Приложении 4ДФ. Общая сумма отпускных, НДФЛ и ВС отражаются полностью в месяце начисления отпускных, то есть одной цифрой без помесячной разбивки. Признак дохода – «101»;
в Приложении Д1. Отпускные тоже отражаются в месяце выхода в отпуск, но с разбивкой помесячно, то есть в двух строчках, если отпуск задел два месяца. При этом отпускные должны быть отдельно от заработной платы, ведь они имеют свой код типа начисления (КТН) – «10»;
в основной части Налогового расчета. Отпускные и ЕСВ приводятся в колонке, что касается того месяца квартала, в котором они были начислены, то есть того, к которому составлено Приложение Д1 с отпускными. При этом отпуск и зарплата здесь приводятся одной суммой.
Итак, проще всего по переходным отпускным заполнить Приложение 4ДФ – его заполнение ничем не отличается от непереходных отпускных. Однако усложнить ситуацию может наличие налоговой социальной льготы (НСЛ).
Внимание:помесячная разбивка отпускных необходима для начисления ЕСВ в Приложении Д1, касающегося месяца начисление отпускных.
Переходные отпускные и НСЛ
Если работник пользуется НСЛ, он может потерять НСЛ в месяце начисления переходных отпускных. Ведь сумма дохода в Приложении 4ДФ получится больше, чем в прошлых месяцах.
При таких обстоятельствах необходимо сделать перерасчет НДФЛ, например в следующем квартале, в конце года или при увольнении работника.
Военного сбора данная ситуация это не касается, так как НСЛ при его расчете не применяется.
Альтернативный вариант начисления переходных отпускных
Описанный ранее вариант – это отображение переходных отпусков в одном месяце Налогового расчета, относящегося к месяцу выхода в отпуск. Однако возможен и другой подход – показать переходные отпускные в двух месяцах Налогового расчета (или больше, если отпуск свыше 2 месяцев). Возможно, это будут даже два отдельных Налоговых расчета, если переходной отпуск попал на разные месяцы квартала. Это значит:
отпускные рассчитать и выплатить в месяцы ухода работника в отпуск;
Внимание: отражать переходные отпускные в нескольких месяцах Налогового расчета (или в двух Налоговых расчетах) целесообразно тем предприятиям, которые не начисляют обеспечение (резерв) отпусков.
Кроме проблемы с НСЛ, которую решите через перерасчет НДФЛ, переходные отпускные могут вызвать ситуацию, когда фактический доход через месяц после распределения отпускных будет меньше минимальной базы ЕСВ, равной минималке. Выявить такое явление сможете, когда работник выйдет из отпуска, — тогда будете окончательно знать его доходы за месяц с начала отпуска до его окончания.
Если отпускные вместе с другим доходом за месяц меньше минзарплаты, на разницу начислите ЕСВ.
Когда доходы сравнивают с минбазой начисления ЕСВ, переходные отпускные включают в месяц, за которые их насчитали (письмо ГФС от 11.03.2015 № 5084/6/99-99-17-03-03-15).
В Приложении Д1 Налогового расчета за любой месяц укажите доначисленную ЕСВ-разницу в графе:
18 – запишите доначисленную сумму;
09 – проставьте КТН «13»;
10 — укажите месяц и год, к которому относится начисленная ЕСВ-разница.
Остальные графы заполните стандартно. Графы 12-15 оставьте пустыми.
К примеру, в июле 2023-го можете исправить «недотягивание» до минбазы за июнь 2023 года или позже.
Доначисление ЕСВ-разницы по переходным отпускным задним числам не является исправлением ошибки, поэтому КТН «2» или «3» не применяйте.
Работнику, находившемуся в отпуске полнолуние — с первого до последнего числа и, кроме отпускных, не было никаких других доходов, также примените минбазу ЕСВ. Исключение – когда работник является внешним совместителем.
Если отпускные за месяц меньше минзарплаты — не доплачивайте до минималки. Ведь отпускные – это оплата неотработанного времени. На такие выплаты правило малой зарплаты не распространяется.
Доплату к минзарплате определяйте на основе выплат за отработанное время. То есть без учета отпускных.
Напоследок рассмотрим, какими будут бухгалтерские проводки при начислении переходных отпускных. В основу возьмем предыдущий пример. Предприятие при начислении отпускных применяет обеспечение (резерв) отпускных – субсчет 471 «Обеспечение выплат отпусков». Учитывая данное обстоятельство, разбивать отпускные помесячно при начислении – не нужно.
Итак, учитывайте нюансы переходных отпускных, чтобы соблюдать требования законодательства и не получать лишние вопросы от контролеров. Надеемся, благодаря нашим советам сможете без труда отчитаться по переходникам отпусками работников.
