бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Работник просит выплатить ему материальную помощь по семейным обстоятельствам. Руководитель предприятия не против, но приказал бухгалтеру выплатить его с минимальным налогообложением. Мы поможем бухгалтеру разрешить эту ситуацию
Как работодателю оформить и обложить материальную помощь работникам, зависит от ее вида. Ведь материальная помощь может относиться к фонду оплаты трудаи быть разового характера или целевой. Одни виды помощи несут налоговую нагрузку, другие могут не входить в налогооблагаемый доход работника.
Рассмотрим особенности налогообложения разных видов материальной помощи, хотя все они сводятся к двум видам – систематической и разовой. Первая предоставляется всем, а вторая – на индивидуальной основе.
Что это.Систематическая материальная помощь – это та, которая начисляется постоянно и всем работникам один раз в год, но ежегодно, например:
материальная помощь на оздоровление(так называемые «оздоровительные»). На предприятиях она может быть предусмотрена коллективным договором и выплачивается ежегодно при выходе работника в отпуск (основную часть отпуска). Для бюджетной сферы эта материальная помощь предусмотрена даже определенным профильным законодательством. К примеру, она существует на обязательной основе в размере должностного оклада для педагогических, научно-педагогических, медицинских работников и госслужащих, служащих органов местного самоуправления;
материальная помощь в связи с экологическим состоянием.Может выплачиваться лицам, работающим на загрязненной территории. Таковой вид помощи может предусматриваться коллективным контрактом.
Вообще, коллективный договор может иметь положения и о других видах систематической помощи по любому поводу. Главные черты такой помощи – это выплата всем, постоянно и без заявления работников. Если такая помощь выплачивается, она рассматривается как часть заработной платы, а именно среди других поощрительных и компенсационных выплат (пп. 2.2.3 Инструкции по статистике заработной платы, приказ Госкомстата от 13.01.2004 г. №5, далее – Инструкция № 5). Руководитель не может лишить работника такой материальной помощи.
Как оформить.Во-первых, такую материальную помощь следует предусмотреть в коллективном договоре, положении об оплате труда или определенном внутреннем документе предприятия.
Во-вторых, ее начисление оформляется таким же образом, как и начисление зарплаты – в ведомости по начислению заработной платы. При необходимости оформляется бухгалтерская справка.
Просить от работника заявление на материальную помощь на оздоровление в ежегодный отпуск нет смысла, так как оно начисляется на основе внутреннего документа, приказа руководителя и без наличия воли работника.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Как учитывать.Материальная помощь, имеющая систематический характер, относится к фонду оплаты труда, поэтому используем стандартные счета для учета заработной платы: 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 949 «Прочие расходы операционной деятельности» и кредитом субсчета 661 «Расчеты по заработной плате».
Налог на прибыль.Объект обложения налогом на прибыль рассчитывайте на основе данных бухгалтерского учета (п. 134.1 НК). ГНС неоднократно отмечала, что финансовый результат до налогообложения не корректируют на суммы выплат, связанных с оплатой труда (письмо ГФС от 17.01.2019 № 195/6/99-99-15-02-02-15/ИНК).
ЕСВ.Так как систематическая материальная помощь часть заработной платы, то на нее начисляется ЕСВ по ставке 22% (для лиц с инвалидностью – 8,41%).
В Приложении Д1 Налогового расчета систематическую материальную помощь работникам отражайте в составе заработной платы, начисленной в отчетном месяце.
НДФЛивоенный сбор.НК не разграничивает материальную помощь на систематическую и разовую. Поэтому материальную помощь, имеющую систематический характер и оказываемую всем или большинству работников, в Приложении 4ДФ Налогового расчета отражают вместе с зарплатой по признаку дохода «101» и удерживают НДФЛ – 18%. Также удерживается, как и с любой зарплаты, военный сбор – 1,5%.
Рассмотрим начисление систематической материальной помощи на примере.
Пример 1. Предоставляем материальную помощь на оздоровление
Работник администрации в мае 2023 уходит в ежегодный отпуск. Согласно условиям коллективного договора, ему начислили материальную помощь на оздоровление в сумме 10 000 грн. Заработная плата за март составляет 12000 грн. Сумму отпускных – 8 000 грн – выплатили в мае 2023. Отражение данной ситуации в учете – см. таблицу ниже.
Что это.Одноразовая материальная помощь – это помощь, которая предоставляется по просьбе работника по определенным причинам в его жизни. Например, это могут быть следующие формулировки:
«материальная помощь в решении социально-бытовых вопросов»;
Причина предоставления такой материальной помощи может быть в целом любая. Как правило, предоставление материальной помощи предполагается в коллективном договоре предприятия. И даже если она не предусмотрена, то на коммерческих предприятиях она может быть предоставлена. В НК она рассматривается под термином нецелевая благотворительная помощь, а также отдельно есть нормы по налогообложению пособий на лечение.
Единовременная материальная помощь не входит в состав расхода на оплату труда, то есть не считается зарплатой (пп. 3.31 Инструкции № 5).
Как оформить.Эта выплата на предприятии незапланированная и непредсказуемая, то есть внезапная, разовая. Следовательно, нужно заявление работника. В случае, если такую материальную помощь нужно «подвести» под определенное налогообложение или норму коллективного договора, то еще и необходимы подтверждающие документы, например свидетельство о смерти, определенные платежные документы, договоры на лечение, свидетельство о регистрации брака. Если подтверждающих документов нет, то материальная помощь облагается налогом как обычная нецелевая благотворительная помощь.
Для получения разовой материальной помощи работник подает заявление, в котором определить причину оказания помощи и ее желаемый размер.
Если у работника определенной причины нет или он ее не хочет разглашать, то можно ограничиться «в связи с семейными обстоятельствами», «в связи с затруднительным материальным положением» и т.д. Все эти пособия по НК рассматриваются как нецелевая благотворительная помощь.
Налог на прибыль. Здесь снова действуют нормы п. 134.1 НК. Никаких корректировок для выплаты работникам разовой материальной помощи НК не предусматривается. Итак, пользуйтесь только общими правилами.
Как учитывать.Выплата разового пособия не связана ни с производственной, ни с административной или сбытовой деятельностью. Поэтому ее начисление учитывайте на субсчете 949 «Прочие расходы операционной деятельности».
НДФЛ и военный сбор.Для налогообложения НДФЛ и военным сбором единовременную материальную помощь разграничивают на целевую и нецелевую. Правила налогообложения НДФЛ и ВС единовременной материальной помощи по ее видам представлены в таблице ниже.
ОДНОРАЗОВАЯ МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ
Нецелевая благотворительная помощь
Помощь на лечение
Пособие на погребение, которое выплачивается работодателем
не облагается налогом –в части, не превышающей совокупно за 2023 год 3760 грн (пп. 170.7.3 НК, сумма определена на основе пп. 169.4.1 НК). В Приложении 4ДФ Налогового расчета отражаем с признаком дохода «169» (разъяснение ГНС ВИР 132.02);
облагается налогом – на сумму превышения за 2023 год 3760 грн. В Приложении 4ДФ Налогового расчета показываем с признаком дохода «127» (разъяснение ГНС 103.15 ВИР)
не облагается налогом в полной сумме помощь, которая покрывает расходы на лечение и стоимость медобслуживания при наличии подтверждающих документов* (пп. 165.1.19 НК). Это касается лечения не только в Украине, но и за рубежом (индивидуальная налоговая консультация ГФС от 10.07.2018 г. № 3055/6/99-99-13-02-03-15/ИНК). В Приложении 4ДФ Налогового расчета такая материальная помощь имеет признак дохода «143»
не облагается налогом – в сумме, не превышающей в 2023 году 7520 грн (двойной размер суммы по пп. 169.4.1 НК). В Приложении 4ДФ Налогового расчета такое пособие отражается под кодом признака дохода «146». Условие – помощь выплачивается по последнему месту работы умершего**;
облагается налогом – в сумме превышения в 2023 году 7520 грн. В Приложении 4ДФ Налогового расчета такая помощь отражается под признаком дохода «126»
*если подтверждающих документов нет, то налогообложение осуществляется как для нецелевой благотворительной помощи;
** если родные обратились к работодателю не за последним местом работы, то налогообложение осуществляется в качестве нецелевой благотворительной помощи или дополнительного блага. Первый вариант более выгоден, так как сумма до 3760 грн не облагается налогом
ЕСВна единовременную материальную помощь не начисляется независимо от того, облагается ли она или нет. Во-первых, это не фонд оплаты труда. Во-вторых, одноразовая материальная помощь присутствует в Перечне видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденном постановлением Кабмина от 22.12.2010 г. № 1170 (далее – Перечень № 1170). В частности здесь упоминается:
единовременная помощь при выходе на пенсию;
по семейным обстоятельствам;
на оплату лечения;
на оздоровление детей;
на погребение.
Виды материальной помощи, на которую не начисляют ЕСВ, приведены в пункте 14 раздела I Перечня № 1170. Так, не является объектом начисления ЕСВ материальная помощь разового характера, оказываемая отдельным работникам:
по семейным обстоятельствам;
на оплату лечения;
оздоровление детей;
погребение.
Сумму материальной помощи, на которую не начисляли ЕСВ, не следует показывать и в Приложении Д1 Налогового расчета.
Рассмотрим пример начисления материальной помощи по семейным обстоятельствам.
Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу
Пример 2. Предоставляем нецелевую благотворительную помощь в рамках налогооблагаемого лимита.
В мае 2023 года работник отдела сбыта обратился с просьбой предоставить ему нецелевую материальную помощь в связи с семейными обстоятельствами на сумму 3 500 грн. Его зарплата в мае 2023 года составляет 15 000 грн. Предприятие выплатило пособие в приглашенной сумме 3 500 грн. Эта сумма не превышает 3 760 грн, поэтому помощь не облагали налогом ни НДФЛ, ни военным сбором, не начислили на нее ЕСВ. Отразим это в учете – см. таблицу ниже.
Начислили нецелевую материальную помощь в связи с семейными обстоятельствами из заявления работника
949
661
(663)
3500,00
3
Выплатили материальную помощь на следующий день после получения заявления работника
661
(663)
311
3500,00
4
Начислили ЕСВ (=15000× 0,22 ÷ 100)
93
651
3300,00
5
Удержали НДФЛ (=15000 × 0,18 ÷100)
661
641/ндфл
2700,00
6
Удержали ВС (=15000×0,015÷100)
661
642
225,00
7
Уплатили ЕСВ
651
311
3300,00
8
Уплатили НДФЛ
641/ндфл
311
2700,00
9
Уплатили ВС
642
311
225,00
10
Выплатили зарплату на карточный счет работника в банке (= 15000 – 2700 – 225)
661
311
12075,00
11
Расходы на сбыт отнесли на финансовый результат операционной деятельности
791
93
15000,00
12
Остальные расходы отнесли на финансовый результат операционной деятельности
791
949
3500,00
Следовательно, материальная помощь может быть систематической или разовой. От этого зависит его налогообложение НДФЛ и военным сбором, а также является ли она базой для начисления ЕСВ.
Пример 3. Предоставляем нецелевую благотворительную помощь с превышением налогооблагаемого лимита.
В мае 2023 года работник отдела сбыта обратился с просьбой предоставить ему нецелевую материальную помощь в связи с семейными обстоятельствами на сумму 5 000 грн. Его зарплата в мае 2023 года составляет 15 000 грн. Предприятие выплатило пособие в приглашенной сумме 5 000 грн. Эта сумма уже превышает 3 760 грн, поэтому на сумму превышения 1 240 грн (= 5000 – 3760) пособие обложили НДФЛ и военным сбором, а также начислили на превышение ЕСВ. В Приложении 4ДФ материальную помощь разбили на две части:
налогооблагаемую 1 240 грн – по признаку дохода «127»;
необлагаемую налогом 3 760 грн – по признаку дохода «169».
Отразим это в учете данную ситуацию – см. таблицу ниже.
Как уменьшить налоги при выплате материальной помощи
Достичь уменьшение налогов при выплате материальной помощи можно в следующих случаях:
выплатить часть за счет профсоюза.Нормы налогообложения безвозвратной благотворительной помощи не распространяются на профсоюзные выплаты (абз. 2 пп. 170.7.3 НК). Такие выплаты, в свою очередь, не облагаются налогом в размере 3760 грн на 2023 год (пп. 165.1.47 НК). Таким образом, можно оплатить материальную помощь 3760 грн от предприятия и столько же от профсоюза. Обе суммы за год облагаться налогом не будут. Это касается всякой цели выплаты;
если это пособие на погребение, то выплатить за счет профсоюза всю сумму.Дело в том, что в случае выплаты пособия на погребение профсоюзом, а не работодателем, не облагается налогом вся сумма (пп. «а» пп. 165.1.22 НК), то есть даже больше 7520 грн в 2023 году. В Приложении 4ДФ Налогового расчета используется признак дохода «146». ЕСВ также в таком случае не начисляется;
оформить выдачу подарка в неденежной форме.Это можно сделать в пределах 25% минимальной зарплаты, что в 2023 году составляет 1675 грн (6700 грн × 0,25). То есть, можно выплатить 3760 грн в качестве нецелевой благотворительной помощи и неденежный подарок со стоимостью не более 1675 грн и не платить налоги. Единственное, что ЕСВ по неденежному подарку есть, а по нецелевой благотворительной помощи – нет (по пп. 2.3.2 Инструкции № 5 единовременные поощрения относятся к фонду дополнительной зарплаты, см.такжеразъяснение ГУ ГНС в Тернопольской области). Кстати, не облагаемый налогом подарок можно делать ежемесячно (пп. 165.1.39 НК). При этом есть одно «но» – подарок должен быть именно неденежным, так как в упомянутом пп. 165.1.39 НК сказано «за исключением денежных выплат в любой сумме». Как вариант такой подарок можно приобрести за средства предприятия и вручить работнику. Например, это могут быть продуктовые наборы, наборы моющих средств или средств гигиены, карты пополнения мобильных операторов, талоны на бензин, абонементы в фитнес-клубы, подарочные сертификаты торговых сетей и т.п. – формально условие неденежного подарка по пп. 165.1.39 НК в этих случаях соблюдается. При составлении Приложения 4ДФ Налогового расчета признак дохода с не облагаемой налогом части подарка «160», с облагаемой – «126»;
оказать нецелевую благотворительную помощь не только работнику, но и, например, его близкому родственнику.Конечно, если это не противоречит коллективному договору. Тогда можно произвести две выплаты по 3760 грн, но разным лицам.
Если вообще никак не оформить выплату единовременной материальной помощи, например не выдать приказа или не взять заявление от работника, то такая выплата должна облагаться налогом как дополнительное благо (НДФЛ + военный сбор + ЕСВ) на полную сумму.
